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Divisione Rete Progetto ELI2. Divisione Rete Il presente documento descrive le principali attivit à che saranno svolte per la gestione dell ’ erogazione.

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Presentazione sul tema: "Divisione Rete Progetto ELI2. Divisione Rete Il presente documento descrive le principali attivit à che saranno svolte per la gestione dell ’ erogazione."— Transcript della presentazione:

1 Divisione Rete Progetto ELI2

2 Divisione Rete Il presente documento descrive le principali attivit à che saranno svolte per la gestione dell ’ erogazione del servizio relativo al progetto ELI 2: 1.Distribuzione dei kit 2.Accettazione delle domande

3 Divisione Rete 1.Distribuzione dei kit 2. Accettazione delle domande Istruzioni relative alla fase di distribuzione dei KIT moduli e valide per tutti gli uffici Istruzioni relative alla fase di accettazione della domanda e valide per gli uffici abilitati tutti gli uffici Uffici abilitati all’accettazione Attenzione: gli uffici abilitati all’accettazione delle domande dovranno seguire le indicazioni contenute in entrambi i paragrafi

4 Divisione Rete 1. Distribuzione dei kit I kit verranno consegnati in maniera controllata alla clientela dal Collaboratore del DUP che avrà cura di fornire le informazioni relative a: -gli orari e giorni di accettazione; -il numero di kit distribuibile a ciascun cliente (massimo di n. 5 kit per cliente) -gli uffici limitrofi che effettueranno l’accettazione, nel caso in cui l’UP non rientri nell’elenco degli uffici abilitati UP con gestore attesa: i clienti potranno ritirare il kit, prenotando il servizio “pagamenti vari”. In funzione del modello operativo configurato e dei criteri adottati, il sistema distribuirà in automatico le prenotazioni sugli sportelli operativi. E’ necessario, pertanto, che ogni sportello su cui può essere assegnata la prenotazione sia provvisto degli appositi kit. UP senza gestore attesa: disponendosi in coda unica, i clienti potranno richiedere il kit ad ogni sportello che dovrà essere fornito degli appositi kit. * eventualmente, compatibilmente alle specificità di ciascun UP potrà essere individuata una risorsa dedicata UP con Collaboratore UP DT UP senza CUPDT * La risorsa che opererà in sala, se presente, e gli operatori di sportello distribuiranno un numero massimo di 5 kit per cliente, specificando, nel caso in cui questi chieda spiegazioni, che la limitazione è dovuta alla esigenza di evitare accaparramenti di materiale e consentire a tutte le persone in fila di essere servite. Eventualmente, inviteranno il Cliente a rifare la fila o a rifornirsi presso gli up più vicini. Nota per tutti gli uffici

5 Divisione Rete UP con gestore attese UP senza gestore attese UP abilitato alla sola consegna del Kit Moduli UP abilitato alla consegna ed all’accettazione del Kit Moduli A partire dal giorno di avvio della distribuzione del kit moduli, tutti gli uffici dovranno esporre la segnaletica indicata in questo documento al fine di fornire al cliente ELI le istruzioni necessarie per ritirare il kit e presentare la domanda. La segnaletica è stata predisposta in formato A4 per consentirne la stampa da parte delle Filiali e degli uffici. Una parte del contenuto di ciascun avviso è stata resa editabile, in modo da permettere l’inserimento di informazioni specifiche sulla Filiale in oggetto (denominazione uffici abilitati, ecc…). Elementi di segnaletica 1 1. Distribuzione dei kit Allestimento della segnaletica La segnaletica è stata predisposta in funzione delle caratteristiche dell’ufficio (abilitato/non abilitato all’accettazione delle domanda, con gestore attese/senza gestore attese). La Filiale dovrà accertarsi di personalizzare e consegnare a ciascun ufficio la segnaletica adeguata UP Monoturno UP abilitato alla consegna ed all’accettazione del Kit Moduli 5 La segnaletica va esposta a partire dalla data di inizio della distribuzione dei KIT moduli sino al giorno successivo alla data di inizio dell’accettazione delle domande. Tempi di affissione della segnaletica

6 Divisione Rete Parte di testo editabile dalla Filiale Tutti gli avvisi saranno riportati in lingua italiana ed inglese Distribuzione dei kit BOZZA

7 Divisione Rete 34 Parte di testo editabile dalla Filiale Tutti gli avvisi saranno riportati in lingua italiana ed inglese 1. Distribuzione dei kit BOZZA

8 Divisione Rete 5 Avviso destinato agli uffici monoturno abilitati all’accettazione delle domande, per segnalare alla clientela che, nella giornata di avvio dell’accettazione delle domande, l’ufficio chiuderà, in via straordinaria, alle ore 13.30, anziché alle Distribuzione dei kit Parte di testo editabile dalla Filiale BOZZA

9 Divisione Rete Predisposizione dell’up : configurazione della sala Il giorno di accettazione delle domande gli uffici dotati di gestore delle attese opereranno con il sistema funzionante su tutti gli sportelli. L’accesso al servizio Eli2 da parte della clientela avverrà attraverso FILA UNICA, pertanto gli sportelli che verranno dedicati a tale attività dovranno essere disabilitati dal sistema di prenotazione per il periodo di durata dell’attività. ELI 2 verrà attivato in uffici mono turno ed uffici doppio turno; quindi la predisposizione della fila unica dovrà essere realizzata secondo le seguenti modalità: UP doppio turno:Poiché è previsto sin dalle prime ore della mattina un afflusso consistente di persone, è opportuno che l’ufficio apra con l’allestimento di fila unica e segnaletica già predisposto, in modo da consentire un accesso al servizio il più possibile ordinato. Se l’UP è dotato di Sistema gestione delle attese, gli sportelli che nel pomeriggio saranno dedicati al servizio Eli2 saranno inseriti nel Sistema durante la mattina e disattivati nel pomeriggio. UP mono turno:Per tali uffici è prevista l’apertura straordinaria il pomeriggio esclusivamente dedicata a tale attività. Tuttavia, poiché ci sarà sin dalla mattina un notevole afflusso di persone è opportuno che l’allestimento di fila unica nella sala al pubblico e della segnaletica sia, anche in questi casi, predisposto dalla mattina. Se l’Up è dotato di Sistema Gestione delle attese, questo sarà disattivato durante l’apertura straordinaria. 2. Accettazione delle domande Oltre alle indicazioni contenute nel paragrafo precedente e relative all’allestimento delle segnaletica, per gli uffici abilitati all’accettazione delle domande sarà necessario provvedere all’allestimento della sala.

10 Divisione Rete Sia negli uffici doppio turno che mono turno, le sale al pubblico dovranno essere predisposte in modo da garantire sin dalla mattina la presenza di uno spazio dedicato alla fila ELI2. Tale spazio dovrà essere predisposto tendenzialmente davanti agli sportelli che nel pomeriggio saranno interessati dal servizio. Si ricorda che durante la mattinata deve essere comunque garantito l’accesso a tutti gli sportelli dell’ufficio da parte della normale clientela dell’UP. Verificare che la zona dedicata alla clientela ELI non impedisca l’accesso agli apparati self e all’erogatore per la prenotazione dei servizi da parte della clientela dell’UP. Qualora lo spazio predisposto all’interno delle sale al pubblico si rivelasse sin dalla mattina insufficiente, sarà opportuno guidare la formazione di una nuova coda unica dall’esterno dell’ufficio, attraverso l’apposizione della colonnina guida-code. Per assicurare il libero transito della clientela retail e le necessarie condizioni di sicurezza, sarà opportuno mantenere liberi gli ingressi e tutte le uscite di emergenza. E’, dunque, necessario che le Filiali verifichino la disponibilità di colonnine, dotate di porta depliant, negli uffici abilitati al servizio. Qualora tale disponibilità non fosse garantita, si dovrà provvedere al reperimento presso altri uffici o presso la Filiale stessa. Si suggerisce di tenere alcune colonnine di scorta nel back office per gestire le situazioni di emergenza nelle quali sia necessario ampliare la coda unica. Nel caso di uffici con più ingressi, verificare la possibilità di dedicare ai clienti ELI2 l’accesso più vicino alla zona dedicata. Segnaletica per la fila unica: è stata predisposta avviso A4 che indica il punto di inizio della fila e ricorda ai clienti che saranno accettate solo le domande consegnate nella busta ufficiale del KIT*. Criteri generali di allestimento della fila unica: 2. Accettazione delle domande *Caso particolare per le Filiali di Bolzano e Trento

11 Divisione Rete 2. Accettazione delle domande Avviso da collocare nel porta avvisi su colonnina, a partire dall’inizio della fila BOZZA

12 Divisione Rete A partire dal giorno successivo alla data di inizio dell’accettazione delle domande, in previsione di una consistente riduzione della clientela ELI2, sarà possibile ripristinare la normale configurazione dell’ufficio; i clienti che vorranno presentare le domande saranno tenuti a rivolgersi agli sportelli che effettuano il servizio di accettazione delle raccomandate/assicurate. Pertanto è necessario provvedere alla rimozione della fila unica e degli avvisi dedicati, procedendo al completo ripristino delle normali condizioni della sala al pubblico. Data di inizio distribuzione KIT moduli Affissione all’ingresso di: - A4 avviso al pubblico per ingresso in uffici abilitati al servizio Eli2 - A4 avviso al pubblico per ingresso in uffici non abilitati al servizio Eli2 -A4 avviso orario negli uffici monoturno Giorno precedente all’inizio dell’accettazione delle domande Predisposizione della fila unica con apposita segnaletica Inizio accettazione domande primadopo Rimozione della fila unica e della segnaletica A4 e ripristino delle normali condizioni dell’ufficio 2. Accettazione delle domande Giorno successivo all’inizio dell’accettazione delle domande


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