21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 1 Dall’Archivio di Deposito all’Archivio Storico: linee guida per la selezione della documentazione.

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1 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 1 Dall’Archivio di Deposito all’Archivio Storico: linee guida per la selezione della documentazione Esperienza sul campo nel Comune di Salerno a cura di Maria Manzo

2 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 2 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Risultato di un percorso evolutivo basato sulla selezione della documentazione - tuttora in corso

3 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 3 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Anno 1997 - c’era una volta … Nei locali, nei corridoi, sulle scale dell'ex Seminario, un accantonamento informe di documenti

4 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 4 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno

5 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 5 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno La selezione dei documenti è un’operazione indispensabile per razionalizzare l’Archivio razionalizzare l’Archivio assicurarne la conservazione assicurarne la conservazione garantirne la fruizione garantirne la fruizione

6 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 6 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno La selezione dei documenti operazione complessa e delicata operazione complessa e delicata che conduce alla valutazione critica del documento valutazione critica del documento ed obbliga a una scelta conservare o scartare conservare o scartare

7 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 7 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno La selezione dei documenti differenze tra teoria archivistica e realtà operativa differenze tra teoria archivistica e realtà operativa non esistono criteri assoluti non esistono criteri assoluti operazione da svolgere con “rispetto per le carte” operazione da svolgere con “rispetto per le carte”

8 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 8 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Conservare i documenti: significativi della funzione esercitata dal soggetto produttore significativi della funzione esercitata dal soggetto produttore rappresentativi delle modalità adottate per svolgerla rappresentativi delle modalità adottate per svolgerla di sintesi rispetto a quelli analitici (studio delle specifiche procedure amministrative) di sintesi rispetto a quelli analitici (studio delle specifiche procedure amministrative)

9 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 9 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Scartare i documenti: con prudenza per irreversibilità delle scelte con prudenza per irreversibilità delle scelte concedendosi pause temporali di sedimentazione valutativa concedendosi pause temporali di sedimentazione valutativa tenendo conto dell’unitarietà dell’archivio tenendo conto dell’unitarietà dell’archivio

10 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 10 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno 1997: la selezione dell’ammasso di carte Unici strumenti disponibili all’epoca la conoscenza dell’organizzazione dell’Ente la conoscenza dell’organizzazione dell’Ente la conoscenza degli iter procedurali amministrativi la conoscenza degli iter procedurali amministrativi

11 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 11 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno

12 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 12 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno 1997: la selezione dell’ammasso di carte Primo passo: operazione “scavo documentale” separazione dei libri da tutto il resto (costituzione del primo nucleo della biblioteca tematica annessa all’archivio storico) separazione dei libri da tutto il resto (costituzione del primo nucleo della biblioteca tematica annessa all’archivio storico) separazione dei registri da faldoni e fascicoli separazione dei registri da faldoni e fascicoli individuazione dei registri degli atti deliberativi di Giunta e di Consiglio individuazione dei registri degli atti deliberativi di Giunta e di Consiglio raggruppamento dei fascicoli in macro aree raggruppamento dei fascicoli in macro aree

13 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno13 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno 1997: la selezione dell’ammasso di carte La svolta Il ritrovamento degli strumenti di organizzazione dell’archivio la Pandetta del riordino avvenuto tra il 1930/36 la Pandetta del riordino avvenuto tra il 1930/36 il Piano di Archivio adottato tra il 1930/36 il Piano di Archivio adottato tra il 1930/36

14 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno14

15 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 15 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno 1997: la selezione dell’ammasso di carte Secondo passo: operazione “puzzle” selezione del materiale documentale dell’Archivio Storico dal materiale documentale dell’Archivio di Deposito selezione del materiale documentale dell’Archivio Storico dal materiale documentale dell’Archivio di Deposito mantenimento e rispetto delle caratteristiche organizzative dell’Archivio Storico: mantenimento e rispetto delle caratteristiche organizzative dell’Archivio Storico: documenti pre-unitari non separati da documenti post-unitari documenti pre-unitari non separati da documenti post-unitari documenti conservati “tettonicamente” ovvero raccolti nei fascicoli cronologicamente da inizio novecento (in alcuni casi anche dal Decurionato) ai giorni nostri documenti conservati “tettonicamente” ovvero raccolti nei fascicoli cronologicamente da inizio novecento (in alcuni casi anche dal Decurionato) ai giorni nostri

16 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 16 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno 1997: la selezione dell’ammasso di carte Primo traguardo I primi nuclei dell’Archivio Storico e dell’Archivio di Deposito vengono collocati e organizzati in un’unica sede (nel tempo si avvicenderanno ulteriori ritrovamenti, versamenti, recuperi, donazioni: un mosaico tuttora in continua ricomposizione)

17 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 17 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno La selezione per scarto dei primi “nuclei”: Archivio Storico: sfoltimento (per la “stratificazione temporale” all’interno dei fascicoli, eliminazione delle carte superflue come le fotocopie in carta chimica completamente illeggibili) Archivio Storico: sfoltimento (per la “stratificazione temporale” all’interno dei fascicoli, eliminazione delle carte superflue come le fotocopie in carta chimica completamente illeggibili) Archivio di Deposito: scarto del materiale elettorale (si è deciso di mantenere – per il valore storico - la documentazione del Referendum Istituzionale e dell’elezione dei Deputati all’Assemblea Costituente del 2.6.1946; delle Politiche del 18.4.1948) Archivio di Deposito: scarto del materiale elettorale (si è deciso di mantenere – per il valore storico - la documentazione del Referendum Istituzionale e dell’elezione dei Deputati all’Assemblea Costituente del 2.6.1946; delle Politiche del 18.4.1948)

18 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 18 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Prima criticità Archivio Storico e Archivio di Deposito genericamente intesi come deposito quindi visti come luogo di scarico di documentazione proveniente da spazi da sgomberare luogo di scarico di documentazione proveniente da spazi da sgomberare parcheggio per documentazione proveniente da spazi saturi parcheggio per documentazione proveniente da spazi saturi

19 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 19 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Spazi e selezione dei documenti in teoria la mancanza di spazio non è un motivo valido per selezionare in teoria la mancanza di spazio non è un motivo valido per selezionare nella realtà la mancanza di spazio condiziona e sollecita la selezione nella realtà la mancanza di spazio condiziona e sollecita la selezione

20 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 20 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Spazi e selezione dei documenti I trasferimenti: Archivio Storico e Archivio di Deposito Archivio Storico e Archivio di Deposito - anno 2002 - anno 2002 Archivio Storico Archivio Storico - anno 2005, istituzione della Sezione separata Archivio di Deposito Archivio di Deposito - anno 2010

21 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 21 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Spazi e selezione dei documenti Anno 2005 In occasione dell’istituzione della Sezione separata dell’Archivio Storico, la Soprintendenza Archivistica per la Campania svolge una ricognizione dei diversi depositi impropri utilizzati da uffici comunali come luoghi di accantonamento di documenti. Si tratta di un aggiornamento delle rilevazioni effettuate periodicamente negli anni precedenti.

22 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 22 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Spazi e selezione dei documenti Conseguenze dei trasferimenti, dell’istituzione della Sezione separata di Archivio Storico, della ricognizione della Soprintendenza: evoluzione e diversa organizzazione dei primi nuclei dell’Archivio di Deposito e dell’Archivio Storico evoluzione e diversa organizzazione dei primi nuclei dell’Archivio di Deposito e dell’Archivio Storico nuove sistemazioni di detti nuclei negli spazi assegnati nuove sistemazioni di detti nuclei negli spazi assegnati

23 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 23 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Spazi e selezione dei documenti Sistemazione nei nuovi spazi assegnati ai nuclei dell’Archivio Storico e dell’Archivio di Deposito attuata con: selezione della documentazione selezione della documentazione procedure di scarto procedure di scarto ritiro, da parte di alcuni uffici, della documentazione “parcheggiata/ospitata” ritiro, da parte di alcuni uffici, della documentazione “parcheggiata/ospitata”

24 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 24 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Esempi di selezione di documenti dalla casistica decennale dell’Archivio Storico e dell’Archivio di Deposito

25 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 25 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Primo esempio di documenti selezionati Le copie delle delibere di Giunta e di Consiglio si possono scartare perché in Archivio vi è la raccolta completa degli originali delle delibere: - i registri della Serie Delibere di Giunta e di Consiglio

26 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 26 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Primo esempio di documenti selezionati Un fascicolo contenente solo le cosiddette “delibere sfascicolate” ovvero semplici copie sciolte si scarta dopo aver verificato che le delibere sono presenti nei registri della Serie Delibere di Giunta e di Consiglio

27 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 27 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Primo esempio di documenti selezionati Un fascicolo contenente copie sciolte di delibere su svariati argomenti, organizzato da un dipendente per esigenze lavorative secondo criteri soggettivi Un fascicolo contenente copie sciolte di delibere su svariati argomenti, organizzato da un dipendente per esigenze lavorative secondo criteri soggettivi si scarta dopo aver verificato che le delibere sono presenti nei registri della Serie Delibere di Giunta e di Consiglio

28 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 28 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Primo esempio di documenti selezionati Non si scarta la copia della delibera che non risulta presente nella serie la copia della delibera che non risulta presente nella serie la copia con allegati utili ad illustrare l’iter procedurale la copia con allegati utili ad illustrare l’iter procedurale

29 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 29 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Primo esempio di documenti selezionati Non si scarta la copia di una delibera - mantenuta come allegato all’interno di un qualsiasi fascicolo procedurale la copia di una delibera - mantenuta come allegato all’interno di un qualsiasi fascicolo procedurale per immediatezza informativa (possibilità di lettura della delibera senza richiedere e movimentare il registro specifico) per immediatezza informativa (possibilità di lettura della delibera senza richiedere e movimentare il registro specifico) per eventuali riproduzioni (le operazioni di fotocopia o scansione possono danneggiare i registri) per eventuali riproduzioni (le operazioni di fotocopia o scansione possono danneggiare i registri)

30 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 30 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Primo esempio di documenti selezionati Non si scarta Il fascicolo contenente copie di delibere su un unico argomento, organizzato per esigenze lavorative come cronologia riassuntiva ed esplicativa dei precedenti interventi Il fascicolo contenente copie di delibere su un unico argomento, organizzato per esigenze lavorative come cronologia riassuntiva ed esplicativa dei precedenti interventi perché prezioso prodotto finale di una ricerca lunga e complessa, da non disperdere

31 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 31 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Secondo esempio di documenti selezionati Le copie dei contratti stipulati dal Comune e i relativi allegati Le copie dei contratti stipulati dal Comune e i relativi allegati si possono scartare perché in Archivio vi è la raccolta completa degli originali dei contratti con gli allegati: - i registri della Serie Contratti

32 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 32 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Secondo esempio di documenti selezionati un fascicolo contenente solo i cosiddetti “contratti sfascicolati” ovvero il fascicolo di preparazione per la firma del contratto un fascicolo contenente solo i cosiddetti “contratti sfascicolati” ovvero il fascicolo di preparazione per la firma del contratto si scarta dopo aver verificato che il contratto e i relativi allegati sono presenti nei registri della Serie Contratti

33 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 33 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Secondo esempio di documenti selezionati Non si scarta la copia di un contratto mancante nella raccolta la copia di un contratto mancante nella raccolta un fascicolo di “contratto sfascicolato” contenente: un fascicolo di “contratto sfascicolato” contenente: documenti non allegati al contratto già inserito nella Serie Contratti documenti non allegati al contratto già inserito nella Serie Contratti carteggi particolari ed utili ad illustrare l’iter procedurale carteggi particolari ed utili ad illustrare l’iter procedurale

34 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 34 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Secondo esempio di documenti selezionati Non si scarta La copia di un contratto - mantenuta come allegato all’interno di un qualsiasi fascicolo procedurale La copia di un contratto - mantenuta come allegato all’interno di un qualsiasi fascicolo procedurale per immediatezza informativa (possibilità di lettura del contratto senza richiedere e movimentare il registro specifico) per immediatezza informativa (possibilità di lettura del contratto senza richiedere e movimentare il registro specifico) per eventuali riproduzioni (le operazioni di fotocopia o scansione possono danneggiare i registri) per eventuali riproduzioni (le operazioni di fotocopia o scansione possono danneggiare i registri)

35 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 35 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Le conseguenze della selezione e delle procedure di scarto: razionalizzazione dell’Archivio razionalizzazione dell’Archivio ottimizzazione della conservazione ottimizzazione della conservazione miglioramento della fruizione miglioramento della fruizione recupero di metri lineari di scaffalatura (nel 2010 nell’Archivio di Deposito sono stati recuperati 72m) da utilizzare per la collocazione di altra documentazione (versamenti, recuperi, donazioni: un mosaico tuttora in continua ricomposizione) recupero di metri lineari di scaffalatura (nel 2010 nell’Archivio di Deposito sono stati recuperati 72m) da utilizzare per la collocazione di altra documentazione (versamenti, recuperi, donazioni: un mosaico tuttora in continua ricomposizione)

36 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 36 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Criticità di selezione nell’Archivio di Deposito Documenti lasciati in “custodia momentanea” già all’epoca della costituzione dei primi nuclei dell’Archivio Storico e dell’Archivio di Deposito a seguito di riorganizzazioni interne a seguito di riorganizzazioni interne in occasioni di cambi dirigenziali o politici in occasioni di cambi dirigenziali o politici alla fine di realizzazioni pubbliche sul territorio alla fine di realizzazioni pubbliche sul territorio Solo in alcuni casi il materiale documentale è stato consegnato con elenchi di massima

37 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 37 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Criticità di selezione nell’Archivio di Deposito La conseguenza della “custodia momentanea” è una “zavorra” di documenti: “orfani” degli uffici produttori “orfani” degli uffici produttori istruiti da uffici che oramai non esistono più istruiti da uffici che oramai non esistono più disconosciuti disconosciuti dimenticati dimenticati da “riesumare” solo per urgenze - ricerche svolte in base a “mi ricordo che” da “riesumare” solo per urgenze - ricerche svolte in base a “mi ricordo che”

38 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 38 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Criticità di selezione nell’Archivio di Deposito Diversità degli obiettivi sulla conservazione documentale: l’Archivio di Deposito conserva i documenti utili alla costruzione dell’archivio dell’Ente e della sua memoria l’Archivio di Deposito conserva i documenti utili alla costruzione dell’archivio dell’Ente e della sua memoria gli uffici produttori conservano i documenti ritenuti funzionali all’espletamento procedurale di competenza gli uffici produttori conservano i documenti ritenuti funzionali all’espletamento procedurale di competenza

39 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 39 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Criticità di selezione nell’Archivio Storico Documenti provenienti da Enti oramai soppressi, le cui competenze sono state trasferite al Comune Enti oramai soppressi, le cui competenze sono state trasferite al Comune Documenti da recuperare dalla collocazione in locali inidonei, in condizioni di deterioramento irreversibile, tali da determinarne la perdita dalla collocazione in locali inidonei, in condizioni di deterioramento irreversibile, tali da determinarne la perdita Solo in alcuni casi il materiale documentale risulta corredato di elenchi di massima e/o di qualche strumento utile alla conoscenza dell’organizzazione originale dell’archivio

40 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 40 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Criticità di selezione nell’Archivio Storico Metodologia operativa adottata: In loco, presso il deposito del soggetto produttore “estrazione” della massa informe e degradata di documenti separandola dalle suppellettili e da materiale vario “estrazione” della massa informe e degradata di documenti separandola dalle suppellettili e da materiale vario resistenza all’istinto irrazionale di effettuare immediatamente uno “scarto di pulizia” resistenza all’istinto irrazionale di effettuare immediatamente uno “scarto di pulizia” trasferimento del materiale documentale recuperato nella sede dell’Archivio Storico in spazi predisposti appositamente trasferimento del materiale documentale recuperato nella sede dell’Archivio Storico in spazi predisposti appositamente

41 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 41 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno

42 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 42 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno

43 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 43 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Criticità di selezione nell’Archivio Storico Metodologia operativa adottata Nella sede dell’Archivio Storico si procede alla selezione della documentazione Si conserva il materiale documentale suddiviso in macro aree - da analizzare successivamente il materiale documentale suddiviso in macro aree - da analizzare successivamente Si scarta il materiale irrecuperabile (le carte oramai illeggibili, ridotte a un ammasso disorganico, sono distrutte da personale interno all’Archivio) il materiale irrecuperabile (le carte oramai illeggibili, ridotte a un ammasso disorganico, sono distrutte da personale interno all’Archivio)

44 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 44 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Esempi di selezione di documenti per scarto periodico e scarto in itinere

45 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 45 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio di Deposito del Comune di Salerno La selezione per scarti periodici operazione sistematica operazione sistematica prassi consolidata per il materiale documentale prodotto su larga scala (ad esempio: distinte raccomandate e contravvenzioni; fogli firma presenza; copia verbali gare e buste fuori termine; carteggi di archivio/richieste variazioni al protocollo lettere trasmissione; copie di pubblicazioni o notifiche richieste da altri Enti o da Uffici Comunali; domicili eletti; il deposito di atti giudiziari dell’Etr e dell’Agenzia delle Entrate e degli atti notificati ai sensi artt 60-140-143/con particolare attenzione alla distruzione per dati sensibili) prassi consolidata per il materiale documentale prodotto su larga scala (ad esempio: distinte raccomandate e contravvenzioni; fogli firma presenza; copia verbali gare e buste fuori termine; carteggi di archivio/richieste variazioni al protocollo lettere trasmissione; copie di pubblicazioni o notifiche richieste da altri Enti o da Uffici Comunali; domicili eletti; il deposito di atti giudiziari dell’Etr e dell’Agenzia delle Entrate e degli atti notificati ai sensi artt 60-140-143/con particolare attenzione alla distruzione per dati sensibili)

46 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 46 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Selezione per scarto in itinere In collaborazione con gli uffici produttori che con maggiore consapevolezza allestiscono in maniera organizzata gli spazi destinati ai propri archivi di deposito allestiscono in maniera organizzata gli spazi destinati ai propri archivi di deposito contattano l’Archivio per essere guidati nelle selezioni del materiale documentale contattano l’Archivio per essere guidati nelle selezioni del materiale documentale

47 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 47 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Selezione per scarto in itinere Conseguenze dei contatti tra gli uffici produttori e l’Archivio: individuazione di nuove tipologie di documenti da scartare (ad esempio: carteggio licenze temporanee pubblico spettacolo; carteggio autorizzazioni temporanee suolo pubblico; pratiche relative alla cessione alloggi costruiti ai sensi L. 219/81) individuazione di nuove tipologie di documenti da scartare (ad esempio: carteggio licenze temporanee pubblico spettacolo; carteggio autorizzazioni temporanee suolo pubblico; pratiche relative alla cessione alloggi costruiti ai sensi L. 219/81)

48 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 48 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno L’Archivio Storico e l’Archivio di Deposito del Comune di Salerno Per il futuro veicolare le consistenze dei depositi degli uffici produttori all’Archivio di Deposito veicolare le consistenze dei depositi degli uffici produttori all’Archivio di Deposito riequilibrare le competenze e salvaguardare il patrimonio documentale riequilibrare le competenze e salvaguardare il patrimonio documentale evitare il riavvio del ciclo: deposito – materiale dimenticato – materiale abbandonato – deposito da recuperare evitare il riavvio del ciclo: deposito – materiale dimenticato – materiale abbandonato – deposito da recuperare

49 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 49 La selezione della documentazione Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno F I N E