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EasyAcademy Powered by EasyStaff indirizzo: Via Jacopo Linussio, 51 - 33100 Udine - telefono: 0432.629749-769 fax: 0432.603887.

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1 EasyAcademy Powered by EasyStaff indirizzo: Via Jacopo Linussio, Udine - telefono: fax: sito web: Pag. 1 Soluzioni informatiche per lUniversità

2 EasyAcademy è la soluzioni informatica di EasyStaff per lorganizzazione dei calendari didattici e la gestione delle aule negli Istituti Universitari. Suite informatica di riferimento negli Atenei italiani nella risoluzione di problematiche legate allo sviluppo dellorario delle lezioni, del calendario delle sessioni desame e della gestione delle aule e dei laboratori. Elaboratore automatico realizzato con la collaborazione di docenti e ricercatori Universitari esperti e allavanguardia della ricerca operativa. Pag. 2 Che cosè EasyAcademy?

3 EasyAcademy - Moduli EasyCourse la soluzione informatica per la generazione automatica e la gestione dellorario delle lezioni di una Struttura Didattica EasyTest la soluzione per la generazione automatica e la gestione del calendario degli esami di una Struttura Didattica EasyRoom la soluzione per la gestione e la prenotazione degli spazi di un Ateneo WEB-BASEDGENERAZIONE AUTOMATICA WEB-BASEDGENERAZIONE AUTOMATICA WEB-BASED Pag. 3

4 EasyAcademy – Integrazioni moduli EasyCourse EasyTest EasyRoom orario delle lezionicalendario degli esami Gestione degli spazi EasyCourse EasyRoom EasyTest Rivolto alle Strutture Didattiche (Facoltà, Dipartimenti, Poli) Rivolto alle Strutture Didattiche (Facoltà, Dipartimenti, Poli) Rivolto allAteneo Modulo per la simulazione, gestione e pubblicazione degli orari delle lezioni Modulo per la simulazione, gestione e pubblicazione del calendario esami Modulo per la gestione dellagenda degli impegni nelle aule di Ateneo ESPORTA LEZIONI SEGNALA CONFLITTI CON EVENTI ESISTENTI IN AGENDA ESPORTA ESAMI SEGNALA CONFLITTI CON EVENTI ESISTENTI IN AGENDA Pag. 4

5 EasyAcademy - Utenticazione EasyAcademy è un sistema informatico web-based Per lavorare sul sistema EasyAcademy è necessario: PC o Tablet connesso alla rete internet Web browser tra i seguenti: Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari o Google Chrome. Possedere le credenziali di accesso al sistema. Gli utenti di EasyAcademy possono essere assegnati a diversi ruoli (utenti amministratori di EasyCourse, docenti di EasyCourse, amministratori degli spazi di EasyRoom, ecc…). La pagina di autenticazione al sistema è unica; il sistema re-indirizza lutente ai moduli sulla base dei ruoli a questo assegnati. lutente mario.rossi possiede i ruoli per laccesso ai tre moduli Pag. 5

6 EasyAcademy - Utenticazione Amministratore di EasyCourse della Struttura Didattica di Scienze Politiche Docente di EasyTest della Struttura Didattica di Lettere e Filosofia Amministratore di EasyRoom della Sede di Largo Colombo Ruolo 1 Ruolo 2 Ruolo 3 E possibile prevedere lintegrazione con il protocollo centralizzato delle utenze utilizzato dallAteneo Utente EasyAcademy Consente agli utenti di accedere alla suite EasyAcademy con le credenziali di Ateneo. ORARIO LEZIONI CALENDARIO ESAMI GESTIONE SPAZI Pag. 6

7 EasyAcademy – Assegnazione Aule EASYROOM Largo Colombo Piazza Ateneo Viale Giardini Corso Traiano Via Dante Vicolo Corto Etc… DB UNICO Aule delle sedi Struttura Didattica 1 Economia Struttura Didattica 2 Lettere e Filosofia Struttura Didattica 3 Ingegneria Struttura Didattica 4 Medicina e Chirurgia Assegnazione aule A.A EasyCourse/EasyTest 20 Aule 43 Aule 55 Aule 39 Aule Utenti di EasyRoom con permessi diversi 200 Aule Pag. 7

8 EasyCourse ORARIO DELLE LEZIONI Pag. 8

9 EasyCourse - Obiettivi EasyCourse realizza gli orari delle lezioni utilizzando un elaboratore automatico di generazione a priori, al fine di produrre una bozza iniziale del piano che rispetti le esigenze principali della Struttura Didattica su questa problematica. EasyCourse permette di revisionare gli orari delle lezioni elaborato utilizzando potenti funzionalità interattive sulla griglia settimanale delle lezioni che consentono di prendere le decisioni in modo più sicuro e più rapidamente rispetto alla modalità manuale. EasyCourse pubblica on-line gli orari delle lezioni secondo il layout imposto dallo standard della Struttura Didattica o dellAteneo. ORARIO DELLE LEZIONI Pag. 9

10 Pag. 10 EasyCourse – Interfaccia docenti ORARIO DELLE LEZIONI EasyCourse prevede di poter utilizzare una procedura on-line grazie alla quale i docenti possono esprimere i loro desiderata da rispettare nellorario delle lezioni. INSERIMENTO Giorni consecutivi INSERIMENTO Disponibilità temporali INSERIMENTO Preferenza aule Scheda 1 Scheda 2Scheda 3 Sono un docente pendolare e voglio svolgere lezione su due giorni consecutivi Non voglio fare lezione il lunedì perché sono impegnato in attività di ricerca Vorrei svolgere le mie lezioni nellaula A11 da 110 posti a sedere.

11 EasyCourse – Inserimento vincoli ORARIO DELLE LEZIONI numero di lezioni settimanali per ogni insegnamento vincoli relativi allassegnazione delle aule vincoli relativi allassegnazione delle fasce temporali vincoli relativi a coppie di insegnamenti etc... La lezione di Lingua Inglese presenta 3 lezioni settimanali su tre giorni diversi. Le lezioni del corso di laurea in Lettere classiche si svolgono nelle aule di Vicolo Corto. Le lezioni dei corsi di laurea triennale si svolgono solamente la mattina. Le lezioni di Matematica e di Fisica del corso di laurea Architettura non si svolgono nello stesso giorno In EasyCourse è possibile inserire un elenco di restrizioni allorario delle lezioni che lelaboratore automatico utilizzerà affinché la soluzione soddisfi specifiche esigenze della Struttura Didattica. Pag. 11

12 Lelaborazione automatica dellorario avviene grazie ad un innovativo motore algoritmico che prevede la calibrazione delle regole del calcolo del problema di generazione degli orari delle lezioni. EasyCourse – Elaborazione orario ORARIO DELLE LEZIONI Orario delle lezioni Giorni consecutivi Indisponibilità temporali Preferenza aule No Trasferimento di sede ecc... Pausa pranzo No sovrapposizioni di lezione Compattezza dellorario No Trasferimento di sede ecc... Definire quali regole risultano essere più o meno importanti. PIU IMPORTANTI MENO IMPORTANTI Pag. 12

13 EasyCourse – Revisione orario ORARIO DELLE LEZIONI EasyCourse permette di revisionare facilmente lorario delle lezioni prodotto dal motore automatico attraverso utili funzionalità interattive. PASSO 3 - spostamento delle lezioni tramite trascinamento drag&drop della lezione PASSO 4 - Valutazione della revisione rispetto alle regole del calcolo precedentemente impostate PASSO 2 - ricerca le aule libere direttamente dalla visualizzazione corrente PASSO 1 - visualizzazione dellorario di interesse (per curriculum, per aula, per docente) Pag. 13

14 Pag. 14 EasyCourse – Pubblicazione orario ORARIO DELLE LEZIONI EasyCourse permette di pubblicare on-line lorario delle lezioni prodotto e revisionato con il layout della Struttura Didattica (HTML, XLS e PDF). Orario visibile per studenti e docenti su pagine pubbliche on-line da inserire sul sito di Ateneo.

15 EasyTest CALENDARIO ESAMI Pag. 15

16 CALENDARIO ESAMI EasyTest realizza il calendario delle sessioni desame utilizzando un elaboratore automatico di generazione a priori, al fine di produrre una bozza iniziale del piano che rispetti le esigenze principali della Struttura Didattica su questa problematica. EasyTest permette di revisionare il calendario degli appelli desame elaborato utilizzando potenti funzionalità interattive sulla griglia settimanale delle lezioni che consentono di prendere le decisioni in modo più sicuro e più rapidamente rispetto alla modalità manuale. EasyTest pubblica on-line il calendario degli appelli desame secondo il layout imposto dallo standard della Struttura Didattica o dellAteneo. EasyTest - Obiettivi Pag. 16

17 EasyTest – Come funziona? PUBBLICAZIONE SUL WEB EasyTest amministratori docenti ESAME DI ANALISI I Date Preferite I appello sessione estiva : 25/06/ /06/ /06/2012 II appello sessione estiva: 18/07/ /07/ /07/2012 Date non disponibili 28/06/ /07/2012 ESAME DI ANALISI I Date Preferite I appello sessione estiva : 25/06/ /06/ /06/2012 II appello sessione estiva: 18/07/ /07/ /07/2012 Date non disponibili 28/06/ /07/ /06/2012 OK! vincoli e regole 26/06/ /07/ /07/2012 preferenze date del docente Le date degli esami sono assegnate garantendo allo studente di svolgere più prove possibili. Pag. 17 CALENDARIO ESAMI

18 EasyTest – Vincoli e regole CALENDARIO ESAMI Lelaboratore di EasyTest permette di realizzare automaticamente una bozza del calendario degli appelli desame, con la possibilità di verificare diverse regole, tra le quali: Distanza tra gli appelli dello stesso esame Preferenza delle date degli esami espresse dai docenti Miglior distribuzione del calendario esami degli studenti Corretta assegnazione delle aule agli esami etc... La distanza tra le date degli appelli desame di Mediazione Culturale deve essere superiore a 10 giorni. Il docente Rossi ha impostato il 25, 26 e 27 luglio come date preferite per il primo appello. Il calendario degli esami è generato con lobiettivo di non prevedere sovrapposizioni di date. Lesame di Informatica di base deve svolgersi in unaula grande. Pag. 18

19 Pag. 19 EasyTest – Interfaccia docenti CALENDARIO ESAMI EasyTest prevede di poter utilizzare il modulo riservato ai docenti, con il quale poter usufruire di una procedura on-line grazie alla quale i professori possono esprimere i loro desiderata sui appelli desame. INSERIMENTO Tipologia esame Scheda 1 INSERIMENTO Preferenza aule Scheda 2 Voglio svolgere un esame scritto seguito da un esame orale INSERIMENTO Preferenza date Scheda 3 Desidero due aule grandi da utilizzare contempora- neamente INSERIMENTO Accorpamenti di esame Scheda 4 Le mie date preferite per il primo appello sono… I miei due esami devono essere svolti nello stesso giorno e nella stessa aula

20 Pag. 20 EasyTest – Pubblicazione web CALENDARIO ESAMI

21 Pag. 21 EasyTest Trasferimento calendario Software esami di Ateneo Verbalizzazione on-line Iscrizione on-line agli esami DOCENTE STUDENTI Analisi I Appello 1: 26/06/2012 Appello 2: 20/07/2012 … Competenza dellAteneo Competenza di EasyStaff CALENDARIO ESAMI EasyTest – Integrazioni

22 EasyRoom GESTIONE DELLE AULE Pag. 22

23 EasyRoom - Obiettivi Gestione giornaliera dellagenda degli impegni di lezione e di esame che derivano dalle pianificazioni realizzate e confermate su EasyCourse ed EasyTest. Gestione giornaliera dellagenda degli eventi eccezionali quali master, seminari, convegni, presentazioni, ecc… Visualizzazione dellagenda degli impegni per fornire un servizio di comunicazione in tempo reale delle attività in aula agli studenti e ai docenti. Report dettagliato sulloccupazione degli spazi. GESTIONE DELLE AULE Pag. 23

24 EasyRoom – Ruoli e permessi EasyRoom Responsabile di AreaDocente Studente Controllore Può gestire gli impegni in aula dellArea che egli amministra Può richiedere ai responsabili di prenotare un suo impegno in unaula Può aggiornare le prenotazioni con le informazioni dellimpegno (ad esempio il numero di studenti in aula). Può visualizzare gli impegni nelle aule tramite web. Gli utenti possono essere configurati dallutente amministratore di EasyRoom a seconda dei permessi sulle aule e sulle funzionalità da svolgere. Pag. 24 GESTIONE DELLE AULE

25 EasyRoom – Griglia interattiva Ogni prenotazione è descritta da un colore secondo il tipo di evento oppure la Struttura Didattica afferente Le celle possono essere configurate affinché sia visibile il nome del docente, il nome dellattività, le attrezzature utilizzate, il tipo di prenotazione, ecc… E possibile visualizzare gli impegni in aula attraverso la vista giornaliera delle sedi oppure attraverso le viste settimanali e mensili nelle aule. Le griglie degli impegni possono essere visualizzate dal pubblico via web, oppure attraverso dei monitor LCD posizionati negli atri dalle sedi dellAteneo. Pag. 25 GESTIONE DELLE AULE

26 EasyRoom – Report e statistiche STATISTICHE SedeLargo Colombonumero aule: 15 Tipo eventoOre utilizzate% saturazione lezione188323,25 seminario39,50,49 esame430,53 master821,01 recupero lezione2262,79 indisponibile1762,17 consiglio di Dipartimento360,44 corso di formazione esterno290,36 Totale2514,531,04 In ogni momento è possibile interrogare il sistema per poter ricavare delle importanti statistiche sulloccupazione delle aule nelle diverse Sedi Grafico occupazione sede di Largo Colombo Le statistiche sulloccupazione degli spazi risultano estremamente importanti per capire come assegnare le aule alle Strutture Didattiche per la realizzazione degli orari delle lezioni e degli esami. Pag. 26 GESTIONE DELLE AULE

27 SERVIZI AGLI STUDENTI EasyAPP Pag. 27

28 Amministratore EasyCourse/EasyTest Amministratore EasyCourse/EasyTest Studente dellAteneo Studente dellAteneo COME COMUNICARE LE LEZIONI/ESAMI pubblicazione via WEB SERVIZI AGLI STUDENTI Tradizionale comunicazione Pag. 28

29 SERVIZI AGLI STUDENTI Problematiche metodo tradizionale Gli studenti devono collegarsi ad un sito web ogni qualvolta NON RICORDANO il loro orario di lezione o il loro calendario degli esami. Gli studenti possono PERDERE GLI AGGIORNAMENTI che lamministratore di EasyCourse/EasyTest ha pubblicato Pag. 29

30 SERVIZI AGLI STUDENTI Cosa proporre di alternativo? Pag. 30

31 SERVIZI AGLI STUDENTI Che cosa è EasyAPP EasyAPP è unapplicazione mobile che permette allo studente di essere sempre aggiornato sullo stato delle proprie attività didattiche attraverso la visualizzazione di un calendario personalizzato disponibile su smartphone o tablet IOS ed Android. EasyAPP permette allo studente di prendere visione dellorario delle lezioni degli insegnamenti di interesse, sia obbligatori che a scelta, formando così un calendario personalizzato sempre aggiornato. Pag. 31

32 SERVIZI AGLI STUDENTI EasyAPP – come funziona? Tasto Impostazioni Permette di selezionare gli insegnamenti che lo studente intende monitorare. Tasto Didattica Permette di visualizzare lagenda relativa agli insegnamenti scelti dallo studente. Passo 1 – Selezione degli insegnamenti da monitorare Pag. 32

33 SERVIZI AGLI STUDENTI EasyAPP – come funziona? Vista giornaliera Selezione attività Vista settimanale Vista complessiva Passo 2 – Visualizzazione dellagenda Pag. 33

34 SERVIZI AGLI STUDENTI EasyAPP – come funziona? Localizzazione sede Localizzazione aula Agenda attività in aula Le planimetrie delle sedi si possono caricare dal modulo EasyRoom Passo 3 – Sedi e aule Pag. 34


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