Comunicare in una riunione Indicazioni essenziali

Presentazione sul tema: "Comunicare in una riunione Indicazioni essenziali"— Transcript della presentazione:

1 Comunicare in una riunione Indicazioni essenziali

2 Ma c’è da imparare? Sì. Molto.
Regole, strategie, comportamenti, atteggiamenti: una riunione è un momento importante, complesso, a volte decisivo nel lavoro.

3 Cosa ci si guadagna? Tempo per dedicarsi ad altro
Efficienza nell’azione Maggiori conoscenze Clima positivo Maggiore motivazione

4 Quando fare una riunione?
Quando è necessario avere idee originali e nuove che scaturiscono dal confronto con gli altri Quando tutti devono partecipare ad una decisione su un tema complesso e dividersi poi i compiti.

5 Quando fare una riunione?
Quando è importante condividere obiettivi e/o valori. Quando è importante condividere riconoscimenti.

6 Le parole in una riunione
Adeguate all’obiettivo della riunione Chiare, semplici e brevi Rispettose di ognuno e positive

7 Etica del dialogo Far sì che i partecipanti non si sovrappongano
Far sì che tutti si esprimano Far sì che il diritto di parola sia equamente distribuito

8 Etica del dialogo Dare ai diversi punti di vista un’uguale opportunità di essere valutati e discussi Essere pertinenti e fare in modo che proprie parole siano limitate agli obiettivi del dialogo. Far sì che il dialogo sia sempre positivo, promozionale, attento alle esigenze altrui.

9 Fare silenzio in una riunione
Su argomenti attinenti, ma secondari Su cose che vengono in mente durante senza che sia state ponderate Quando il tempo è oramai scarso

10 Fare silenzio in una riunione
In funzione di altri valori: la rapidità, la coesione Per risparmiare energia, poiché parlare è impegnare energia

11 Ruoli in una riunione Il coordinatore Il segretario I partecipanti

12 Il coordinatore Il coordinatore è delegato dal gruppo a organizzare, moderare e delimitare la riunione. Il coordinatore, quindi, non è il “capo” del gruppo e solo colui che deve fare in modo che il lavoro proceda ordinatamente e produttivamente.

13 Compiti del coordinatore
Far rispettare le leggi fondamentali del dialogo Far rispettare il tempo complessivo e i tempi di ciascuno Aiutare il gruppo a focalizzare l’attenzione sui punti prescelti e far decidere.

14 Il segretario Il segretario è la memoria del gruppo.
È colui che s’incarica di tenere a mente per tutto il gruppo cosa sta accadendo durante o cosa è accaduto precedentemente.

15 Compiti del segretario
Tenere memoria di ciò che accade durante la riunione Aiutare nella sintesi il coordinatore Stendere il verbale dell’incontro da far avere a tutti i partecipanti

16 Compiti dei partecipanti
Arrivare preparato all’incontro sul proprio argomento e sui tempi che ha a disposizione Collaborare attivamente con il coordinatore per raggiungere l’obiettivo della riunione Limitare i suoi interventi ai tempi e agli obiettivi prefissati

17 Preparazione La riuscita di una riunione dipende dalla qualità della sua preparazione

18 Tutti si preparano a Rispondere all’obiettivo dell’incontro in modo chiaro, diretto, breve. Essere positivo e promozionale Gestire il tempo del proprio intervento

19 Ultimi moniti! Le riunioni sono oggetti complessi e contundenti: possono far male! Da questo momento in poi non puoi più dire: io non lo sapevo!