La presentazione è in caricamento. Aspetta per favore

La presentazione è in caricamento. Aspetta per favore

Il DPS: cosè e come si aggiorna a cura dellAvvocato Marco Maglio LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI.

Presentazioni simili


Presentazione sul tema: "Il DPS: cosè e come si aggiorna a cura dellAvvocato Marco Maglio LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI."— Transcript della presentazione:

1 Il DPS: cosè e come si aggiorna a cura dellAvvocato Marco Maglio LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI

2 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Introduzione Questo corso ha un contenuto operativo e spiega cosè e come si aggiorna il Documento Programmatico sulla Sicurezza (DPS). Lincontro ha una durata di circa 60 minuti ed è prevista una pausa intermedia di cinque minuti. Alla fine potrete formulare domande che formeranno oggetto di risposta in unapposita sezione di FAQ.

3 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Tratteremo questi argomenti: 1. il documento programmatico sulla sicurezza: funzioni, struttura e contenuti 2. come verificare il grado di aggiornamento del DPS 3. le risposte alle domande classiche - laggiornamento è sempre necessario? - quali notizie fornire nellaggiornamento? - laggiornamento deve avere data certa? 4. come redigere laggiornamento del DPS 5. come comunicare lavvenuto aggiornamento del DPS 6. a chi comunicare lavvenuto aggiornamento 7. cosa fare e cosa non fare dopo laggiornamento 8. consigli per pianificare i futuri aggiornamenti Contenuti del corso

4 Avete redatto il DPS lanno precedente? Sì No Ho predisposto una bozza Sto procedendo all'aggiornamento periodico Live Meeting Poll Changes directly made to this slide will not be displayed in Live Meeting. Edit this slide by selecting Properties in the Live Meeting Presentation menu. Introduzione

5 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Cosa è il documento programmatico sulla sicurezza Il documento programmatico è una delle misure minime di sicurezza prescritte dalla normativa per gestire correttamente i rischi connessi al trattamento dei dati personali. Le misure di sicurezza hanno lo scopo di prevenire i rischi di distruzione, intrusione o uso improprio dei dati personali. Alle precauzioni già previste nella normativa fin dal 1999 (password, codici identificativi, utilizzo di antivirus aggiornati) con ladozione del Codice in materia di protezione dei dati personali, dopo il 31 marzo 2006, sono state aggiunte anche forme di autenticazione informatica, sistemi di cifratura, procedure per il ripristino dei dati da adottare a seconda della sensibilità e del livello di rischio legato al trattamento dei dati. Nel caso in cui il titolare ometta ladozione delle misure minime è prevista la pena dellarresto sino a due anni o, alternativamente, lammenda da euro a

6 Cosa è il documento programmatico sulla sicurezza Avete già partecipato ai precedenti webcast Microsoft sul trattamento dei dati personali Sì No Live Meeting Poll Changes directly made to this slide will not be displayed in Live Meeting. Edit this slide by selecting Properties in the Live Meeting Presentation menu.

7 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Laggiornamento annuale del DPS Il 31 marzo di ogni anno scade il termine per laggiornamento obbligatorio del Documento Programmatico sulla sicurezza. Laggiornamento non è una mera formalità, ma deve dimostrare che lazienda ha tenuto costantemente sotto controllo le attività di trattamento dei dati. In un quadro di evoluzione tecnologica costante, il DPS va aggiornato almeno una volta allanno, entro il 31 marzo, da parte del Titolare, anche avvalendosi dei responsabili eventualmente designati. In pratica entro il 31 marzo di ogni anno il Titolare del trattamento è tenuto a verificare se nel corso dellanno appena trascorso sono intervenute variazioni rispetto a quanto indicato lanno precedente. Dellavvenuta redazione va data notizia nella relazione accompagnatoria al Bilancio. Ai sensi della regola 26 dellallegato B al D.lgs 196/2003, il titolare, nella relazione accompagnatoria del bilancio d'esercizio, se dovuta, riferisce dell'avvenuta redazione o aggiornamento del documento programmatico sulla sicurezza.

8 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Il DPS è obbligatorio per chiunque? Secondo lallegato B del D.lgs. 196/2003 il documento è obbligatorio solo per i soggetti che trattano dati sensibili e giudiziari, ma la sua adozione è essenziale per ladeguata analisi e prevenzione dei rischi legati allillecito trattamento dei dati. Non redigere il DPS determina lautomatico innalzamento dei rischi connessi al trattamento. Per questo motivo la sua redazione, anche se non rigorosamente obbligatoria, è da considerarsi una necessaria cautela da adottare per la corretta organizzazione.

9 Il DPS è obbligatorio per chiunque? Avete munito di data certa il vostro DPS? Sì No Ne ho sentito parlare ma non lho fatto Live Meeting Poll Changes directly made to this slide will not be displayed in Live Meeting. Edit this slide by selecting Properties in the Live Meeting Presentation menu.

10 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Il Documento Programmatico deve avere data certa? Non esiste nessuna disposizione che preveda un obbligo di data certa per il DPS. Questo vale anche per laggiornamento annuale. La diffusione di una leggenda metropolitana a questo proposito deriva da una frettolosa lettura della normativa. Lunico riferimento alla data certa riguarda lipotesi (oggi superata) di usufruire di un maggior termine per ladozione delle misure di sicurezza. Ai sensi dellArt. 180 del D.lgs. 196/2003 Il titolare che alla data di entrata in vigore del presente codice dispone di strumenti elettronici che, per obiettive ragioni tecniche, non consentono in tutto o in parte l'immediata applicazione delle misure minime di cui all'articolo 34 e delle corrispondenti modalità tecniche di cui all'allegato B, descrive le medesime ragioni in un documento a data certa da conservare presso la propria struttura.

11 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Qual è il contenuto del DPS? Il DPS deve fornire idonee informazioni riguardo a : a) lelenco dei trattamenti di dati personali; b) la distribuzione dei compiti e delle responsabilità in relazione al trattamento dei dati; c) lanalisi dei rischi; d) le misure da adottare per garantire lintegrità e la disponibilità dei dati, nonché le disposizioni per la protezione dei locali destinati alla custodia; e) la descrizione dei criteri e delle modalità per il ripristino della disponibilità dei dati in seguito a distruzione o danneggiamento;

12 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Qual è il contenuto del DPS? f) la previsione di interventi formativi a favore degli incaricati del trattamento; g) la descrizione dei criteri da adottare per garantire ladozione delle misure minime di sicurezza in caso di trattamenti di dati personali affidati, in conformità al codice, allesterno della struttura del titolare; h) lindividuazione dei criteri da adottare per la cifratura o per la separazione dei dati relativi alla salute ed alla vita sessuale dagli altri dati personali dellinteressato. Questo punto riguarda peraltro quasi esclusivamente gli organismi sanitari e i professionisti del settore medico.

13 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Quali sono gli elementi da aggiornare nel DPS? Riesaminiamo nel dettaglio questi contenuti del Documento Programmatico sulla Sicurezza, utilizzando come riferimento lo schema descritto dal punto 19 dellallegato B. Potremo così mettere in evidenza i punti che eventualmente richiedono un aggiornamento.

14 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Elenco dei trattamenti di dati personali regola 19.1 Contenuti In questa sezione sono individuati i trattamenti effettuati dal titolare, direttamente o attraverso collaborazioni esterne, con lindicazione della natura dei dati e della struttura (ufficio, funzione, ecc.) interna od esterna operativamente preposta, nonché degli strumenti elettronici impiegati. Nella redazione della lista si può tener conto anche delle informazioni contenute nelle notificazioni eventualmente inviate al Garante anche in passato.

15 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Elenco dei trattamenti di dati personali regola 19.1 Informazioni essenziali Per ciascun trattamento vanno indicate le seguenti informazioni: Descrizione sintetica: menzionare il trattamento dei dati personali attraverso lindicazione della finalità perseguita o dellattività svolta (fornitura di beni o servizi, gestione del personale, ecc.) e delle categorie di persone cui i dati si riferiscono (clienti o utenti, dipendenti e/o collaboratori, fornitori, ecc.). Natura dei dati trattati: indicare se, tra i dati personali, sono presenti dati sensibili o giudiziari.

16 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Elenco dei trattamenti di dati personali regola 19.1 Struttura di riferimento: indicare la struttura (ufficio, funzione, ecc.) allinterno della quale viene effettuato il trattamento. In caso di strutture complesse, è possibile indicare la macro-struttura (direzione, dipartimento o servizio del personale), oppure gli uffici specifici allinterno della stessa (ufficio contratti, sviluppo risorse, controversie sindacali, amministrazione-contabilità). Altre strutture che concorrono al trattamento: nel caso in cui un trattamento, per essere completato, comporta lattività di diverse strutture è opportuno indicare, oltre quella che cura primariamente lattività, le altre principali strutture che concorrono al trattamento anche dallesterno. Descrizione degli strumenti elettronici utilizzati: va indicata la tipologia di strumenti elettronici impiegati (elaboratori o p.c. anche portatili, collegati o meno in una rete locale, geografica o Internet; sistemi informativi più complessi).

17 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Elenco dei trattamenti di dati personali regola 19.1 Banca dati: indicare eventualmente la banca dati (ovvero il data base o larchivio informatico), con le relative applicazioni, in cui sono contenuti i dati. Uno stesso trattamento può richiedere lutilizzo di dati che risiedono in più di una banca dati. In tal caso le banche dati potranno essere elencate. Luogo di custodia dei supporti di memorizzazione: indicare il luogo in cui risiedono fisicamente i dati, ovvero dove si trovano (in quale sede, centrale o periferica, o presso quale fornitore di servizi, ecc.) gli elaboratori sui cui dischi sono memorizzati i dati, i luoghi di conservazione dei supporti magnetici utilizzati per le copie di sicurezza (nastri, CD, ecc.) ed ogni altro supporto rimovibile. Il punto può essere approfondito in occasione di aggiornamenti successivi.

18 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Elenco dei trattamenti di dati personali regola 19.1 Tipologia di dispositivi di accesso: elenco e descrizione sintetica degli strumenti utilizzati dagli incaricati per effettuare il trattamento (pc, terminale non intelligente, palmare, telefonino, ecc.). Tipologia di interconnessione: descrizione sintetica e qualitativa della rete che collega i dispositivi daccesso ai dati utilizzati dagli incaricati (rete locale, geografica, Internet, ecc.). Tutte queste informazioni possono essere completate o sostituite da schemi, tabelle, disegni di architettura del sistema informativo o da altri documenti aziendali già compilati e idonei a fornire in altro modo le informazioni medesime.

19 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Distribuzione dei compiti e delle responsabilità regola 19.2 Contenuti In questa sezione occorre descrivere sinteticamente lorganizzazione della struttura di riferimento, i compiti e le relative responsabilità, in relazione ai trattamenti effettuati. Si possono utilizzare anche documenti già predisposti (provvedimenti, ordini di servizio, regolamenti interni, circolari), indicando le precise modalità per reperirli.

20 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Distribuzione dei compiti e delle responsabilità regola 19.2 Informazioni essenziali Struttura: riportare le indicazioni delle strutture già menzionate nella precedente sezione. Trattamenti effettuati dalla struttura: indicare i trattamenti di competenza di ciascuna struttura. Compiti e responsabilità della struttura: descrivere sinteticamente i compiti e le responsabilità della struttura rispetto ai trattamenti di competenza. Ad esempio: acquisizione e caricamento dei dati, consultazione, comunicazione a terzi, manutenzione tecnica dei programmi, gestione tecnica operativa della base dati (salvataggi, ripristini, ecc.). Anche in questo caso è possibile utilizzare, nei termini predetti, altri documenti già predisposti.

21 Analisi dei rischi che incombono sui dati Avete effettuato l'analisi dei rischi rispetto al trattamento dei dati personali? Sì No Non so Live Meeting Poll Changes directly made to this slide will not be displayed in Live Meeting. Edit this slide by selecting Properties in the Live Meeting Presentation menu.

22 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Analisi dei rischi che incombono sui dati regola 19.3 Contenuti In questa sezione occorre descrivere i principali eventi potenzialmente dannosi per la sicurezza dei dati, e valutarne le possibili conseguenze e la gravità in relazione al contesto fisico – ambientale di riferimento e agli strumenti elettronici utilizzati.

23 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Analisi dei rischi che incombono sui dati regola 19.3 Informazioni essenziali Elenco degli eventi: individuare ed elencare gli eventi che possono generare danni e che comportano, quindi, rischi per la sicurezza dei dati personali. In particolare, si può prendere in considerazione la lista esemplificativa dei seguenti eventi: 1. comportamenti degli operatori: sottrazione di credenziali di autenticazione carenza di consapevolezza, disattenzione o incuria comportamenti sleali o fraudolenti errore materiale

24 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Analisi dei rischi che incombono sui dati regola eventi relativi agli strumenti: azione di virus informatici o di programmi suscettibili di recare danno spamming o tecniche di sabotaggio malfunzionamento, indisponibilità o degrado degli strumenti accessi esterni non autorizzati intercettazione di informazioni in rete

25 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Analisi dei rischi che incombono sui dati regola eventi relativi al contesto fisico – ambientale: ingressi non autorizzati a locali/aree ad accesso ristretto sottrazione di strumenti contenenti dati eventi distruttivi, naturali o artificiali (movimenti tellurici, scariche atmosferiche, incendi, allagamenti, condizioni ambientali, ecc.), nonché dolosi, accidentali o dovuti ad incuria guasto a sistemi complementari (impianto elettrico, climatizzazione, ecc.) errori umani nella gestione della sicurezza fisica È possibile, per ulteriori dettagli, rinviare a documenti analoghi già redatti in tema di piani di sicurezza e gestione del rischio, come Business Continuity Plan, Disaster Recovery Plan, ecc. (si tenga però presente che le analisi alla base di questi altri documenti possono avere una natura ben diversa).

26 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Analisi dei rischi che incombono sui dati regola 19.3 Impatto sulla sicurezza: descrivere le principali conseguenze individuate per la sicurezza dei dati, in relazione a ciascun evento, e valutare la loro gravità anche in relazione alla rilevanza e alla probabilità stimata dellevento (anche in termini sintetici: ad es. alta/media/bassa). In questo modo è possibile formulare un primo indicatore omogeneo per i diversi rischi da contrastare. Lanalisi dei rischi può essere condotta utilizzando metodi di complessità diversa: lapproccio qui descritto è volto solo a consentire una prima riflessione in contesti che per dimensioni ridotte o per altre analoghe ragioni, non ritengano di dover procedere ad una analisi più strutturata.

27 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Pausa IL CORSO RIPRENDERA TRA CINQUE MINUTI

28 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Misure in essere e da adottare regola 19.4 Contenuti In questa sezione vanno riportate, in forma sintetica, le misure in essere e da adottare per contrastare i rischi individuati. Per misura si intende lo specifico intervento tecnico od organizzativo posto in essere (per prevenire, contrastare o ridurre gli effetti relativi ad una specifica minaccia), come pure quelle attività di verifica e controllo nel tempo, essenziali per assicurarne lefficacia. Le misure da adottare possono essere inserite in una sezione dedicata ai programmi per migliorare la sicurezza.

29 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Misure in essere e da adottare regola 19.4 Informazioni essenziali Misure: descrivere sinteticamente le misure adottate (seguendo anche le indicazioni contenute nelle altre regole dellallegato B del Codice). Descrizione dei rischi: per ciascuna misura indicare sinteticamente i rischi che si intende contrastare (anche qui, si possono utilizzare le indicazioni fornite dallallegato B). Trattamenti interessati: indicare i trattamenti interessati per ciascuna delle misure adottate. Struttura o persone addette alladozione: indicare la struttura o la persona responsabili o preposte alladozione delle misure indicate.

30 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Misure in essere e da adottare regola 19.4 Determinate misure possono non essere riconducibili a specifici trattamenti o banche dati (ad esempio, con riferimento alle misure per la protezione delle aree e dei locali). Occorre specificare se la misura è già in essere o da adottare, con eventuale indicazione, in tale ultimo caso, dei tempi previsti per la sua messa in opera. Oltre alle informazioni sopra riportate può essere opportuno compilare, per ciascuna misura, una scheda analitica contenente un maggior numero di informazioni, utili nella gestione operativa della sicurezza e, in particolare, nelle attività di verifica e controllo.

31 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Misure in essere e da adottare regola 19.4 A puro titolo di esempio, possono essere inserite informazioni relative a: la minaccia che si intende contrastare la tipologia della misura (preventiva, di contrasto, di contenimento degli effetti ecc.) le informazioni relative alla responsabilità dellattuazione e della gestione della misura i tempi di validità delle scelte (contratti esterni, aggiornamento di prodotti, ecc.) gli ambiti cui si applica (ambiti fisici: un reparto, un edificio, ecc.– o logici: una procedura, unapplicazione, ecc.)

32 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Criteri e modalità di ripristino della disponibilità dei dati regola 19.5 Contenuti In questa sezione sono descritti i criteri e le procedure adottati per il ripristino dei dati in caso di loro danneggiamento o di inaffidabilità della base dati. Limportanza di queste attività deriva dalleccezionalità delle situazioni in cui il ripristino ha luogo: è essenziale che, quando sono necessarie, le copie dei dati siano disponibili e che le procedure di reinstallazione siano efficaci. Pertanto, è opportuno descrivere sinteticamente anche i criteri e le procedure adottate per il salvataggio dei dati al fine di una corretta esecuzione del loro ripristino.

33 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Criteri e modalità di ripristino della disponibilità dei dati regola 19.5 Informazioni essenziali Per quanto riguarda il ripristino, le informazioni essenziali sono: Banca dati/Data base/Archivio: indicare la banca dati, il data base o larchivio interessati. Criteri e procedure per il salvataggio e il ripristino dei dati: descrivere sinteticamente le procedure e i criteri individuati per il salvataggio e il ripristino dei dati, con eventuale rinvio ad unulteriore scheda operativa o a documentazioni analoghe. Pianificazione delle prove di ripristino: indicare i tempi previsti per effettuare i test di efficacia delle procedure adottate per il salvataggio/ripristino dei dati.

34 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Criteri e modalità di ripristino della disponibilità dei dati regola 19.5 Ecco ulteriori elementi per specificare i criteri e le procedure per il salvataggio e il ripristino dei dati. Data base: identificare la banca, la base o larchivio elettronico di dati interessati. Criteri e procedure per il salvataggio dei dati: descrivere sinteticamente la tipologia di salvataggio e la frequenza con cui viene effettuato. Modalità di custodia delle copie: indicare il luogo fisico in cui sono custodite le copie dei dati salvate. Struttura o persona incaricata del salvataggio: indicare la struttura o le persone incaricate di effettuare il salvataggio e/o di controllarne lesito.

35 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Pianificazione degli interventi formativi previsti regola 19.6 Contenuti In questa sezione sono riportate le informazioni necessarie per individuare il quadro sintetico degli interventi formativi che si prevede di svolgere.

36 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Pianificazione degli interventi formativi previsti regola 19.6 Informazioni essenziali Descrizione sintetica degli interventi formativi: descrivere sinteticamente gli obiettivi e le modalità dellintervento formativo, in relazione a quanto previsto dalla regola 19.6 (ingresso in servizio o cambiamento di mansioni degli incaricati, introduzione di nuovi elaboratori, programmi o sistemi informatici, ecc.). Classi di incarico o tipologie di incaricati interessati: individuare le classi omogenee di incarico a cui lintervento è destinato e/o le tipologie di incaricati interessati, anche in riferimento alle strutture di appartenenza. Tempi previsti: indicare i tempi previsti per lo svolgimento degli interventi formativi.

37 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Trattamenti affidati allesterno regola 19.7 Contenuti Redigere un quadro sintetico delle attività affidate a terzi che comportano il trattamento di dati, con lindicazione sintetica del quadro giuridico o contrattuale (nonché organizzativo e tecnico) in cui tale trasferimento si inserisce, in riferimento agli impegni assunti, anche allesterno, per garantire la protezione dei dati stessi.

38 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Trattamenti affidati allesterno regola 19.7 Informazioni essenziali Descrizione dellattività esternalizzata: indicare sinteticamente lattività affidata allesterno. Trattamenti di dati interessati: indicare i trattamenti di dati, sensibili o giudiziari, effettuati nellambito della predetta attività. Soggetto esterno: indicare la società, lente o il consulente cui è stata affidata lattività, e il ruolo ricoperto agli effetti della disciplina sulla protezione dei dati personali (titolare o responsabile del trattamento).

39 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Trattamenti affidati allesterno regola 19.7 Descrizione dei criteri: perché sia garantito un adeguato trattamento dei dati è necessario che la società a cui viene affidato il trattamento rilasci specifiche dichiarazioni o documenti, oppure assuma alcuni impegni anche su base contrattuale, con particolare riferimento, ad esempio, a: 1. il trattamento di dati ai soli fini dellespletamento dellincarico ricevuto; 2. ladempimento degli obblighi previsti dal Codice per la protezione dei dati personali; 3. il rispetto delle istruzioni specifiche eventualmente ricevute per il trattamento dei dati personali o integrazione delle procedure già in essere; 4. limpegno a relazionare periodicamente sulle misure di sicurezza adottate, anche mediante eventuali questionari e liste di controllo, e ad informare immediatamente il titolare del trattamento in caso di situazioni anomale o di emergenze.

40 Cifratura dei dati o separazione dei dati identificativi La vostra organizzazione tratta dati sanitari o giudiziari? Sì No Saltuariamente Live Meeting Poll Changes directly made to this slide will not be displayed in Live Meeting. Edit this slide by selecting Properties in the Live Meeting Presentation menu.

41 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Cifratura dei dati o separazione dei dati identificativi regola 19.8 Contenuti In questa sezione vanno rappresentate le modalità di protezione adottate in relazione ai dati per cui è richiesta la cifratura – o la separazione fra dati identificativi e dati sensibili – nonché i criteri e le modalità con cui viene assicurata la sicurezza di tali trattamenti. Questo punto riguarda solo gli organismi sanitari e i professionisti del settore medico.

42 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI I cambiamenti più comuni I cambiamenti più frequenti sono quelli che riguardano questi aspetti: I cambiamenti di sedi dove avviene il trattamento dei dati; la variazione nei permessi di accesso ai dati da parte degli incaricati; La variazione della struttura del sito Internet aziendale; La creazione di nuove banche dati; Le modifiche dei responsabili e degli incaricati del trattamento; ladozione di nuovi fornitori nominati responsabili esterni del trattamento dei dati; I cambiamenti alla rete aziendale, acquisto o dismissione di nuovi computers, nuovi sistemi di elaborazione, ecc.); Linstallazione di dotazioni (armadi, scaffali o altri arredi dove vengono conservati i dati); Lanalisi dei rischi (adozione di nuove misure di sicurezza tecnico-informatiche, organizzative e logistico-procedurali); Il trasferimento di dati allestero.

43 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Alcuni suggerimenti pratici Prima di tutto va tenuto presente che per aggiornare il DPS, non sarà necessario adottarne uno completamente diverso rispetto al precedente, ma basterà integrarlo in alcune parti, secondo le proprie necessità, ovvero si potrà sostituirlo integralmente con un documento diverso. Quanto alla struttura del DPS: sul piano pratico un buon suggerimento può essere quello di adottare un modello di DPS composto di una parte descrittiva (da lasciare generalmente immutata) e da una serie di allegati, costituenti la parte dinamica, che riporterà le modifiche, le revisioni, gli aggiornamenti e le integrazioni ritenute necessarie. A chi comunicare il DPS: il DPS è un atto interno del Titolare. Va tenuto agli Atti ed esibito a richiesta delle autorità. Quindi il DPS non deve in nessun modo essere inviato a uffici pubblici o autorità. Va solo data notizia della redazione e dellaggiornamento nella relazione che accompagna il bilancio.

44 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Alcuni suggerimenti pratici A proposito della data certa: la legge non la impone ma se volete potete fare ricorso alla cosiddetta «autoprestazione», presso gli uffici postali con apposizione del timbro direttamente sul documento, anziché sullinvolucro che lo contiene. Meglio far adottare una delibera dal consiglio di amministrazione della società di cui sia certa la data in base alla concreta disciplina della formazione e trascrizione del verbale sul libro sociale. La tecnologia aiuta: ricordate che sul documento informatico può essere apposta la cosiddetta «marca temporale». Questa dovrebbe essere coincidente con la versione stampata che andrà in ogni caso firmata.

45 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Alcuni suggerimenti pratici A proposito dei tempi di revisione: al di là dell'obbligo di legge di procedere ad un aggiornamento del documento entro il 31 marzo di ogni anno, è opportuno stampare una nuova revisione del documento ogni volta che qualche elemento contenuto nel DPS varia (anche più volte l'anno, se opportuno), ossia, quando vi siano innovazioni tecnologiche o modificazioni di processi organizzativi aziendali. Ricordate che il documento deve essere mirare a programmare interventi futuri per la protezione dei dati e dei sistemi informatici e fisici adottati per la protezione delle informazioni. Proprio per questo si deve verificare se nel corso dell'anno sono stati evidenziati rischi o minacce (ripetendo l'analisi dei rischi), in modo da prevedere interventi e protezioni.

46 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Alcuni suggerimenti pratici Cosa fare per impostare correttamente laggiornamento: la scelta operativa migliore consiste nel programmare per tempo gli interventi: a settembre si può iniziare a lavorare al documento preventivo e a marzo, sulla base delle previsioni, si può aggiornare il DPS. In questo modo laggiornamento annuale obbligatorio si effettua un semestre dopo le previsioni dell'anno precedente, e un semestre prima di quelle per l'anno successivo ed in prossimità del bilancio consuntivo Cosa non fare: Ristampare il DPS, anno dopo anno, cambiando solo la data di redazione. Laggiornamento non è formale. Ricordate che la sicurezza non è un dato di fatto statico ; è un processo dinamico che deve evolversi. Possibile che in anno non sia cambiato nulla? Neanche un allegato? E comunque tenete presente che non basta dare un nome diverso a una cosa vecchia, per poter sostenere di aver creato qualcosa di nuovo!

47 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Conclusioni Grazie e buon lavoro. Per informazioni potete scrivere a: Avvocato Marco Maglio Ulteriori materiali di approfondimento e informazioni sui corsi di formazione saranno disponibili a partire da maggio sul sito

48 LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI Bibliografia Marco Maglio – Le misure minime di sicurezza informatica: verso la redazione del documento programmatico di sicurezza –PMI n. 4/2004 Marco Maglio – Luso degli strumenti informatici da parte dei lavoratori alla ricerca dellequilibrio tra diritto alla riservatezza e dovere di controllo –PMI n. 5/2004 Garante per la Protezione dei dati personali – Prime riflessioni sui criteri di redazione del documento programmatico sulla sicurezza – 13 maggio 2004 Garante per la Protezione dei dati personali – Guida operativa per redigere il Documento programmatico sulla sicurezza (DPS) – 2004 a cura di Juri Monducci Giovanni Sartor – Il codice in materia di protezione dei dati personali: commentario sistematico al D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196 – CEDAM 2004 a cura di Giuseppe Cassano e Stefano Fadda – Codice in materia di protezione dei dati personali: commento articolo per articolo al testo unico sulla privacy D.Lgs. 30 giugno n. 196 – IPSOA 2004 Francesco Cardarelli, Salvatore Sica e Vincenzo Zeno-Zencovich – Il codice dei dati personali:Temi e Problemi – Giuffrè Editore 2004.


Scaricare ppt "Il DPS: cosè e come si aggiorna a cura dellAvvocato Marco Maglio LUCERNA IURIS – LEGAL EUROPEAN NETWORK STUDIO LEGALE MAGLIO E ASSOCIATI."

Presentazioni simili


Annunci Google