Pagamenti in ESSE3: MAV online e reingegnerizzazione del processo

Presentazione sul tema: "Pagamenti in ESSE3: MAV online e reingegnerizzazione del processo"— Transcript della presentazione:

1 Pagamenti in ESSE3: MAV online e reingegnerizzazione del processo
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2 Il contesto: l’ateneo in cifre
iscritti a.a 3.641 immatricolazioni nell'a.a 577 docenti e ricercatori 673 personale tecnico e amministrativo 51 corsi di studio (22 L; LS/LM; 2 corsi di LS/LM a ciclo unico) 7 facoltà 13 dipartimenti 19 corsi di dottorato 14 master

3 MAV standard e (molti) altri pagamenti
I processi e l’organizzazione MAV standard e (molti) altri pagamenti elevati flussi di pagamento manuali processo con struttura “a stella” trasmissione dati pagamenti extra-sistema, da front office a uff. tasse MAV online e (pochi) altri pagamenti elevati flussi di pagamento automatizzati processo distribuito tracciatura di tutti i pagamenti nel sistema

4 I processi di pagamento ante MAV online
UniTN: generazione dei due flussi MAV con dati studenti per rinnovo iscrizioni per I e II rata registrazione pagamento bonifico/pos tramite operatore di front - office convalida pagamenti da parte dell’ufficio centrale incrociando i flussi bancari (attività manuale) sistema contributivo differenziato tra Facoltà umanistiche e scientifiche Studente: ricevimento MAV cartaceo al domicilio/residenza (bollettino non ristampabile) solo per le due rate relative a studenti iscritti altre tipologie di pagamento tramite: bonifico pos non attivata l’area web riservata pagamenti Esse3 dello studente

5 I processi di pagamento

6 Le procedure di rendicontazione contabile ante MAV online
acquisizione giornaliera file da banca con riconciliazione su posizione studente in Esse3 : automatico per i Mav manuale per pos e bonifici generazione file mensili per rendicontazione bilancio registrazione contabile manuale tramite file Excel per tipologia di voce (ad esempio, tassa iscrizione, tassa diritto studio, contributi, ecc)

7 Criticità dei processi ante MAV online
volumi elevati di operazioni gestite manualmente ed in modo ripetitivo e conseguente rischio errori in fase di: registrazione pagamento al front office mapping nell’incrocio con dati banca (per pos/bonifici) elaborazione del flusso contabile mensile bonifici/pos con importi errati (anche se di pochi centesimi causavano una squadratura nei conti) ritardo nella regolarizzazione in Esse3 della posizione tasse studente (dal momento del pagamento alla riconciliazione con i flussi bancari) gestione manuale dei pagamenti relativi alle nuove iscrizioni in quanto effettuati ante o contestualmente all’immatricolazione

8 Organizzazione del processo ante MAV online
Critica ma “sostenibile/sopportabile” a fronte di: risorse umane allocate su attività manuali e ripetitive percentuali di errori non trascurabili, che implicavano fasi di controllo ripetute Volumi  2006 2007 2008 tot % Tasse universitarie - MAV 24.211 65,87% 27.967 67,81% 27.878 67,48% Tasse universitarie - bonifici 8.352 22,72% 9.136 22,15% 8.828 21,37% Tasse universitarie - POS 4.193 11,41% 4.140 10,04% 4.609 11,16% POS + bonifici 12.545 34,13% 13.276 32,19% 13.437 32,52%

9 Il nuovo modello di contribuzione e borse di merito
L’introduzione del nuovo modello nell’a.a. 2008/09 ha mostrato i punti deboli delle procedure utilizzate fino a quel momento a causa della: necessità di gestire la singola posizione dello studente nel sistema contabile (cliente nel modello di contabilità economico patrimoniale) in particolare ai fini dell’ erogazione del premio di merito al conseguimento del titolo maggiore complessità del modello di contribuzione differenziato in 13 fasce calcolate in base alla condizione economica del nucleo familiare dello studente necessità di gestire la transizione fra il modello previgente e il nuovo modello da applicare solo ai nuovi “clienti” UniTn

10 Evoluzione processi con nuovo modello di contribuzione
Adattamento processi esistenti alle nuove esigenze e conseguente : sperimentazione per coorte studenti 2008/09 del pagamento della II rata tasse con modalità RID: criticità riscontrate in fase di autorizzazione all’ addebito RID in cc Si 1.477 96% No 56 4% banca 74% 545 scartati 26% 2.077 RID presentati 10 marzo invio lista studenti 31 marzo prelievo 23 aprile risultati rigidità procedura 40 giorni !! introduzione nell’estate 2009 del pagamento con bollettino MAV solo per la rata tasse relativa a studenti iscritti ( MAV con codice generato da Esse3 e con post autorizzazione su circuito bancario pari a 1 o 2 gg): criticità riscontrata in fase di post autorizzazione

11 Scadenza contratto con Ente tesoriere - 31/12/2009
Opportunità di re-ingegnerizzare il processo: analisi dei processi esistenti in altri atenei presentazione da parte di KION della procedura adottata da Bicocca/Banca Popolare di Sondrio formalizzazione nel bando di gara per il nuovo tesoriere dei nostri desiderata: informatizzazione del bollettino MAV per lo studente al fine di: superare il cartaceo ridurre le attività a carico del personale UniTn addetto ai processi ridurre le percentuali di errore e le tempistiche inserimento nel processo anche delle nuove iscrizioni

12 Il nuovo processo MAV online
UniTn riceve uno stock di codici identificativi MAV PREautorizzati dall’Ente tesoriere Esse3 genera le fatture MAV sia : per le rate tasse per tutte le altre tipologie di pagamenti ( ad esempio contributo stampa diploma, contributo trasferimento, more, ecc) Attivazione area web pagamenti Esse3 lato studente Area pagamenti esse3 studenti Automatizzazione del mapping nell’incrocio con la posizione studente Introduzione dei chioschi presso le facoltà che permettono di pagare su circuito Unicredit tramite tessera bancomat emessa da qualsiasi banca

13 I due processi: volumi a confronto
Volumi relativi alle operazioni di pagamento I quadrimestre 1 gennaio - 30 aprile 2008 1 gennaio - 30 aprile 2009 1 gennaio - 30 aprile 2010 Tipo pagamento n° operazioni % RID - 1.470 8,85% POS 1.482 8,63% 1.731 10,42% 942 6,29% BONIFICI 4.356 25,35% 4.275 25,74% BONIFICO 1.434 9,57% MAV 11.343 66,02% 9.134 54,99% 12.606 84,14% POS+BON 5.838 33,98% 6.006 36,16% 2.376 15,86%

14 Punti di forza del processo MAV online
Trasparenza nel presentare allo studente la sua posizione in merito al dovuto/pagato Riduzione volumi di lavoro a carico del personale UniTn (sia in fase di generazione flussi che in fase per registrazione pagamenti) Responsabilizzazione dello studente consapevole delle scadenze e delle modalità di pagamento Riduzione delle tempistiche e degli errori grazie all’automatizzazione del processo Snellimento delle procedure di rendicontazione grazie alla netta riduzione degli errori

15 Prossimi miglioramenti nel processo: Esse3 - Banca
Automazione flussi verso e dalla banca con integrazione Esse3 e SI banca Si prevede di utilizzare il tool per la gestione automatica dell'invio/ricezione di flussi verso Unicredit (TLQWebSincro.NET) – schedulatore in ricezione e in trasmissione Ogni flusso Esse3 - Banca verrà posizionato su un’area condivisa messa a disposizione dalla Banca La Banca prevederà delle schedulazioni automatiche per prelevare il flusso da Esse 3 e per posizionare il file degli incassi da caricare in Esse3 Esse3 verrà settato per un prelievo automatico del file incassi e per l’invio delle fatture MAV

16 Prossimi miglioramenti nel processo: Esse3 - SAP
Automazione flussi Esse3 e sistema contabile di Ateneo (SAP) per singola posizione dello studente (anagrafica clienti): integrazione SAP/Esse3: generazione automatica dei clienti attraverso la vista che permette, con una procedura batch, l'importazione in SAP dei nuovi studenti flusso incassi: il file di ritorno dalla Banca sarà utilizzato da Esse3 e anche da SAP. Nel file di ritorno è presente il fatt_id, informazione gestita anche lato SAP. Sulla base di questi due step UNITN può implementare il programma per la generazione delle fatture cliente e dell'incasso con pareggio flusso rimborsi: file con flusso dei rimborsi tasse. Si prevede di generare un flusso al momento dell’emissione della fattura con tipo pagamento RBD

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