Una esperienza progettuale nella Regione Marche come strumento di condivisione per il lavoro

Argomenti trattati Cenni sul cambiamento nella pubblica amministrazione La statistica e il cambiamento Sistema statistico procedurale Una esperienza progettuale nella Regione Marche Il manuale Le procedure amministrative:gestione e razionalizzazione

Cenni sul cambiamento nella pubblica amministrazione

Lamministrazione è posta prima di tutto al servizio della collettività

La prima ed essenziale funzione dellamministrazione è rendere i servizi di cui la collettività ha bisogno

Lattività amministrativa viene giudicata non solo sul rispetto delle regole e dei vincoli ma anche sul risultato e sulla qualità del prodotto reso

IN SINTONIA efficienza ed efficacia del sistema pubblico si deve misurare COME la capacità e la competitività di un sistema sociale ed economico si misura sulla qualità del processo produttivo che lo genera si misura

Obiettivi dellamministrazione Impiego delle risorse Prestazioni erogate Efficacia Efficienza si devono misurare

RAZIONALIZZAZIONE ED ALTO SNELLIMENTO DEI PROCEDIMENTI AMMINISTARTIVI scandita dalle leggi di semplificazione delle norme e delle procedure RICORSO A STRUMENTI DI SEMPLIFICAZIONE la conferenza dei servizi il silenzio assenso gli sportelli unici autocertificazione

Programma di ordine normativo che si propone di organizzare in TESTI UNICI la disciplina delle materie in cui la normativa è frammentaria di difficile comprensione per i cittadini e gli operatori economici che ad essa devono fare riferimento

COSTITUZIONE DEL NUCLEO PER LA SEMPLIFICAZIONE quale presidio per assicurare la qualità della regolazione introduzione delle analisi di impatto delle politiche della pubblica amministrazione sul territorio

AIR Analisi di Impatto della Regolamentazione integrazione a queste misure come strumento più innovativo Serve a giudicare se un intervento è veramente indispensabile a indirizzare il regolamento verso soluzioni normative che siano il meno possibile onerose per chi è tenuto ad osservarle

La statistica e il …..cambiamento

al fine di produrre e diffondere informazioni statistiche in coerenza con il processo di innovazione della pubblica amministrazione? Come innovare la funzione statistica il processo di innovazione della pubblica amministrazione ? Come la funzione statistica può supportare

al fine di produrre e diffondere informazioni statistiche in coerenza con il processo di innovazione della pubblica amministrazione? Come innovare la funzione statistica

il processo di innovazione della pubblica amministrazione ? Come la funzione statistica può supportare

ex post al fine di valutare i risultati conseguiti, la loro sostenibilità nel tempo e la possibilità di reiterare interventi analoghi attraverso identiche o simili modalità operative. La statistica può essere di ausilio per una misurazione validata degli interventi al fine della verifica e del progressivo innalzamento dell efficacia e dell efficienza: per valutazioni e analisi di impatto ex ante costruendo indicatori di base per la misurazione simulando gli effetti dellintervento sui fruitori prima ancora che lazione proposta diventi definitiva;

Il sistema informativo statistico procedurale contenuti esemplificativi composizione variabili per il campionamento della platea dei destinatari dei provvedimenti normativi al fine di una corretta definizione degli utenti potenziali degli interventi pubblici dimensione serie storiche ai fini di proiezioni e di elaborazioni di andamenti nel medio periodo

Il sistema informativo statistico procedurale contenuti esemplificativi variabili economiche congiunturali ai fini di analisi del settore di riferimento aspetti concettuali, contenuti e significatività delle informazioni da trattate (metadati) ai fini di comparazioni omogenee variabili analitiche di impatto nelle diverse tipologie di intervento ai fini di valutare gli oneri e i benefici dei destinatari degli interventi

Il sistema informativo statistico procedurale contenuti esemplificativi variabili analitiche sullimpiego delle risorse ai fini dellefficienza attività, tempi, percorsi, costi e prodotti intermedi …… delle procedure amministrative attivate ai fini del monitoraggio variabili di risultato e variabili analitiche di obiettivo ai fini dellefficacia

Il sistema informativo statistico procedurale contenuti esemplificativi indicatori della qualità erogata e della qualità percepita ai fini di valutare e innalzare la soddisfazione dei fruitori dellintervento indicatori dello stato degli archivi gestionali creati con procedure amministrative ai fini della trasformazione di archivi gestionali in data base statistici per incrementare il patrimonio informativo statistico

di una corretta informazione di base di una elaborazione di indicatori analitici e complessi della realizzazione della rilevazione delle informazioni sullutenza della conduzione di indagini ad hoc relative ai risultati attesi ed effettivi di metodologie per il campionamento dei destinatari degli interventi pubblici di analisi di customer satisfaction sui servizi pubblici erogati Lapporto della metodologia statistica permette quindi di disporre

Una esperienza progettuale nella Regione Marche

al Servizio Sistema Informativo Statistico con il supporto tecnico del Consorzio per lo sviluppo delle Metodologie e Innovazioni nella Pubblica Amministrazione – MIPA il ……….mandato In linea con quanto previsto nel Programma Regionale di Sviluppo relativamente alla innovazione istituzionale amministrativa ed organizzativa la Giunta ha affidato la realizzazione di tale progetto:

Perché un progetto sperimentale? la razionalizzazione delle procedure nella pubblica amministrazione: si scontra con una realtà qualche volta di resistenza al cambiamento deve essere condivisa deve essere introdotta in modo graduale per adattarla alle singole realtà

Obiettivi del progetto sperimentare le modalità e le tecniche di analisi, valutazione e razionalizzazione delle procedure amministrative far nascere presso alcune strutture regionali dei laboratori della razionalizzazione procedurale allinterno dei quali sviluppare dei processi di apprendimento e diffusione delle esperienze via via realizzate

Obiettivi del progetto diffondere le conoscenze di base all'interno della regione sia attraverso interventi formativi daula sia (soprattutto) attraverso un coinvolgimento diretto del personale della regione nelleffettuazione della sperimentazione

Obiettivi del progetto individuare delle modalità organizzative per gestire il complessivo processo di razionalizzazione delle procedure determinando chi fa che cosa e con quali risorse umane e informative costituire una prima libreria delle razionalizzazioni in cui conservare le esperienze di successo

Comitato di indirizzoComitato operativo Aspetti organizzativi Elenco regionale dei rilevatori statistici

Comitato di indirizzo al fine di definire le strategie dazione il monitoraggio del percorso progettuale compresa la rimozione degli eventuali ostacoli Comitato operativo al fine di coordinare le fasi operative del progetto le rilevazioni effettuate sulle strutture pilota dai rilevatori statistici Aspetti organizzativi

Comitato di indirizzo coordinato da un rappresentante della Giunta composto dai responsabili: delle strutture: controllo di gestione, informatica, organizzazione, personale programmazione, sistema informativo statistico delle strutture pilota del consorzio Mipa Aspetti organizzativi Comitato operativo coordinato dal responsabile del sistema informativo statistico composto da rappresentanti delle strutture: controllo di gestione, informatica, organizzazione, personale programmazione, sistema informativo statistico delle strutture pilota del consorzio Mipa

percorsi formativi relativi a tematiche incentrate sulle tecniche di analisi e di razionalizzazione delle procedure amministrative. formazione specifica per alcuni soggetti sulla statistica orientata alla misurazione e valutazione dei processi amministrativi laboratorio di formazione durante lo svolgimento del progetto per una condivisione delle metodologie e del processo di cambiamento rivolti ai soggetti che partecipavano al progetto

Svolgimento della sperimentazione individuazione delle strutture pilota preselezione delle procedure da razionalizzare selezione e attivazione di interventi di razionalizzazione su specifiche procedure effettuata con pesi attribuiti nellambito del comitato operativo con una metodologia standardizzata e proposta al comitato di indirizzo

strutture pilota individuate Agricoltura Industria Personale

Servizio Personale: Protocollo e archivio Il Servizio Personale ha utilizzato le proposte di standardizzazione del protocollo, larchiviazione ed i flussi che ne derivano, quale documento base su cui realizzare una specifico software applicativo. Si sono poste le basi per il protocollo informatico Alcuni esempi

Analisi di una serie di procedure di concessione contributi Alcuni esempi Servizio agricoltura In relazione ai risultati ottenuti è scaturita lesigenza di approfondire lanalisi su specifiche attività in particolare: la riprogettazione della procedura inerente lapplicazione della Legge Regionale 37/99 Concessione di contributi per attività di assistenza tecnica la reingegnerizzazione di alcune misure del Piano di Sviluppo Rurale.

Sono state innovate radicalmente le modalità attuative sia in termini di presentazione delle istanze sia di valutazione delle istanze, mediante la ridefinizione del bando di accesso agli aiuti, lindividuazione di un sistema di valutazione oggettivo, la progettazione della modulistica per la presentazione e la valutazione delle pratiche Concessione di contributi per attività di assistenza tecnica A completamento dellattività svolta sono state effettuate lanalisi preliminare per la costruzione della banca dati per lassistenza tecnica; lindividuazione delle variabili significative per la definizione degli indicatori fisici ed economici e la progettazione del questionario finalizzato ad unanalisi di customer satisfaction per valutare lefficacia dellassistenza e riorientare, laddove necessario, il servizio offerto

condotta si è risolta, in particolare: nella progettazione degli iter procedurali e revisione dei bandi di attuazione; nella costruzione di un sistema di indicatori per la programmazione degli obiettivi di qualità e di performance e il monitoraggio dello stato di attuazione delle misure; nella revisione della modulistica in uso ai fini della standardizzazione nella formulazione di una prima bozza di manuale operativo per la gestione delle procedure di attuazione delle misure la reingegnerizzazione di alcune misure del Piano di Sviluppo Rurale della Regione Marche Lanalisi

hanno riguardato, in modo specifico, gli aspetti di seguito elencati. standardizzazione dei contenuti dei bandi delle singole misure; progettazione e razionalizzazione delle procedure relative alle singole misure (fasi, attività, attori organizzativi responsabili, tempi di attuazione, etc.), tenendo anche conto delle risultanze della prima attuazione delle misure; standardizzazione della modulistica in uso, delle check list di controllo e dei modelli di interazione uffici regionali utenza relativi alle singole misure di attuazione del piano; la reingegnerizzazione di alcune misure del Piano di Sviluppo Rurale della Regione Marche Le proposte di razionalizzazione

Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006 risultati Riduzione dei tempi di attraversamento della procedura. In quasi tutte le procedure analizzate si sono riscontrati tempi di attraversamento piuttosto lunghi, anche a causa del comportamento dellutenza, solita presentare le domande di accesso a ridosso della scadenza prevista. Le proposte per affrontare questo tipo di criticità hanno riguardato sia lintroduzione di meccanismi di incentivo che premino i beneficiari più rapidi nel presentare la documentazione necessaria, sia modifiche alla scansione temporale dei bandi che alle modalità di presentazione delle domande. Il secondo fronte di intervento attiene alla semplificazione e alla riduzione del numero e delle modalità di interazione tra le unità organizzative coinvolte, innovando non solo la configurazione dei flussi operativi, ma anche la ripartizione delle attribuzioni tra unità organizzative intervenienti (spesso centrali – decentrate)

Criteri di istruttoria e valutazione delle istanze. In alcune procedure si è rilevato lutilizzo di criteri qualitativi per la valutazione delle pratiche presentate. Questo rappresenta una criticità in quanto la valutazione è fortemente legata allesperienza e alla conoscenza dellistruttore e non permette lutilizzo di strumenti informatici per snellire il lavoro. Per ovviare a questa criticità sono state inoltrate proposte inerenti ladozione di fattori quantitativi per una valutazione più oggettiva legata a criteri ed elementi specifici che permettono di assegnare punteggi alle pratiche e quindi redigere una graduatoria. Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006 risultati

Oggettivazione della modulistica Sono state formulate proposte di snellimento e di oggettivazione della modulistica per ottenere modalità di presentazione omogenee facilmente interpretabili da qualsiasi operatore, tali da individuare in modo univoco i requisiti di ricevibilità, ammissibilità e priorità delle pratiche. Intervento analogo è stato attuato sulle modalità di valutazione delle istanze presentate Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006 risultati

Informatizzazione dei flussi operativi e delle attività. In generale, nessuna proposta di miglioramento della performance e del percorso procedurale può prescindere dal suggerire un maggiore ricorso a soluzioni informatiche per quanto riguarda la presentazione delle domande di accesso, il loro trattamento (protocollo–archivio amministrativo, istruttoria amministrativa e tecnica, formulazione graduatoria, etc.), le comunicazioni con gli utenti, il flusso dei documenti allinterno della regione, la possibilità di accedere a banche dati esistenti – per fare controlli su archivio ed estrarre campioni per sopralluoghi – e di costruire nel tempo archivi ad hoc con informazioni più ricche e mirate (utilizzabili successivamente per valutazioni di efficacia) Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006 risultati

In generale è importante sottolineare come gli interventi progettati e realizzati, pure riferiti ad un novero limitato di misure (rappresentativo, tuttavia, delle principali tipologie e della rilevanza gestionale) hanno consentito promuovere una gestione delle procedure di attuazione delle misure quanto più uniforme, trasparente e oggettiva indipendentemente dai contenuti specifici delle singole misure e dei beneficiari dei finanziamenti Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006 risultati

Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – progettazione e redazione del Manuale delle procedure, dei controlli e delle sanzioni delle misure di attuazione del piano di sviluppo rurale

Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – sistema di controlli di secondo livello Si tratta di controlli sul posto, effettuati presso un campione di beneficiari di finanziamenti che stiano attuando (o abbiano attuato) le iniziative per cui hanno ottenuto il finanziamento, finalizzati a valutare il rispetto delle condizioni di concessione degli aiuti previste dal piano o allatto della concessione Il controllo in loco è effettuato da un funzionario (ispettore) non coinvolto nellattività istruttoria

Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – sistema di controlli di secondo livello Fasi: la corretta definizione del campione di destinatari da sottoporre a controlli di secondo livello, tale per cui esso sia statisticamente significativo; Particolare rilevanza viene riservata alle modalità del campionamento e alla consistenza del campione, anche in relazione allesito del controllo È stata effettuata con una procedura amministrativa e metodologia standard dal SIS Marche

Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – sistema di controlli di secondo livello Fasi: modello organizzativo dei controlli in generale prevede luniformità (e, per quanto possibile, loggettività) del sistema di controllo laffidamento ad un funzionario (ispettore) non coinvolto nella precedente attività istruttoria dellistanza del finanziamento; la definizione di griglie standard per lindividuazione degli aspetti oggetto di valutazione (check list di controllo) e delle modalità di rappresentazione (verbali) la definizione di modelli uniformi (per quanto possibile) per diverse misure, relativamente alle modalità di interazione con lutenza

costituisce quindi non un manuale accademico rivolto agli esperti di programmazione e controllo, semplificazione amministrativa e procedurale che peraltro troveranno utili spunti teorici in approfondimenti metodologici e bibliografici ma uno strumento di lavoro per gli operatori regionali incaricati dellattuazione delle procedure e della verifica continua del grado di corrispondenza rispetto alle aspettative dellutenza e agli obiettivi gestionali della regione è stato concepito come strumento operativo di supporto alle attività di progettazione, programmazione, gestione e razionalizzazione delle procedure condotte dalle strutture regionali un manuale