FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Advisory Committee of CERN Users (ACCU) F.-L. Navarria CSN1, Assisi, 20 settembre 2004.

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1 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Advisory Committee of CERN Users (ACCU) F.-L. Navarria CSN1, Assisi, 20 settembre 2004

2 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Riferimento, pagina Web: http://cern.ch/ph-dep/ACCU/ ad es. termini del mandato, minute delle riunioni dal 1998, argomenti discussi dal 1988, composizione, contatti con altri comitati del CERN, agenda della prossima riunione – UO, avvisi, formulari, memoranda, etc. prima del 1988, usando CDS, solo qualche rimando a documenti cartacei – per ora Bibliografia

3 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Mandato The task of ACCU is to advise the DG on the practical measures to be taken and administrative internal arrangements to be made by the CERN Management for the utilization of the CERN facilities for research. This concerns in particular the working conditions and the arrangements for technical support to the CERN Users for their activity at the CERN Laboratory. The task of ACCU is to advise the DG on the practical measures to be taken and administrative internal arrangements to be made by the CERN Management for the utilization of the CERN facilities for research. This concerns in particular the working conditions and the arrangements for technical support to the CERN Users for their activity at the CERN Laboratory. Questions dealing with the scientific programme of CERN do not fall under these terms of reference. Questions dealing with the scientific programme of CERN do not fall under these terms of reference.

4 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Nota storica CERN/CC/1269 del 24 August 1977 (Committee of Council) Proposal to Set up an Advisory Committee of CERN Users – preparata per il Council meeting del 16 September 1977 – esiste in E/F ma non elettronica In November 1977 an ACCU was set up with the task of advising the DG on the practical measures and the administrative internal arrangements to be taken by the CERN Management for the utilization of the CERN facilities for research. Riunione dicembre 1988 ~SPS

5 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Nota storica (2) It became desirable in 1988 to revise the terms of reference and the rules of membership of the Committee, with the aim of strengthening the representativity of its members and its efficiency as a mutual consultation channel between the DG and the communities of Users. The mandate was again revised in 2004 to fit with the new CERN organizational structure. Party dic. 1993 ~LEP ~LHC

6 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Composizione A.Two Users from each of the larger MS (Fr, De, I, UK); B. One User from each of the other Member States; C. Two CERN Staff members; D. Four Users from non-Member States. A. L. Serin, F. Bauer (F); H. Kroha, G. Quast (De); A. Di Ciaccio, FLN chair (I); C. Buttar, J. Wilson (UK) B. W. Adam (A), G. Wilquet (Be), R. Tsenov (Bu), P. Závada (Cz), J.B. Hansen (Dk), K. Lassilla- Perini (Fi), C. Petridou (Gr), Z. Trocsanyi (H), M. Merk (Nl), H. Helstrup (N), Z.Hajduk (Pl), P. Bordalo (Pt), A.Z. Dubnichová (Sl), C. Martinez-Rivero (Sp), P. Eerola (Sw), K. Freudenreich (CH) C. T. Ruf, P. Wells D. I. Ajinenko, S. Banerjee, R. Hayano, D. Lissauer CERN Management is represented by J. Engelen (Deputy DG), J.J. Blaising/PH, C. Onions/PH (Head of Users’ Office) as Secretary; M. Pepe-Altarelli/HR and M. Goossens/Staff Association + others as needed CLS: 2 4

7 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Composizione (2) Fino al 2003 era presente alle riunioni anche il DG, un direttore della ricerca, il direttore dell’amministrazione (a volte), il responsabile delle relazioni con i MS ACCU rappresenta tutti gli Users, staff e visitatori, appartenenti a tutti i dipartimenti [lo Users’ Office è stato parte delle divisioni NP, EP, PPE, EP, adesso del dipartimento PH(-EP), in futuro dovrà farsi carico di tutti gli users (non pagati, UPAS)]

8 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 DF CERN DG, Administration CERN DG, Administration ACCU USERS Agencies USERS Agencies HFC RSC SIPB ATC AC GPB CERN committees UO 73 + working groups

9 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Riunioni Quattro volte l’anno, prima del FC,Council; ad es. nel 2004: 10 marzo, 9 giugno, 8 settembre, 8 dicembre (tipicamente 9h15 ~ 13h15) Desktop Forum A. Di Ciaccio, (C. Onions) Archive Committee CO Housing Fund Comm. J. Wilson, (CO) Groupe de Protection des Biens CO Restaurants’ Supervisory Comm. C. Martinez-Rivero Academic Training Committee FLN Scientific Information Policy Board K. Freudenreich, FLN Rappresentanti degli Users in altri comitati del CERN

10 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Argomenti all’odg – era (pre-)LEP – User representation on CERN committees – work of ACCU – Housing & hostel(s) – low cost accomodation – Computing – eg life after VM – CERN identity card – Office space for users – Insurance cover and financial situation of users – Instruments of understanding – Library – eg funding it – EP electronics pool – Transport – CERNcars, bikes – Medical service, rad. prot. –Typing, editing & drawing services at CERN – DTP – Divisional restructuring – F & A programme, SSp – The impact of CERN’s financial problems on services to the users – Academic and Technical training – Kindergarten – creche survey – Safety at CERN – Status of women at CERN – Restaurants eg No. 1 upgrade – Outreach, exhibitions, publicity – WWW (March 96, after VM) – LHC (Evian meeting, 92)

11 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Agenda tipica (8 sett 2004) DRAFT Agenda for the meeting to be held on Wednesday, 8 September 2004 At 9:15 a.m. in the 6th floor Conference Room, 60-6- 002 1.Chairman's remarks 2.Adoption of the agenda 3.Minutes of the previous meeting 4.Matters arising 5.News from the CERN Management 6.The Visits Service 7.Lifetime of Computer Accounts 8.Reports from ACCU representatives on other Committees –Restaurants’ Supervisory Committee –Housing Fund Committee –Scientific Information Policy Board 9.Users' Office news 10.Any Other Business 11.Agenda for the next meeting Action items Rapporto di un servizio del CERN

12 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Action items – Richiesta di permessi Ci per i congiunti degli Utilizzatori (marzo 99): la discussione/i contatti con le autorità elvetiche continuano – Valutare rapidamente la necessità di aumentare la capienza delle foresterie durante la costruzione e l’operazione di LHC (giugno 04): ~ 11 MCHF per 135 stanze/175 letti, costruiti in 2 anni + 1, ~2007 (A. Naudi) risposta degli utilizzatori(?)/esperimenti(?)/ACCU(?) A breve termine, nuovo hotel al Balexert, 89 CHF, il CERN è pronto a riservare 40(?) stanze/letti a un prezzo inferiore risposta – Implicazioni della riduzione nel numero F&A (marzo 04): per il momento il management ha allocato ulteriori fondi e sta valutando il budget dei prossimi anni — il CERN deve continuare a giocare un ruolo importante nella formazione

13 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Action items (2) – Richiesta ai delegati di controllare le pagine Web sui MS raggiungibili dall’ACCU homepage (marzo 04): il loro mantenimento richiede lavoro, saranno temporaneamente rimosse per vedere le reazioni (se) – Pubblicità per le celebrazioni del 50 o anniversario (giugno 04): 17 settembre (staff/user party), 29 settembre (anniversario, illuminazione anello LHC, ripresa aerea/sat.), 16 ottobre (Porte Aperte, 50 siti visitabili), 19 ottobre (PA, solo per pochi) – I delegati devono pubblicizzare l’importanza di EPOG presso le loro agenzie (giugno 04): lo stiamo facendo – “activate the masses” (F. Close) – http://outreach.cern.chhttp://outreach.cern.ch – CO deve inviare ai TL istruzioni in caso di furto (sett 03): il GPB/PPG non si è riunito, ma presto circolerà un documento

14 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Notizie dal management (8 settembre) – il 1o toroide centrale di ATLAS è arrivato fino alla corrente di progetto e oltre, dopo altre prove sarà installato nel pozzo in ottobre – si tratta del più grande magnete SC al mondo – LHC: il CERN deve assumere un ruolo maggiore nella criogenia nel tunnel, le riparazioni e le interazioni con le ditte vanno avanti, gli esperimenti collaborano per permettere il lavoro in situ (QRL), si spera di recuperare il ritardo – migliori stime a fine anno – LCG va bene, nella fase 1 i centri remoti sono usati per la produzione, per quanto ancora non a pieno ritmo

15 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Rapporti di servizi del CERN Visit Service (A. Dal Rosso) http://cern.ch/ph-dep/ACCU/Minutes/Welcome.html 19000 visite nel 2003, 22000 nel 2004; gli italiani (scuole) sono molto presenti; occorrono più guide (volontarie); qualche problema di trasporto (gruppi senza bus); OpenDay > 20k visitatori Durata dei computer accounts (L. Pregernig) http://cern.ch/ph-dep/ACCU/Minutes/Welcome.html al momento solo gli account non usati sono chiusi; problemi con la sicurezza, si vuole legare la fine account col contratto, lo user e il TL sono informati 1 mese prima (3 se <50% al CERN), l’account è bloccato 2 mesi dopo la fine contratto 01/02/2005 16/10/2004

16 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Rapporti dei rappresentanti nei comitati Restaurant committee (CMartinezRivero ) http://cern.ch/ph-dep/ACCU/Minutes/Welcome.html qualche problema di orario/chiusura cafetteria, età del materiale (n. 1), n. 2&3, qualche lamentela sulla qualità eg la sera (n. 1) Housing Fund Committee (JWilson) http://cern.ch/ph-dep/ACCU/Minutes/Welcome.html questionario per la nuova foresteria/appartamenti a medio termine, prenot. del foyer anche senza CC, anche via EDH (memo del TL) Scientific Information Policy Board (FLN) meno cancellazioni del previsto di abbonamenti di riviste, qualche nuovo abbonamento, poche reazioni degli Users, riduzione nel numero di YR stampati, e-disponibili al 100%

17 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Notizie UO –Continua il lavoro per prendersi in carico gli UPAS di altri dipartimenti http://cern.ch/ph-dep/ACCU/Minutes/Welcome.htmlhttp://cern.ch/ph-dep/ACCU/Minutes/Welcome.html –L’estensione dell’UO è rimandata –La pagina Web è stata rinnovata, eg statistiche annuali, informazioni per registrarsi –Questionario UO: ~850 risposte due gg di chiusura 20-21 ottobre, esercizio di Team Building –Grey Book http://greybook.cern.ch ormai mancano solo 20 riferimenti sui 2200 che coprono 30 anni di esperimenti CERNhttp://greybook.cern.ch –L’attuale dosimetro sarà presto sostituito, vedi Bulletin 36/2004- 30.8.2004

18 FLN, CSN1, Assisi, 20 settembre 2004 Da fare e da discutere –Valutazione della necessità/capacità di un 3o foyer e di appartamenti (anche il CERN farà una sua valutazione) –Soluzione momentanea con prenotazione in blocco da parte del CERN in un nuovo hotel (Balexert, <89 CHF) DF –Computer security –Effetti del cambiamento strutturale (dalle divisioni ai dipartimenti) –Risposte al questionario UO DD