Sistema multi piattaforma per la Gestione delle presenze

Presentazione sul tema: "Sistema multi piattaforma per la Gestione delle presenze"— Transcript della presentazione:

1 Sistema multi piattaforma per la Gestione delle presenze

2 Una vera Gestione delle presenze
Una gestione delle presenze moderna si deve inserire in realtà complesse, integrarsi con altri sistemi in aree applicative complementari o collegate, … non limitarsi ad una semplice rilevazione delle timbrature. Integrazione una qualità che fa la differenza.

3 Acquisizione delle timbrature

4 Integrazione con il mondo aziendale
PAGHE E STIPENDI PRODUZIONE Si integra con il portale Web aziendale tramite l’infopoint. Fornisce i dati per il controllo di gestione Supporta la produzione nella pianificazione delle risorse. Si integra con i programmi paghe e stipendi più diffusi CONTROLLO DI GESTIONE PORTALE AZIENDALE

5 Tecnologia del prodotto
IBM iSeries400, in ambiente nativo con RDBMS DB2 IBM, sviluppato con linguaggio RPG/400 MICROSOFT WINDOWS NT/2000/XP con RDBMS ORACLE, sviluppato con linguaggio COBOL ANSI WEB Oriented, è possibile utilizzarlo via Internet in modalità ASP (Application Solution Provider)

6 Modularità del prodotto
COLLEGAMENTO CON LETTORI DI BADGE ( ) GESTIONE E RILEVAZIONE DELLE PRESENZE ( ) STORICO MALATTIE E GIUSTIFICAZIONE RAPIDA ( ) GESTIONE E PRENOTAZIONE MENSA ( ) PIANIFICAZIONE RISORSE NEI CENTRI DI COSTO ( ) STORICO CENTRI DI COSTO ( ) GESTIONE ACCUMULI E BANCA ORE ( ) TURNI SOVRAPPOSTI E ALTERNATIVI ( ) INTEGRAZIONE CON PAGHE “STP” DI SCT ITALIA ( ) CREAZIONE DATI PER PAGHE E STIPENDI (6510-A03) TRASMISSIONE DATI A PAGHE ESTERNE ( ) INFO POINT ( ) FPO - FOGLIO PRESENZE ON LINE (6510-FPO)

7 Obiettivi del progetto
Ridurre la manualità: risolvendo in modo automatico, tramite apposite regole e funzioni, le “anomalie” di orario riscontrate giornalmente; Eliminare le code di lavoro a fine mese: gestendo gli eventi in modo preventivo o nel momento in cui si manifestano, senza vincoli operativi; Decentrare il lavoro: consentendo la distribuzione di attività e responsabilità ai diversi responsabili di area. La gestione della riservatezza e di appositi sottomenù consentono di definire ambienti sicuri e semplificati; Adattabilità: progettando, tipologie d’orario, turnazioni, comportamenti retributivi, metodi di controllo timbrature, … in modo che ogni Azienda, autonomamente, si possa costruire la SUA gestione delle presenze; Sicurezza: garantendo la non violabilità e l’affidabilità del dato e rendendo disponibili diversi livelli di autorizzazione alla gestione e visualizzazione dell’informazione;

8 Obiettivi del progetto
Interagire con le Paghe: diventando di fatto l’interfaccia principale verso il programma paghe e stipendi utilizzato, si può ottenere, di fatto, la compilazione automatica del cedolino (es. voci paga ad ore, a quantità o ad importi, malattie, istituti contrattuali, …) Supportare il controllo di gestione: fornendo interrogazioni e stampe analitiche e generando archivi disponibili per applicazioni di analisi dei dati (Brio ONE o altri prodotti di business Intelligence, ma anche Excel, Word, Access, etc ); Modularità: consentendo un inserimento graduale in Azienda e verso gli utenti; Hardware indipendente: - dal lato delle timbrature, non essendo vincolato a strumentazioni specifiche ma potendo acquisire l’informazione della timbratura da ogni tipo di strumento o applicazione; - da lato dell’ambiente di utilizzo, offrendo diverse alternative (iSeries IBM, Microsoft Windows, ASP);

9 Caratteristiche del prodotto
Estroverso Dai rilevatori alle paghe Aperto Rispettoso del “modus operandi” Aziendale E’ possibile impostare il programma in modo da rispettare il modo di operare del cliente Realizzato con standard definiti e rilasciato in un’unica versione Industrializzato Personalizzabile Modificabile sulla base delle richieste del cliente Non utilizza formule ma semplici domande Tabellare Si aggiorna continuamente recependo le esigenze del cliente sia applicative che tecnologiche. Attuale Scalabile Da uno a n dipendenti, da uno a n utenti, da una a n aziende.

10 Caratteristiche del prodotto
QUALITA’ UTILITA’ BENEFICI Orientato al Cliente Rispecchia il modo di operare del cliente Intuitivo Utilizza Lettori di badge esistenti Riduce i tempi di avviamento Risparmio € Risultati rapidi Tabellare Non usa formule ma semplici domande Rende autonomo il cliente Rapida soluzione di nuovi eventi Scalabile Adatto ad ogni dimensione aziendale Cresce con il cliente Protezione dell’investimento Sempre attuale Realizzato secondo standard definiti Sempre aggiornato Novità tecnologiche e normative senza traumi Nessuna incognita

11 Caratteristiche del prodotto
QUALITA’ UTILITA’ BENEFICI Collaborativo Storicizza tutti gli eventi Le informazioni sono sempre disponibili e condivisibili Il cliente può fare confronti temporali Maggiore efficienza Ha come fine il cedolino Non solo rilevazione ma anche retribuzione Informazioni inserite una sola volta Risparmio di tempo a fine mese Regole aziendali applicate alla paga Dialoga con ogni programma paghe Predisposto alla integrazione Valorizza il pgm paghe in uso Migliora la comunicazione con il consulente Maggiore efficienza Risparmio € Supportato Tecnicamente E’ soprattutto un servizio Personalizzabile Risposte tempestive Tranquillità Sicurezza

12 Funzioni principali COLLEGAMENO CON LETTORE DI BADGE: Acquisizione timbrature Restituzione dati a terminale Le variabili dipendente consentono in funzione delle esigenze dell’azienda di definire delle informazioni che si vogliono gestire a livello di anagrafica dipendente (vestiario, auto aziendale, telefono, …). E’ possibile predisporre un numero pressoché illimitato di orari-turni sulla base di un calendario aziendale In presenza di dispositivi idonei, possono essere restituite informazioni utili al dipendente (ferie residue, ritardi, …), o all’azienda come ad es. comunicazioni di servizio.. Un orario può essere definito ad personam, ma è consigliabile l’utilizzo di profili di orario, che consentono di raggruppare per tipologia di orario più persone (impiegati, operai, turnisti, …). Possibilità di gestire una scheda per singolo dipendente, dove si possono imputare delle note codificate dall’utente. (es. corsi di formazione, aumenti, richiami, ecc.). Il tutto viene poi automaticamente storicizzato per contribuire a creare la scheda personalizzata del dipendente Può essere gestito nell’anagrafica il fatto che il dipendente è un trasfertista, in tal caso viene giustificata automaticamente l’assenza e si ha il superamento dell’anomalia, nell’attesa di imputare successivamente le ore lavorate. Anticipi o ritardi di timbrature vengono retribuiti o detratti sulla base di tolleranze stabilite per tipo di orario. Al di fuori dei criteri di flessibilità predisposti è consentito per dipendente il recupero positivo o negativo a livello giornaliero o mensile E’ possibile gestire più aziende e per ogni azienda più filiali, per ognuna di queste è possibile definire parametri specifici La pausa mensa può essere considerata in automatico oppure tramite timbratura, con impostazione del tempo di mensa anche con intervalli flessibili. E’ anche possibile tramite timbratura conteggiare il numero dei pasti per il relativo addebito nel cedolino. Sono gestite le ore diurne e notturne e a scelta si possono automaticamente retribuire oppure validare successivamente. Si può effettuare una compensazione giornaliera o mensile con i ritardi ed è gestito automaticamente il contributo aggiuntivo INPS Sono gestibili il part-time, il ciclo continuo e discontinuo, ogni tipologia di turno con ricorsività massima di 14 settimane MODULO BASE (Amministrazione) : Gestione Multiaziendale Sviluppo orari-turni di lavoro Tipi di rapporto Profili orario Scostamenti da orari Pausa mensa e mensa flessibile Straordinari, maggiorazioni e indennità Trasferte Variabili dipendenti, gestione circolari Storico dipendenti

13 Sono gestiti tutti gli istituti d’interesse dell’utente: Ferie
Funzioni principali GESTIONE TURNI: Gestione turni sovrapposti Gestione turni alternativi Sono gestiti tutti gli istituti d’interesse dell’utente: Ferie Permessi Ex festività Ecc.. Consente di associare ai giustificativi, dei contatori che saranno implementati automaticamente. E’ anche possibile fissare dei limiti minimi e massimi per ogni campo di accumulo. E’ possibile immettere i giustificativi di lunga assenza del dipendente, direttamente dalla gestione giornaliera. Questo anche se l’intervallo risulta a cavallo di mese o più. Permette di rilevare lo spostamento del dipendente tra i vari centri di costo, ottenendo lo storico delle ore lavorate per singolo centro di costo. Consente di pianificare lo spostamento di turno di un dipendente per determinati periodi, senza dover intervenire giornalmente o in anagrafica. Funzione che permette ai responsabili di reparto di pianificare il proprio gruppo di dipendenti, anche con spostamenti tra i vari reparti/centri di costo. Al caricamento del giustificativo di malattia viene richiesto il numero di certificati, l’inizio e la fine del periodo e i giorni di riposo. Viene inoltre attivato lo storico per il periodo di comporto relativo agli ultimi 36 mesi. Consente di associare ad un dipendente fino a 50 turni alternativi, lasciando al programma la gestione del cambio turno. Questo comporta anche il cambio automatico di tutte le regole retributive associate all’orario. GESTIONE ACCUMULI E BANCA ORE: Gestione Accumuli Gestione Banca Ore Gestione Istituti Contrattuali GESTIONE MALATTIE: Caricamento giustificativi di lungo periodo Malattia dipendente GESTIONE CENTRI DI COSTO: Storico Centri di Costo Pianificazione Risorse

14 Generazione file con voci paga attribuite Invio dati tramite internet
Funzioni principali GESTIONE PRENOTAZIONE MENSA: Generazione file con voci paga attribuite Invio dati tramite internet Ricevimento dati dalle paghe per valorizzazione costi Permette di gestire con estrema flessibilità la pianificazione degli orari, senza creare anomalie nell’ipotesi di assenza o straordinari, ma aspettando la chiusura settimanale per il calcolo reale delle competenze. L’INFO POINT consente di rendere disponibili al dipendente, la consultazione del suo cartellino e informazioni relative a: - ferie/permessi maturati; - ferie/permessi goduti; - straordinari effettuati; - assenze; - …. Menù settimanale Prenotazione pasti Riepilogo per pasti prenotati con costi per portata Stampe dell’usufruito GESTIONE DATI PER PAGHE: GESTIONE INFO POINT: Disponibile sulla rete informatica aziendale Pubblicabile su internet GESTIONE NEGOZI:

15 Servizi correlati PERSONALE ESPERTO Viene fornito nel normale orario di lavoro il servizio di assistenza telefonica. Il prodotto viene sempre aggiornato ed implementato. Le nuove releases vengono distribuite a tutti i clienti che le possono installare in modo autonomo. Tutti i clienti dispongono della stessa versione del prodotto Ogni cliente rappresenta una realtà particolare da affrontare in modo progettuale Il personale tecnico si occupa esclusivamente delle problematiche dell’amministrazione del personale SUPPORTO TELEFONICO e TELEASSISTENZA ATTIVAZIONE PROGETTUALE: Stesura di progetti specifici Definizione di metodologie di verifica PRODOTTO STANDARD

16 Fine Prima Parte La presentazione continua proponendo alcuni esempi di videate e stampe del prodotto.

17 Esempi: anagrafica dipendenti
Viene poi prodotta una stampa analitica sull’anzianità anagrafica e aziendale Può anche essere stampata una rubrica telefonica

18 Esempi: anagrafica dipendenti
Può essere gestito e stampato il mansionario aziendale In realtà aziendali complesse consente di identificare in modo univoco il dipendente per l’elaborazione dei cedolini.

19 Esempi: anagrafica dipendenti
Il badge può essere sospeso o sostituito in caso di smarrimento L’utilizzo dei profili semplifica l’inserimento anagrafico Secondo le regole del giustificativo può essere legato al dipendente Esempio di parametri che possono scatenare delle azioni

20 Esempi: anagrafica dipendenti
Qualora il dipendente non sia abbinato a dei profili, dovranno essere specificate in anagrafica le informazioni necessarie Per i Dirigenti può essere richiesta una sola timbratura

21 Esempi: anagrafica dipendenti
Vengono fornite informazioni su come dovrà essere retribuito questo dipendente

22 Esempi: anagrafica dipendenti
Come vengono determinate le ore di straordinario? Come vengono retribuite?

23 Esempi: anagrafica dipendenti
Le definizioni delle variabili sono stabilite dall’utente

24 Esempi: anagrafica dipendenti
Classificazioni a disposizione dell’utente che possono essere utilizzate per interrogazioni e stampe

25 Esempi: anagrafica dipendenti
Vengono memorizzati per ogni variazione: il valore modificato l’utente che l’ha effettuata la data

26 Esempi: anagrafica dipendenti
Le note possono essere utilizzate anche come agenda utilizzando la data come scadenzario

27 Esempi: Giustificativi
Giustificativo ad Importo con valore definito

28 Esempi: Giustificativi

29 Esempi: orari - turni

30 Esempi: indennità

31 Esempi: dipendenti in anomalia
Prima di entrare nell’attività quotidiana della gestione delle presenze, il programma propone i dipendenti che risultano in anomalia dopo l’applicazione delle regole stabilite. Vengono proposti in sequenza senza bisogno di richiamarli uno ad uno

32 Le timbrature effettive non possono essere modificate
Esempi: giornata Le timbrature effettive non possono essere modificate

33 Iniziamo con F10=Accumuli
Esempi: giornata Tramite apposite funzioni è possibile accedere ad informazioni che possono essere molto utili nella comprensione o risoluzione di determinate situazioni. Iniziamo con F10=Accumuli

34 Esempi: giornata – F10 accumuli
Quali accumuli o contatori visualizzare è a discrezione del cliente

35 Esempi: giornata – F18 Questa funzione consente di verificare quali regole di orario sono applicate alla giornata in uso. Se opportuno il cliente può modificarle, le variazioni avranno comunque validità solo per questo giorno

36 Esempi: giornata – F7 Una funzione molto utile consente di ricalcolare la giornata ripartendo dalle timbrature Effettive o Arrotondate

37 Esempi: selezioni Ecco una parte delle opzioni di selezione che sono sempre offerte dal prodotto per ottenere interrogazioni o stampe

38 Esempi: Cartellino previsionale e consuntivo
L’interrogazione del cartellino o una stampa simile possono essere messi a disposizione del dipendente

39 Esempi: Stampa Istituti Contrattuali
Per ogni dipendente e per insieme, viene fornita la situazione alla data richiesta degli istituti contrattuali.

40 Esempi: Giustificativi per CdC

41 Esempi: Ore prodotte Per ore prodotte si intendono le ore effettivamente lavorate dal singolo dipendente. La situazione può essere ottenuta per CdC, Reparto, …

42 Esempi: Analisi Assenteismo

43 Esempi: Analisi Assenteismo
L’analisi dell’assenteismo può essere definita dall’utente creando modelli diversi in cui includere elementi e periodi di confronto diversi.

44 Esempi: Analisi Assenteismo
L’analisi dell’assenteismo in % presenta una situazione mensile e riepilogata alla data richiesta, ed i relativi confronti con i TRE anni precedenti

45 La modalità ASP La modalità di utilizzo via Internet fornita da SCT Nordest in qualità di Application Solution Provider offre almeno i seguenti vantaggi: Non si distolgono più risorse di elaborazione (PC/Server) e competenze tecniche per la gestione delle presenze Niente più costi di licenze software Niente più attacchi da virus Niente più costi relativi agli aggiornamenti ai programmi applicativi Niente più perdite di tempo per copie di backup o salvataggio dei dati Niente più preoccupazioni per la riservatezza dei dati Niente più necessità di aggiornamento tecnologico periodico Niente più black-out Disponibilità di accedere alle proprie informazioni ovunque ci si trovi Possibilità di utilizzare qualunque strumentazione di rilevazione presenze Accesso a strutture altamente competenti dal punto di vista tecnologico e applicativo Determinazione del costo chiara e semplice: x,xx Euro per matricola elaborata al mese

46 La modalità ASP In qualunque modo vengano acquisite le timbrature è sempre possibile operare con Caronte in modalità ASP RETE DI UTENTI UTENTE INTERNET INGRESSO MODEM SISTEMA REMOTO

47 La modalità ASP La modalità ASP è una valida soluzione per i Consulenti del lavoro e per i Centri Servizi. RETE DI UTENTI INTERNET DATA CENTER CONSULENTE O CENTRO DI ELABORAZIONE UTENTE CLIENTI DEL CONSULENTE O CENTRO DI ELABORAZIONE

48 Attivare Caronte è come acquisire …
Conclusione Attivare Caronte è come acquisire … … un prezioso collega