Dire & Fare 2004 Firenze, 14 ottobre 2004 Saletta azzurra, ore 9,30 Convegno In Comune con un clic Il progetto di egovernment di Impruneta. I primi dieci.

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2 Dire & Fare 2004 Firenze, 14 ottobre 2004 Saletta azzurra, ore 9,30 Convegno In Comune con un clic Il progetto di egovernment di Impruneta. I primi dieci mesi di attuazione dr. Antonio Le Donne Segretario generale Direttore generale segretario@comune.impruneta.fi.it Ing. Massimo Michelotti Responsabile sistemi informativi m.michelotti@comune.impruneta.fi.it Dire & Fare 2004 Firenze, 14 ottobre 2004 Saletta azzurra, ore 9,30 Convegno In Comune con un clic Il progetto di egovernment di Impruneta. I primi dieci mesi di attuazione dr. Antonio Le Donne Segretario generale Direttore generale segretario@comune.impruneta.fi.it Ing. Massimo Michelotti Responsabile sistemi informativi m.michelotti@comune.impruneta.fi.it

3 RIFLESSIONE SUGLI SVILUPPI FUTURI: da “chi fa che cosa” a “come si fa che cosa” 1.I nuovi orizzonti non sono più contrassegnati dall’ulteriore aumento del personale, ma dall’ottimizzazione delle risorse umane esistenti. 2.Il Comune è di fronte a un passaggio che porta dalla fase contrassegnata dalla necessità dell’aumento quali-quantitativo delle persone alla fase contrassegnata dalla necessità della razionalizzazione qualitativa dei procedimenti. 3. Sostanzialmente la fase è analoga a quella in atto a livello nazionale, dove è ormai tempo che si passi dalla logica della riforma delle leggi, alla logica della riforma dei processi: l’attenzione dei decisori strategici, dunque, si sposta da “chi fa che cosa” a “come si fa che cosa”.

4 DUE GRANDI PROGETTI LA COSIDDETTA RIVOLUZIONE COPERNICANA DELL’URP LA INFORMATIZZAZIONE INTEGRALE DELL’ATTIVITA’ COMUNALE DUE GRANDI PROGETTI LA COSIDDETTA RIVOLUZIONE COPERNICANA DELL’URP LA INFORMATIZZAZIONE INTEGRALE DELL’ATTIVITA’ COMUNALE

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7 Normativa di riferimento al momento del concepimento del progetto di egovernment (estate 2001) R.D. n. 35/1900 (abrogato con il DPR 428/98) Legge 15 marzo 1997 n. 59 DPR 10 novembre 1997 n. 513 Legge 6 giugno 1998 n. 191 Deliberazione AIPA 30 luglio 1998 n. 24 DPR 20 ottobre 1998 n. 428 Decreto PCM 8 febbraio 1999 DPR 8 marzo 1999 n. 70 Circolare AIPA 26 luglio 1999 n. 22 Direttiva PCM 28 ottobre 1999 DPCM 31 ottobre 2000 DPR 28 dicembre 2000 n. 445 Deliberazione AIPA 23 novembre 2000 n. 51 Deliberazione AIPA 13 dicembre 2001 n. 42 Circolare AIPA 7 maggio 2001 n. 28 Circolare AIPA 21 giugno 2001 n. 31

8 Direttiva Presidente Consiglio dei Ministri 28.10.1999 Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche ammministrazioni “….. occorre, inoltre, un ulteriore sforzo organizzativo, professionale e culturale che consenta di passare dalla concezione tradizionale di sistema informatico a quella di sistema informativo, consistente in un flusso di informazioni continuo e pluridirezionale, finalizzato a fornire il supporto conoscitivo alle attività decisionali.”

9 Direttiva Presidente Consiglio dei Ministri 28.10.1999 Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche ammministrazioni “.....Allorché, difatti, la gestione dell’insieme dei flussi informativi e, in particolare, documentali, viene affidata alla tecnologia informatica e telematica, questa non si presenta più quale mero strumento tecnico di automazione delle attività di ufficio (office automation) ma come vera e propria risorsa strategica, necessaria per la migliore efficacia delle politiche della singola amministrazione”

10 I livelli di realizzazione di un sistema di protocollo informatico e gestione dei procedimenti Ogni Amministrazione, in base alla propria situazione organizzativa tecnologica, dovrà valutare la possibilità di adottare uno dei seguenti approcci:  Nucleo minimo  Gestione documentale  Workflow procedimentali

11 Nucleo Minimo Cosa occorre: registrazione in un archivio informatico delle informazioni riguardanti un documento (numero, data, mittente/destinatario, oggetto, ecc.); segnatura sul documento delle informazioni riguardanti il documento stesso (numero, data, AOO); classificazione d’archivio per una corretta organizzazione dei documenti

12 Nucleo Minimo Cosa si ottiene: circoscrive l’obiettivo dell’intervento alla registrazione dei documenti e alla loro organizzazione nel sistema documentario; prende in considerazione solamente i documenti protocollati; coinvolge nel processo di informatizzazione esclusivamente l’Ufficio Protocollo; consente l’accesso in via informatica alle informazioni relative ai documenti, ma non ai documenti stessi.

13 Gestione Documentale Cosa occorre: registrazione con trattamento del documento informatico; assegnazione per via telematica al destinatario; gestione avanzata della classificazione dei documenti (gestione pratiche); collegamento dei documenti alla gestione dei procedimenti

14 Gestione Documentale Cosa si ottiene: privilegia l’obiettivo della creazione di patrimonio informativo; prende in considerazione tutti i documenti, non solamente quelli protocollati; coinvolge nel processo di informatizzazione tutti gli uffici; consente l’accesso in via informatica direttamente ai documenti.

15 Workflow procedimentale Cosa occorre: informatizzazione dei processi relativi ai flussi documentali in entrata, in uscita ed interni; integrazione con gli eventuali workflow relativi ai processi primari.

16 Workflow procedimentale Cosa si ottiene: privilegia l’obiettivo della razionalizzazione ed informatizzazione dei flussi documentali; prende in considerazione tutti i documenti, anche quelli relativi agli iter di processo; coinvolge nel processo di informatizzazione tutti gli uffici; consente l’accesso in via informatica agli iter di processo.

17 Sintesi dei vantaggi incrementali di ciascuna fase alla luce della gestione di un documento 1.Con il nucleo minimo si conosce che il documento esiste e quale sia la sua segnatura protocollare 2.Con la gestione documentale si conosce l’esistenza (e la segnatura) e si può vedere il documento 3.Con la gestione procedimentale si conosce l’esistenza e la segnatura del documento, lo si può vedere e si può seguirne l’iter nell’ambito del procedimento

18 Obiettivi del Progetto Protocollo Informatico ( Direttiva Ministero Innovazione Tecnologica) Migliorare l'efficienza interna delle amministrazioni attraverso l'eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali. Migliorare la trasparenza dell'azione amministrativa attraverso degli strumenti che consentano un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed i relativi documenti da parte dei soggetti interessati (cittadini ed imprese).

19 Obiettivi da attuare e attuati entro il 1° gennaio 2004 Individuazione delle Aree Organizzative Omogenee (AOO) Istituzione di un “Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi” Individuazione del Responsabile del “Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi” Nomina del Vicario del Responsabile Realizzazione o revisione del sistema di protocollo - nucleo minimo

20 Manuale di gestione È lo strumento che descrive e specifica le modalità di trattamento dei documenti cartacei e informatici del Comune

21 Titolario di classificazione È un sistema logico che gestisce la classificazione dei documenti permettendo di organizzarli in maniera omogenea

22 Requisiti di un sistema di gestione informatica dei documenti (DPR 445/2000) Le componenti innovative Cosa ha deciso introdotte dal DPR 445 il Comune di Impruneta Documento Informatico  Firma Digitale  Interoperabilità dei sistemi  Accesso esterno a documenti  Archiviazione documenti informatici  Attuare un sistema di gestione informatica dei documenti e dei procedimenti con questi requisiti significa attuare innovazione e non semplicemente automazione.

23 “IN COMUNE CON UN CLIC” Il progetto di informatizzazione integrale dei procedimenti comunali La filosofia del progetto: Oggettivizzazione Procedimentalizzazione Multicanalità L’informatizzazione integrale dei procedimenti si fonda su due processi interni all’ente e su un processo che coinvolge l’utenza esterna.

24 Il primo processo interno: DINAMICA DIPENDENTE  ENTE Attua l’“oggettivizzazione” del sapere comunale attraverso il trasferimento delle conoscenze dei dipendenti al database del sistema, nel senso che la conoscenza non è più legata alla persona fisica del dipendente, ma diventa patrimonio dell’ente, condivisibile da tutti.

25 Il secondo processo interno: DINAMICA ENTE  DIPENDENTE Interviene sul capitale umano messo in comune e su tutta l’attività istituzionale. Su tale sapere oggettivizzato agisce la “procedimentalizzazione automatizzata”, che costituisce una funzione di guida giornaliera, attimo per attimo, al lavoro degli operatori.

26 Il processo esterno: DINAMICA ENTE + DIPENDENTE  UTENTE Trae origine dall’instaurarsi dei due flussi interni all’ente. Esso consiste nell’attivazione di un altro importantissimo flusso bidirezionale che supera i confini della sede comunale: i vari interlocutori esterni (cittadini, aziende, enti, associazioni, pubbliche amministrazioni, ecc.), che interagiscono con il Comune mediante i numerosi canali messi a disposizione (“multicanalità”).

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28 La prima fase è stata l’individuazione del partner commerciale mediante una gara di appalto che si è conclusa a luglio 2003. Le caratteristiche principali del procedimento: Capitolato approvato con determinazione Lettera di invito a trattativa privata con gara ufficiosa Pluralità di sessioni di gara caratterizzate da “demo” illustrate da ciascuna ditta nell’ambito di quattro ore sulla base di una cinquantina di domande poste dalla Commissione LE FASI

29 La seconda fase, rappresentata dall’implementazione del sistema, può essere schematizzata in una serie di tappe, alcune delle quali sono già state raggiunte, mentre altre devono ancora essere realizzate LE FASI

30 Viene effettuato il censimento integrale di tutti i procedimenti amministrativi del Comune; I procedimenti amministrativi censiti vengono “tradotti” in linguaggio organizzativo (flow chart); Viene effettuata una ulteriore “traduzione” dei procedimenti dal linguaggio organizzativo al linguaggio informatico tramite il costruttore di procedimenti (iter builder); LE FASI segue la seconda

31 Viene gradualmente implementato il software di gestione dei procedimenti; Viene introdotta tutta la modulistica preformata connessa ai vari procedimenti memorizzati; Viene effettuata la fase di addestramento degli oltre cento utilizzatori, inclusi tutti gli amministratori che desiderano ricevere formazione in materia. LE FASI segue la seconda

32 Numero procedimenti amministrativi censiti: n. 602 Numero procedimenti amministrativi distinti per ufficio: E’ prevedibile che, sulla base della reingegnerizzazione dei processi, si verifichi una riduzione del numero dei procedimenti in quanto una parte di questi hanno natura trasversale, cioè interessano più uffici, e quindi possono, nella fase di primo censimento, essere stati indicati più volte con denominazione diversa.

33 LE FASI ATTIVATE Saranno necessari altri due anni per completare il progetto, ma ecco ciò che è stato compiuto nei primi dieci mesi del 2004: * il 1° gennaio avvio del protocollo elettronico; * il 21 gennaio avvio dei procedimenti informatizzati di delibere e determine; * a marzo acquisizione delle due prime due firme digitali (segretario e vicesegretario) in attesa che la Regione venda le altre richieste * l’11 ottobre avvio ufficiale dell’acquisizione ottica * l’11 ottobre avvio ufficiale, tramite il sito web comunale, dell’accessibilità all’albo pretorio con la possibilità di visualizzare e scaricare le deliberazioni del Consiglio comunale e della Giunta, le determinazioni dirigenziali, i decreti e le ordinanze * l’11 ottobre avvio, tramite il sito web comunale, del servizio di segnalazioni on line * il 14 ottobre avvio di alcuni servizi riservati ai consiglieri comunali (atti preparativi alle sedute del consiglio comunale, risposte ad interrogazioni ed interpellanze pubblicate sul sito web, mozioni, ordini del giorno) * il 18 ottobre avvio ufficiale del portale interno * entro il 31 ottobre avvio degli altri procedimenti selezionati e verifica delle condizioni di avvio della posta elettronica certificata..

34 I VANTAGGI (prima parte) 1.l’introduzione del protocollo informatico, come imposto dalla normativa in vigore (D.P.R. 428/98, D.P.R. 445/2000) a decorrere dal 1° gennaio 2004; 2.la digitalizzazione di tutti i futuri archivi e la conseguente progressiva riduzione della veicolazione su carta della documentazione amministrativa (acquisizione ottica);

35 I VANTAGGI (seconda parte) 3.l’introduzione della firma digitale; 4.la compatibilità con le condizioni per l’interoperabilità tra le pubbliche amministrazioni;

36 I VANTAGGI (terza parte) 5.l’assistenza al controllo strategico degli amministratori e al controllo direzionale da parte dei responsabili: sarà possibile raccogliere informazioni oggettive per la banca-dati del sistema permanente di valutazione dei dirigenti e dei dipendenti, monitorare in tempo reale tutti i procedimenti attivi e misurarne i tempi di attuazione, oltre a predisporre e a verificare in modo semplificato il PEG il PDO;

37 I VANTAGGI (quarta parte) 6.l’accesso immediato a tutte le informazioni per consentire all’U.R.P. e a tutti i dipendenti di dare risposte in tempo reale alle richieste dei cittadini, delle aziende e dei professionisti, che potranno avviare il procedimento “da casa”, utilizzando la multicanalità per l’interazione con il Comune e le sue informazioni (U.R.P., portale Internet, posta elettronica, ecc.).

38 IL PORTALE INTERNO prima parte intranet comunale Nel corso del 2004 il Comune di Impruneta, utilizzando software free ware, ha progettato un Portale Interno (intranet) Si tratta innanzitutto dell’ambiente nel quale ciascun operatore si troverà a lavorare non appena acceso il proprio pc. In esso saranno reperibili tutti gli “attrezzi del mestiere”: applicativi software, normativa esterna e interna, informazioni, link utili, rubriche, rassegna stampa quotidiana, messaggi e news. Le news saranno prodotte direttamente dai vari operatori e messe a conoscenza di tutti i destinatari dopo che l’amministratore interno del portale (l’Ufficio di direzione) avrà vagliato la loro congruenza rispetto alle finalità dello strumento.

39 IL PORTALE INTERNO seconda parte intranet comunale Tra le utilità del portale troviamo: Strumenti: Protocollo, gestione documenti e procedimenti; Albo pretorio; Banche Dati; Elenco telefonico e di posta elettronica; accesso File Server; Liste di distribuzione e.mail. News Rassegna Stampa Pubblicazione di News suddivise per argomenti; Novità dell’ente; Notizie Sindacali; Comunicazioni Eventi. Sondaggi tra gli utenti del portale Indirizzi Internet (Elenco di Web-Links di interesse per i dipendenti suddivisi per argomento). Archivio Documenti: Regolamenti; Statuto; atti fondamentali dell’ente (Bilancio, PEG, PDO, Piano assunzioni, ecc) Delibere collegate a Statuto, regolamenti, atti fondamentali.

40 HOME PAGE DELLA INTRANET COMUNALE

41 INTRANET COMUNALE

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43 ESEMPIO DI PROTOCOLLO IN INGRESSO CON INDIVIDUAZIONE DEL PROCEDIMENTO

44 PROCEDIMENTO DI BILANCIO prima parte Diagramma di Flusso in linguaggio organizzativo

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46 Il sito web del Comune di Impruneta Un esempio di concept site La home page del sito web del Comune di Impruneta è stata progettata in tre distinte ma comunicanti parti: 1. La colonna a sinistra contiene le informazioni concernenti l’interno del comune inteso come apparato 2. La colonna destra contiene le informazioni concernenti l’esterno del comune inteso come territorio 3. La parte centrale contiene le informazioni scambiate tra questi due mondi comunicanti

47 HOME PAGE DEL SITO WEB COMUNALE

48 Soggetti e oggetti dei servizi on line attivi a ottobre 2004 Cittadini: accesso all’albo pretorio virtuale e al servizio segnalazioni Imprese: accesso all’albo pretorio virtuale, al servizio segnalazioni e a pagoclic Pubbliche amministrazioni: accesso all’albo pretorio virtuale e al servizio segnalazioni Consiglieri comunali: accesso all’albo pretorio virtuale, al servizio segnalazioni e all’area riservata di gestione degli ordini del giorno del consiglio comunale

49 PAGINA DI ACCESSO DELL’UTENTE DALLA HOME PAGE DEL SITO WEB COMUNALE

50 Antonio Le Donne