La gestione dei documenti: principi, regole, strumenti e requisiti

La gestione dei documenti: principi, regole, strumenti e requisiti
Mariella Guercio 2015

i temi principi e definizioni
i requisiti funzionali e gli strumenti per la gestione documentale i requisiti e gli strumenti archivistici i requisiti e i modelli organizzativi i requisiti tecnologici

principi e definizioni

la gestione (informatica) dei documenti
Si tratta della funzione di organizzazione e controllo generale e sistematico esercitata da qualsiasi soggetto (soprattutto una struttura organizzata) sulla propria documentazione al fine di disporre del necessario supporto informativo-documentario per lo svolgimento efficiente della propria attività sia a fini interni che a fini di trasparenza amministrativa. Richiede: attendibilità del sistema documentario e dei documenti nel sistema nella fase di formazione (organizzazione stabile, controllo sulle responsabilità, certezza dei dati sulla formazione/acquisizione dei documenti) autenticità (integrità dei documenti e delle informazioni per l’accesso ai documenti) nello spazio (trasmissione) e nel tempo (conservazione) accessibilità nel tempo (mantenimento della leggibilità e intelligibilità dei documenti e del sistema documentario)

le fasi della gestione documentale
L’articolazione in fasi di gestione risponde ad esigenze di natura organizzativa e gestionale: definizioni di attività elaborazione di strumenti identificazione di responsabilità Necessità di ripensare l’articolazione tradizionale del modello italiano nel caso di documenti informatici (archivio intermedio affidato alla duplicità responsabilità del produttore e dell’istituto di conservazione) Le ultime due fasi introducono il tema della conservazione a lungo termine

l’organizzazione della gestione documentaria
L’esercizio della funzione documentaria richiede: risorse umane (qualificate tecnicamente) e finanziarie, strutture (servizi dedicati e autorevoli) e responsabilità individuate (riconoscimento e attribuzione di compiti specifici all’interno dell’organizzazione) disposizioni regolamentari e procedure (manuali di gestione, manuali operativi della conservazione, manuali per la sicurezza) strumenti di routine che supportino le attività documentarie e traducano le regole in attività ordinate e finalizzate (piano di classificazione-conservazione, sistema di registrazione) Sono esigenze che devono essere considerate in qualunque ambiente

la progettazione di sistemi documentari informatici
Richiede: conoscenza approfondita degli oggetti “archivistici” (natura, finalità, funzionalità) cui si applica e degli strumenti informatici disponibili (anche in termini di costi presenti e futuri) riflessione coraggiosa sulle procedure e sul metodo adottati nella prassi e riconosciute dalla tradizione capacità di identificare le linee strategiche dell’innovazione determinazione nel coniugare qualità del servizio, evoluzione tecnologica e trasformazione organizzativa consapevolezza della necessità di un lavoro interdisciplinare, della sua difficoltà anche in relazione alla dinamicità dell’innovazione

le criticità per una corretta gestione della funzione documentale
Perché l’intervento di informatizzazione del sistema documentario abbia successo, sono tuttavia necessarie: riconoscimento della complessità del problema anche dal punto di vista organizzativo e autorevole sostegno dei responsabili dell’amministrazione definizione di responsabilità per la progettazione e realizzazione accurata analisi e valutazione dell’esistente (dei flussi documentali e dei sistemi di organizzazione/classificazione dei documenti) definizione degli strumenti di regolamentazione previsti (piano di classificazione e manuale di gestione) secondo modalità condivise attenzione ai problemi dell’aggiornamento del sistema, sin dalle prime fase dell’intervento progettuale programmi di sensibilizzazione, formazione e qualificazione del personale, oltre che di assistenza utilizzo di applicazioni adeguate facili da apprendere, da utilizzare e rapidi nella personalizzazione monitoraggio dello stato della tecnologia

la gestione dei documenti si basa sulla capacità di formare aggregazioni archivistiche
Gli elementi di un sistema documentario non costituiscono entità isolate, ma - in quanto risultato di attività amministrative - sono parte di un insieme organico e strutturato di documenti e di informazioni sui documenti che rispecchiano la concreta attività amministrativa Lo snodo cruciale nella formazione di un sistema documentario è la classificazione e fascicolazione (non la registrazione di protocollo), attività complesse che richiedono una serie di impegnative attività di ricognizione, analisi e progettazione e capacità organizzativa per garantire l’efficienza del sistema documentario nel tempo (aggiornamento).

la struttura dell’archivio ovvero la gestione delle relazioni
Le relazioni che si stabiliscono tra i documenti nel corso delle attività istituzionali sono stabili e non arbitrarie e sono il risultato del modo concreto in cui l’ente esercita i propri compiti (attribuzione di competenze e modello organizzativo) Ogni documento, in quanto elemento di un’unità funzionale, è perciò inserito in uno specifico contesto giuridico-amministrativo, nella forma di fascicoli/aggregazioni documentali (cioè insiemi di documenti relativi a un medesimo affare o materia o insiemi di documenti della stessa tipologia raccolti per un arco temporale definito)

centralità del trattamento delle informazioni di contesto
Contesto documentario (informazioni sulle relazioni documentarie e sulla formazione dell’archivio) Contesto giuridico-amministrativo (informazioni sul trattamento dei documenti nello svolgimento delle attività amministrative: annotazioni, rapporto con la struttura amministrativa, ecc.) Contesto tecnologico (informazioni sugli strumenti, sui programmi ecc.) Le informazioni (metadati?) che consentono di identificare i contesti specifici di produzione dei documenti sono ancora più cruciali in ambiente digitale per consentire che i documenti immagazzinati siano anche interpretabili come strumenti di memoria

il contesto documentario e archivistico
La formazione/accumulazione dei documenti d’archivio è anche formazione delle reciproche relazioni che si costituiscono nello svolgimento delle attività amministrative di cui i documenti sono il prodotto Le relazioni tra i documenti (vincolo archivistico) sono stabili e non arbitrarie, in quanto sono la conseguenza della ragione e dei modi concreti di formazione/accumulazione dei documenti stabiliti dal soggetto produttore per ragioni organizzative e funzionali Le informazioni relative sono significative per la gestione di archivi ibridi Documento= entità di relazione all’interno tra le sue componenti, all’esterno in rapporto alle altre entità documentarie, alle procedure giuridiche, alle strutture amministrative.

il contesto giuridico-amministrativo nella gestione dei documenti
I documenti in quanto insieme documentario di un soggetto produttore sono connessi a uno specifico contesto giuridico-amministrativo, costituito dalla struttura amministrativa e organizzativa del soggetto produttore e dalle regole che controllano lo svolgimento delle attività e l’assunzione delle decisioni da parte del soggetto medesimo

il modello italiano per la gestione dei documenti: principi generali
Definizione unitaria dell’archivio: l’organizzazione originaria dei documenti si mantiene integra nel passaggio tra le diverse fasi di tenuta e gestione Sistema coerente di principi, strumenti e regole in corso di aggiornamento (normativa vigente sulla gestione informatica dei documenti) Ruolo attivo degli archivisti “di professione” (nei servizi per la gestione documentale delle pp.aa., nell’esercizio delle attività di vigilanza e tutela e nella definizione di standard nazionali e internazionali (UNI-DIAM, MoReq)

requisiti funzionali e strumenti per la gestione documentale: i requisiti e gli strumenti archivistici

requisiti funzionali per la formazione di un sistema documentario (informatico)
identificazione e mantenimento di relazioni stabili, funzionali e non arbitrarie tra i documenti e il soggetto produttore (supporto al processo decisionale e testimonianza affidabile) sviluppo di funzionalità avanzate di gestione, ricerca e selezione (Electronic Record Management System/Electronic Document/Information Management System)

gli strumenti essenziali della gestione (informatica) dei documenti
strumenti di qualità che supportino le attività documentarie (“reingegnerizzazione” del piano di classificazione-conservazione e del sistema di registrazione) disposizioni regolamentari e procedure coerenti con il modello organizzativo e con le soluzioni tecnologiche (manuale di gestione, manuale della conservazione) risorse umane (ri)-qualificate in grado di partecipare alla progettazione del sistema informatico, alla definizione dei flussi, alla predisposizione e aggiornamento del piano di classificazione e del manuale di gestione

attività e strumenti per la gestione documentaria
registrazione dei documenti (identificazione univoca e data certa di acquisizione/formazione): registrazione di protocollo per i documenti ricevuti e spediti registrazione particolare di altre tipologie documentarie (deliberazioni, fatture, ecc.) classificazione e ordinamento di tutti i documenti che costituiscono il sistema documentario del soggetto (indipendentemente dallo stato di trasmissione e dal supporto) secondo un piano di classificazione predeterminato in base a principi funzionali che include nel caso di documenti cartacei o di documenti informatici testuali (video-scrittura, ) anche la fascicolazione dei documenti (creazione ordinata e funzionale di unità correlate al processo decisionale) attività di tenuta dei documenti nel tempo e selezione (controllo delle fasi di gestione dell’archivio e piani di conservazione) attività di regolamentazione interna: predisposizione di un manuale di gestione che descriva il sistema di gestione adottato (regole tecniche) un servizio archivistico per la gestione documentaria con finalità di coordinamento e supervisione affidato a professionalità tecniche

la funzione certificatoria della registrazione dei documenti
La registrazione di protocollo è l’attività di identificazione dei documenti del soggetto che produce i documenti: deriva dall’antica registrazione integrale del contenuto di documenti formali (in uso ad esempio nella cancelleria pontificia). La finalità principale è quella, giuridica, di dare al documento un più efficace valore di prova, svolgendo una funzione di certificazione (registro=atto pubblico, Cass ) Gli obiettivi specifici sono quelli di garantire cittadini e amministrazioni dell’avvenuta produzione/ricezione del documento con riferimento: alla provenienza e alla data di registrazione del documento alla certezza e conservazione nel tempo delle informazioni relative E’ fonte conoscitiva certa e garantita del giorno di arrivo o spedizione di un dato documento, identificato con numero progressivo annuale, data, mittente o destinatario, ufficio di assegnazione: sono necessarie l’integrità e l’affidabilità dei dati di registrazione Contribuisce a definire la sequenza cronologica all’interno di un fascicolo

qualche indicazione generale
Si registra solo il documento principale e non gli allegati che tuttavia possono essere segnalati o descritti con gradi diversi di dettaglio Non si registrano bollettini, registri, fatture, pubblicazioni e tutti i documenti che sono accompagnati da lettera di trasmissione Si registra con un solo numero le circolari e le disposizioni identiche comunicate a più uffici (che in genere hanno un loro specifico numero d’ordine) Non si registrano i documenti interni che abbiano un loro specifico sistema di registrazione (in ambiente digitali i diversi sistemi dovrebbero essere integrati) Una registrazione più accurata riguarda documenti per i quali le modalità di trasmissione e di tenuta siano informatiche (fax, documenti informatici) Rilevanza delle raccomandazioni AURORA (

requisiti di qualità per la registrazione dei documenti
eliminazione delle registrazioni multiple degli stessi documenti all’interna di una medesima amministrazione (necessità di definire le competenze e i flussi in modo razionale) coerenza dell’attività di registrazione (grazie allo sfruttamento delle possibilità di trattare gli oggetti in modo strutturato): es. tipologia del documento e contenuto dell’atto affidabilità del sistema e sicurezza integrabilità dei dati di registrazione nel sistema informatico a fini di riuso e condivisione all’interno della stessa struttura o tra strutture diverse gestione controllata delle caselle di posta elettronica (istituzionale, personale, certificata) con il sistema di protocollo informatico

sistemi di registrazione unici o coordinati: opportunità
sviluppo di funzioni di recupero di dati già presenti nel sistema informatico (ad esempio anagrafe unica e controllata dei mittenti/destinatari) sviluppo di strumenti di inserimento e di ricerca sempre più sofisticati e razionali: thesauri predefiniti, dizionari controllati (qualità, coerenza, uniformità) trattamento di tipologie documentarie condivise utilizzo delle date di registrazione come riferimento temporale opponibile a terzi anche per i documenti firmati digitalmente (cfr dpcm 13 gennaio 2004 e art. 37 dpcm 31 marzo 2009) la registrazione come strumento di certificazione e tracciamento unitario (esempi: tesi di laurea registrate a fini di una corretta digitalizzazione, i progetti del Comune di Ancona o della Regione Marche sull’utilizzo del registro come strumento cruciale dell’azione amministrativa) (cfr linee guida sulla gestione e conservazione dei messaggi di posta elettronica)

sistemi di registrazione unici o coordinati: criticità
La registrazione di protocollo non consente di gestire in modo adeguato un sistema documentario complesso perché non tiene conto delle relazioni tra i documenti e non identifica tutti i materiali (soprattutto nel caso di modelli unitari)

attività di base: la classificazione
E’ l’ ordinamento di tutti i documenti che costituiscono il sistema documentario del soggetto (indipendentemente dallo stato di trasmissione e dal supporto) secondo un piano di classificazione predeterminato in base a principi funzionali che include nel caso di documenti cartacei o di documenti informatici testuali (video-scrittura, ) anche la fascicolazione dei documenti (creazione ordinata e funzionale di unità correlate al processo decisionale) È in grado di gestire il trattamento e il controllo di sistemi ibridi Fornisce elementi di conoscenza e gestione degli archivi informatici

la funzione organizzativa della classificazione d’archivio
La classificazione è lo strumento per la formazione dell’archivio, cioè per l’ordinamento di tutti i documenti prodotti e acquisiti nello svolgimento dell’attività amministrativa La finalità generale è quella di guidare la sedimentazione dei documenti con modalità e regole che innanzi tutto rispecchino le specifiche funzioni del soggetto produttore. La classificazione opera mediante l’attribuzione di un indice, consente di organizzare i documenti in fascicoli a loro volta collegati a voci generali, articolate in modo tendenzialmente gerarchico e stabilite con criteri di uniformità, che individuano funzioni, attività, tipologie di processi/procedimenti amministrativi o materie dell’unità organizzativa. E’ una funzione di snodo. Tali voci del piano di classificazione non dovrebbero rappresentare la struttura organizzativa in quanto quest’ultima è soggetta a continue trasformazioni, ma solo connettere le due serie di informazioni.

classificazione = organizzazione funzionale
Ha, quindi, la finalità di costruire un sistema integrato di informazioni sui documenti, basato sulla loro organizzazione funzionale in unità complesse stabili nel tempo (fascicoli, registri) che riflettono il concreto lavoro amministrativo

finalità della classificazione
Permette conoscenza e gestione dei documenti Consente la selezione programmata e razionale dei documenti organizzati per gruppi di fascicoli omogenei Consente la conservazione qualificata Assicura qualità alle attività di ricerca

il piano di classificazione. principi coerenti e funzionali
E’ finalizzato ad accorpare i documenti in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi li produce e svolge le attività amministrative: centralità della corretta formazione dei fascicoli Non mira al reperimento dei documenti per qualunque tipo di ricerca, ma al loro recupero in modo funzionale rispetto alle decisioni assunte o da assumere Acquisisce una funzione di guida per gli utenti interni ed esterni al soggetto produttore

l’utilità di una fascicolazione sistematica e coerente
Principi coerenti (basati su un sistema di classificazione adeguato) di formazione dei fascicoli consentono di creare un sistema documentario che riflette e facilita il concreto processo di lavoro di un’organizzazione (supportando la creazione di pratiche e dossier completi e gestibili) permette l’integrazione tra sistemi elettronici e cartacei evita la ridondanza nella produzione/acquisizione di documenti originali e di copie consente lo scarto e la conservazione efficiente secondo principi di utilità amministrativa e tecnica della documentazione (si scartano gruppi di fascicoli, non singoli documenti)

la classificazione in ambiente digitale
La classificazione in ambiente digitale – oltre ad essere un obbligo previsto dalla normativa (art. 64 c. 4 del dpr 445/2000) offre nuove possibilità: recupero più rapido dell’informazione documentaria (soprattutto se supportata da strumenti avanzati di indicizzazione) diversificazione del trattamento per tipologie documentarie (es: creazione di un repository documentario per materiali di alto contenuto informativo, quali delibere, verbali, pareri, ecc coerenza, qualità ed efficacia nella gestione dei dati del sistema informativo (ad esempio mediante l’eventuale predefinizione delle voci di fascicolazione, l’utilizzo di dizionari controllati e strutturati, il collegamento con i procedimenti amministrativi)

il piano di classificazione: obiettivi operativi
Condividere fra tutte le strutture centrali e periferiche della medesima organizzazione la sezione relativa all’area gestionale Creare “sezioni” del piano di classificazione coerenti e integrate fra loro

come classificare… NON ESISTE UN MODELLO PREDETERMINATO PER LA CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI LE DIRETTIVE DEL DPR 445/2000: adottare principi di coerenza funzionale nell’ambito di aree organizzative omogenee presentare modalità di articolazione uniformi per tutta l’amministrazione Il testo unico in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000) stabilisce che “ciascuna amministrazione individua, nell’ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e tenuta nell’archivio, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse. Non essendoci criteri specifici stabiliti dalla norma per l’ordinamento dei documenti, è la singola amministrazione a dover stabilire i criteri in base ai quali organizzare l’archivio.

l’articolazione del piano
Funzioni I CRITERI PRINCIPALI Strutturazione su livelli Autonomia dalla struttura Il criterio della funzionalità si ispira alla necessità di strutturare un piano che risponda alle esigenze di lavoro di chi produce i documenti e di chi svolge l’attività amministrativa. Pertanto, il piano deve essere sempre orientato al “cliente” finale, cioè a colui che lo utilizza come supporto per il lavoro (l’addetto, il responsabile del procedimento o chi per esso). Il Dlgs 29/1993 in riferimento all’articolazione delle attività e delle funzioni amministrative, propone un’articolazione degli uffici per funzioni omogenee, “distinguendo tra funzioni finali e funzioni strumentali o di supporto”. Le esperienze di archivistica e di organizzazione, in linea con le indicazioni della normativa, invitano ad organizzare le voci del piano in base alla natura delle funzioni (vedi sopra Dlgs 29/1993) e ad articolare il piano in voci primarie ed in voci secondarie. Le voci primarie, sono quelle relative alle funzioni primarie costitutive del mandato istituzionale del soggetto produttore che consistono in servizi ed attività rese all’esterno (al cittadino o ad altre amministrazioni). Mentre le voci secondarie sono quelle relative alle funzioni strumentali o di autogestione che consistono in attività di supporto condivisibili da più strutture organizzative perché relative ad attività di funzionamento comuni a tutte le pubbliche amministrazioni. Il criterio della funzionalità è strettamente collegato con il secondo principio, quello dell’autonomia dalla struttura. Se un tempo i piani riflettevano gli organigrammi e quindi la struttura organizzativa, oggi si è orientati a svincolarsi da questi ed a rispecchiare piuttosto le funzioni e le attività. Questa scelta deriva dalla notevole instabilità delle strutture, sottoposte con frequenza a trasformazioni e dalla maggiore stabilità delle funzioni ed attività. Questa stabilità permette ai piani di classificazione di durare più a lungo nel tempo. Secondo il criterio della strutturazione su livelli, il piano dovrebbe articolarsi su non più di tre livelli: Livello 1: le funzioni; Livello 2: le macro-attività; Livello 3: specializzazione delle attività.

gli elementi descrittivi di un piano di classificazione
Ogni voce comprende: un indice (espresso secondo criteri omogenei), la denominazione della voce, l’eventuale descrizione integrativa, i criteri di ordinamento dei fascicoli l’attribuzione di responsabilità nel caso di voci di ultimo livello, il collegamento alle informazioni relative ai tempi e alle modalità di conservazione (permanente, temporanea) dei fascicoli il collegamento alle informazioni per l’accesso (legge 241/1990) nel rispetto della tutela dei dati personali (legge 675/1996)

fascicolazione attività di riconduzione logica (e, nel caso di documenti cartacei, anche fisica) di un documento all’interno dell’unità archivistica che ne raccoglie i precedenti, al fine di mantenere attivo e riconoscibile nel tempo il vincolo archivistico che lega ogni singolo documento alla pratica relativa

classificazione e fascicolazione (GIANNI PENZO)
La classificazione è una dichiarazione di contesto funzionale La fascicolazione è una dichiarazione di contesto procedimentale (o di affare o di attività) Il fascicolo informatico è uno strumento per la gestione della trasparenza 36

il fascicolo E’ l’elemento di base del sistema di gestione dei documenti individuato dal piano di classificazione come insieme dei documenti relativi a un determinato affare/materia. E’ entità logica e fisica nel caso di documenti cartacei, solo logica nel caso di documenti elettronici. Il piano di classificazione si limita a indicare la tipologia dei fascicoli creata per ogni voce, la natura, il sistema di ordinamento, i criteri di tenuta (compresa eventualmente l’opportunità/necessità di supporti sostitutivi o integrativi di conservazione e selezione e i livelli di accesso) e attribuire il numero di posizione/repertorio al singolo fascicolo Il fascicolo si apre con il primo documento inserito in relazione a un determinato affare o materia e include documenti ricevuti (originali), spediti (minute), di corredo di natura preparatoria, interni (minute e originali)

la formazione dei fascicoli
Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è necessario evitare allo stesso tempo: la frammentazione non necessaria delle pratiche l’accorpamento eccessivo di documenti all’interno della stessa unità (in particolare nel caso di uffici che svolgono un’intensa attività di corrispondenza) la tendenza a costituire fascicoli intestati ai destinatari (invece che basati sull’analisi dei processi e funzioni) la creazione nell’ambito dello stesso livello e senza possibili criteri identificativi di fascicoli differenziati dal punto di vista della durata: non è, ad esempio, opportuno creare per la stessa voce, senza distinzioni, fascicoli di autorizzazione per affari di diversa rilevanza e quindi destinati a tempi e modalità di conservazione diversi. e

la ricerca e il recupero dei documenti e dei fascicoli
I documenti devono essere accorpati (fisicamente se cartacei, logicamente se elettronici) in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi produce i documenti e svolge le attività amministrative Non si tratta di favorire il reperimento dei documenti per qualunque tipo di ricerca (che comunque potrà essere soddisfatta in ogni caso grazie a funzioni di information retrieval nel caso di sistemi informatici), ma soprattutto di recuperare i documenti in modo funzionale (per fascicoli in base al piano di classificazione) rispetto alle decisioni assunte o da assumere (in un ufficio di progettazione di opere pubbliche i fascicoli sono predisposti per progetto, in un ufficio di controllo sui finanziamenti i fascicoli possono avere come oggetto i singoli intestatari dei diversi finanziamenti anche se relativi alla stessa opera)

l’indice di classificazione
E’ il codice alfanumerico o l’insieme delle voci descrittive che rappresenta il livello di dettaglio del piano di classificazione nel cui ambito viene costituito il fascicolo. Comprende anche l’indice di posizione del fascicolo, ovvero il numero progressivo di ogni fascicolo concreto costituito nell’ambito del piano di classificazione. E’ collegato con la specifica struttura organizzativa responsabile, che può essere rappresentata nella forma di un codice (indice di archivio)

classificare quindi significa
Attribuire al documento un codice Inserirlo in una struttura di voci E associarlo a una definita unità archivistica Indice Piano di classificazione Fascicolo Classificare significa attribuire a ciascun documento un indice (un numero) inserito in una struttura di voci (il piano di classificazione) e associarlo a una definita unità archivistica (il fascicolo). Tutti i documenti che entrano a far parte dell’archivio devono essere classificati a prescindere dallo stato di trasmissione (documenti ricevuti, spediti, interni) e dal supporto. Uno stesso documento può essere assegnato a più classi in base alla molteplicità di funzioni individuate.

considerazioni di approfondimento sulla classificazione/fascicolazione

contenuti La classificazione d’archivio:
Considerazioni di approfondimento Indicazioni di metodo La redazione del piano di classificazione e di fascicolazione Il piano di classificazione della Scuola superiore per la p.a. per le funzioni di supporto

classificare per sedimentare e ritrovare
Da una bozza del Codice dell’amministrazione digitale che non è mai stato approvata: “attività consistente nell’attribuzione di documenti, nel momento della loro formazione e acquisizione, ad una partizione del titolario o piano di classificazione corrispondente alle materie o alle funzioni di competenza dell’amministrazione, al fine di inserire stabilmente i documenti medesimi nella corretta posizione logica e fisica dell’archivio corrente” La definizione era stata ripresa dalla proposta elaborata dal gruppo interregionale sulla classificazione Non è del tutto precisa anche se corretta e mantiene un certo margine di ambiguità, che consente di dar luogo a sviluppi teorici e operativi diversi In questi termini, soprattutto, non fronteggia uno dei problemi più importanti della produzione documentaria del nostro tempo pieno di carte ma sempre più povero di memoria: la difficoltà di garantire che la sedimentazione dei documenti avvenga correttamente e in forme ricostruibili.

le buone ragioni per classificare - 1
Una rielaborazione delle 15 ragioni di Marco Carassi a favore dello strumento di classificazione: guida la stabile sedimentazione dell'archivio fin dal momento in cui si forma, evitando quindi non solo il disordine, ma anche l'introduzione di un ordine artificiale a posteriori (disorientamento e perdita di mezzi per la verifica dell’autenticità) garantisce il controllo di archivi ibridi e l’identificazione di nuove forme di produzione documentaria che altrimenti rischiano di sfuggire alla identificazione (vedi i database di natura archivistica che sono destinati a sostituire i tradizionali sistemi di registrazione) sostiene (determina?) il vincolo archivistico in ambienti organizzativi complessi fornendo i mezzi per dare stabilità e completezza alla produzione documentaria nel corso del processo decisionale assicura la corretta e flessibile gestione dei procedimenti (non necessariamente riconducibili a un unico fascicolo o a sue parti interne)

6. assicura la identificazione dei documenti pervenuti in connessione con le attività svolte 7. “concorre con altri sistemi di reperimento rapido dei documenti (non solo di singoli documenti ma anche di loro aggregati informativamente e giuridicamente significativi), e inoltre ne consente l'immediata contestualizzazione interpretativa” 8. “pone premesse utili per la razionale riutilizzazione del contenuto informativo dei documenti e per la costruzione di un patrimonio di conoscenza ed esperienza istituzionale” 9. accresce le possibilità di acquisire informazioni e documenti coerenti con il lavoro in corso creando collegamenti stabili tra voci diverse o tra contenuti correlabili 10. supporta i processi di selezione, che costituiscono le basi di qualunque intervento conservativo

11. facilita l’accesso e la tutela della privacy e in alcuni casi rende possibile allargare senza pericolo per i soggetti produttori le maglie della consultabilità 12. fornisce la guida futura per il riordinamento di archivi disordinati 13. consente di definire responsabilità chiare per tutta la gestione dei documenti e di verificarne l’esercizio 14. sostiene l’efficienza in quanto assicura a chiunque l’uso dell’archivio (è in questo senso anche strumento di continuità amministrativa) 15. garantisce anche il pubblico dipendente rendendo più trasparente la valutazione delle sue azioni e offrendo strumenti ai cittadini per verificare il buon andamento della cosa pubblica

e le condizioni necessarie perché abbia successo
E’ tuttavia indispensabile che siano garantiti numerosi requisiti perché la classificazione sia realmente uno strumento di conservazione di una memoria spendibile in uno Stato democratico. Innanzi tutto la classificazione deve integrarsi con procedure e prassi adeguate (predefinite e flessibili allo stesso tempo) di fascicolazione “razionale” che sia: utile e funzionale per chi lavora coerente con le esigenze di selezione realmente ed efficacemente adeguata a sostenere il processo decisionale

le condizioni intrinseche per la qualità della classificazione
La funzione di classificazione è quindi in grado di produrre i suoi effetti se si applica con equilibrio rispetto ai rischi della rigidità (schemi unici per tutti) e della arbitrarietà (discrezionalità interna alle organizzazioni e mancanza di condivisione di principi e analisi generali) E’ indispensabile evitare una serie di errori destinati a fare della classificazione uno strumento inutile se non dannoso. In particolare è necessario: considerare attentamente le condizioni da cui si parte (abitudine a utilizzare strumenti di ordinamento/assenza di qualunque regola di organizzazione della documentazione non sottovalutare l’impatto organizzativo sia di una revisione che di un nuovo impianto considerare la necessità di disporre di strumenti adeguati di controllo (personale per il coordinamento, processi di formazione) non sottovalutare il ruolo dei software (raramente adeguati a sostenere la funzione di organizzazione archivistica dei documenti)

alcuni interrogativi tuttora aperti
Su quale base scientifica e coerente si definiscono le materie e le funzioni di competenza? Come si garantisce la coerenza interna del piano di classificazione per quanto riguarda le voci individuate a ciascun livello? In che rapporto reciproco si collocano l’attribuzione della voce di classificazione a un documento e la concreta organizzazione dei documenti in fascicoli, ovvero la effettiva sedimentazione dell’archivio o degli archivi? con quali strumenti e su quali basi la classificazione è uno strumento di guida alla sedimentazione archivistica, soprattutto in sistemi documentari complessi e nei futuri sistemi digitali? è possibile e auspicabile che la classificazione prescinda dalla concreta organizzazione del lavoro e del processo decisionale?

un nodo teorico da sciogliere
La classificazione è principalmente uno strumento di ricerca o uno strumento di organizzazione strettamente interrelato alla formazione dei fascicoli e in generale delle aggregazioni archivistiche correlate e strutturate in modo permanente? La posizione di Raffaele De Felice è chiara e convincente (ma non del tutto condivisa nella tradizione nazionale) nello stabilire che: “l’unico momento costitutivo del nesso fra le scritture di archivio altro non può essere che la classificazione, operazione primaria che si basa sulla logica ripartizione delle carte in fascicoli e serie dovute alle competenze; essa è una operazione che consente di ricondurre la molteplicità degli affari trattati o in corso a un determinato numero di partizioni gerarchicamente ordinate in modo che l’accrescimento quotidiano dell’archivio venga a sedimentarsi secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo e l’evoluzione dell’attività” ovvero nel sottolineare la funzione di organizzazione e insieme costituzione stessa dell’archivio e del vincolo archivistico svolta dalla classificazione (quindi strumento imprescindibile di conservazione). R. De Felice, L’archivio contemporaneo. Titolario e classificazione sistematica di competenza nei moderni archivi correnti pubblici e privati, Roma, NIS, 1988, p. 23.

la classificazione come guida alla sedimentazione dei documenti richiede il controllo della fascicolazione Se è finalizzata a sostenere realmente ed efficacemente la sedimentazione delle carte, è necessario che la classificazione si traduca anche in un vero e proprio piano generale di fascicolazione inteso come insieme ordinato (organizzato gerarchicamente) non solo di partizioni astratte (livelli, categorie, classi, titoli) in base alle quali si struttura il materiale documentario ma anche di tipi di fascicoli ben individuati nella loro natura e – se necessario e possibile – struttura.

obiettivi della classificazione come strumento di sedimentazione
individuare la posizione logica di ciascun documento all’interno del sistema documentario secondo un criterio rispondente alle specifiche modalità di operare del soggetto (organizzazione dell’archivio) collegare la formazione dei documenti con la loro conservazione (piani integrati di classificazione/conservazione): selezione programmata e razionale finalizzata alla individuazione di tipologie di fascicoli e non di documenti contribuire alla individuazione di responsabilità specifiche per la gestione documentaria (mediante l’attribuzione di ogni livello finale del piano di classificazione alla struttura competente) (ufficio di responsabilità primaria) La classificazione definisce il rapporto tra i documenti (il vincolo archivistico) nella fase di creazione dell’archivio e nelle successive fasi di conservazione (conservazione e ricerca qualificata).

la classificazione d’archivio al servizio del processo decisionale
Accorpare i documenti in modo da soddisfare le esigenze di lavoro e di certezza giuridica di chi li produce e svolge le attività amministrative Non mirare al reperimento dei documenti per qualunque tipo di ricerca, ma al loro recupero in modo funzionale rispetto alle decisioni assunte o da assumere Tener conto della complessità organizzativa e delle criticità logistiche e operative di un soggetto produttore. Garantire la stabilità nel tempo dei documenti prodotti e utilizzati nel processo di lavoro, ovvero delle relazioni documentarie che si sono concretamente, storicamente definite ne corso dell’azione amministrativa Al fine di supportare i bisogni informativi del soggetto produttore e dei ricercatori futuri consentire e favorire l’utilizzo di funzioni avanzate di ricerca utilizzando le molteplici funzionalità dei sistemi informatici di EDMS: ricerca full text, dizionari controllati, thesauri, strumenti di indicizzazione, ecc.

la classificazione come strumento di interconnessione e interoperabilità
interconnessione con i procedimenti e più in generale con il processo decisionale: questo implica uno stretto collegamento con i nodi organizzativi e una attenta riflessione sul rapporto tra classificazione e organigramma (non riducibile né a soluzioni di appiattimento né a rifiuti aprioristici, né tanto meno a concetti astratti e non realizzabili di “fascicoli informatici generali” come quelli indicati nel Codice dell’amministrazione digitale anche nella nuova versione) interconnessione con il processo di sedimentazione nel tempo dell’archivio (sia cartaceo che informatico) rilevante anche nella prima fase di gestione della documentazione e spesso sottovalutato nella sua complessità: il piano di classificazione consente di definire criteri per la formazione dell’archivio che includano anche regole di trasferimento (si veda il tentativo sia pure parziale del nuovo titolario per i Comuni)

le componenti di un piano di classificazione e fascicolazione
insieme ordinato (articolato in modo tendenzialmente gerarchico) di voci logiche di diverso livello (categorie, classi, sottoclassi), stabilite in modo uniforme, che identificano le funzioni e le attività di ciascuna amministrazione, entro cui si struttura il materiale documentario procedure e regole per l’organizzazione concreta dei documenti nei fascicoli o nelle serie documentarie (indicazione specifica dei modi di costituzione e ordinamento dei fascicoli o delle serie: linee guida per la formazione dei fascicoli e delle serie, piano di fascicolazione)

qualità del sistema di classificazione
Il sistema di classificazione adottato deve essere in grado di: rispondere a esigenze di sistematicità garantire un facile aggiornamento e modalità dinamiche di trattamento del documento aderire alla struttura organizzativa dell’amministrazione (modelli accentrati, decentrati o misti) definire responsabilità specifiche di formazione e tenuta dei fascicoli (ad esempio, ogni voce finale del piano deve essere attribuita a una struttura organizzativa) integrarsi con i piani di conservazione e con il controllo dei processi amministrativi favorire l’integrazione con prodotti software evoluti che riducano la ridondanza della digitazione ma non rinuncino alla strutturazione logico-funzionale delle informazioni

alcune criticità generali per gli aspetti organizzativi
Il piano di classificazione deve essere integrato, ma non coincidere con l’organigramma (identificazione del rapporto tra struttura amministrativa e voci del piano) La struttura organizzativa non incide direttamente nella definizione dello schema generale, ma il modello organizzativo non è estraneo alla sua identificazione (nel caso, ad esempio, di schemi generali per più istituzioni è opportuno condividere solo le voci di livello generale e lasciare autonomia per i livelli successivi che conducono alla concreta formazione dei fascicoli) E’ opportuno identificare l’ufficio responsabile per la conservazione dei documenti prodotti nell’ambito di ogni livello finale del piano di classificazione

i rischi della sottovalutazione dell’impatto organizzativo
La pretesa di predisporre sistemi di classificazione del tutto autonomi rispetto ai problemi organizzativi è il risultato di una mancanza di concreta esperienza e riflessione critica e produce lo sviluppo di un sistema sostanzialmente estraneo alle esigenze concrete di documentazione del soggetto produttore, che finisce per trascurare lo strumento

classificazione e struttura organizzativa
Il sistema di classificazione deve quindi adattarsi alla struttura organizzativa. In ambiente digitale si possono sviluppare: un modello accentrato (la creazione e aggiornamento del piano e il suo utilizzo sono interamente affidati a un servizio centrale per la gestione documentale) un modello decentrato o misto (il servizio centrale definisce la struttura generale e le linee guida per la classificazione e stabilisce le voci di I o II livello del piano)

l’organizzazione dell’archivio
Esistono altri importanti nodi organizzativi che riguardano soprattutto la formazione dell’archivio. In particolare, un buon sistema di classificazione deve: stabilire una organizzazione dell’archivio basata su criteri uniformi che garantiscano la completezza nella formazione del fascicolo (avendo chiaro il grado di generalità raggiungibile nel contesto informatico e organizzativo di partenza). E’ opportuno prevedere una soluzione accentrata o parzialmente decentrata in base al grado di autonomia delle singole strutture: i fascicoli che contengono i documenti originali si devono formare là dove sono necessari ai fini della trattazione e dove possono essere mantenuti nella loro integrità, incluso l’inserimento dei documenti interni (spesso di maggior contenuto informativo). In ogni caso sono indispensabili una struttura responsabile per l’aggiornamento delle procedure, delle regole, degli strumenti di gestione (vedi il Servizio per il protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi previsto dal TU 445/2000 e oggi per ora ridimensionato nel Codice dell’amministrazione digitale)

Evitare la inutile duplicazione di fascicoli della stessa natura e dello stesso contenuto presso unità organizzative diverse e comunque prevederne l’eliminazione non appena esaurita l’esigenza amministrativa sono operazioni rilevanti ma difficili da raggiungere se non per gradi di analisi e realizzazione La scelta dei modelli organizzativi non può essere definita a priori per tutte le strutture. E’ indispensabile considerare e valutare le opzioni esistenti (che naturalmente il software deve poter sostenere)

classificazione e struttura organizzativa. il modello accentrato
Il modello organizzativo di classificazione si distingue in: modello accentrato/unificato: il sistema è affidato al controllo del servizio per la gestione dei documenti. Il piano è molto dettagliato ed è aggiornato centralmente. I vantaggi sono: alto livello di controllo e uniformità coerenza delle voci risparmio di risorse Gli svantaggi riguardano: alto rischio di errore de-responsabilizzazione continua e costosa movimentazione dei documenti cartacei

classificazione e struttura organizzativa. il modello decentrato
modello decentrato: sistema di classificazione decentrato con funzioni attribuite a ogni unità organizzativa (cioè all’ufficio responsabile per il trattamento dell’affare, per la formazione del fascicolo e la sua conservazione). I vantaggi sono: maggior grado di adesione aggiornamento più facile e rapido maggiore trasparenza e responsabilità Gli svantaggi sono: assenza di controlli e uniformità necessità di predisporre interventi di formazione e sensibilizzazione capillari

classificazione e struttura organizzativa. il modello misto
Modello misto: sistema centralizzato con controllo decentrato sui livelli più bassi di classificazione. I vantaggi sono: maggiore condivisione delle decisioni e delle responsabilità Gli svantaggi sono difficoltà di avvio di un sistema che implica una radicale trasformazione dei modelli tradizionali necessità di un intervento continuo di verifica della qualità e della coerenza del sistema di gestione a livello decentrato diffusione di una cultura documentaria matura e/o strumenti informatici raffinati ed efficienti che consentano il controllo da parte di una struttura responsabile e qualificata

la classificazione in ambiente digitale
La classificazione in ambiente digitale offre in sostanza nuove possibilità: recupero più rapido dell’informazione documentaria (soprattutto se supportata da strumenti avanzati di indicizzazione) diversificazione del trattamento per tipologie documentarie (es: creazione di un deposito documentario per materiali di alto contenuto informativo, quali delibere, verbali, pareri, ecc.) finalizzata a garantire sistemi di automazione dei processi di classificazione coerenza, qualità ed efficacia nella gestione dei dati del sistema informativo (ad esempio mediante l’eventuale pre-definizione delle voci di fascicolazione, l’utilizzo di dizionari controllati e strutturati)

considerazioni finali
l’informatizzazione dei sistemi documentari crea un ambiente di evoluzione continua che richiede strumenti archivistici avanzati Il progetto di trasformazione dei sistemi informativi documentari non può essere visto come un “progetto che si chiude con il rilascio delle applicazioni”, ma piuttosto come un processo di trasformazione organizzativa che deve accompagnare l’evoluzione della struttura in un’ottica di miglioramento continuo e di governo del sistema coerente con i bisogni informativi interni e con i requisiti normativi e tecnici. E’ tuttavia indispensabile che siano disponibili strumenti efficienti e aggiornati di organizzazione dei documenti anche a fini temporanei (EDMS/ECMS integrati) le informazioni di organizzazione siano parte del nucleo di metadati identificativi del documento (profilo) e siano gestite a fini conservativi in modo adeguato (tracciamento e intelligibilità delle modifiche nel tempo)

un modello di classificazione funzionale. il sistema canadese ARCS/ORCS
In Canada (British Columbia Archives) è stato sviluppato un modello di classificazione distinto per aree funzionali amministrative (funzioni operative o secondarie: amministrazione del personale, patrimonio, contabilità, economato, gestione servizi informativi automatizzati) e istituzionali (funzioni primarie) per ciascuna area esiste un insieme di codici (sistema del blocco numerico) cui corrispondono classi relative a funzioni già individuate (es: controllo della spesa, affari generali, cheè sempre la prima classe di ogni funzione, individuata con lo stesso codice di secondo livello: 00)

il modello canadese: classi primarie e secondarie
Si distinguono tra classi primarie (I livello) e secondarie (II livello) in base all’assegnazione di blocchi di numeri Si distinguono i documenti amministrativi da quelli istituzionali Nel caso dei documenti amministrativi il codice numerico è articolato in 6 aree funzionali: Amministrazione Patrimonio Attrezzature Contabilità Personale Sistema informatico es.: Controllo finanziario (con un unico codice si attribuiscono due livelli di assegnazione: area funzionale della contabilità, attività specifica del controllo finanziario) L’area secondaria è individuata da un trattino e due cifre: -00 (circolari e procedure); -10 (varie).

il modello canadese: la struttura del piano di classificazione/conservazione
Nota esplicativa che illustra le funzioni, l’uso e il contenuto dei documenti classificati nell’ambito della classe primaria e secondaria. All’ultimo livello dei piano si danno indicazioni su: funzione dei documenti tipologia dei documenti, dei fascicoli e dei supporti (es. fascicolo individuale: affare specifico intestato a una persona fisica o giuridica, a uno specifico procedimento amministrativo, ecc.: case file) modi di organizzazione dei fascicoli indici esistenti fonti informative da cui i documenti sono desunti e fonti informative che contengono informazioni riassuntive desunte dai documenti medesimi norme specifiche per ciascun tipo di fascicolo sul diritto di accesso e sulla privacy termini del piano dii conservazione, distinti per fasi di gestione: documenti attivi, semiattivi, decisionefinale circa la conservazione permanente o lo scarto note di commento e supporti alternativi

linee guida per la gestione documentaria e la classificazione
Data la rilevanza del piano di classificazione e i limiti dei sistemi esistenti è opportuno e auspicabile per le amministrazioni pubbliche: analizzare congiuntamente esperienze di gestione informatica dei documenti sviluppare linee guida per la progettazione di sistemi documentari condividere – mediante attività congiunte di esame dell’esistente e valutazione delle nuove esigenze amministrative - modelli e schemi di riferimento per lo sviluppo di piani di classificazione 71

le proposte di modelli condivisi di classificazione: il progetto SSPA
Il progetto sviluppato dalla SSPA è indirizzato alle amministrazioni centrali e si propone di definire un modello condiviso tra più amministrazioni (tipologicamente differenti) basato sulla distinzione delle funzioni o macro-attività in due grandi settori: le macro-attività di funzionamento o secondarie (comuni a tutte le amministrazioni) le macro-attività di natura istituzionale o primarie (specifiche di ciascuna amministrazione).

il progetto SSPA: le macro-attività di funzionamento
Per le macro-attività di funzionamento o secondarie condivise si è utilizzata, come riferimento, la struttura individuata dalla circolare del gennaio 1999 dell’Istat e della Ragioneria generale dello Stato (almeno per quanto riguarda le voci di primo e secondo livello). Su questo modello si sono già orientati il Ministero delle finanze, il Ministero del tesoro, il Ministero per i beni e le attività culturali, l’Aipa.

il progetto SSPA: le macro-attività istituzionali
Le macro-attività istituzionali o primarie di un’amministrazione possono essere individuate anche a partire dall’analisi dei processi amministrativi già censiti in occasione dell’applicazione della legge 241/1990, tenendo tuttavia conto della: struttura organizzativa attuale e delle competenze definite necessità di formare fascicoli omogenei dal punto di vista funzionale e non eccessivamente frammentati

un’ipotesi di articolazione per le attività di funzionamento
Pianificazione, organizzazione e controllo Indirizzo e coordinamento Organizzazione degli uffici Relazioni sindacali Controllo di gestione Sistemi informativi Pianificazione e sviluppo dei sistemi informativi Gestione e manut.ne sistemi informativi autom. Gestione del sistema documentale e workflow Gestione delle risorse umane Assunzioni Trattamento giuridico Attività di servizio Mobilità Cessazioni Trattamento di quiescenza e previdenza Contenzioso del lavoro Formazione e aggiornamento del personale Gestione delle risorse finanziarie Gestione del bilancio Gestione della spesa Rendicontazione Gestione delle risorse strumentali Gestione immobili. Gestione e manutenzione dei beni mobili Gestione magazzino: materiale facile consumo Servizi ausiliari Attività ispettiva 75

le proposte di modelli condivisi di classificazione: i progetti della DAG
Il nuovo titolario dei Comuni Il titolario condiviso delle Giunte e dei Consigli regionali Il titolario delle Province Il titolario delle Camere di commercio Il Titolario delle aziende sanitarie locali (Schola salernitana) TITULUS per le università italiane e in particolare per i titolari

i titolari delle amministrazioni centrali: casi di studio
Le Commissioni tributarie L’Agenzia del territorio L’Agenzia delle entrate 28/04/2017 77

i titolari nelle amministrazioni centrali: criticità
Le Commissioni tributarie: la classificazione articolata in due livelli guida la formazione dei fascicoli; si prevede un dettagliato piano di fascicolazione L’Agenzia del territorio: la classificazione articolata in tre livelli è finalizzata a gestire processi/procedimenti; la fascicolazione è suggerita (tipi di fascicoli) ma non sostenuta operativamente L’Agenzia delle entrate: la classificazione articolata in due livelli (per le strutture periferiche) si basa sull’analisi delle funzione/attività ed è finalizzata a controllare la tipologia dei documenti; richiede un piano di fascicolazione, non ancora sviluppato 28/04/2017 78

indicazioni di metodo

la classificazione Come si è già ricordato la classificazione è lo strumento per la formazione dell’archivio. Mediante l’attività di classificazione sono identificati e ordinati tutti i documenti che costituiscono il sistema documentario del soggetto Praticamente classificare i documenti d'archivio significa: riunire tutti i documenti relativi allo svolgimento di una attività distinguendoli da quelli relativi ad attività diverse; raccogliere in uno stesso fascicolo tutti i documenti relativi allo stesso affare di quella specifica attività; per classificare i documenti d'archivio si usa un piano di classificazione

il piano di classificazione - 1
è predeterminato in base a principi funzionali; è un sistema di partizioni astratte; gerarchicamente ordinate che identificano le funzioni e le attività dell’Ente; è redatto sulla base dell’analisi delle competenze e delle attività dell’ente.

ha una struttura ad albero; questa struttura è articolata su più livelli; la successione dei livelli va dal generale al particolare.

In linea di massima i livelli corrispondono a: I livello Funzioni / Materie II livello Macroattività III livello Attività specifiche

la classificazione - 4 L’obiettivo del piano di classificazione è:
descrivere le attività svolte nell’ente secondo una articolazione logica razionale; definire il modo in cui si organizza fisicamente e/o logicamente la documentazione, cioè descrivere tipologie specifiche di fascicoli per ciascuna funzione o macro-attività.

la classificazione - 5 Il piano di classificazione comprende quindi anche (se possibile e opportuno) indicazioni: sulla fascicolazione dei documenti, cioè sulla creazione ordinata e funzionale di unità correlate al processo decisionale; sui tempi e sulle modalità di conservazione; sulle responsabilità per la gestione documentaria, sul tipo di accesso e sul controllo dei diritti connessi all’uso dei documenti sulle relazioni con i tipi di procedimenti gestiti

un piano di classificazione modello – 1
Un piano di classificazione modello (sviluppato in ambiente digitale) ha le seguenti caratteristiche: coerente e uniforme per tutto il soggetto produttore, sia pure distinguendo per la stessa voce sviluppi diversi in termini di sotto-voci e di tipologie di fascicoli in base alla specifica attività dei servizi (es. gestione risorse umane per la struttura competente o per le attività residuali decentrate in materia di gestione del personale); strutturato su tre livelli (anche se in alcuni casi può essere necessario scendere a livelli successivi) valutato/validato/gestito dalle diverse aree funzionali

un piano di classificazione modello – 2. organigramma
Il piano di classificazione non coincide con l’organigramma, ma si basa sulle funzioni e le materie di competenza dell’Ente Il piano di classificazione è integrato con l’organigramma: nel senso che va identificato il rapporto tra struttura amministrativa e le voci del piano.

un piano di classificazione modello – 3. multi-classificazione
i documenti possono essere classificati più volte (e quindi avere più codici di classifica), anche se questa opportunità va tenuta sotto controllo (la localizzazione dell’originale cartaceo e l’individuazione della responsabilità primaria devono essere sempre esplicitate) e limitata a casi in cui il documento rappresenti una pluralità di atti diversamente classificabili; alcune voci di classificazione saranno condivise tra tutte (o alcune) strutture, in particolare nel caso di: procedimenti trasversali attività di funzionamento (ad esempio il personale) i fascicoli si aprono in corrispondenza dell’ultimo livello del piano di classificazione; le eccezioni vanno gestite sotto stretto controllo.

tipologia di fascicoli per finalità di aggregazione dei documenti
per affare, attività e/o procedura: il fascicolo contiene i documenti relativi a un’attività specifica per procedimento amministrativo: il fascicolo si costituisce mediante l’inclusione di tutti i documenti relativi a un procedimento amministrativo definito ai sensi della legge 241/90 di persona : il fascicolo si riferisce a una persona fisica o giuridica (ad esempio il fascicolo nominativo intestato a una persona o a un fornitore): di particolare rilevanza il fascicolo di personale aggregazione per tipologia di forma del documento: è l’insieme ordinato di documenti sciolti, cioè non rilegati, raggruppati in base alla loro tipologia in genere secondo criteri predefiniti a fini di gestione o di recupero e conservazione (ordini di servizio mensili, deliberazioni, ecc.): non si tratta di un fascicolo vero e proprio, quanto di un’aggregazione di documenti raggruppati per motivi pratici o sulla base di criteri cronologici

chiusura dei fascicoli e permanenza in archivio corrente
Il fascicolo può essere chiuso periodicamente (ad esempio su base annuale) può essere chiuso in relazione alla conclusione del procedimento può avere natura permanente (compatibilmente con aspetti di localizzazione e movimentazione fisica: ad esempio i fascicoli del personale o di fornitori che hanno periodici rapporti con l’ente): in questo caso parti del fascicolo possono essere trasferite nell’archivio di deposito, mantenendo il medesimo oggetto ma riportando le date dei documenti contenuti (nelle linee guida europee si stabilisce la natura di tali aggregazioni gestionali definite volumi)

il fascicolo di procedimento amministrativo (Gianni Penzo)
Il fascicolo di procedimento amministrativo conserva i documenti relativi ad una pluralità di atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine, cioè alla emanazione di un provvedimento finale. 2008 – VII/1.14 «Concorso a tempo indeterminato per personale amministrativo di categoria C» 2008 – X/4.81 «Gara per la fornitura di dieci fotocopiatrici per il settore Affari generali» 91 91

la fascicolazione e il manuale (Gianni Penzo)
Piano per la fascicolazione Regole più sintetiche, descritto in un capitolo del Manuale di gestione del protocollo informatico Cfr le indicazioni per i comuni: Linee guida per la definizione dei fascicoli e delle serie dei documenti (

fascicolo e unità di conservazione (faldone)
Il fascicolo si distingue dall’unità di conservazione che ha valore essenzialmente fisico e consiste esclusivamente nel contenitore di documenti comunque organizzati (di unità documentarie sciolte o di unità archivistiche): faldone, busta, cartella, filza, ecc..

Fonte: Remigio Pegoraro
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la redazione del piano di classificazione
Indicazioni operative

alcuni riferimenti generali
Analisi dell’attività già svolta dall’ente in materia di classificazione, con specifico riferimento alle attività di supporto e funzionamento Analisi dei modelli nazionali di titolari in uso (Camere di commercio, Università, Regioni, Comuni, Province, ASL, SSPA per le funzioni di supporto)

il metodo di lavoro - 1 Il lavoro può essere svolto a partire da alcuni elementi informativi di partenza: dall’esame delle competenze attribuite ai servizi presi in esame nelle delibere o determine organizzative dall’esame delle tabelle dei procedimenti amministrativi (ai sensi dell’art. 30 della legge 241/1990 e dei regolamenti applicativi) e dei documenti relativi ai carichi di lavoro dall’analisi della normativa di riferimento per identificare le funzioni di competenza e le attività effettivamente esercitate (funzioni al primo livello, macro-attività o attività organizzate per processi e/o per oggetti in quelli successivi)

il metodo di lavoro - 2 Il lavoro continua con:
Interviste al personale per: prendere visione delle reali sedimentazioni documentali (cioè delle serie archivistiche con attenzione specifica ai tipi di fascicoli) prodotte nello svolgimento delle attività valutare eventuali criticità e incongruenze del sistema documentale esistente Può essere molto utile il raffronto delle serie archivistiche presenti nell’archivio corrente e di deposito.

la redazione del piano di classificazione avvertenze - 1
Nella redazione del piano di classificazione occorre: tenere sotto controllo il numero delle voci di primo livello (evitando soprattutto la frammentazione); tenere sotto controllo il numero delle voci dipendenti da una voce di livello superiore (non più di 9-10 voci); tenere sotto controllo il numero dei livelli descrittivi di norma 3 valutare la necessità di voci in grado di includere tutte le attività esistenti ai livelli più bassi evitare di individuare come voci fasi del procedimento (tranne nel caso in cui si gestiscano separatamente documenti rispondenti alle fasi creando fascicoli per forma documentaria: istanze, pareri, verbali, ecc.)

Nella redazione del piano di classificazione: si possono creare voci comuni da inserire sempre all’inizio del II o III livello per ogni voce generale (funzioni e macroattività di I o II livello) relativamente ai documenti di natura generale o di natura normativa o regolamentare in alcuni casi (ad esempio quando le attività specifiche e i documenti prodotti non sono quantitativamente rilevanti) la documentazione può essere più semplicemente accorpata nella forma di fascicoli generali di natura permanente.

Esempi di questi voci ricorrenti possono essere: normativa, disposizioni, chiarimenti; attività informativa; pareri; comitati e gruppi di lavoro specifici. E’ necessario seguire queste indicazioni con flessibilità, valutando l’opportunità di replicare alcune voci generali nei livelli successivi (nel caso ad esempio di attività e documenti prodotti in ambiti istituzionali tecnici molto caratterizzati)

la redazione del piano di classificazione avvertenze – 3 – esempio 1
Risorse umane Normativa e disposizioni Concorsi Personale docente Personale non docente Rapporti sindacali [fascicoli: sigle sindacali] Trattamento economico e compensi accessori Formazione e aggiornamento professionale Igiene e sicurezza del lavoro Previdenza e assistenza Gestione delle presenze e assenze Collaboratori e lavoratori autonomi Personale in service Trattamento di fine rapporto, quiescenza

la redazione del piano di classificazione avvertenze – 3 – esempio 2
Risorse umane Concorsi Normativa e disposizioni Personale docente Personale non docente Rapporti sindacali [fascicoli: sigle sindacali] Trattamento economico e compensi accessori Inquadramento giuridico economico Trattamenti economici accessori Formazione e aggiornamento professionale Igiene e sicurezza del lavoro Previdenza e assistenza Gestione delle presenze e assenze Collaboratori e lavoratori autonomi Trattamento di fine rapporto, quiescenza

la redazione del piano di classificazione le voci di classificazione - 1
Le voci che identificano i livelli del piano: devono essere semplici; devono individuare con chiarezza e senza ambiguità le funzioni o le attività specifiche (utilità di glossari e indici); La complessità e la molteplicità delle voci del piano di classificazione va valutata sulla base della loro intelligibilità sia in riferimento agli utenti finali (non solo per chi lo usa quotidianamente per classificare e fascicolare, ma anche per chi lo utilizza al fine di ritrovare documenti), sia in considerazione del trascorrere degli anni.

la redazione del piano di classificazione le voci di classificazione - 2
Un eccessivo dettaglio descrittivo comporta dei rischi: l’incomprensibilità sia per gli utenti che per gli operatori in fase di applicazione e ricerca; l’ambiguità e la ridondanza. Bisogna ricordare che i documenti possono, non devono essere oggetto di classificazione multipla. E’ opportuno evitare denominazioni che utilizzino indicazioni normative (necessariamente destinate alla obsolescenza) o espressioni gergali difficilmente comprensibili da parte di utenti esterni

la redazione del piano di classificazione le voci di classificazione – 2. esempio corretto
I livello scambi comunitari II livello normativa III livello Note importazione e esportazione per scambi comunitari e relative ditte autorizzate scambi e ditte autorizzate scambi con paesi comunitari terzi e ditte autorizzate ad importare ed esportare stabilimenti idonei scambi pollame e uova riconoscimento stabilimenti idonei agli scambi di pollame e uova da cova DPR 587/93 e succ. modifiche

randagismo e popolazione canina
la redazione del piano di classificazione le voci di classificazione – 2. esempio da evitare I livello randagismo e popolazione canina II livello Normativa III livello Note lotta al randagismo e controllo della popolazione canina anagrafe canina richieste contributi riferiti L.10/97 e succ. modifiche rapporti e provvedimenti altre regioni assegnazione fondi statali e rapporti con il serv. Ragioneria

la redazione del piano di classificazione i fascicoli - 1
Il piano di classificazione è orientato alla formazione di fascicoli coerenti e funzionali al lavoro quotidiano dell’amministrazione; in particolare nei fascicoli i documenti devono essere accorpati in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi li produce e svolge le attività amministrative

E’ opportuno valutare sempre con cautela la moltiplicazione delle voci di piano di classificazione in relazione allo sviluppo di diverse tipologie di fascicoli. Bisogna tenere conto di tutti i diversi elementi di complessità e trovare il giusto equilibrio

Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è necessario evitare allo stesso tempo: la frammentazione non necessaria delle pratiche l’accorpamento eccessivo di documenti all’interno della stessa unità (in particolare nel caso di uffici che svolgono un’intensa attività di corrispondenza) la tendenza a costituire fascicoli intestati ai destinatari (invece che basati sull’analisi dei processi e funzioni)

Nella descrizione dei fascicoli, infatti, bisogna tenere conto che: la quantità eccessiva di documenti non ordinati con criteri significativi all’interno di un fascicolo (soprattutto se riferiti a più procedimenti): rende rapida l’archiviazione; rende difficile e faticosa la ricerca. la moltiplicazione dei fascicoli: rende impegnativo il lavoro di inserimento dei documenti; semplifica il reperimento dei documenti e qualifica il prodotto documentario (tutti i documenti e solo quelli necessari sono immediatamente disponibili in un solo fascicolo).

Nella redazione del piano di classificazione conviene sviluppare fascicoli specifici per progetti, per enti vigilati, ecc. se rilevanti in relazione ai contenuti; sviluppare fascicoli orientati ai procedimenti nel caso in cui gli aspetti procedurali siano rilevanti (evitando tendenzialmente la creazione di fascicoli per ciascuna fase del procedimento: rischio di frammentazione).

Sottofascicoli 116

la redazione del piano di classificazione indicazioni aggiuntive - 1
Per ogni voce finale del piano occorre indicare quante più informazioni possibili, in particolare: quali voci corrispondono a procedimenti trasversali (nel senso che riguardano strutture o AOO diverse) e quindi sono utilizzate da strutture diverse; Può essere opportuno prevedere che i fascicoli relativi a procedimenti trasversali siano gestiti in modalità condivisa anche tra strutture e AOO diverse (soprattutto nel caso di sviluppo di fascicoli informatici) E’ comunque essenziale valutare attentamente il diverso livello di dettaglio necessario per strutture centrali e dedicate alla funzione considerata e quello utile per strutture periferiche

la redazione del piano di classificazione indicazioni aggiuntive – 1
la redazione del piano di classificazione indicazioni aggiuntive – 1. esempio GESTIONE RISORSE UMANE FASCICOLO PERSONALE DIPENDENTI STATO GIURIDICO assenze, ferie, straordinari,. TRATTAMENTO ECONOMICO assistenza fiscale, stipendio, missioni, …. FORMAZIONE richieste partecipazione corsi, attestati di frequenza,… INCARICHI PIANO UTILIZZO RISORSE UMANE anno - struttura RECLUTAMENTO PERSONALE concorsi nome concorso

la redazione del piano di classificazione indicazioni aggiuntive – 1
la redazione del piano di classificazione indicazioni aggiuntive – 1. esempio semplificato GESTIONE RISORSE UMANE FASCICOLO PERSONALE DIPENDENTI Contiene assenze, presenze, missioni, richiesta ferie, ecc .

la redazione del piano di classificazione indicazioni aggiuntive - 2
indicazioni sui fascicoli collegati; la denominazione dei fascicoli e dei sottofascicoli; la tipologia dei fascicoli creati; i criteri di ordinamento; il loro contenuto standard; le proposte sui tempi di conservazione dei fascicoli nell’archivio corrente e in quello di deposito; le responsabilità per la gestione documentaria, il tipo di accesso, etc. …

per ognuna di esse si tratta di indicare:
la redazione del piano di classificazione indicazioni aggiuntive – 3. banche dati Nel piano di classificazione è opportuno anche individuare le banche dati utilizzate per ogni settore si tratta di prevedere una voce di 2. o 3. livello per lo specifico settore denominata “Banche dati” per ognuna di esse si tratta di indicare: la denominazione (come si chiama); le funzioni (cosa fa); le responsabilità di gestione e di manutenzione, sviluppo ed assistenza tecnica; i processi di documentazione.

le verifiche del piano di classificazione - 1
Occorre effettuare dei controlli sul piano di classificazione sia in fase di stesura del piano di classificazione sia in fase di revisione finale.

Ad esempio occorre verificare: l’effettiva struttura gerarchica ad albero del piano (che implica l’esistenza di più voci per ciascun livello): se ad un livello compare una sola voce, è necessario eliminare il livello medesimo ridefinendo con maggior precisione la voce superiore di riferimento; se ad un livello compaiono troppe voci, è necessario ridurne il numero cercando di suddividerle fra due voci superiori diverse o accorpandole tra loro sotto nuove voci.

E’ indispensabile prevedere un’attività di revisione a conclusione della redazione del piano per ciascuna struttura (al fine di verificarne la coerenza interna); E’ altrettanto indispensabile prevedere un’ulteriore fase di revisione alla conclusione dell’intero lavoro (al fine di verificarne la coerenza per l’ente).

l’uso del piano di classificazione - 1
Anche la sperimentazione e l’utilizzo del piano di classificazione sono forme di verifica, dato che consentono di: testare le criticità organizzative legate al suo uso; collaudarlo e, quindi, testare le criticità archivistiche. ad esempio individuando i livelli di dettaglio eccessivi; l’eccessiva genericità; la mancanza di funzionalità della fascicolazione, ecc.

Il piano di classificazione deve essere tenuto aggiornato per risolvere le criticità che la sperimentazione e l’utilizzo evidenziano; per includere e descrivere nuove attività che cominciano ad essere svolte; per descrivere diversamente quelle attività che subiscono cambiamenti nel tempo; ecc.

Devono quindi essere definiti meccanismi semplici ed efficaci per l’aggiornamento del piano di classificazione, vantaggio di una modalità che preveda confronti e valutazioni collettive delle scelte di aggiornamento da farsi.

la redazione del piano di classificazione - 1
Per la redazione si consiglia di: utilizzare Excel organizzare un foglio di lavoro nelle seguenti colonne: Livello 1, Livello 2, Livello 3 Livello 4 (eventuale) Fascicoli, Sottofascicoli Descrizione Note

la redazione di un piano di classificazione

esercizi Analizzare e valutare le criticità dei piani di classificazione proposti con riferimento ai seguenti aspetti: coerenza delle voci di classificazione livello di dettaglio relazione con un futuro eventuale piano di fascicolazione Analisi e discussione dei piani di classificazione presentati

le attività di funzionamento per tutti gli uffici delle pp. aa
le attività di funzionamento per tutti gli uffici delle pp.aa. (il modello sspa) Programmazione strategica e pianificazione Individuazione degli obiettivi Programmazione risorse umane Programmazione risorse finanziarie Organizzazione Funzionamento degli uffici Funzionamento degli organi collegiali Rapporto con gli organi parlamentari (supporto all’attività legislativa, interrogazioni, interpellanze) Carta dei servizi Consuntivazione e controlli Relazioni ad organi che esercitano il controllo (Parlamento, Corte dei conti, conto annuale, fenomeni gestionali, ecc.) Controllo di gestione Valutazione dei dirigenti Accertamenti ispettivi (andamento degli uffici, regolarità amministrativo-contabile, ecc.) Sistemi informativi e comunicazione Pianificazione delle attività di comunicazione Relazioni con il pubblico Attuazione iniziative di comunicazione Gestione delle comunicazioni in rete Monitoraggio attività di comunicazione Pianificazione sistemi informativi Gestione e manutenzione sistemi informatici (infrastrutture, architetture, SW, sicurezza, ecc.) Gestione servizio bibliotecario Gestione sistema archivio-protocollo Attività di segreteria per gli organi collegiali, comitati, gruppi di lavoro Gestione delle risorse umane Concorsi, selezioni, assunzioni Mobilità (interna, tra amministrazioni) Incarichi dirigenziali Trattamento giuridico ed economico (fascicoli nominativi dei dipendenti, inquadramento, stato matricolare, profili, trattamenti economici accessori, riammissione in servizio) Attività di servizio Gestione presenze/assenze (fascicoli nominativi) Interventi assistenziali Sorveglianza sanitaria Infermità o lesioni da causa di servizio Procedimenti di responsabilità Patrocini Incarichi interni ed esterni Servizi ausiliari Trattamento in servizio oltre il limite di età Cessazioni Trattamento di quiescenza e previdenza Contenzioso del lavoro Formazione e aggiornamento del personale Relazioni sindacali Gestione delle risorse finanziarie Gestione del bilancio e rendicontazione Gestione della spesa Gestione delle risorse strumentali Acquisizione e gestione beni immobili Acquisizione e gestione beni mobili Fornitura e gestione servizi Automezzi di servizio Servizi di economato Servizi di cassa Gestione servizi generali

il ruolo della la regolamentazione delle procedure interne
Gli aspetti organizzativi di una funzione trasversale sono cruciali per governare sistemi informativi documentari sempre più complessi. In particolare si richiedono: responsabilità definite regolamentazione diffusa delle procedure. Sono necessari strumenti generali che descrivano la politica documentaria e stabiliscano modalità di coordinamento interno: manuali di gestione, manuali di conservazione e manuali operativi per la sicurezza Le procedure relative alla classificazione devono includere anche i principi per la formazione dei fascicoli e dei dossier e per la loro accumulazione in serie

la regolamentazione nella forma di un manuale di gestione per il sistema documentario
Costituisce uno strumento di orientamento e di guida che assicura controllo, completezza e qualità di procedure sempre più complesse e per natura instabili È uno strumento in grado di accompagnare con continuità e consapevolezza il cambiamento in corso nei modelli di comunicazione e nei contenuti del sistema informativo interno ed esterno alle amministrazioni e alle imprese E’ tuttavia necessario evitare il ricorso a modelli pre-confezionati che possono tuttavia costituire un riferimento utile: necessità di coniugare una logica comune e le esigenze delle diverse strutture Le procedure relative alla classificazione devono includere anche i principi per la formazione dei fascicoli e dei dossier e per la loro accumulazione in serie

il manuale di gestione nella normativa nazionale
E’ l’insieme delle norme, direttive, procedure interne che: stabiliscono le modalità concrete di formazione, utilizzo e conservazione dei documenti definiscono le responsabilità di tutte le strutture operative del soggetto produttore forniscono le informazioni necessarie a un efficiente trattamento dei documenti Strumento utilizzato nel mondo anglosassone per garantire lo sviluppo e l’esercizio corretto della funzione documentaria (qualità, trasparenza ed efficienza): Studio RAMP, Unesco 1990. E’ introdotto nella normativa italiana dall’articolo 5 del dpcm 31 ottobre 2001 (regole tecniche sulla gestione informatica dei documenti)

il manuale nella normativa dpcm 31 ott. 2000 - 1
art. 3 (obiettivi di adeguamento delle PPAA) - le PPAA di cui al dlgs 29/93 (oggi sostituito da dlgs 165/2001) perseguono i seguenti obiettivi di adeguamento organizzativo e funzionale: -- individuazione AOO e relativi uffici di riferimento -- nomina responsabile del SP e nomina di un suo vicario -- adozione, dopo la nomina del responsabile e su sua proposta, del manuale di gestione -- definizione, su indicazione del responsabile del SP, dei tempi, modalità e misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico Le procedure relative alla classificazione devono includere anche i principi per la formazione dei fascicoli e dei dossier e per la loro accumulazione in serie

art. 4 (obiettivi e compiti particolari del responsabile SP) - le ppaa di cui al dlgs 29/93 (oggi dlgs 165/2001) provvedono a definire le attribuzioni del responsabile del SP in modo da assicurargli, in particolare, il compito di: -- predisporre lo schema del mdg -- proporre tempi, modalità e misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico -- predisporre il piano di sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso, conservazione dei documenti informatici d’intesa con il responsabile dei sistemi informativi automatizzati e con il responsabile della sicurezza dei dati personali Le procedure relative alla classificazione devono includere anche i principi per la formazione dei fascicoli e dei dossier e per la loro accumulazione in serie

art. 5 (mdg) - il mdg descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio - nel mdg sono riportati, in particolare: -- pianificazione, modalità e misure finalizzate alla eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico -- piano di sicurezza dei documenti informatici -- modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all’interno e all’esterno dell’AOO -- descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni Le procedure relative alla classificazione devono includere anche i principi per la formazione dei fascicoli e dei dossier e per la loro accumulazione in serie

-- indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l’ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso AOO della stessa amministrazione e/o verso altre amministrazioni -- indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all’interno della stessa AOO -- elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo -- elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di trattamento Le procedure relative alla classificazione devono includere anche i principi per la formazione dei fascicoli e dei dossier e per la loro accumulazione in serie

- sistema di classificazione, con l’indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, anche con riferimento all’uso dei supporti sostitutivi - modalità di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico (indicazione delle soluzioni tecnologiche e organizzative adottate per garantire la non modificabilità della registrazione di protocollo, la contemporaneità della stessa con l’operazione di segnatura e modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione) - descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico (modalità di utilizzo) Le procedure relative alla classificazione devono includere anche i principi per la formazione dei fascicoli e dei dossier e per la loro accumulazione in serie

- sistema di classificazione, con l’indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, anche con riferimento all’uso dei supporti sostitutivi - criteri e modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso ed esterno alle informazione documentali - modalità di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente - il mdg è reso pubblico dalle PPAA secondo le modalità previste dai singoli ordinamenti; esso può altresì essere reso accessibile al pubblico per via telematica ovvero su supporto informatico o cartaceo Le procedure relative alla classificazione devono includere anche i principi per la formazione dei fascicoli e dei dossier e per la loro accumulazione in serie

finalità del manuale descrivere il sistema di gestione e conservazione dei documenti fornire le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio documentario E’ uno strumento utile alla formazione del personale impiegato nelle funzioni documentali o in caso di aggiornamento del sistema). IL ruolo secondo il legislatore: Snodo informativo e organizzativo del sistema informativo documentario e strumento di trasparenza e qualità. Descrive in modo dettagliato, ma non tecnico le scelte e gli strumenti adottati dal soggetto produttore previsti nel testo unico sul documento amministrativo e dalle regole tecniche applicative (AOO, misure di coordinamento interno, semplificazione e scambio nella produzione documentaria). Il manuale fotografa l’esistente (anche le incongruenze) e quindi fornisce strumenti di analisi e verifica.

vantaggi del manuale Favorisce:
la normalizzazione delle procedure e il trattamento sistematico di criticità generalmente sottovalutate la coerenza e l’uniformità dei prodotti documentari l’adesione del personale alle politiche di gestione del sistema informativo documentario Deve essere uno strumento flessibile e aggiornato, in grado di promuovere la condivisione e l’interoperabilità senza imporre vincoli rigidi e inutili.

le componenti principali
Ambito di applicazione del manuale e definizioni Modalità di trasmissione e trattamento (eventuale scansione) dei documenti per tipologie Descrizione dei flussi documentali (procedure di acquisizione, assegnazione, spedizione, circolazione) modalità di registrazione e di segnatura organizzazione dell’archivio corrente (regole di classificazione/fascicolazione e formazione delle serie, relazioni con la gestione dei procedimenti amministrativi) e di deposito regole di selezione, versamento e conservazione sicurezza (diritti di accesso, protocollo di emergenza) funzioni di interoperabilità, accesso e privacy utilizzo, comunicazione e aggiornamento del manuale LE DIFFICOLTÀ NELLA PREDISPOSIZIONE DEL MANUALE Non esiste uno schema unico né definitivo: modelli diversi per strutture organizzative di diversa complessità E’ complesso predisporre uno strumento di facile e immediata comunicazione che utilizzi una terminologia chiara e corretta Alto rischio di ripetizioni e ridondanza Gli schemi generali esistenti mancano di verifiche sperimentali I modelli realizzati sono legati a situazioni organizzative definite

le componenti specifiche di un ambiente digitale
La gestione della casella di posta elettronica e della posta certificata La conservazione del registro di protocollo informatico (periodicità coerenti con le esigenze della sicurezza, responsabilità distinte) L’uso della firma digitale (natura e titolarità, procedure di sicurezza soprattutto con riferimento al controllo degli accessi: identificabilità degli utenti, mantenimento dei file di log, ecc.) Procedure per la conservazione sostitutiva Uso di formati per i documenti in grado di garantire leggibilità nel tempo, interscambiabilità, immutabilità e persistenza e compatibilità con i meccanismi di firma (html, xml, pdf-a.tiff, txt) Definizione nella forma di un inventario delle tipologie documentarie che sono oggetto di uno specifico trattamento Si veda quanto previsto dalla Commissione europea in relazione ai documenti destinati alla pubblicazione ( e quanto indicato alle amministrazioni pubbliche britanniche dalla normativa sul Freedom of Information del 2000 (art. 19) in materia di publication scheme per la documentazione disponibile sul sito pubblico del soggetto produttore

qualche riferimento S. Pigliapoco, Manuale di gestione (Maggioli)
(pagine dehdicate al protocollo informatico, in particolare modello e linee guida di riferimento) Materiali della Scuola superiore (schema e manuale del Ministero della giustizia): www. sspa.it (lo schema deve essere integrata dall’analisi delle linee guida per la gestione documentaria) manuale della Camera di commercio di Lodi, presentato dagli autori (Centro per l’innovazione nelle imprese) e discusso da M. Guercio, Linda Giuva, Giorgetta Bonfiglio Dosio, Stefano Pigliapoco, Guglielmo Longobardi

le difficoltà Non esiste uno schema unico né definitivo: modelli diversi per strutture organizzative di diversa complessità E’ complesso predisporre uno strumento di facile e immediata comunicazione che utilizzi una terminologia chiara e corretta Alto rischio di ripetizioni e ridondanza Gli schemi generali esistenti mancano di verifiche sperimentali I modelli realizzati sono legati a situazioni organizzative definite

i requisiti Il manuale richiede il diretto intervento (e quindi l’assunzione di responsabilità) delle strutture interne dell’ente E’ condizione essenziale la presenza (costante) di professionalità tecniche anche per assicurare un requisito essenziale: l’aggiornamento

strumento per assicurare livelli di servizio del sistema documentario
Consente di definire parametri e valori di soglia in relazione a: continuità del servizio: disponibilità del servizio protocollo informatico nelle 24 ore; 100% dal lunedì al venerdì tempo di ripristino: nel 99% dei casi di blocco, il servizio protocollo informatico deve ripartire entro 24 ore dal fermo; nell’1% dei casi di blocco, il servizio protocollo informatico deve ripartire entro 48 ore dal fermo tempestività di comunicazione: in caso d’anomalia o malfunzionamento del servizio protocollo, il fornitore è tenuto a comunicare, dal momento in cui l’anomalia è accertata, al responsabile del servizio di Sede centrale il problema riscontrato, la comunicazione può avvenire, anche tramite , entro 2 ore periodo d’osservazione: durante le 24 ore giornaliere dal lunedì al venerdì periodo di rendicontazione: 1 mese, solare, consecutivo il fornitore deve garantire su tutte le postazioni di protocollazione i tempi di lavoro indicati nelle tabelle con riferimento ai tempi protocollazione del documento in arrivo e in partenza E’ uno strumento utile alla formazione del personale impiegato nelle funzioni documentali o in caso di aggiornamento del sistema). IL ruolo secondo il legislatore: Snodo informativo e organizzativo del sistema informativo documentario e strumento di trasparenza e qualità. Descrive in modo dettagliato, ma non tecnico le scelte e gli strumenti adottati dal soggetto produttore previsti nel testo unico sul documento amministrativo e dalle regole tecniche applicative (AOO, misure di coordinamento interno, semplificazione e scambio nella produzione documentaria). Il manuale fotografa l’esistente (anche le incongruenze) e quindi fornisce strumenti di analisi e verifica.

le criticità Necessità di una terminologia coerente rispetto alla normativa evitando termini quali protocollo informatico, massimario di selezione, ecc.) Esclusioni di sezioni dedicate a considerazioni teoriche o troppo generali (concetto di documento, ecc.) Valutazione concreta dei diversi modelli organizzativi adottati e del loro impatto in tutte le fasi di lavoro Verifica della fattibilità delle scelte operate (soprattutto quelle di natura operativa relative alla individuazione di una o più AOO, di una rete di referenti)

alcuni nodi critici Le registrazioni particolari (es. fax o che non attivino procedimenti amministrativi; documenti di natura contabile; certificati medici) La formazione, trasmissione e conservazione di documenti informatici (es. uso della firma digitale; procedure per riproduzione sostitutiva; gestione casella di posta elettronica e posta certificata; conservazione registro di protocollo informatico; scelta formati per i documenti) La gestione dei flussi e la formazione degli archivi (es. definizione modelli organizzativi per le diverse attività del sistema documentale; gestione e tenuta degli archivi cartacei e ibridi; gestione fascicolazione condivisa)

considerazioni operative
È uno strumento destinato ad avere un ruolo crescente e vitale per gestire i sistemi ibridi e, in particolare, i documenti elettronici Richiede l’integrazione con allegati di qualità finalizzati a guidare gli operatori e gli utenti nell’uso dei documenti (es. piani di fascicolazione, regole per la sicurezza e gli accessi, documenti per il flusso informativo e gestionale e il controllo dei procedimenti, regole per l’inserimento di anagrafiche, ecc.) Un modello efficiente prevede una struttura leggera arricchita da allegati specifici

esempi Il manuale del Cnipa Commissioni tributarie
Il manuale dei Comuni Il manuale per gli archivi sanitari della Regione Lombardia

premessa Le regole e le procedure riportate sul mdg sono definite a conclusione delle attività preliminari di: - rilevazione e analisi dei processi produttivi interni all’Amministrazione connesse con la gestione dei documenti - ridisegno dei processi produttivi interni all’Amministrazione connesse con la gestione dei documenti (definizione delle linee strategiche di gestione del sistema archivistico e delle procedure ad esso collegate; introduzione di un sistema di classificazione e di un piano di conservazione; migrazione dei documenti dal supporto cartaceo al supporto informatico; ecc.) e sulla base di: - funzionalità del prodotto di protocollo informatico (PdP), cioè l’applicativo sviluppato/acquisito dalla AOO per implementare il servizio di protocollo informatico - risultati raggiunti dall’analisi dei rischi - politiche di sicurezza adottate/ piano di sicurezza predisposto

attività preliminari - 1
Individuazione e istituzione della AOO Individuazione e istituzione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione del protocollo (UOP) all’interno di ciascuna AOO Pubblicazione dell’AOO sull’indice PA Pubblicazione dell’UOP sull’indice PA Istituzione in ogni AOO del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi

attività preliminari - 2
Individuazione delle figure responsabili dei servizi interni alla AOO (es. responsabile Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi; responsabile della conservazione delle copie di riserva del registro di protocollo) Fornitura degli strumenti per la firma digitale ai rappresentanti della AOO Definizione regole/procedure per la tutela dei dati personali Attivazione delle caselle di posta elettronica Predisposizione del piano di classificazione e predisposizione del piano di conservazione Attività di formazione del personale

il manuale per le commissioni tributarie - 1
1. Ambito di applicazione del manuale e definizioni 1.1. Acronimi 1.2. Introduzione 1.3. Descrizione del Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi 1.4. Definizione del sistema di registrazione di protocollo Documenti esclusi Documenti soggetti a registrazione particolare Eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico

2. Le tipologie documentarie 2.1. Individuazione delle modalità di trasmissione dei documenti all’interno e all’esterno della Commissione Tributaria: documenti in uscita, documenti in entrata, documenti interni 2.2. Individuazione delle tipologie di documenti soggetti a trattamento specifico 2.3. Individuazione dei supporti utilizzati e delle modalità di scansione e trattamento dei documenti cartacei scansionati 2.4. Modalità di sottoscrizione dei documenti informatici 2.5. Formato dei documenti informatici 3. La descrizione dei flussi documentali 3.1. Procedure per la ricezione dei documenti dall’esterno: Flusso E1; Flusso E2; Flusso E3; Flusso E4; Flusso E5:; Flusso E6: 3.2. Procedure per la formazione e spedizione di documenti destinati all'esterno

Registrazione dei documenti 4.1. Registrazione dei documenti - Indicazione di regole e modalità 4.2. Registrazione di protocollo 4.3. Sistema informativo delle Commissioni tributarie (SICoT) 4.4. Registri aggiuntivi 4.5. Descrizione delle tipologie di documenti soggette alla registrazione obbligatoria 4.6. Descrizione delle tipologie di documenti soggetti alla registrazione nei Registri aggiuntivi 4.7. Descrizione delle tipologie di documenti non soggetti alla registrazione 4.8. Documenti riservati 4.9. Procedure per l’apertura e la chiusura dei registri 4.10. Procedure per la gestione eccezionale di registrazioni differite 4.11. Segnatura di protocollo 4.12. Modalità di produzione e conservazione delle registrazioni giornaliere 4.13. Modalità e procedure per la produzione, gestione e annullamento delle registrazioni 4.14. Modalità e procedure per la registrazione di documenti contenenti dati sensibili 4.15. Procedure per la gestione del registro di emergenza<

5. Organizzazione e gestione dell'archivio corrente 6. Organizzazione e gestione dei documenti semi-attivi 7. Selezione dei documenti per la conservazione/scarto

8. Conservazione dei documenti 8.1. Archivio di deposito 8.2. Dematerializzazione dei documenti 8.3. Riproduzione sostitutiva dei documenti Procedura per il riversamento su supporto ottico Gestione dei supporti ottici 8.4. Riversamento sostitutivo: verifica integrità dei documenti 8.5. Procedura per il Riversamento sostitutivo dei documenti 8.6. Gestione delle copie sostitutive nell’archivio di deposito 8.7. Versamento dei documenti nell’archivio storico

9. Conservazione dei documenti 9.1. Principi generali 9.2. Riproduzione sostitutiva dei documenti Procedura per la Conservazione sostitutiva dei documenti Gestione dei supporti per la conservazione sostitutiva 9.3. Riversamento sostitutivo: verifica integrità dei documenti 9.4. Procedura per il Riversamento sostitutivo dei documenti 9.5. Gestione delle copie sostitutive nell’archivio di deposito

10. Sicurezza 10.1. Il Documento Programmatico sulla Sicurezza 10.2. Sicurezza fisica e logica del sistema 10.3. Norme comportamentali 10.4. Formazione dei documenti 10.5. Gestione dei documenti (titolo non chiaro) 10.6. Trasmissione dei documenti 10.7. Livelli di accesso al sistema Accesso al registro di protocollo

11. Interoperabilità 12. Accesso e privacy 12.1. Procedure per l’accesso esterno ai documenti 12.2. Procedure per l’accesso interno alla AOO alle registrazioni e ai documenti 13. Descrizione funzionale e operativa della gestione informatica dei documenti 14. Gestione della fase di transizione 14.1. Modalità operative per la fase di transizione 15. Disposizioni finali 15.1. Modalità di comunicazione del manuale. 15.2. Modalità di aggiornamento del manuale.

i requisiti e gli strumenti per la gestione documentale: requisiti e modelli organizzativi

criticità dell’innovazione tecnologica nei sistemi documentari
organizzative (strutture, responsabilità, risorse umane) tecnologiche (definizione di architetture, valutazione dei prodotti, monitoraggio) archivistiche (modelli di gestione dei flussi, criteri organizzativi interni del sistema documentario) archivistiche (modelli di gestione dei flussi, criteri organizzativi interni del sistema documentario)

le criticità per il successo dei progetti di automazione della funzione documentale
valutazione dell’impatto dei problemi organizzativi autorevole sostegno dei responsabili dell’amministrazione definizione di responsabilità per la progettazione e realizzazione accurata analisi dell’esistente (dei flussi documentali e dei sistemi di organizzazione/classificazione dei documenti) identificazione del modello organizzativo per la gestione dei flussi definizione degli strumenti di regolamentazione previsti (piano di classificazione e manuale di gestione) secondo modalità condivise attenzione (nella progettazione) ai problemi di aggiornamento del sistema programmi di formazione e qualificazione del personale e di assistenza utilizzo di prodotti commerciali facili nell’utilizzo e nella personalizzazione monitoraggio dello stato della tecnologia

la gestione informatica dei documenti è una fase dei processi di automazione
L’automazione della gestione dei documenti è considerata una fase essenziale nel più complessivo intervento di automazione dell’attività amministrativa. Il fine generale è la predisposizione di strumenti e funzioni di supporto e controllo del lavoro amministrativo Obiettivi specifici sono: sostenere la cooperazione e il coordinamento in ambiente informatico nell’espletamento dei processi amministrativi consentire la condivisione delle risorse informative automatizzate favorire l’automazione delle attività di routine E' un tema che deve essere considerato nello specifico contesto giuridico-amministrativo. Nei primi documenti di programmazione sull'informatizzazione della pubblica amministrazione in Italia si è affrontato il tema come un problema di "automazione globale dei flussi amministrativi e documentali" (vedi piani triennali dell'Aipa negli anni Oggi si considera necessario affrontare la questione in termini modulari (vedi Gedoc2). Per "automazione globale dei flussi amministrativi e documentali" si intendeva:-l’impiego di tecnologie dell’informazione e della comunicazione per l’automazione e l’integrazione dei processi amministrativi e della gestione documentaria che ne è il risultato e lo strumento al fine di: - migliorare l’efficienza (qualità, rapidità e imparzialità del servizio) - garantire la trasparenza (qualità, rapidità e imparzialità nell’accesso esterno). Efficienza e trasparenza sono due finalità che si integrano reciprocamente. Per "cooperazione" si intende la capacità di un'applicazione informatica (collocata in un punto della rete e in un certo dominio) di far uso di servizi applicativi resi disponibili da un'altra applicazione informatica (collocata in un altro punto della rete nello stesso dominio o in un dominio differente) per "interoperabilità" si intende la capacità di scambiare informazioni tra due punti della rete appartenenti allo stesso dominio o a domini diversi.

centralità nella identificazione dei flussi
E’ essenziale identificare il flusso logico delle attività di gestione documentaria in relazione alle risorse umane disponibili, al livello di decentramento della gestione e delle sue fasi (acquisizione, assegnazione, registrazione, classificazione, fascicolazione, tenuta) al grado di informatizzazione del progetto (trattamento informatico dei profili e dei metadati per la gestione, scansione dei documenti, trattamento di formati standard, predisposizione di schemi XML per tipologie documentarie, ecc.)

Piano di Classificazione
ipotesi di flusso documentario informatico Documenti in entrata o interni Assegnazione: Formazione/ acquisizione - Identificazione- Registrazione - Responsabile processo - Struttura Classificazione/ Fascicolazione Gestione archivio Piano di Classificazione Documenti in uscita - Identificazione - Registrazione Classificazione Fascicolazione Spedizione

i flussi documentali (GIANNI PENZO)
 Documento in arrivo Registratura Smistamento all'UOR Assegnazione al RPA Istruzione del fascicolo Gestione del titolario e massimario Creazione delle banche dati Trattazione dell'affare o del procedimento amministrativo 170

i flussi documentali ottimali (GIANNI PENZO)
 WORKFLOW, 241/90 Responsabilità Flusso controllato Documento in arrivo Registratura Smistamento all'UOR Assegnazione al RPA EFFICACIA PROBATORIA (Attestazione notarile) In un'unica soluzione Numero f.to AIPA Istruzione del fascicolo Gestione del titolario e massimario Creazione delle banche dati Trattazione dell'affare o del procedimento amministrativo 171

i requisiti e gli strumenti per la gestione documentale: i requisiti tecnologici

la gestione informatica dei documenti. i requisiti tecnologici
Integrare le funzionalità specifiche con sistemi di EDMS (scansione dei documenti, IR, controllo degli accessi e della movimentazione, sistemi di autenticazione) Nella scelta delle piattaforme applicative: utilizzare sistemi aperti multi-piattaforma (standard di mercato sia per i sistemi operativi che per i singoli prodotti e i linguaggi di trattamento e interrogazione dei dati) scegliere soluzioni scalabili e integrabili (modulari), facili da configurare e e personalizzare assicurare la continuità del servizio commisurata alla criticità delle specifiche funzionalità adottare tecnologie e strumenti identificate come “di ambiente web”, attivabili mediante browser prevedere modalità di erogazione dei servizi di tipo ASP (Application Solution Provider): da un singolo sito applicativo del fornitore a uno o più utenti (AOO) gestire la sicurezza sulla base di soluzioni tecnologiche, procedure e definizione di ruoli e profili utente

funzionalità primarie
Registrazione di protocollo, annullamento e modifica (estremi del provvedimento relativo) Identificazione univoca di documenti non protocollati, ma classificati e fascicolati (possibilità di classificazione multipla, registrazione particolare?) Segnatura (stampanti raster, etichette per codici a barre) Classificazione e fascicolazione per tutti i documenti, inclusa l’identificazione di eventuali “registri” informatici (database) Assegnazione dei documenti (per competenza e per conoscenza) Gestione firma digitale Gestione/registrazione dei messaggi di posta elettronica e di PEC Gestione dei diritti di accesso e dei ruoli Gestione e conservazione permanente in formati standard (XML, linguaggi di marcatura) del giornale di protocollo e del registro di emergenz

funzionalità primarie: la sicurezza
Autenticazione degli utenti (login/password per l’accesso) Definizione di profili utenti (con abilitazioni nominative differenziate per ruolo) Definizione di criteri di sicurezza differenziati in base alle diverse voci del piano di classificazione, definibili a livello di singolo fascicolo o di singolo documento Tracciamento (in formato XML) su un file di log di tutti gli eventi rilevanti per la gestione documentale (registrazione, classificazione, fascicolazione) Conservazione dell’impronta e della segnatura per i documenti digitali

funzionalità accessorie: la registrazione
Identificazione univoca e trattamento degli allegati Trattamento in automatico dei dati di segnatura gestiti in formato XML anche a fini di interoperabilità tra sistemi eterogenei (dpcm 31 ottobre 2000) Notifica in automatico (con possibilità di modifica) dell’avvenuta registrazione di protocollo Controllo delle assegnazioni correnti Gestione controllata delle anagrafi dei mittenti e dei destinatari (procedure controllate di immissione, funzionalità di help, gestione di tabelle e di rubriche, collegamenti a fonti esterne, tra cui l’indice delle pp.aa. e delle AOO: indicepa.gov.it) Riutilizzazione (eventuale) di dati immessi in precedenti sessioni di registrazione Verifica automatica dei documenti registrati con profilo identico (numero del protocollo e data del documento ricevuto, oggetto, mittente) al fine di evitare registrazioni ridondanti Trattamento del campo “oggetto” in modalità strutturata, sostenute da tabelle e dizionari controllati

funzionalità accessorie: la classificazione/fascicolazione
Identificazione del profilo delle piano di classificazione: denominazione della voce, livello e indice, descrizione della voce: natura delle attività e dei procedimenti collegati, tipologia dei fascicoli e descrizione dei documenti inseriti, criteri di ordinamento e di numerazione, tempi di conservazione e modalità Indicazione della struttura di responsabilità primaria e delle strutture di responsabilità secondaria. Gestione di profili di fascicoli con campi personalizzati collegati all’ultimo livello del piano di classificazione: oggetto (strutturabile in campi predefiniti in sede di classificazione), data di apertura, chiusura, stato, struttura responsabile per la tenuta (archivio corrente, di deposito, storico), collegamento a dizionari di termini controllati

funzionalità accessorie: la ricerca
Consultazione per campi definiti (standard e personalizzati) e in modalità full text dei profili documentari e dei documenti (protocollati e non) Consultazione in modalità di ricerca (uno o più criteri: voce di titolario, assegnazione, oggetto, ecc.) o di navigazione (nella struttura ad albero) del piano di classificazione e dei fascicoli Utilizzo di filtri personalizzati e di opzioni per velocizzare e perfezionare le modalità di ricerca (operatori booleani, di adiacenza e di prossimità) Memorizzazione dei parametri e dei risultati della ricerca

funzionalità accessorie: la gestione dei flussi
Tracciamento dei flussi documentari: unità di assegnazione, responsabile del procedimento, tipologia e numero del procedimento specifico Gestione dei fascicoli: possibilità di condivisione, rifiuto, re-indirizzamento, commenti, richiami Gestione (eventuale) delle fasi del procedimento/processo di lavoro (mediante prodotti di WFMS): gestione e monitoraggio delle fasi del procedimento, Controllo della movimentazione dei fascicoli in termini di tenuta fisica (in caso di fascicolo cartaceo), di assegnazione automatica e di durata (gestione “scadenzario” in alternativa a complessi sistemi di WFM (predisposizione di elenchi e termini di scadenza) Gestione dei carichi di lavoro (collegato alla gestione delle presenze/assenze del personale) Gestione di informazioni statistiche

funzionalità accessorie: l’interoperabilità
Utilizzo dello standard SMTP e della codifica MIME per lo scambio di messaggi di posta elettronica Utilizzo e verifica della firma elettronica e della firma digitale mediante controllo sull’abilitazione alla firma: firma integrata nel sistema; annotazione nel protocollo della verifica delle firme associate ai documenti Protocollazione automatica con modalità di verifica Registrazione di protocollo dei documenti pervenuti per PEC: (gestione della segnatura di protocollo e dei messaggi di notifica (accettazione, consegna, notifica eccezioni, errori, ecc.)

funzionalità accessorie: la formazione dei documenti
Creazione di spazi di lavoro comuni Creazione di spazi di lavoro individuali (personalizzazione dei criteri di classificazione/fascicolazione) Gestione dell’iter di formazione del documento (redazione, verifica, firma, trattamento documentario, ecc.) eventualmente collegato a modalità di WFMS (nel caso di processi di lavoro formalizzati, ripetitivi, sufficientemente complessi: ad esempio nel caso di deliberazioni consiliari, determinazioni dirigenziali, mandati, ecc.) Definizione di tipologie documentarie standard, trattate con etichette e marcatori e sostenute da schemi XML, che includono: elementi/metadati di profilo, natura del documento (strutturato, non strutturato, ecc.), modalità di gestione (locale, distribuita), validità temporale, livello di sicurezza e formato di conservazione, versione della tipologia, autore e responsabile dell’aggiornamento

funzionalità accessorie: liste e stampe predefinite
Predisporre stampe predefinite: protocollo giornaliero repertorio dei fascicoli elenco dei documenti in base all’assegnazione Personalizzazione facile e rapida

funzionalità accessorie: sistemi ibridi
Coordinare la gestione informatica alla gestione cartacea (fascicolo elettronico e fascicolo cartaceo) Assicurare il controllo degli archivi fisici mediante la creazione a sistema: di inventari topografici del numero di corda dei contenitori

EDMS/ERMS: il sistema documentario archivistico in ambiente digitale
Dalle linee guida europee (studio Moreq: Nella creazione di sistemi documentari informatici, è necessario distinguere tra informazione, documento (document) e documento archivistico (record) È necessario sviluppare sistemi informatici che: formino (acquisiscano, gestiscano, utilizzino) e conservino documenti e risorse informative con le modalità, gli strumenti e le procedure specifiche di ciascuna tipologia di fonte, con particolare attenzione ai documenti archivistici che richiedono attenzione ai fini dell’autenticità e dell’affidabilità della fonte integrino in un insieme organico e strutturato tutti gli elementi informativi disponibili sia all’interno che all’esterno del sistema documentario considerati utili al processo decisionale.

il ruolo dei sistemi di gestione dei documenti (MoReq) - 1
Sistema di gestione di documenti/informazioni (EDMS) Consente la modifica dei documenti Consente che esistano più versioni dello stesso documento Consente che i documenti siano cancellati da chi li detiene Può includere alcuni controlli sulla tenuta/selezione dei documenti Può includere una struttura di archiviazione che può essere affidata al controllo degli utenti È in primo luogo finalizzato a sostenere l’utilizzo quotidiano dei documenti nei processi di lavoro Sistema di gestione di documenti archivistici (ERMS) Impedisce la modifica dei documenti Consente l’esistenza di una sola versione del documento Non consente la cancellazione dei documenti al di fuori di procedure e circostanze rigorosamente controllate Prevede una tenuta/selezione rigorosa Include una rigorosa struttura di ordinamento dei documenti (lo schema di classificazione) che è mantenuto dall’amministratore di sistema È in grado di sostenere il lavoro quotidiano ma è innanzitutto finalizzato ad assicurare la tenuta stabile dei documenti prodotti nel corso dell’attività pratica dell’ente 185

il ruolo dei sistemi di gestione dei documenti (MoReq) - 2
Sistema di gestione di documenti archivistici (ERMS) Impedisce la modifica dei documenti Consente l’esistenza di una sola versione del documento Non consente la cancellazione dei documenti al di fuori di procedure e circostanze rigorosamente controllate Prevede una tenuta/selezione rigorosa Include una rigorosa struttura di ordinamento dei documenti (lo schema di classificazione) che è mantenuto dall’amministratore di sistema È in grado di sostenere il lavoro quotidiano ma è innanzitutto finalizzato ad assicurare la tenuta stabile dei documenti prodotti nel corso dell’attività pratica dell’ente Sistema di conservazione Impedisce la modifica dei documenti nei versamenti e nei depositi Controlla la gestione delle copie a fini conservativi Non consente la cancellazione dei documenti al di fuori di procedure e circostanze rigorosamente controllate e ne tiene traccia Prevede una tenuta/selezione rigorosa con responsabilità definite Mantiene la struttura originaria di ordinamento dei documenti e le funzioni essenziali di ricerca originarie (gli schemi di classificazione e le relative modifiche: la storicizzazione dei sistemi) È finalizzato a sostenere processi di memoria a medio e lungo termine 186

la cooperazione applicativa: il progetto toscano INTEPRO - 1

Il sistema (sfruttando le funzioni di cooperazione applicativa mediante la condivisione della segnatura di protocollo) permette alle amministrazioni di inviare documenti protocollati ad altre amministrazioni che protocollano in ingresso. Le imprese e i cittadini possono inviare documenti alle amministrazioni le quali restituiscono ai mittenti il numero di protocollo assegnato al documento. Il sistema InterPro nasce con l'obiettivo di realizzare una piattaforma con la quale avviene lo scambio di documenti protocollati sia all'interno della Pubblica Amministrazione sia verso soggetti esterni

Il sistema si colloca come un'infrastruttura specializzata per il trasporto di documenti e metadocumenti (ossia il pacchetto InterPro) utilizzata da applicazioni eterogenee e fruite da soggetti diversi. Oltre quella già in essere delle applicazioni di protocollo informatico e quella in corso di realizzazione delle applicazioni web utilizzate dai Cittadini, si ipotizzano altre integrazioni ad esempio con il portale Rete dei SUAP (Sportello Unico delle Attività Produttive) o con quello Rete degli URP (Ufficio Relazioni con il Pubblico). Inoltre, per il colloquio con i Privati è ipotizzabile anche un integrazione con i Server di Mail e di PEC.

La gestione dei flussi: oltre il workflow Nella gestione del sistema documentale e ai fini della formazione e utilizzazione di qualunque documento diretto verso l'esterno, possiamo ipotizzare certamente tre fasi logiche: redazione, firma (con eventuale revisione), protocollazione e spedizione tramite InterPro. Solitamente almeno un passaggio è ipotizzabile tra la struttura che redige il documento e la struttura responsabile della sua protocollazione/spedizione. Questo passaggio può avvenire utilizzando diversi strumenti che permettano di gestire il flusso o comunque di recuperare i documenti da firmare: spedizione tramite posta elettronica interna, attraverso un gestore di flussi interno all'ente (collegato o meno al protocollo), deposito dei documenti nel File System in cartelle condivise.

la cooperazione applicativa: il progetto toscano INTEPRO – 6

La gestione dei documenti: principi, regole, strumenti e requisiti

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