Corso di formazione su Microsoft® Office Outlook® 2007

Presentazione sul tema: "Corso di formazione su Microsoft® Office Outlook® 2007"— Transcript della presentazione:

1 Corso di formazione su Microsoft® Office Outlook® 2007
[Nome società] presenta: Corso di formazione su Microsoft® Office Outlook®  2007 Prima di iniziare: Questo corso è il quinto di una serie relativa alla gestione e all'archiviazione della posta elettronica in Outlook. I corsi di formazione online "Gestire la cassetta postale II: Opzioni per l'archiviazione", "Gestire la cassetta postale III: Spostare o copiare i messaggi nelle Cartelle personali" e "Gestire la cassetta postale IV: Archiviare i messaggi meno recenti" costituiscono una base utile per questi argomenti.  [Note all'istruttore: Per informazioni dettagliate sulla personalizzazione di questo modello, vedere l'ultima diapositiva. Fare inoltre riferimento al testo aggiuntivo della lezione nel riquadro delle note di alcune diapositive. Animazioni Adobe Flash: questo modello contiene animazioni Flash che verranno eseguite nelle versioni di Microsoft® Office PowerPoint® fino a PowerPoint Se tuttavia si desidera salvare questo modello in Microsoft Office PowerPoint 2007, salvarlo nel formato di file di PowerPoint precedente: Presentazione standard di PowerPoint (*.ppt) o Modello di PowerPoint (*.pot). Questi tipi di file sono disponibili nella casella Tipo file della finestra di dialogo Salva con nome. Attenzione: se si salva il modello in un formato di file di PowerPoint 2007, ad esempio Presentazione standard di PowerPoint (*.pptx) o Modello di PowerPoint (*.potx), le animazioni non verranno mantenute nel file salvato. Nota aggiuntiva: poiché la presentazione contiene animazioni Flash, quando si salva il modello potrebbe venire visualizzato un messaggio di avviso relativo alle informazioni personali. A meno che non si aggiungano informazioni alle proprietà del file Flash, questo avviso non riguarda questa presentazione. Scegliere OK nel messaggio. Recuperare messaggi, condividerli o eseguirne il backup

2 Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages
Sommario del corso Panoramica: I messaggi sono archiviati - dove trovarli? Lezione: Utilizzare i messaggi archiviati In questa lezione è incluso un elenco di attività consigliate e alcune domande di verifica. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

3 Panoramica: Utilizzare i messaggi archiviati
È possibile creare cartelle nel computer in uso per l'archiviazione di posta elettronica, appuntamenti ed altri elementi di Outlook, anziché mantenerli su un server. Un file di Outlook di questo tipo è detto archivio personale (file pst), in quanto può essere archiviato nel computer locale. Come gli altri file, anche i file pst di Outlook possono essere aperti, chiusi, spostati o copiati. In questo corso si apprenderà come effettuare queste operazioni. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

4 Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages
Obiettivi del corso Visualizzare Cartelle personali o Cartelle archivio nel riquadro di spostamento per accedere ai messaggi archiviati. Evitare problemi seguendo le procedure consigliate per le attività comuni, ad esempio conservare file o archivi di backup per la posta elettronica e riconoscere facilmente il contenuto di questi file o archivi. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

5 Utilizzare i messaggi archiviati
Lezione Utilizzare i messaggi archiviati

6 Utilizzare i messaggi archiviati
A prescindere dal metodo di archiviazione utilizzato, ovvero Cartelle personali o Archiviazione automatica, i messaggi vengono conservati in un file PST nel computer locale e non presentano alcuna differenza rispetto ad altri messaggi. È possibile ad esempio inoltrare messaggi o rispondere e cercare nei messaggi archiviati, qualora fosse necessario aggiornare gli appunti relativi a un progetto a cui si è lavorato o a una decisione assunta. Per effettuare queste operazioni con i messaggi archiviati, è necessario aprire il file PST nel riquadro di spostamento. Nelle diapositive successive verrà descritto come aprire il file PST. Suggerimento: se non si ha familiarità con i metodi di archiviazione Cartelle personali e Archivio, consultare i precedenti corsi di formazione di questa serie. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

7 Aprire un file di Cartelle personali o di Cartelle archivio
Per trovare i messaggi archiviati in un file PST, aprire Cartelle personali o Cartelle archivio nel riquadro di spostamento facendo clic sul segno più accanto al nome. [Autore: inserire il file swf in questo punto, eliminando prima il segnaposto.] Animazione: fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere Riproduci. A questo punto è bene spiegare che con i file PST è opportuno procedere con cautela. Se si sceglie di utilizzare più file PST, è buona norma limitare il numero di file aperti al massimo a 10 e conoscerne le dimensioni. Se sono aperti più di 10 file contemporaneamente o un file PST di dimensioni molto estese, Outlook risulterà lento all'apertura e durante la ricerca dei messaggi. La funzionalità di ricerca verrà descritta in maggiore dettaglio più avanti in questo corso. [Nota per l'istruttore: per riprodurre l'animazione durante la presentazione, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'animazione e scegliere Riproduci. Al termine della riproduzione del file, potrebbe essere necessario fare clic su Riavvolgi, dopo avere fatto clic con il pulsante destro del mouse, quindi scegliere Riproduci. Se si fa clic sulla diapositiva per visualizzare il testo o per passare alla diapositiva successiva ma non accade nulla, fare clic una o due volte in un punto distante dall'animazione. In caso di problemi di visualizzazione dell'animazione, vedere le note nell'ultima diapositiva di questa presentazione relative alla riproduzione di un'animazione Adobe Flash. Se il problema persiste, la prossima diapositiva è un duplicato contenente un'immagine statica. Eliminare la diapositiva corrente o quella successiva prima di visualizzare la presentazione.] Se la cartella desiderata non è visibile nel riquadro di spostamento, sarà necessario aprire il file PST. Nell'animazione vengono illustrati i passaggi. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

8 Aprire un file di Cartelle personali o di Cartelle archivio
Per trovare i messaggi archiviati in un file PST, aprire Cartelle personali o Cartelle archivio nel riquadro di spostamento facendo clic sul segno più accanto al nome. Se la cartella desiderata non è visibile nel riquadro di spostamento, sarà necessario aprire il file PST. Scegliere Apri dal menu File, quindi fare clic su File di dati di Outlook. Dopo avere selezionato il file PST desiderato, nell'immagine è illustrato Cartelle archivio, questo verrà visualizzato in Tutti gli elementi di posta. A questo punto è bene spiegare che con i file PST è opportuno procedere con cautela. Se si sceglie di utilizzare più file PST, è buona norma limitare il numero di file aperti al massimo a 10 e conoscerne le dimensioni. Se sono aperti più di 10 file contemporaneamente o un file PST di dimensioni molto estese, Outlook risulterà lento all'apertura e durante la ricerca dei messaggi. La funzionalità di ricerca verrà descritta in maggiore dettaglio più avanti in questo corso. [Nota all'istruttore: questa diapositiva è quasi identica alla precedente ma contiene un'immagine statica anziché un'animazione. Utilizzarla in caso di problemi di visualizzazione dell'animazione. Prima di visualizzare la presentazione, eliminare la diapositiva corrente o quella precedente.] Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

9 Evitare il messaggio di avviso Apri con
Una differenza sostanziale tra i file PST è altri tipi di file è il fatto che non è possibile fare doppio clic sul file per aprirlo. Se si prova a utilizzare questo metodo, verrà visualizzato un messaggio analogo a quello illustrato. Ricevere un messaggio di avviso in cui viene chiesto di fare clic su Apri conpuò generare confusione e risultare poco pratico. Per evitare la visualizzazione del messaggio, è sufficiente ricordare che per aprire un file PST, è sempre necessario utilizzare il menu File di Outlook, come descritto nella sezione precedente. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

10 Chiudere il file al termine dell'operazione
Nel riquadro di spostamento è possibile visualizzare contemporaneamente tutti i file PST desiderati. Come detto in precedenza, l'apertura contemporanea di troppi file PST rallenterà le prestazioni di Outlook. Quando non è più necessario esaminare il contenuto di un file PST, è possibile rimuoverlo dal riquadro di spostamento. Tutti i file desiderati? Ecco un esempio: è possibile leggere i messaggi archiviati anni fa in un file PST ed esaminare i messaggi relativi a un progetto in corso in un altro. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

11 Chiudere il file al termine dell'operazione
Nel riquadro di spostamento è possibile visualizzare contemporaneamente tutti i file PST desiderati. A questo scopo fare clic con il pulsante destro del mouse sul file e scegliere Chiudi “Cartelle personali”,  Chiudi “Cartelle archivio”o Chiudi qualsiasi nome univoco sia stato assegnato al file PST. Più avanti in questo corso verrà spiegato perché è opportuno utilizzare nomi univoci. Inoltre, dopo avere chiuso un file PST file, sarà sempre possibile riaprirlo seguendo la procedura descritta in precedenza. La chiusura di un file PST lo nasconde alla visualizzazione in Outlook, ma non incide sul contenuto o sul percorso nel computer. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

12 Copiare un file PST per creare una copia di backup
Se il computer si blocca e non è possibile accedere al server di posta elettronica, può diventare utile disporre di copie di backup dei messaggi importanti in un'altra posizione, ad esempio su un CD. A questo scopo è possibile copiare un file PST, quindi spostare il file copiato e i messaggi che contiene in un altro computer o su un CD. La creazione di una copia facilita inoltre la condivisione dei messaggi di posta elettronica, ad esempio con un nuovo collaboratore o con la persona che subentra in un progetto. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

13 Copiare un file PST per creare una copia di backup
Per effettuare questa operazione, è necessario chiudere Outlook. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul file in Esplora risorse, quindi scegliere Copia. Spostare il puntatore nella posizione in cui si desidera incollare la copia del file, fare clic con il pulsante destro del mouse, quindi scegliere Incolla. Il file copiato viene incollato con il nome di file originale e la parola " Copia" in modo da identificarlo chiaramente come una copia. Suggerimenti: nella Scheda di riferimento rapido, accessibile tramite un collegamento alla fine del corso, sono disponibili ulteriori informazioni sullo strumento di backup: È disponibile uno strumento per il backup delle cartelle personali di Outlook che è possibile scaricare per facilitare il backup dei file PST. È inoltre opportuno sottolineare, poiché si tratta di copie, che un file PST copiato su un CD deve essere copiato su un altro computer affinché sia possibile accedere ai messaggi in esso contenuti da Outlook su quel computer. Outlook infatti non è in grado di leggere messaggi su un CD. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

14 Trovare un file PST nel computer
Si è stabilita l'utilità di copiare un file PST per creare una copia di backup dei messaggi o per spostarli in un altro computer. Come si trova il file per poterlo copiare? Prima di chiudere Outlook per avviare l'esecuzione della copia, utilizzare la finestra di dialogo Impostazioni account per identificare il nome file e il percorso del file PST che si desidera copiare. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

15 Trovare un file PST nel computer
Tenere presente che un file PST è un file di dati di Outlook e che individuare il file costituisce il primo passaggio per poterlo gestire. Il comando da scegliere dal menu File è quindi Gestione file di dati. Prima di chiudere Outlook, selezionare il file che si desidera copiare e fare clic su Apri cartella, come illustrato nella figura. Sarà quindi possibile chiudere Outlook. La cartella contenente il file PST rimarrà aperta in modo da poterlo copiare. Suggerimento: questo è un ulteriore motivo per assegnare nomi univoci ai file PST. Quando si visualizzano i file in Esplora risorse, questi nomi faciliteranno l'identificazione del file desiderato. Non è necessario memorizzare questi passaggi, in quanto sono inclusi nella Scheda di riferimento rapido accessibile tramite un collegamento alla fine di questo corso. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

16 Ulteriori informazioni sui file PST
Dopo averne illustrata la facilità di utilizzo, è doveroso precisare che il metodo Gestione file di dati appena descritto presenta un inconveniente. Prima di visualizzare il percorso di un file utilizzando questo metodo, è necessario che il file sia aperto in Outlook. Vale a dire che se è stato chiuso un file PST o si sta cercando un file copiato di recente nel computer e Outlook non è ancora stato aperto, potrebbe essere necessario effettuare ulteriori ricerche all'esterno di Outlook. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

17 Ulteriori informazioni sui file PST
A volte i file PST sembrano totalmente invisibili quando si inizia a cercarli all'esterno di Outlook. Ciò è dovuto al fatto che alcuni percorsi in cui Outlook archivia i file PST sono normalmente nascosti in Windows. Per visualizzare questi file in Gestione risorse, è necessario utilizzare l'opzione di Windows per visualizzare i file e le cartelle nascosti. Nell'immagine è illustrata la finestra di dialogo per eseguire questa operazione in Windows Vista. Nella Scheda di riferimento rapido, accessibile tramite un collegamento al termine del corso, sono disponibili collegamenti a istruzioni complete per tutte le versioni di Windows. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

18 Evitare i problemi: Parte 1 (chiudere)
L'archiviazione dei dati in un file PST può presentare numerosi vantaggi. Se tuttavia non si procede con attenzione quando si sposta, si rinomina o si copia un file PST, è possibile che venga visualizzato un messaggio di errore analogo a quello illustrato. Per evitare problemi in Outlook successivamente, attenersi a questa indicazione: prima di spostare, rinominare o copiare un file PST, chiuderlo nel riquadro di spostamento, quindi chiudere Outlook. Questo messaggio potrebbe essere visualizzato, ad esempio, quando si avvia Outlook dopo avere spostato o rinominato un file PST. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

19 Evitare i problemi: Parte 2 (una persona alla volta)
Questo messaggio ha un aspetto familiare? In questo caso però nel messaggio di avviso è indicato che non è possibile aprire il file PST. La causa più probabile è che un altro utente abbia aperto il file e ne abbia di conseguenza bloccato l'accesso. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

20 Evitare i problemi: Parte 2 (una persona alla volta)
Perché si verifica questa situazione? Sebbene le migliori prestazioni con i file PST si ottengano quando sono archiviati nel computer locale, è possibile aprire file PST archiviati in un altro computer sulla rete. Per evitare problemi, è bene ricordare che i file PST possono essere utilizzati da una sola persona alla volta, su un computer alla volta. Condizioni: è possibile aprire un file PST su qualsiasi altro computer in rete a condizione di disporre delle autorizzazioni appropriate e che il file non sia aperto da un altro utente. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

21 Cercare più file PST contemporaneamente
In Outlook 2007 è disponibile una nuova funzionalità che consente di cercare più file PST contemporaneamente. È possibile cercare qualsiasi file PST insieme ad altri file PST. Ciò significa che se si sta cercando un messaggio che si è certi di avere archiviato, ma non si ricorda in quale file è stato inserito, è possibile trovarlo con un'unica operazione di ricerca. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

22 Cercare più file PST contemporaneamente
Assicurarsi innanzitutto che i file di dati che si desidera cercare siano aperti. In questo caso saranno visualizzati nel riquadro di spostamento. Selezionare Tutti gli elementi di posta come posizione per la ricerca, quindi selezionare i file che si desidera cercare. Tutti gli elementi di posta viene visualizzato anche nella parte superiore del riquadro Ricerca immediata, così che si possa chiaramente verificare che si stanno cercando più file. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

23 Suggerimenti per l'esercitazione
Aprire file PST. Modificare i nomi delle cartelle visualizzati nel riquadro di spostamento. Cercare più file PST. Gestire i file di dati. Chiudere le cartelle di dati di esempio. [Nota per l'istruttore: se nel computer è installato Outlook 2007, fare clic sul collegamento nella diapositiva per passare a un'esercitazione in linea in cui vengono fornite le istruzioni necessarie per eseguire ognuna di queste attività in Outlook. Importante: se non si dispone di Outlook 2007, non sarà possibile accedere alle istruzioni dell'esercitazione.] Esercitazione in linea (richiede Outlook 2007) Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

24 Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages
Domanda test 1 Si supponga che all'avvio di Outlook venga visualizzato un messaggio in cui è indicato che è impossibile trovare un determinato file PST. Qual è la causa più probabile? Scegliere una sola risposta. Il file è stato spostato, rinominato o eliminato e non è stato prima chiuso da Outlook. Le opzioni impostate in Windows ne impediscono la visualizzazione. Il file PST è troppo grande. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

25 Risposta alla domanda test 1
Il file è stato spostato, rinominato o eliminato e non è stato prima chiuso da Outlook. Prima di spostare, rinominare o eliminare un file PST, è necessario chiuderlo prima dal riquadro di spostamento di Outlook. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

26 Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages
Domanda test 2 Quanti utenti possono aprire lo stesso file PST contemporaneamente? Scegliere una sola risposta. Uno. Due. Un numero non precisato, dipende da chi possiede le autorizzazioni. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

27 Risposta alla domanda test 2
Uno. I file PST possono essere aperti da un solo utente alla volta. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

28 Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages
Domanda test 3 Qual è il modo corretto per aprire un file PST? Scegliere una sola risposta. Utilizzare il comando Apri nel menu File in Outlook. Visualizzare i file nascosti, quindi fare doppio clic sul file PST in Gestione risorse. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul file in Esplora risorse, scegliere Apri con, quindi scegliere Outlook. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

29 Risposta alla domanda test 3
Utilizzare il comando Apri nel menu File in Outlook. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages

30 Scheda di riferimento rapido
Per un riepilogo degli argomenti trattati in questo corso, vedere la Scheda di riferimento rapido. Manage your mailbox V: Retrieve, back up, or share messages