La gestione del credito e delle richieste di pagamento Guida alle operazioni transfrontaliere nell'UE.

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1 la gestione del credito e delle richieste di pagamento Guida alle operazioni transfrontaliere nell'UE

2 A.Competenze tecniche B. Gestione del flusso operativo C. Requisiti di software D. Contabilità giornaliera E. Nuova struttura dei costi 5. Gestione interna - Monitoraggio efficace dei pagamenti 2

3 A.Competenze tecniche B. Gestione del flusso operativo C. Requisiti di software D. Contabilità giornaliera E. Nuova struttura dei costi 5. Gestione interna - Monitoraggio efficace dei pagamenti 3

4 A. Competenze tecniche I. Requisiti linguistici L'ideale è avere una buona conoscenza dell'inglese oltre alla madrelingua. Si raccomanda di utilizzare indirizzi di posta elettronica semplici e chiari nonché di creare e mantenere un sito internet di agevole consultazione (accessibile in madrelingua e in inglese). È un vantaggio essere facilmente reperibili attraverso i normali motori di ricerca. II. Requisiti giuridici: - occorre prestare particolare attenzione alle questioni giuridiche all'estero: Le scadenze di pagamento e l'iter di pagamento all'estero sono diversi rispetto a quelli del proprio paese. Requisiti normativi del corrispondente Stato membro dell'UE. È necessario indicare i numeri identificativi: numero di partita IVA, IBAN, BIC/SWIFT.

5 A.Competenze tecniche B. Gestione del flusso operativo C. Requisiti di software D. Contabilità giornaliera E. Nuova struttura dei costi 5. Gestione interna - Monitoraggio efficace dei pagamenti 5

6 B. Gestione del flusso operativo I. Strumenti basilari e fondamentali per la gestione bancaria e del credito II. Banca dati dei clienti III. Gestione della fattura elettronica IV. Gestione dei resi V. Monitoraggio di un conto speciale per i pagamenti internazionali VI. Moduli standard VII. Pagamenti in sospeso e invio di solleciti 6

7 I. Strumenti basilari e fondamentali per la gestione bancaria e del credito Vi sono alcuni strumenti e relazioni di ausilio al monitoraggio dei pagamenti Registro dei debitori - identifica i debitori e i debiti esigibili Indice di riscossione mensile - percentuale dei crediti riscossi Guida delle pratiche di riscossione dei debiti - termini precisi 7 (Crediti esigibili in un determinato periodo - anticipi ricevuti) x N. di giorni del periodo Fatturato annuo

8 II. Banca dati dei clienti Inserimento in file elettronico Serie degli indirizzi completi del cliente (indirizzo di consegna/indirizzo di fatturazione); Coordinate bancarie del cliente (IBAN, BIC/SWIFT); Numeri di contatto del cliente (telefono, fax, indirizzo e-mail). Nuovo cliente

9 III. Gestione della fattura elettronica Una fattura elettronica efficace dovrebbe riportare: Nome del cliente Numero della fattura, numero del cliente, numero della spedizione, numero dell'ordine Data della fattura Data di scadenza Importo da pagare Data di sollecito Data di pagamento Si raccomanda di inviarla unitamente alle merci!

10 IV. Gestione dei resi Se la fattura torna al mittente in quanto impossibile da recapitare, contattare il cliente! Non rinviare l'operazione fino alla data di scadenza della fattura. V. Monitoraggio di un conto speciale per i pagamenti internazionali Se la società dispone di un conto bancario per i pagamenti esteri, monitorare quotidianamente i pagamenti in arrivo (utilizzando un software bancario standard) Al pagamento di una fattura, inserire la data di pagamento e l'importo corrispondente nell'elenco elettronico. In caso di differenze tra l'importo pagato e l'importo fatturato, informare immediatamente il cliente! VI. Moduli standard Utilizzare modelli per i paesi target

11 VII. Pagamenti in sospeso In caso di mancato pagamento, è fondamentale conoscerne il motivo onde adottare la migliore strategia Mancato pagamento Dimenticanza ? Impossibilità ? Scelta intenzionale? Il miglior modo per individuare lo scenario in cui si trova la società è cercare immediatamente le fatture scadute e contattare immediatamente il cliente per telefono e via e-mail

12 VII. Pagamenti in sospeso In caso di fattura scaduta, esistono due opzioni: Inviare un avviso formale di mora, con l'indicazione di una data utile per il pagamento. Se il cliente incontra problemi temporanei (mancanza di liquidità), scegliere soluzioni alternative. Negoziare e raggiungere un accordo sulle scadenze per il pagamento. Offrire uno sconto per pagamento anticipato.. Qualora si propongano tali soluzioni, la società dovrebbe considerare: quale valore apporti il cliente all'attività commerciale; quanto sia temporaneo il problema; in che modo la misura possa influire sull'attività commerciale e sulle prestazioni della società. Tasso di interesse x100 Periodo di credito - periodo di sconto

13 A.Competenze tecniche B. Gestione del flusso operativo C. Requisiti di software D. Contabilità giornaliera E. Nuova struttura dei costi 5. Gestione interna - Monitoraggio efficace dei pagamenti 13

14 C. Requisiti di software Pacchetto di software per ufficio standard + software fornito dalla banca D. Contabilità giornaliera Trasmettere periodicamente i registri a un consulente fiscale E. Nuova struttura dei costi Soprattutto per quanto riguarda le operazioni bancarie o con società di logistica. Tali costi nuovi vanno tenuti in conto e inseriti nei calcoli interni.