Area Ricerca - Università di Verona1 PRIN 2009 MANUALE INTERNO per la gestione amministrativo-contabile dei programmi di ricerca di interesse nazionale.

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1 Area Ricerca - Università di Verona1 PRIN 2009 MANUALE INTERNO per la gestione amministrativo-contabile dei programmi di ricerca di interesse nazionale 2009

2 Area Ricerca - Università di Verona2 NOVITA PRIN 2009 Il contributo MIUR è fissato nella misura esatta del 70% dei costi ritenuti congrui Viene garantito, per ogni progetto finanziato, un contributo non inferiore all80% dellammontare richiesto o giudicato necessario costo massimo di progetto richiesto di 500.000 totale flessibilità nella fase di gestione Introduzione del criterio del full cost I mesi persona indicati in domanda valgono ai soli fini del preventivo di costo; a consuntivo saranno conteggiati i mesi effettivamente rendicontati Audit interni centrali negli Atenei

3 Area Ricerca - Università di Verona3 Caratteristiche dei progetti Da una a più unità operative, sotto la responsabilità di un docente/ricercatore (non esiste più un numero massimo). In ogni unità operativa, oltre che al responsabile, possono essere presenti altri docenti/ricercatori/tecnici strutturati (previo assenso, potendo partecipare ad un solo progetto per bando), ed eventualmente anche assegnisti/dottorandi (previo assenso, ma potendo partecipare a più progetti) Non può partecipare al bando chi risulti già inserito in progetti finanziati nel PRIN 2008, per favorire il rispetto del principio di alternanza; inoltre chi parteciperà a progetti finanziati, non potrà presentare progetti (né partecipare a progetti) nel bando PRIN successivo.

4 Area Ricerca - Università di Verona4 Caratteristiche dei progetti Il coordinatore di progetto dovrà necessariamente coincidere con uno dei responsabili scientifici di unità operativa, ed avrà la responsabilità scientifica dellintero progetto. La gestione operativa dei contributi assegnati ad ogni unità di ricerca rientrerà nellambito della responsabile autonomia di ogni singola unità, nel rispetto dei regolamenti interni di amministrazione, finanza e contabilità

5 Area Ricerca - Università di Verona5 Sostituzione del responsabile di Unità NON ESISTE PIU IL VICE-RESPONSABILE. La sostituzione (per cessazione dal servizio, prolungato impedimento o trasferimento in altra sede) prevede la seguente procedura: Motivata proposta formulata dallo stesso responsabile Ovvero, nellimpossibilità a provvedere da parte del responsabile, da parte del coordinatore del progetto Acquisizione del parere del coordinatore (non necessario in caso di proposta formulata dallo stesso coordinatore) Valutazione da parte del MIUR, delle motivazioni addotte ed eventuale concessione dellautorizzazione In ogni caso, il responsabile sostituito non potrà partecipare al successivo bando PRIN, per garantire il rispetto dellalternanza, né il sostituto potrà far parte di altro progetto del bando PRIN in corso o di quello precedente o successivo

6 Area Ricerca - Università di Verona6 Trasferimento del responsabile di U.O. Il trasferimento potrà comportare: o il trasferimento dei fondi del progetto dallAteneo di origine allAteneo di destinazione, secondo la seguente procedura: Motivata proposta formulata dal responsabile di unità operativa Acquisizione del parere del coordinatore del progetto Acquisizione dellassenso degli Atenei interessati (con certificazione di disponibilità risorse da parte dellAteneo di destinazione) Valutazione, da parte del MIUR, delle motivazioni addotte ed eventuale concessione dellautorizzazione OPPURE

7 Area Ricerca - Università di Verona7 Trasferimento del responsabile di U.O. OPPURE la sostituzione del responsabile di unità operativa nellAteneo originario, secondo la seguente procedura: Motivata proposta formulata dal responsabile di unità operativa Acquisizione del parere del coordinatore di progetto Acquisizione dellassenso del sostituto Valutazione da parte del MIUR, delle motivazioni addotte ed eventuale concessione dellautorizzazione In ogni caso, il responsabile sostituito non potrà partecipare al successivo bando PRIN, per garantire il rispetto dellalternanza, né il sostituto potrà far parte di altro progetto del bando PRIN in corso o di quello precedente o successivo

8 Area Ricerca - Università di Verona8 Modifiche del personale partecipante Lelenco nominativo del personale associato al progetto sarà contenuto, per ogni unità operativa, in apposita scheda messa a disposizione sul sito Cineca (una scheda per ogni responsabile di unità) Inserimenti e cancellazioni di personale che non rivestano il ruolo di responsabili di unità operative saranno consentiti in qualsiasi momento (fino alla conclusione del progetto) senza necessità di preventiva autorizzazione da parte del MIUR Per il rispetto del principio di alternanza, tuttavia, il personale inserito allatto della presentazione della domanda o in fase di esecuzione del progetto, ancorchè escluso nel corso del primo anno, non potrà comunque presentare alcun progetto, o partecipare ad esso, nel bando successivo, né potrà far parte di alcun progetto del bando precedente o di quello in corso. Analogamente, sempre per il rispetto del principio di alternanza, nessuna unità di personale potrà essere inserita in progetto, se partecipante ad un progetto PRIN dellanno precedente

9 Area Ricerca - Università di Verona9 Cofinanziamento Atenei Il cofinanziamento degli Atenei è assicurato mediante valorizzazione del tempo dedicato al progetto dal personale, dipendente e non già operante presso gli Atenei fino ad un massimo del 30% del costo.

10 Area Ricerca - Università di Verona10 Aspetti economico finanziari Le spese sostenute in quota parte coi fondi PRIN ed in quota parte con altri fondi specifici per il finanziamento di progetti (quali FAR, FIRB, ecc) potranno essere imputate al progetto solo per la parte a crico dei fondi PRIN. Le spese sostenute in quota parte con i fondi PRIN ed in quota parte con fondi propri potranno invece essere imputate al progetto e poi rendicontate per lintero ammontare A consuntivo, queste spese concorreranno alleventuale cofinanziamento, ove le spese di personale interno non siano sufficienti; altrimenti, comporteranno semplicemente un incremento del costo del progetto (e di conseguenza del cofinanziamento di Ateneo)

11 Area Ricerca - Università di Verona11 Aspetti economico finanziari Condizione necessaria per limputazione di una spesa al progetto PRIN sarà la sua effettiva effettuazione e la sua collocazione temporale compresa tra la data di approvazione del progetto e la data di scadenza del progetto (inerenza temporale) Tutte le voci di spesa (comprese quelle pari a zero in sede di rideterminazione) potranno subire variazioni in aumento o diminuzione (non sono fissati limiti) Il costo complessivo rendicontato a consuntivo potrà subire variazioni in aumento o diminuzione rispetto a quanto preventivato in sede di rideterminazione: se fissato in aumento, il contributo del MIUR, resterà in ogni caso fissate al limite massimo stabilito in sede di rideterminazione; se in diminuzione, invece, il contributo del MIUR sarà ricalcolato nella misura massima del 70% di quanto effettivamente rendicontato (si procederà a recupero)

12 Area Ricerca - Università di Verona12 Aspetti economico finanziari Gli assegnisti di nuova assunzione (cioè con data di decorrenza dellassegno non anteriore alla data di approvazione del progetto PRIN) saranno a carico del progetto solo fino alla data di scadenza dello stesso Per tutti i docenti componenti dellunità di ricerca e gli assegnisti già acquisiti prima della data di approvazione del progetto PRIN con fondi propri, diversi dai fondi PRIN e da altri fondi specifici per il finanziamento di progetti non potranno essere previsti compensi, ma solo i costi relativi alla valorizzazione dei mesi persona, nei limiti del 30% di cofinanziamento Ateneo, nonché i rimborsi per le spese sostenute (e regolarmente documentate) per viaggi/missioni connessi con lo svolgimento del progetto.

13 Area Ricerca - Università di Verona13 VOCI DI SPESA Personale Spese generali Attrezzature, strumentazioni e prodotti software Servizi di consulenza e simili Altri costi di esercizio

14 Area Ricerca - Università di Verona14 SPESE DI PERSONALE Saranno considerate ammissibile le spese relative alle varie figure così come specificato, con lavvertenza che le voci A.1, A.2 e A.3 contribuiranno a formare il cofinanziamento dellAteneo nel limite del 30% del costo del progetto, mentre la voce A.4 riguarda il personale acquisito direttamente per il progetto. Tutto il costo di tutto il personale sarà utilizzato dal sistema per il calcolo del 60% di Spese Generali

15 Area Ricerca - Università di Verona15 SPESE DI PERSONALE A.1 – Personale dipendente Questa voce potrà comprendere il personale con contratto a tempo indeterminato o a tempo determinato dipendente dallAteneo cui afferisce lunità di ricerca, che risulti direttamente impegnato nellattività di ricerca. Il costo relativo sarà determinato in base allimpegno temporale dedicato al progetto e sarà valorizzato come di seguito indicato: Per ogni persona impegnata nel progetto sarà preso come base il costo effettivo annuo lordo; sarà successivamente determinato il costo mensile lordo semplicemente dividendo il costo annuo lordo per il numero di mesi lavorativi annui (calcolati su 1500 ore su 12 mesi) Il costo da imputare al progetto sarà ottenuto moltiplicando il costo mensile lordo per il numero di mesi persona effettivamente dedicati al progetto E escluso il personale amministrativo, anche se occupato in attività di funzionalità organizzativa

16 Area Ricerca - Università di Verona16 SPESE DI PERSONALE A.2 – Personale dipendente da altri Atenei/Enti I costi relativi a tale voce potranno comprendere anche quelli del personale dellunità di ricerca che risulti dipendente da altra Università, nonché quelli relativi al personale di qualunque provenienza, che risulti comandato o distaccato presso lUniversità cui afferisce lunità di ricerca (sono esclusi ad es. gli insegnanti di scuola media superiore, o comunque personale dipendente da altre entità giuridiche) Il costo ammissibile sarà determinato secondo le stesse procedure del punto A.1

17 Area Ricerca - Università di Verona17 SPESE DI PERSONALE A.3 – Personale non dipendente Questa voce potrà comprendere il personale che (esclusivamente e direttamente con luniversità cui afferisce lunità di ricerca) risulti titolare di: Contratto di lavoro a progetto o di collaborazione coordinata e continuativa (già acquisito con fondi propri liberi) (pre 240/10) Assegno di ricerca/dottorato di ricerca (già acquisito con fondi propri liberi) Borsa di studio (già acquisita con fondi propri liberi) (pre 240/10)

18 Area Ricerca - Università di Verona18 SPESE DI PERSONALE A.4 – Personale a contratto da destinare a questo specifico progetto Questo personale dovrà essere direttamente impegnato nelle attività di ricerca I contratti ed i bandi dovranno contenere, in linea generale, lindicazione delloggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attività da svolgere e delle eventuali modalità di esecuzione

19 Area Ricerca - Università di Verona19 SPESE GENERALI Si tratta di costi indirettamente connessi con lo svolgimento dei progetti di ricerca, non collocabili nelle altre voci di spesa, ad esempio: Costi per funzionalità organizzativa (direzione generale, contabilità generale, personale di segreteria e di supporto ecc.) Costi per funzionalità ambientale (pulizia, energia, illuminazione, riscaldamento, acqua, lubrificanti, gas ecc.) Costi per funzionalità operativa (posta, telefono, cancelleria, fotocopie, abbonamenti, assicurazioni, informazione e pubblicità, manutenzioni, missioni e viaggi in Italia, biblioteca e pubblicazioni ecc.) Costi per corsi, convegni, congressi, mostre e fiere il cui svolgimento sia successivo alla data di scadenza del progetto Costi relativi a immobili, impianti e attrezzature (ammortamenti, manutenzione ordinaria e straordinaria ecc.)

20 Area Ricerca - Università di Verona20 SPESE GENERALI Sono riconosciute in misura forfetaria, pari al 60% dellammontare dei costi relativi a tutto il personale Trattandosi di un forfait, non è necessario che in sede di rendicontazione sia predisposta per tale voce apposita documentazione Non è escluso che possano ricadere nellambito di questa voce anche altri costi (non espressamente previsti), e che tale voce possa essere utilizzata anche per coprire fabbisogni legati alle nuove modalità di rendicontazione del personale non dipendente e delle attrezzature

21 Area Ricerca - Università di Verona21 Attrezzature, strumentazioni e prodotti software In questa voce dovranno essere inserite le attrezzature, le strumentazioni ed i prodotti software di nuovo acquisto (non esistenti cioè presso la singola unità di ricerca alla data di approvazione del progetto) Il costo da imputare al progetto (importo di fattura al lordo dellIVA, più imballo, trasporto, installazione ed eventuale dazi doganali) si ricava con lapplicazione della seguente formula: C=(M/T)XF M= mesi di utilizzo effettivo nellambito del progetto T= tempo di deprezzamento pari a 36 mesi F= costo indicato in fattura Nel caso in cui le attrezzature, strumentazioni e prodotti software siano utilizzati contemporaneamente anche in altri progetti il costo dovrà essere corretto con la percentuale di utilizzo I calcoli in sede di rendicontazione finale, saranno effettuati direttamente dal CINECA; sarà sufficiente indicare il costo F, la data della fattura e leventuale percentuale di utilizzo

22 Area Ricerca - Università di Verona22 Servizi di consulenza e simili In questa voce devono essere rendicontate tutte le attività commissionate dallunità di ricerca e svolte da altri soggetti, per servizi non reperibili in ateneo: Consulenze e/o collaborazioni scientifiche regolate da apposito atto di impegno giuridicamente valido Rimborsi per viaggi e soggiorni dei consulenti scientifici purchè preventivamente autorizzate e/o richieste dal responsabile dellunità di ricerca, anche nel caso in cui la consulenza venga prestata a titolo gratuito Prestazioni di servizi di tipo non scientifico Acquisizione di brevetti, know-how, diritti di licenza

23 Area Ricerca - Università di Verona23 Altri costi di esercizio In questa voce debbono essere rendicontate le spese per lacquisto di materie prime, componenti, semilavorati, materiali di consumo specifico (per esempio reagenti), per colture ed allevamento, nonchè quelle per corsi, congressi ecc. il cui svolgimento avvenga nel periodo di vigenza del progetto Possono essere rendicontate in questa voce anche le missioni allestero (sempre che la stessa sia autorizzata dal responsabile di unità e formalizzata secondo regolamenti interni)

24 Area Ricerca - Università di Verona24 Altri costi di esercizio Non possono rientrare invece in questa voce, in quanto già compresi nel forfait delle spese generali, i costi dei materiali minuti necessari per la funzionalità operativa (attrezzi di lavoro; minuteria metallica ed elettrica; vetreria non specifica; articoli per la protezione del personale CD e simili per computer; carta per stampanti; toner; cancelleria, come guanti, occhiali, ecc;, ecc.) né quelli per lacquisto di mobili e/o arredi.

25 Area Ricerca - Università di Verona25 VARIE Non è più necessaria alcuna CERTIFICAZIONE Dopo lapprovazione dei progetti, il contributo totale assegnato ad ogni progetto sarà comunicato al relativo coordinatore, che opererà la suddivisione dei contributi tra le diverse unità operative Il MIUR dopo la suddivisione dei fondi, comunicherà ai Rettori, ciascuno per la parte di propria competenza, la quota di finanziamento spettante ad ogni unità operativa In nessun caso sarà consentito apportare modifiche agli obiettivi originari del progetto; sarà sempre consentita, invece, leventuale ridefinizione dei compiti delle unità I finanziamenti ministeriali verranno erogati in ununica soluzione

26 Area Ricerca - Università di Verona26 Relazioni scientifiche finali Non sono previste relazioni intermedie La relazione scientifica conclusiva, che dovrà contenere lelenco dettagliato delle pubblicazioni e degli altri prodotti scientifici realizzati, sarà trasmessa allANVUR entro 90 giorni dalla conclusione del progetto Per ogni area scientifica la Commissione di Garanzia provvederà ad individuare uno o più esperti di settore cui sarà affidata la valutazione scientifica ex-post dei progetti Anche tali valutazioni saranno trasmesse allANVUR Di tali valutazioni, rese pubbliche, si terrà conto per successive assegnazioni di fondi

27 Area Ricerca - Università di Verona27 Rendiconti finali La rendicontazione contabile sarà effettuata, nel rispetto del criterio di cassa (i titoli di spesa dovranno essere emessi entro la scadenza del progetto, e pagati, al massimo entro la data di presentazione della relazione finale), Il MIUR provvederà ad effettuare verifiche a campione delle rendicontazioni, dopo il ricorso ad audit interni, da parte dei competenti organi interni centrali Il MIUR potrà richiedere, ove necessario, direttamente agli atenei interessai, copie conformi delle relative documentazioni contabili Sarà assicurato il criterio delladeguatezza del campione relativo ai controlli MIUR (non meno del 10% dei progetti finanziati per un importo almeno pari al 10% del finanziamento ministeriale), assicurando al contempo lesistenza di un numero minimo di verifiche per ogni ateneo e per ogni area scientifica

28 Area Ricerca - Università di Verona28 Rendicontazione finale Condizione necessaria per limputazione di una spesa (qualunque essa sia) al progetto PRIN sarà la collocazione temporale compresa tra la data di approvazione del progetto e la data di scadenza del progetto La rendicontazione contabile sarà effettuata, nel rispetto del criterio di cassa, mediante apposita procedura telematica, dai responsabili di unità e dal Coordinatore nazionale (che ne assumeranno, ognuno per la propria parte, la relativa responsabilità) entro 60 giorni dalla conclusione del progetto I titoli di spesa dovranno essere emessi entro e non oltre la data di scadenza del progetto

29 Area Ricerca - Università di Verona29 Audit Gli audit interni centrali avranno lo scopo di attestare la conformità alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative Il controllo del MIUR sarà svolto (presso le strutture centrali individuate dagli atenei) sulle relative documentazioni contabili (originali o copie conformi), e potrà interessare un insieme di progetti o la totalità dei progetti svolti da quellAteneo per il bando 2009 In caso di accertata difformità delle rendicontazioni e/o delle attestazioni alle norme di legge e regolamentari, il MIUR adotterà gli opportuni provvedimenti nei confronti degli Atenei responsabili