Hai bisogno di una segreteria?.

Presentazione sul tema: "Hai bisogno di una segreteria?."— Transcript della presentazione:

1 Hai bisogno di una segreteria?

2 Noi ti risolviamo il problema
ti diamo una segretaria, a tua disposizione per 8 ore al giorno che: Presidia e organizza il tuo traffico telefonico Con archiviazione in formato elettronico, cura il protocollo corrispondenza Crea i tuoi appuntamenti Ti ricorda con un S.M.S. i tuoi impegni nella giornata Organizza la tua Rubrica e agenda Scrive le tue lettere Fa la fila per pagare le tue bollette Cura le tue spedizioni con corriere o servizio postale Organizza le tue trasferte Ottiene risposte a tue domande su argomenti legali E’ in grado di effettuare traduzioni Si preoccupa di aiutarti a concentrarti sul tuo lavoro

3 Analizziamo ora, nel dettaglio, cosa fa una Segretaria tel secre

4 Traffico telefonico SecreTel mette a tua disposizione un ufficio altamente organizzato e una segretaria, sempre la stessa, che risponderà alle tue telefonate in forma personalizzata, rapida ed efficace, e si prenderà cura della tua organizzazione e della tua immagine . La segretaria potrà rispondere alle chiamate entranti con il nome della tua azienda, attività o studio, come tu vuoi.

5 Traffico telefonico Secretel offre la possibilità di contattare la propria segretaria per ogni operazione o per farsi chiamare un qualsiasi numero di rete fissa o mobile, come se si fosse comodamente seduti nel proprio ufficio. Se scegli l’opzione del collegamento SecreTelOverIP, ti verrà assegnata una linea fissa, diretta con SecreTel senza nessun costo di tariffazione. Costo zero! Nel caso in cui tu scelga di non sottoscrivere un contratto SecreTelOverIP e disponi di una linea fissa ISDN potrai optare per dirottare tutte le telefonate dirette alla tua sede sul centralino Secretel. Il servizio si svolge con semplici deviazioni telefoniche .

6 Ogni telefonata sarà “filtrata”
Traffico telefonico Se svolgi un’ attività che ti porta ad essere lontano dall’ ufficio per molto tempo, con il servizio SecreTEL, la segretaria risponderà ai tuoi clienti, negli orari stabiliti, assicurandoti così la possibilità di un ufficio sempre attivo ed efficiente. In questo modo eviterai la perdita di possibili clienti, la mancata registrazione di appuntamenti o contatti, ricevendo costantemente l’aggiornamento della tua agenda ovunque ti trovi, anche sul tuo cellulare. Ogni telefonata sarà “filtrata” dalla tua segretaria!

7 Non dimenticherai più un appuntamento!
Memo impegni Fissati, sulla base delle tue indicazioni, gli appuntamenti e informato te della pianificazione giornaliera, la segretaria Secretel si premurerà di ricordarti ogni singolo appuntamento con S.M.S. o una telefonata, con un congruo anticipo, come tu vuoi. Non dimenticherai più un appuntamento!

8 Non smarrirai più nessun documento!
Protocollo corrispondenza La tua segretaria “SecreTEL" archivia e cataloga tutti i documenti inviati e ricevuti, inerenti la tua attività, assegnando ad ognuno il relativo codice di protocollo. Ogni mattina riceverai la posta sul tuo pc. Ogni fine mese ti verranno inviati gli originali, di cui già avrai preso visione in posta elettronica, nel corso del mese. Non smarrirai più nessun documento!

9 Preparazione di lettere
SecreTEL offre la possibilità di dattiloscrivere lettere e fatture (comprese nel pacchetto prescelto) o altri servizi aggiuntivi, quali battitura di tesi di laurea, contratti, atti in genere, anche con un esclusivo servizio di dettatura telefonica, la cui bozza ti verrà sottoposta entro pochi minuti dalla dettatura, per l’autorizzazione codificata alla spedizione definitiva, anche sulla tua carta intestata.

10 Mai più bollette dimenticate o
Pagamento bollettini postali SecreTEL offre ai suoi clienti la possibilità di pagare bollette, tasse e quant’altro necessita di versamenti su c.c. postale, da parte della propria segretaria, esattamente l’ultimo giorno utile, attingendo l’importo da pagare dal fondo cassa, costituito presso la Secretel. Mai più bollette dimenticate o file allo sportello!

11 Spedizioni con corriere
SecreTEL per i collegamenti con i propri clienti si avvarrà di contatti in voce (cellulare), fax, , s.m.s. e per i trasferimenti fisici di documenti o quant’altro, si servirà di corriere espresso. Qualora il pacchetto da te prescelto non includa anche questo servizio, ne potrai usufruire come servizio aggiuntivo, richiedendolo alla tua segretaria.

12 Nessun pensiero solo il tuo Business!
Organizzazione trasferte Potrà capitare che per ragioni di lavoro dovrai spostarti in treno, magari in aereo, in funzione di un appuntamento fissato in precedenza. La tua segretaria “SecreTel” provvederà a segnalarti orari di partenza, coincidenze e ritorni compatibili con il tuo impegno e, su tua autorizzazione, prenoterà per te i relativi biglietti o titoli di viaggio. Nessun pensiero solo il tuo Business!

13 Consulenze Potresti aver bisogno, durante il tuo lavoro della consulenza o solo magari del consiglio, di un legale. SecreTel provvede a fornirtene uno, in orari stabiliti, tre giorni a settimana. Potrai contattarlo, tramite la segretaria, dal tuo telefono cellulare. Nel caso il tuo problema o quesito sia urgente, potrai incaricare la tua segretaria di richiedere un breve appuntamento straordinario.

14 Nessun pensiero solo il tuo Business
Traduzioni di testi Con l’entrata in Europa il tuo centro d’interesse potrà sicuramente spostarsi verso altri paesi. Nessun timore, SecreTel provvederà alle traduzioni delle missive sia in ricezione che in trasmissione. A richiesta, disponiamo anche di segretarie bilingue. Nessun pensiero solo il tuo Business

15 Assolutamente conveniente! non gravato da altri oneri
E tutto ciò ad un prezzo… Assolutamente conveniente! non gravato da altri oneri a costo fisso mensile e senza sorprese!

16 tel secre Pacchetti al resto pensa la “tua segretaria”
Adesso spetta a te scegliere, fra tutti i servizi offerti, il pacchetto che risponde meglio alle tue esigenze. Puoi scegliere fra: LIGHT ENTRY BASIC PLUS PREMIUM o puoi chiedere una personalizzazione per le tue specifiche esigenze partendo dal pacchetto Basic E una volta affidatoci il tuo ufficio al resto pensa la “tua segretaria” tel rilassati…………. secre

17 Hai bisogno di una centralinista?

18 Noi ti risolviamo il problema
ti diamo una centralinista, a tua disposizione, 8 ore al giorno che: Presidia e organizza il tuo traffico telefonico Ti ricorda con un S.M.S. i tuoi impegni nella giornata Ti segnala le chiamate perse con un Post-it elettronico Ti passa le chiamate anche sul cellulare Si preoccupa di aiutarti a concentrarti sul tuo lavoro

19 Ripartizione percentuale media dei costi telefonici
I costi della telecomunicazione aziendale non sono fatti di sole tariffe rifletti: Ripartizione percentuale media dei costi telefonici Costo del personale addetto alla risposta Costo dei sostituti per ferie malattia ecc. Costo per acquisto, gestione e manutenzione delle apparecchiature telefoniche Costo del traffico telefonico, che risente delle direttrici di traffico sviluppate in azienda Scelta dell’Operatore Telefonico piu’ adatto alle esigenze aziendali

20 Obiettivi del nostro progetto
Contenimento e razionalizzazione di tutta la spesa telefonica aziendale ” indipendentementedalla scelta fra i vari Gestori Telefonici Sfruttamento delle nuove tecnologie di comunicazione IP Controllo dei carichi di lavoro ai fini dell’ottimizzazione aziendale

21 dove agisce il progetto
Traffico abbattendo drasticamente i costi telefonici, agendo su tariffe, direttrici di traffico e VOIP Attrezzature TOTALE ECONOMIE aggiornando le attrezzature dando la possibilità di noleggi operativi con piccoli canoni mensili Personale Fornendo personale qualificato che sostituisce o affianca quello dell’azienda, garantendo un servizio diverso e superiore rispetto a quello di un centralinista tradizionale, senza interruzioni dovute a ferie, malattie, maternità, ecc.

22 I risultati Contenimento di tutta la spesa telefonica aziendale
Abbattimento a zero delle telefonate fra sedi della stessa azienda Riduzione dei costi delle risorse umane addette alla risposta Integrazione fra sistemi telefonici (ISDN-GSM-ADSL) Contenimento di tutta la spesa telefonica aziendale Ammodernamento dei centralini telefonici esistenti o loro sostituzione con sistemi telefonici all’avanguardia Integrazione delle comunicazioni aziendali sfruttando la telefonia IP (telefonia su protocollo Internet) Adeguamento alle nuove tecnologie di comunicazione Riduzione dei chiamate “perse” e ottimizzazione dei carichi di lavoro sui singoli settori aziendali Potenziale miglioramento del Front Office Controllo dei carichi di lavoro ai fini dell’ottimizzazione aziendale

23 I miglioramenti Assistente formata e preparata per le risposte di front office Uniformità dell’immagine telefonica aziendale Risposta entro il terzo squillo ( o S.L.A. specifici richiesti dal Cliente) Possibilità di ricevere e smistare chiamate fra sedi diverse, prescindendo dal luogo chiamato, senza costi aggiuntivi Invio di Post-it elettronico sul PC nel caso di assenza giornaliera e/o temporanea, con i dati e messaggio del chiamante Invio del protocollo attività ad un responsabile designato, ove sono registrati non solo i numeri in transito, ma l’oggetto della chiamata, la risposta dell’interno (occupato, rifiuta, chiede di richiamare ecc.) per successive valutazioni statistiche dell’azienda Servizi di segreteria avanzata con assistenti personali per dirigenti o quadri

24 A chi si rivolge il Servizio
Aziende/Enti con più sedi, più o meno distanti fra loro, e/o con sedi piccole che non giustificano il costo di una postazione di centralino presidiata in loco. Aziende/ Enti che forniscono assistenza ai propri clienti ma non vogliono sostenere i costi di un Numero Verde, pur rivolgendo molta attenzione al rapporto con la propria clientela Aziende / Enti che hanno problemi a individuare centraliniste efficienti o che mal gestiscono ferie, maternità, permessi ecc. Aziende/ Enti con molti contatti extra -aziendali, ovvero che gestiscono molti rapporti con i clienti o fornitori e che, quindi, necessitano di un filtro intelligente . Aziende/ Enti che vogliono mantenere un più stretto controllo sui propri flussi di comunicazione. Aziende/Enti che lavorano con l’estero.

25 Per ulteriori informazioni sia tecniche che commerciali CONTATTATECI
al costo di una telefonata urbana da tutta Italia oppure visitate il sito nella sezione Centralino da remoto

26 Sei un medico e Hai bisogno di una segretaria? pacchetto medical

27 Noi ti risolviamo il problema
pacchetto ti diamo un’assistente, a tua disposizione, 8 ore al giorno che: medical Presidia e organizza il tuo traffico telefonico su ogni studio Crea e gestisce i tuoi appuntamenti Ti ricorda con un S.M.S. i tuoi impegni nella giornata Organizza la tua Rubrica e agenda Con archiviazione in formato elettronico, le schede pazienti Cura le tue spedizioni con corriere o servizio postale Organizza le tue trasferte Risponde al citofono di ogni studio, in ogni città Apre sia il portone che la porta di ogni Studio,solo se ci sei tu Si preoccupa di aiutarti a concentrarti sui tuoi pazienti

28 tel secre Analizziamo ora, nel dettaglio, cosa fa un’assistente
medical tel secre

29 Traffico telefonico medical
SecreTEL mette a disposizione del tuo Studio Medico una segretaria, sempre la stessa, che risponderà alle tue telefonate in forma personalizzata, rapida ed efficace, e si prenderà cura della tua organizzazione e dei tuoi pazienti. La segretaria potrà rispondere alle chiamate entranti con il nome del tuo studio, anche differenziando la risposta per ogni sede geografica.

30 Traffico telefonico medical
Secretel offre la possibilità di contattare la propria segretaria per ogni operazione o per farsi chiamare un qualsiasi numero di rete fissa o mobile, come se si fosse comodamente seduti nel proprio Studio. Il servizio viaggia su tecnologia Voip. Nel caso in cui tu scelga di non utilizzare la tecnologia VOIP e disponi di una linea fissa ISDN potrai optare per dirottare tutte le tue telefonate alla tua assistente. Per la risposta citofonica, installiamo noi di SecreTEL, una semplice apparecchiatura nel tuo studio, oltre al gateway IP

31 Ogni telefonata sarà “filtrata”
Traffico telefonico medical Se la tua attività ti porta ad essere spesso in movimento, fuori studio, con il servizio SecreTEL, la tua segretaria risponderà ai pazienti, negli orari stabiliti, assicurandoti così la possibilità di un studio medico sempre attivo ed efficiente. In questo modo eviterai la mancata registrazione di appuntamenti, ricevendo costantemente l’aggiornamento della tua agenda o BlackBerry ovunque ti trovi. Ogni telefonata sarà “filtrata” dalla tua segretaria!

32 Non dimenticherai più un appuntamento!
Memo impegni medical Fissati, sulla base delle tue indicazioni, gli appuntamenti per ogni sede e informato te della pianificazione giornaliera, la segretaria Secretel si premurerà di ricordarti ogni singolo appuntamento con S.M.S. o una telefonata, con un congruo anticipo, come tu vuoi. Non dimenticherai più un appuntamento!

33 Assolutamente conveniente! non gravato da altri oneri
E tutto ciò ad un prezzo… Assolutamente conveniente! non gravato da altri oneri a costo fisso mensile e senza sorprese!

34 Pacchetti Al resto pensiamo noi di medical
Adesso spetta a te scegliere, fra tutti i servizi offerti, il pacchetto che risponde meglio alle tue esigenze. Puoi scegliere fra: Una sede presidiata Due sedi presidiate Tre sedi presidiate o puoi chiedere una personalizzazione per le tue specifiche esigenze partendo dal pacchetto per Una Sede Presidiata E una volta affidatoci il tuo Studio Al resto pensiamo noi di medical rilassati………….

35 La gestione moderna e dinamica dello Studio medico
medical

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39 Grazie!