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GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI Indice: n Le fonti n Principi generale del Codice AD n Il documento informatico n Larchiviazione ottica n Il protocollo.

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1 GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI Indice: n Le fonti n Principi generale del Codice AD n Il documento informatico n Larchiviazione ottica n Il protocollo informatico

2 1. Le fonti n Legge 24/12/1993 n. 537 art.2, com.15 gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti per finalità amministrative e probatorie…si intendono soddisfatti anche se realizzati su supporto ottico purché le procedure realizzate siano conforme a regole tecniche….

3 1. Le fonti n Legge 15/3/1997 n. 59 art.15, comma 2 gli atti, dati e documenti formati dalla PA e dai privati su supporto informatico, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici o telematici sono validi e rilevanti di legge….

4 1. Le fonti l D.P.R. 10/11/1997 n. 513 D.P.R. 20/10/1998 n. 428 DPCM 31/10/2000 D.P.R. 28/12/2000 n Capo IV Circolare AIPA 28/2001 e 31/ Regole tecniche sul protocollo informatico Direttiva MIT 9/12/ Linee guida su trasparenza azione amm.va e gestione

5 1. Le fonti l Decreto Ministero dellEconomia e delle Finanze 23/01/2004 sullassolvimento dellimposta di bollo nei documenti informatici Deliberazione CNIPA 19/2/2004 n Regole tecniche per i supporti ottici D.lgs. 7/3/2005 n. 82 Codice dellA.D Direttiva MIT 4/1/2005 Linee guida sulla digitalizzazione della PA

6 Codice AD D.lgs. 82/2005 ð Il diritto di richiedere ed ottenere luso delle tecnologie dellICT nei rapporti con le PA, potendo ricevere servizi e informazioni senza recarsi in ufficio, in ogni momento della giornata ð Il diritto di partecipare ai procedimenti amministrativi attraverso le nuove tecnologie, dialogare con il responsabile dellufficio e controllare in ogni momento il rispetto dei tempi nella conclusione e la congruità dellistruttoria ð Il diritto di accesso ai documenti amministrativi ed ai dati che attengono agli interessi dei cittadini attraverso le nuove tecnologie in maniera veloce, riservata e funzionale alle aspettative ð Il diritto di partecipazione democratica alle scelte, lesercizio dei diritti politici e civili, individuali e collettivi

7 Codice AD D.lgs. 82/2005 ðPartecipazione consapevole ð Ottimizzazione del fattore tempo ð Continuita nellinformazione ð Flessibilita nellapproccio alla PA ð Stimolo alla conoscenza

8 Codice AD D.lgs. 82/2005 ð Realizzare infrastrutture tecnologiche per consentire laccesso ai servizi, alle informazioni, ai dati, in qualsiasi momento e nel rispetto della riservatezza e prerogative del cittadino ð Ripensare tutte le fasi dei propri procedimenti amministrativi ridefinendo gli iter secondo le legittime aspettative di un approccio telematico ð Consentire la circolarità delle informazioni ð Consentire lintegrazione tra le modalità di interazione degli utenti ed i sistemi informatici pubblici al fine di semplificare lattività degli uffici di back office ð Adottare politiche di formazione del personale

9 Codice AD D.lgs. 82/2005 ð Riorganizzazione strutturale e gestionale delle PA ð Semplificazione nei processi di produzione ð Maggiore attenzione allefficacia, efficienza e qualita con cui si erogano i servizi amministrativi

10 2. Il documento informatico Art. 1 D.lgs. 82/2005 Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti. (Il documento informatico deve essere: autentico – non ripudiabile – integro - confidenziale) Art. 20 D.lgs. 82/2005 Il Doc.to inf.co da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente codice ed alle regole tecniche di cui allart. 71. La PCdM o per delega il Dip. I.T, sentiti Dip. Funzione Pubblica e Garante Privacy emana le regole tecniche (vedi DPCM 8/2/1999 e DPCM 13/01/2004)

11 2. Il documento informatico IL DOCUMENTO ANALOGICO O CLASSICO n è un oggetto materiale che coincide con il supporto ovvero il substrato che contiene la scrittura tale per cui la modifica della scrittura è la modifica del supporto fisico n è unico e originale e si differenzia dalle copie n per lautentica si richiede una modifica fisica

12 2. Il documento informatico Art. 1 Deliberazione n. 11/2004 Documento analogico: documento formato sulla base di una grandezza fisica che ha valori continui. Deriva il suo termine da analogia (simile) in quanto, per scelta o per necessità, la grandezza viene misurata sulla base di altra grandezza fisica collegata (es. landamento del mercurio per misurare la temperatura). Il documento può essere originale o in copia. Il documento originale può essere unico o non unico; è unico quando vi è un solo esemplare mentre è non unico quando è possibile risalire al suo contenuto tramite altri documenti di cui sia obbligatoria la conservazione (esempio le fatture).

13 2. Il documento informatico IL DOCUMENTO MODERNO O DIGITALE n è un oggetto immateriale ovvero si sostanzia nel suo contenuto informativo indipendente dal supporto n ogni copia è un originale n non possono esistere modifiche fisiche

14 2. Il documento informatico Art. 1 Deliberazione n. 11/2004 Documento digitale: testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi, filmati creati sulla base di una grandezza fisica che assume valori 0/1 dedotti dal sistema binario e che quindi vengono rappresentati da unelaborazione matematica. In pratica il termine digitale significa numerico (deriva dal corrispondente termine inglese, a sua volta derivato dal latino ad indicare, digitum ovvero dito con cui si conta).

15 2. Il documento informatico Art. 22 D.lgs 82/2005 Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. Nelle operazioni riguardanti le attività di produzione, immissione, conservazione, riproduzione e trasmissione di dati, documenti ed atti amministrativi con sistemi informatici e telematici, ivi compresi lemanazione degli atti con i medesimi sistemi, devono essere indicati e resi facilmente individuati sia i dati relativi alle amministrazioni interessate sia il soggetto che ha effettuato loperazione. Le PA provvedono a definire e a rendere disponibili per via telematica moduli e formulari validi ad ogni effetto di legge.

16 2. Il documento informatico Art. 23, D.lgs 82/2005 Comma 4: Le copie su supporto informatico di documenti formati in origine su supporto cartaceo o comunque non informatico sostituiscono ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte se la loro conformità alloriginale è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche di cui allart. 71. Comma 5: Le copie su supporto informatico di documenti, originali unici, sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte se la loro conformità alloriginale è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dellart. 71.

17 2. Il documento informatico Art. 23, D.lgs. 82/2005 Comma 6: La spedizione o il rilascio di copie di atti e documenti di cui al comma 3 esonera dalla produzione e dalla esibizione delloriginale formato su supporto cartaceo quando richieste ad ogni effetto di legge. Comma 7: Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate nell'articolo 71, di concerto con il Ministro delleconomia e delle finanze.

18 3. Larchiviazione ottica Memorizzazione trasposizione in formato digitale su qualsiasi supporto di documenti analogici o digitali anche informatici Archiviazione digitale memorizzazione su qualsiasi supporto di documenti digitali anche informatici identificati in maniera univoca prima delleventuale conservazione Riferimento temporale informazione su data e ora in cui viene ultimato il processo di conservazione

19 3. Larchiviazione ottica Conservazione digitale processo che attiene ai doc.ti digitali e analogici con cui perviene alla memorizzazione su supporti ottici a cui il responsabile della conservazione appone firma digitale e riferimento digitale. Se la conservazione riguarda doc.ti originali unici occorre ulteriore firma digitale di pubblico ufficiale Riversamento processo che trasferisce un doc.to da un supporto ottico ad altro

20 3. Larchiviazione ottica Conservazione digitale - Il processo di conservazione può essere affidato in tutto o in parte a soggetti pubblici o privati - Il documento deve sempre essere leggibile e trasformabile in versione cartacea asseverata al documento informatico - Per la soppressione del documento analogico occorre sempre lintervento Ministero dei beni culturali.

21 3. Larchiviazione ottica Il responsabile della conservazione - Definisce i sistemi e requisiti di conservazione - Gestisce le procedure di sicurezza e tracciabilità degli accessi - Mantiene copia SW per la verifica del documento - Verifica la corretta funzionalità - Verifica almeno ogni 5 anni lintero sistema e gli archivi

22 3. Larchiviazione ottica Il pubblico ufficiale nella conservazione digitale E il notaio o responsabile della conservazione tranne per la conservazione di doc.to analogici unici o nel riversamento sostitutivo In tali casi è solo il notaio, o nelle PA si procede con la doppia firma di due dirigenti distinti della PA Nelle PA, ai sensi dellart. 5, com. 4 Del. 11/2004, il p.u. è il responsabile dellufficio addetto alla conservazione dei documenti tranne nei casi in cui si tratti di riversamento sostitutivo di documenti digitali o analogici o per la conservazione digitale di documenti analogici originali unici. In tali casi è altro pubblico ufficiale della stessa amministrazione

23 4. Il Protocollo informatico Il protocollo informatico è disciplinato dal Capo III del D.lgs. 82/2005 e dal DPR 445/2000. Le finalità del protocollo informatico sono: 1) Migliorare lefficienza interna delle PA con: -eliminazione dei registri cartacei -diminuzione degli uffici protocollo -razionalizzazione dei flussi documentali 2) Migliorare la trasparenza amministrativa 3) Collegare il sistema di protocollo alla gestione dei flussi documentali

24 4. Il Protocollo informatico Il protocollo informatico si articola in 4 possibili livelli di realizzazione: 1) Nucleo minimo 2) Gestione informatica dei documenti 3) Flussi documentali 4) Reingegnerizzazione dei processi operativi

25 4. Il Protocollo informatico Il protocollo informatico si articola in 4 possibili livelli di realizzazione: 1. Nucleo minimo: - registrazione - segnatura - classificazione dei documenti Gestione informatica dei profili ovvero trattamento elettronico delle informazioni essenziali che identificano in maniera univoca un documento

26 4. Il Protocollo informatico Il protocollo informatico si articola in 4 possibili livelli di realizzazione: 2) Gestione informatica dei documenti: a ) acquisizione digitale dei documenti cartacei e la loro archiviazione b) acquisizione dei documenti informatici firmati digitalmente tramite PEC o sistemi di interoperabilità (portali di servizi) c) assegnazione per via telematica dei documenti al responsabile del procedimento d) gestione avanzata della classificazione dei documenti protocollati e non protocollati f) collegamento dei documenti alla gestione del procedimento e del fascicolo g) ricerca documenti h) gestione e controllo degli accessi i) repository documentale

27 4. Il Protocollo informatico Il protocollo informatico si articola in 4 possibili livelli di realizzazione: 3) Flussi documentali Workflow documentale con gestione standardizzata dei flussi documentali allinterno dei processi e dei procedimenti della PA. Occorre razionalizzazione organizzativa dei flussi dei documenti in entrata e uscita con una informatizzazione spinta di tutti i procedimenti interni allente; esistono pertanto regole standard per lindicazione dei tempi, responsabilità, modalità di trattamento dei documenti nei singoli procedimenti

28 4. Il Protocollo informatico Il protocollo informatico si articola in 4 possibili livelli di realizzazione: 4) Reingegnerizzare i processi operativi Si parte dai punti sopra indicati per rivedere i processi dellente informatizzando tutte le procedure, eliminando passaggi e rivedendo lorganizzazione di gestione dei documenti

29 4. Il Protocollo informatico Il sistema di protocollo informatico deve prevedere delle soluzioni cartacee alternative da adottare in via di urgenza qualora vi siano problemi tecnici che non consentano lutilizzo del sistema. La procedura manuale è regolata dallart. 63 e deve essere autorizzata dal responsabile del servizio. Lamministrazione deve inoltre dotarsi di un manuale di gestione nel quale si descrivono le caratteristiche del sistema per la parte di gestione e conservazione dei documenti.

30 4. Il Protocollo informatico Art. 40 D.lgs. 82/2005 Le PA che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e alle regole tecniche di cui allart. 71. La redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici su medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel rispetto del principio delleconomicità.

31 4. Il Protocollo informatico Art. 41 D.lgs. 82/2005 La PA, titolare di un procedimento, può raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; allatto della comunicazione dellavvio del procedimento comunica agli interessati le modalità per esercitare in modalità telematica i diritti di cui alla legge 241/1990

32 4. Il Protocollo informatico Art. 42 D.lgs. 82/2005 Le PA valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici

33 4. Il Protocollo informatico Art. 43 D.lgs. 82/2005 I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione sia effettuata in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche

34 4. Il Protocollo informatico Art. 44 D.lgs. 82/2005 Il sistema di conservazione deve garantire: - identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e della PA o dellAOO di riferimento - integrità del documento - leggibilità e agevole reperibilità inclusi i dati di registrazione classificazione originari - rispetto delle misure di sicurezza di cui agli artt. 31 e 36 del d.lgs. 196/2003 e relativo allegato B

35 4. Il Protocollo informatico Gestione dei documenti Insieme di attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperibilità dei documenti amministrativi attuata mediante sistemi informativi automatizzati. -

36 4. Il Protocollo informatico Sistema di gestione informatica dei documenti Insieme degli apparati e procedure informatiche utilizzate dalle amministrazioni per la gestione dei documenti. Il sistema ai sensi dellart. 52 d.P.R. 445/2000 deve: garantire la sicurezza ed integrità garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e uscita dare informazioni su collegamento tra ciascun documento ed il provvedimento finale consentire di reperire le informazioni sui documenti registrati consentire in sicurezza, laccesso alle informazioni da parte dei soggetti interessati garantire la corretta organizzazione dei documenti nella classificazione di archivio

37 4. Il Protocollo informatico Segnatura di protocollo Lapposizione o lassociazione alloriginale del doc.to in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il doc.to stesso. Esse sono, ai sensi dellart. 55 d.P.R. 445/2000: progressivo di protocollo (almeno sette cifre numeriche rinumerate ogni anno solare) data di protocollo identificazione in via sintetica dellamministrazione o area organizzativa La segnatura va effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo. La segnatura può includere il codice identificativo dellufficio cui il documento è assegnato o quello dellufficio che ha prodotto il documento, lindice di classificazione dello stesso ed ogni altra informazione utile. Lindice di classificazione è lordinamento logico delle funzioni e delle attività dellufficio in base al quale il documento è protocollato.

38 4. Il Protocollo informatico Registrazione di protocollo E ai sensi dellart. 53 d.P.R. 445/2000, la memorizzazione per ogni documento delle seguenti informazioni: numero di protocollo generato dal sistema e registrato in modo non modificabile data di registrazione di protocollo assegnata dal sistema e registrata in forma non modificabile mittente o destinatario registrato in forma non modificabile oggetto del documento registrato in forma non modificabile data e protocollo del documento ricevuto (se esistente) impronta del documento se trasmesso in modalità telematica

39 4. Il Protocollo informatico Registrazione di protocollo Il sistema deve permettere la produzione del registro giornaliero di protocollo Ai sensi dellart. 54 le informazioni annullate devono essere memorizzate. La procedura di annullamento riporta una dicitura o segno in posizione visibile tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie insieme alla data, utente e estremi del provvedimento che hanno consentito lannullamento.

40 4. Il Protocollo informatico Manuale di gestione Il manuale di gestione di cui allart.5 del DPCM 31/10/2000 descrive il sistema di gestione e conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento e tenuta del protocollo informatico Il responsabile della conservazione di cui allart. 61 del D.P.R. 445/2000 ha il compito di predisporre il manuale di gestione: - pianificazione, modalità e misure - piano di sicurezza - modalità di scambio dei documenti dentro e fuori lAOO - descrizione del flusso di lavorazione dei documenti - regole di smistamento e assegnazione dei documenti - indicazione delle AOO e responsabili e tenuta dei documenti dentro lAOO

41 4. Il Protocollo informatico Manuale di gestione - lelenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo - lelenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e la relativa modalità di trattamento - il sistema di classificazione con lindicazione delle modalità di aggiornamento integrato con le informazioni relative ai tempi, criteri e alle regole di selezione e conservazione anche con riferimento alluso di supporti sostitutivi - le modalità di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico ed in particolare lindicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per garantire la non modificabilità della registrazione di protocollo, la contemporanea operazione di segnatura, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nellambito di ogni sessione di attività di registrazione

42 4. Il Protocollo informatico Manuale di gestione - le modalità di utilizzo del protocollo - i criteri per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali - le modalità del registro di emergenza Il manuale deve essere reso accessibile sia tramite Internet sia su supporti informatici o cartacei Sul sito si può trovare uno schema di manuale di gestione del protocollo informatico


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