Napoli, 2 aprile 2009 Gianni Penzo Doria Università degli Studi di Padova Archivio Generale di Ateneo Il progetto AURORA e il protocollo informatico come.

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1 Napoli, 2 aprile 2009 Gianni Penzo Doria Università degli Studi di Padova Archivio Generale di Ateneo Il progetto AURORA e il protocollo informatico come risorsa strategica

2 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico L’acronimo di Aurora

3 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico I promotori Direzione Generale per gli archivi - Servizio III, poi II Associazione nazionale archivistica italiana - ANAI Università degli Studi di Padova

4 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Ridurre gli effetti negativi della mancanza di standard per la descrizione del corrispondente e la redazione dell’oggetto nel protocollo informatico La registrazione di protocollo è un atto pubblico (di fp) e il suo documento, il registro di protocollo, deve essere redatto con la solennità che merita, evitando pressapochismi e sciatterie. L’obiettivo principale

5 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico 11 dicembre 2007 Archivi 23, lancio dell’iniziativa 31 dicembre 2007 oltre 70 adesioni, ridotte a 40 11 gennaio 2008 DDA costitutivo Le date di avvio

6 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico 12 febbraio 2008: Bologna, 1ª riunione plenaria 16 aprile 2008: Milano, Sottogruppo corrispondente 24 aprile 2008: Roma, Sottogruppo oggetto 16 giugno 2008: Roma, Coordinatori 26 giugno 2008: Roma, 2ª riunione plenaria 22 settembre 2008: Ragusa, 3ª riunione plenaria 16 dicembre 2008: Roma, 4ª riunione plenaria Le riunioni nazionali

7 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Dal 15 ottobre al 15 novembre 2008 è stata messa a disposizione di tutti la bozza n. 6 di Aurora.  176 richieste  45 Aurora tester  ICA e Archivalia L’apertura alla comunità scientifica

8 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Foto di Giuseppe Menardi (Associazione Astronomica Cortina) scattata il 20 novembre 2003 e ceduta gratuitamente per Aurora www.cortinastelle.it La foto di Aurora

9 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Non più “mittente” o “destinatario”, ma corrispondente.  Mittente si usa solo per l’arrivo e destinatario solo per la partenza.  Il corrispondente si descrive (date determinate regole, l’operazione è procedurale)  L’oggetto si redige (l’operazione è intellettuale) Il lessico

10 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Si tratta di raccomandazioni, non di regole prescrittive.  7 Raccomandazioni di carattere generale  24 Raccomandazioni per il corrispondente  14 Raccomandazioni per l’oggetto  13 Raccomandazioni per il software La struttura

11 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Alcuni dati statistici:  1 anno di progetto  8 riunioni, tra gruppo e sottogruppi  40 amministrazioni pubbliche + ANAI  45 Aurora tester  69 Raccomandazioni  2.700 e-mail scambiate (*) Le statistiche di Aurora 1/2 (*) Nota interna: oltre 120.

12 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico  Ogni raccomandazione è stata rivista, corretta, modificata e integrata tra Gruppo e Aurora Tester una media di oltre 85 volte  Stimando una media (sottodimensionata) di 5 ore a testa per ogni versione, il tempo trascorso nei lavori delle riunioni plenarie e dei sottogruppi, Aurora è costata complessivamente oltre 180 giorni di “lavoro uomo” Le statistiche di Aurora 2/2

13 Cosa resta da fare?

14 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Il prof. Cortelazzo farà la revisione linguistica:  Semplificazione del testo  Indice di leggibilità La revisione linguistica

15 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico  5 marzo 2009 Rilascio della versione beta di Aurora (fino a “I regali”)  31 marzo 2009 Rilascio de “Il tramonto prima di Aurora (Protochorror)”  30 aprile 2009 Rilascio dell'Atlante diplomatico La revisione editoriale

16 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Mantova - Archivio di Stato, Scuola di APD 10 marzo 2009 Lecce - Università del Salento 27 marzo 2009 Napoli - Archivio di Stato (oggi!) 2 aprile 2009 Torino - Regione Piemonte 22 aprile 2009 Trieste - Archivio di Stato, Scuola di APD 27 aprile 2009 La disseminazione 2009

17 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Un’area dedicata agli operatori, dalla quale poter scaricare i materiali o i rispettivi link per la formazione interna e per la moltiplicazione culturale:  Allegato per il Manuale di gestione  Aurora in pillole  Slides e materiali per esercitazioni Sito web - Area dei materiali didattici www.unipd.it/archivio/progetti/aurora

18 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico ICA - Traduzione in inglese (Martignon) Archivalia - Traduzione in spagnolo (Pilar Garcìa) Le traduzioni di Aurora (da confermare, 2010)

19 Piccoli campi, grandi problemi

20 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Io stimo più il trovar un vero, benché di cosa leggiera, che ’l disputar lungamente delle massime questioni senza conseguir verità nissuna Galileo Galilei, 1609

21 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Con l’introduzione dell’informatica, l’assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard nella descrizione del corrispondente (mittente/destinatario) ha provocato: a) proliferazione di record contradditori o incompleti b) inefficienza nella ricerca c) perdita di dati storici relativi alla persona (fisica o giuridica) La definizione del problema: il corrispondente

22 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico L’assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard nella descrizione dell’oggetto provoca: a) iper-sintesi o iper-analisi b) inefficienza nella ricerca c) mediocrità nelle descrizioni d) 70 persone redigono 70 oggetti diversi La definizione del problema: l’oggetto

23 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico tempo incertezza ridondanze Gli effetti

24 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Nell’ambito del protocollo informatico (rectius, sistema di gestione informatica dei documenti), la redazione dell’anagrafica e la redazione dell’oggetto rappresentano un piccolo problema, ma non un problema piccolo. Un piccolo problema, però, che genera enormi effetti negativi sulla organizzazione e la ricerca documentale. Il perimetro di un piccolo problema

25 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Il corrispondente Il corrispondente (mittente nel caso di un documento in arrivo e il destinatario o i destinatari, nel caso di un documento in partenza o trasmesso agli uffici che afferiscono al medesimo protocollo), deve essere memorizzato in una apposita banca dati. La banca dati deve essere implementata in modo da consentire l’efficiente individuazione del soggetto, garantendo la normalizzazione dei dati inseriti.

26 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico

27 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Tiscali, in Località Sailletta

28 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico L’oggetto L’oggetto è il principale campo di ricerca strutturata (information retrieval) e quindi deve essere registrato con coerenza e attenzione. Bisogna trovare un equilibrio tra analisi e sintesi, tenendo presente la correttezza della lingua, come in un algoritmo. È un’operazione intellettuale, che non prevede la pedestre trascrizione dell’oggetto eventualmente presente. Serve agli organi di governo e di gestione per ragioni di conoscenza e di efficienza della macchina amministrativa.

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35 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Il ruolo strategico del protocollo «Nulla sfugge al protocollo; tutto vi si dispone in ordine per essere trattato e risolto, tutto vi si conclude. È lo schema della storia dell’ente» (Eugenio Casanova, 1928)

36 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico L’archivio come unicum 1/2 «[È un errore] non reputare archivio quella parte di esso che si viene formando giornalmente, di credere che l’ufficio di registratura sia cosa del tutto differente dall’archivio, come se la registrazione e spedizione delle pratiche in arrivo o in partenza fosse funzione del tutto distaccata da quella della distribuzione e conservazione delle medesime» (Eugenio Casanova, 1928)

37 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico L’archivio come unicum 2/2 «Sventuratamente [...] persiste l’idea che l’archivio corrente non abbia che fare coll’archivio, diciamo così, storico; che l’ufficio di protocollo non faccia parte dell’archivio in generale; e si discute con discreta prosopopea se si debba scindere l’archivio in due parti: delle quali l’una si preoccupi degli atti anteriori a una certa data, l’altra di quelli di giornata. In conseguenza, si propongono diversi trattamenti per l’uno e per l’altro, per la suppellettile dei medesimi, per il personale addettovi. Sono elucubrazioni, anche se dettate da benevolo interessamento, reazionarie e incompetenti, che dimostrano nei loro autori una insufficiente nozione di quel che sia un archivio» (Eugenio Casanova, 1928)

38 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico La gestione dei documenti (records management) 1/2 DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 1, lett. q) Insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati.

39 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico La gestione dei documenti (records management) 2/2 Norma UNI ISO 15489-1 Settore delle attività gestionali responsabile dell’efficiente e sistematico controllo della produzione, ricezione, mantenimento, uso e destinazione finale, incluse le operazioni per rappresentare e mantenere il valore probatorio e le informazioni circa le azioni e le attività in forma di documenti.

40 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Adempimenti strategici della normativa: i flussi documentali, il titolario e il massimario Le Pubbliche amministrazioni hanno ora l’obbligo di introdurre:  la gestione dei flussi documentali integrata con il protocollo informatico  il titolario di classificazione  il massimario di selezione  la fascicolazione dei documenti

41 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Direttiva PCM 28.10.1999 Il protocollo come sistema integrato La definizione e l’applicazione di sistemi di classificazione di archivio – a cura delle singole amministrazioni – rappresentano il presupposto indispensabile per la realizzazione e lo sviluppo dei sistemi di gestione informatica dei flussi documentali. L’obiettivo è la costruzione di un sistema integrato di informazioni sui documenti.

42 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico 3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di gestione informatica dei documenti. DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 64

43 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico 4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo. DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 64

44 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico 1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. (R) DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (1/3)

45 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico 2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente. (R) DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (2/3)

46 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico 3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito. (R) DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (3/3)

47 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 68 1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni.

48 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Grazie a: Maria Rosaria De Divitiis Carolina Belli Giuliana Ricciardi Rossana Spadaccini Angela Spinello Maria Antonietta Taglialatela

49 AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico Grazie per l’attenzione! Gianni Penzo Doria Università degli Studi di Padova - Archivio Generale di Ateneo gianni.penzo@unipd.it www.unipd.it/archivio/progetti/aurora