Procedimento e tempistiche per le iscrizioni ed i rinnovi a QU3 per l’Anno Accademico 2019-2020 Bozza.

Presentazione sul tema: "Procedimento e tempistiche per le iscrizioni ed i rinnovi a QU3 per l’Anno Accademico 2019-2020 Bozza."— Transcript della presentazione:

1 Procedimento e tempistiche per le iscrizioni ed i rinnovi a QU3 per l’Anno Accademico 2019-2020
Bozza

2 Al procedimento confluiscono aspetti:
Iscrizioni e rinnovi all’Anno Accademico Al procedimento confluiscono aspetti: del progetto IDAR delle norme sulla Privacy di una volontaria sottoscrizione di collaborazione Socio-Associazione dei vincoli temporali imposti da Regione Sardegna di una corposa presenza di Soci facenti parte di un nuovo CDA

3 Obiettivi del procedimento delle iscrizioni all’Associazione
definire il procedimento attraverso azioni elementari esaustive, includenti gli elementi dei progetti IDAR, Privacy e del rapporto Soci-Associazione; definire le date di inizio e fine del procedimento, in coerenza alle norme della Regione Sardegna; definire la data di assunzione dei collaboratori in Segreteria; definire un calendario di supporto al procedimento attraverso il contributo dei componenti del CD e del CDA; informare approfonditamente i Soci (e non Soci) circa il procedimento da seguire ed i vincoli temporali da rispettare;

4 Azioni elementari per il rinnovo delle iscrizioni
Il Socio compilerà la domanda di ammissione all’Associazione (ristrutturata da Vincenzo Boi). Personale in accoglienza fornirà il modello e darà chiarimenti in merito. Particolare cura sarà posta per la parte finale del foglio relativamente alla disponibilità alla collaborazione con l’Associazione; Il Socio darà il consenso al trattamento dei dati secondo l’informativa sulla Privacy. Personale in accoglienza fornirà il modello e darà chiarimenti in merito. Questi modelli, dei quali le persone in accoglienza forniranno copia mantenendone l’originale, devono essere consegnati al personale di Segreteria e costituiranno condizione indispensabile per operare il rinnovo; Il Socio fornirà quindi agli addetti alla Segreteria la ricevuta del pagamento della quota annua, comunque realizzata, ovvero provvederà al contestuale pagamento attraverso POS. Il personale di Segreteria apporrà nella propria ricevuta nome e cognome dei Soci che abbiano utilizzato questa forma di pagamento; Il personale di Segreteria porrà su campo verde i già esistenti dati del Socio presenti sul data base e ne chiederà conferma al Socio stesso, il quale provvederà a correggerli e/o ad integrarli; provvederà anche a riportare nel data base le indicazioni eventualmente fornite circa la disponibilità a collaborare; Il personale di Segreteria porrà nel data base la data di rinnovo e verificherà la presenza e la correttezza della data di prima iscrizione; Il personale di Segreteria apporrà il timbro di rinnovo nella tessera del Socio; Il personale di Segreteria consegnerà al Socio un badge, il cui numero sarà rilevato da un lettore ed immesso nella base dati.

5 Azioni elementari per le nuove iscrizioni all’Associazione
Il Socio compilerà la domanda di ammissione all’Associazione (ristrutturata da Vincenzo Boi). Personale in accoglienza fornirà il modello e darà chiarimenti in merito. Particolare cura sarà posta per la parte finale del foglio relativamente alla disponibilità alla collaborazione con l’Associazione; Il Socio darà il consenso al trattamento dei dati secondo l’informativa sulla Privacy. Personale in accoglienza fornirà il modello e darà chiarimenti in merito. Questi modelli, dei quali le persone in accoglienza forniranno copia, devono essere consegnati al personale di Segreteria e costituiranno condizione indispensabile per operare il rinnovo; Il Socio fornirà 2 fototessere agli addetti alla Segreteria; Il Socio fornirà quindi agli addetti alla Segreteria la ricevuta del pagamento della quota annua, comunque realizzata, ovvero provvederà al contestuale pagamento attraverso POS. Il personale di Segreteria apporrà nella propria ricevuta nome e cognome dei Soci che abbiano utilizzato questa forma di pagamento; Il personale di Segreteria provvederà a realizzare una tessera a cui darà un numero progressivo sulla base dell’ultimo utilizzato, la timbrerà e la consegnerà al Socio. Il personale di Segreteria porrà tutti i documenti relativi all’iscrizione in una bustina trasparente che verrà passata alla funzione di registrazione dei nuovi Soci; . Il personale di Segreteria consegnerà al Socio un badge, il cui numero sarà rilevato da un lettore ed immesso nella base dati. La funzione di registrazione di nuovi Soci caricherà tutti i dati in un apposito data base;

6 Attività operative per rinnovi/iscrizioni in ordine cronologico
Riunione del CDA con nuove figure: chi siamo noi e chi sono loro (lunedì 2 Settembre) Riunione del CDA per illustrazione del procedimento rinnovi/iscrizioni (mercoledì 4 Settembre) e convocazione incontri per 11 Settembre; Inviare il procedimento ed i modelli (iscrizione e informativa Privacy) attraverso uno scritto via mail ai Soci (Giovedì 5 Settembre) Inserire la procedura ed i modelli sul sito web (Giovedì 5 Settembre) Spiegare il procedimento ai Soci attraverso 2 specifici incontri, mattino e sera, Mercoledì 11 Settembre, con presenza degli addetti alla Segreteria, assunti da tale data; 6. Giovedì 12 Settembre accordare con i componenti CDA una ripartizione di presenze in accoglienza per il periodo 16 Settembre-31 Ottobre; Preparare i modelli in sala accoglienza e prevedere nella stessa l’ubicazione di una fotocopiatrice (entro Venerdì 13 Settembre) Preparare la sala iscrizioni in biblioteca (entro Venerdì 13 Settembre) Dare inizio alle nuove iscrizioni (da Lunedì 16 Settembre) Dare inizio ai rinnovi secondo la sequenza già sperimentata lo scorso anno ovvero: (vedi pagina successiva)

7 CALENDARIO RINNOVI DELLE ISCRIZIONI
(I NUOVI SOCI HANNO ISCRIZIONE TEMPORALMENTE LIBERA) 1° settimana Settembre        lettere A e B (rinnovi per altre lettere solo per chi si iscrive anche ai corsi di informatica)                                                                                               2° settimana (13-27 Settembre)      lettera C (rinnovi per altre lettere solo per chi si iscrive anche ai corsi di informatica)                           3° settimana (30 Settembre-4 Ottobre)   D,E,F,G,H,I,K (rinnovi per altre lettere solo per chi si iscrive anche ai corsi di informatica)                        4° settimana (7-11 Ottobre)   L,M 5° settimana (14-18 Ottobre)   N,O,P     6° settimana (21-25 Ottobre)     Q,R,S      INIZIO CORSI  e trasferimento Segreteria              7° settimana (28-31 Ottobre)        T,U,V,Z   8° e 9° settimana  (4-15 Novembre) eventuali iscrizioni e rinnovi in ritardo LE ISCRIZIONI ALL’ASSOCIAZIONE CHIUDONO PERTANTO IMPROROGABILMENTE VENERDI’ 15 NOVEMBRE 2019

8 Calendario di supporto in accoglienza
AL MATTINO ALLA SERA 16-set 17-set 18-set 19-set 20-set 23-set 24-set 25-set 26-set 27-set 30-set 01-ott 02-ott 03-ott 04-ott 07-ott 08-ott 09-ott 10-ott 11-ott 14-ott 15-ott 16-ott 17-ott 18-ott 21-ott 22-ott 23-ott 24-ott 25-ott 28-ott 29-ott 30-ott 31-ott Garantire la disponibilità dei moduli ai Soci; dare supporto alla loro compilazione; realizzare copia dei moduli quando sottoscritti