Documenti in entrata Documenti in uscita La centralità della segreteriaLa centralità della segreteria Andreozzi Guida Balboni Riccardo Fiamma Graziano.

Presentazione sul tema: "Documenti in entrata Documenti in uscita La centralità della segreteriaLa centralità della segreteria Andreozzi Guida Balboni Riccardo Fiamma Graziano."— Transcript della presentazione:

1 Documenti in entrata Documenti in uscita La centralità della segreteriaLa centralità della segreteria Andreozzi Guida Balboni Riccardo Fiamma Graziano La Ganga Desiree Frontali Giacomo Anno scolastico 2006/2007 classe 5MA

2 Documenti clienti e fornitori Posta elettronica 1.Scaricare la posta 2.Stampare il messaggio e gli eventuali allegati Documenti in entrata Posta cartacea 1.Aprire la posta 1.Protocollare il documento compilando il timbro relativo con il numero progressivo 2.Contemporaneamente compilare il registro Corrispondenza Ricevuta 3.Fare le fotocopie necessarie seguendo gli schemi appositi 4.Distribuire la copia originale agli uffici appositi N.B non protocollare né bucare gli assegni bancari originali HOME

3 Documenti in uscita 1.Controllare che il documento sia completo e corretto 2.Timbrare con "FAC-SIMILE" quando richiesto 3.Timbrare con "MATERIALE DIDATTICO SENZA EFFETTO LEGALE E FISCALE AD USO ESCLUSIVAMENTE INTERNO" quando richiesto 4.Timbrare con "SIMULIMPRESA CARPIGIANI S.r.l." quando richiesto Spedizione via FAX 1)Preparare la mascherina fax compilandola in ogni sua parte 2)Apporre il timbro protocollo sia sulla mascherina che su ogni pagina del documento da spedire e riempirlo con lo stesso numero progressivo XY/S (spedito) 3)Compilare il registro Corrispondenza Spedita 4)Inviare il fax e allegare alla mascherina FAX la stampa del promemoria 5)Fare le fotocopie necessarie seguendo gli schemi appositi (non è necessario fotocopiare la mascherina FAX) 6)Consegnare le copie eccedenti ai dipartimenti di competenza Spedizione via posta 1)Preparare la busta intestata: Se il documento è rivolto ad un'altra impresa simulata, scrivere l'indirizzo reale Se il documento è rivolto ad un cliente (oppure ad un fornitore) fittizio, scrivere in alto la dicitura CLIENTI (oppure FORNITORI)* Se il documento è rivolto ad un ente ufficiale, scrivere in alto la ragione sociale dell'ente in questione Se il documento è rivolto alla banca, scrivere semplicemente la sua ragione sociale Se il documento è rivolto ad un fornitore di servizi, scrivere semplicemente la ragione sociale 2)Apporre il timbro protocollo su ogni pagina del documento da spedire e riempirlo con lo stesso numero progressivo XY/S (spedito) 3)Compilare il registro Corrispondenza Spedita 4)Fare le fotocopie necessarie seguendo gli schemi appositi 5)Imbustare gli originali e consegnare le copie eccedenti ai dipartimenti di competenza 6)Dopo aver pesato il bustone, controllare sul tariffario postale l'importo dei francobolli da applicare, aggiornare il prospetto Utilizzo Valori Bollati 7)Compilare il prospetto Corrispondenza Spedita *Se la posta va spedita alla Centrale di Simulazione, preparare una busta formato A4 in cui andranno inserite le singole buste, scrivere in alto a sinistra la data di spedizione e indirizzare la busta a: CENTRALE DI SIMULAZIONE C/O CITTA' DEL RAGAZZO VIALE DON CALABRIA, 13 44100 FERRARA HOME

4 Comportamento della segreteria Arrivo in ufficio Distribuire il materiale ai vari uffici competenti Distribuire i cartellini nominativi Come rispondere al telefono Rivolgersi allinterlocutore in modo cortese e professionale, es: Buongiorno, Simulimpresa Carpigiani, sono ….., mi dica… Agenda Alla fine di ogni giornata di lavoro compilare il file Agenda e fare due stampe, una da inserire nella cartella Agenda e una da consegnare alla professoressa (il direttore) Contatore fotocopia Prendere il file Contatore Fotocopiee aggiornarlo giorno per giorno in base alle fotocopie fatte durante la simulazione dimpresa. HOME