Cooperazione Territoriale Europea L’ATTIVITÀ DI RENDICONTAZIONE

Presentazione sul tema: "Cooperazione Territoriale Europea L’ATTIVITÀ DI RENDICONTAZIONE"— Transcript della presentazione:

1 Cooperazione Territoriale Europea L’ATTIVITÀ DI RENDICONTAZIONE
Michela Bergamin Eurosportello - Unioncamere del Veneto European Commission Enterprise and Industry

2 Argomenti trattati La rendicontazione finanziaria di un progetto
Il budget del progetto Ammissibilità delle spese Voci di spesa Giustificativi di spesa e documentazione di supporto Il controllo di primo livello Richieste di pagamento Alcuni suggerimenti e raccomandazioni

3 LA RENDICONTAZIONE FINANZIARIA DI UN PROGETTO

4 Una definizione di rendicontazione
La rendicontazione è l’attività riassuntiva di tutti gli aspetti di un progetto Comprende tutti gli elementi per la lettura incrociata delle attività svolte per il raggiungimento degli obiettivi del progetto Evidenzia lo “stile” di gestione e gli scostamenti rispetto all’idea progettuale

5 ….. il rendiconto finanziario rispecchia le
azioni previste dal progetto e approvate nel relativo budget. PROJECT MANAGER (gestione attività progettuali) e FINANCE MANAGER (gestione finanziaria del progetto) dovrebbero lavorare in sinergia

6 Il Logical Framework Project Manager Finance Manager

7 Diverse regole di rendicontazione
Diversi programmi di cooperazione Specifiche regole per costruire il budget e manuali di rendicontazione finanziaria

8 Project Manager Progettista

9 IL BUDGET DEL PROGETTO:

10 Il budget del progetto: punto di partenza per la gestione finanziaria
Qual è l’ammontare del budget approvato per il progetto? Quali sono le tipologie di spesa previste dal progetto? cfr. Voci di spesa – Macro Azioni Quali attività devono essere portate avanti? cfr. Cronogramma – Piano di lavoro

11 Esempio di Budget – AF Interreg IVC

12 Esempio di Cronogramma
Piano di lavoro

13 REALISTICHE PER EVITARE DISIMPEGNO FONDI
Previsioni di Spesa REALISTICHE PER EVITARE DISIMPEGNO FONDI

14 Le fasi del progetto Presentazione AF Selezione proposta progettuale
Firma del Subsidy Contract Implementazione attività Monitoraggio: progress report Valutazione finale : final report Costruzione budget Convalida budget Elevata attenzione: Corretta gestione finanziaria Rendicontazione periodica Certificazione delle spese Richieste di pagamento

15 AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE

16 Corretta gestione finanziaria – criteri di base
Ogni spesa deve avere attinenza ed essere congruente con gli obiettivi del progetto Deve essere temporalmente funzionale con gli obiettivi del progetto e temporalmente effettuata nell’arco di tempo di vita del progetto Deve essere comprovata da documenti probanti Deve inoltre essere pagata entro i termini stabiliti nel contratto di finanziamento (Subsidy Contract)

17 Corretta gestione finanziaria – principi di base
Principio di economicità: le risorse usate dall’ente per perseguire le attività dovrebbero essere disponibili a tempo debito, nella quantità e qualità appropriate e al miglior prezzo. Principio di efficienza: migliore relazione tra risorse impiegate e risultati raggiunti. Principio di efficacia: raggiungimento degli obiettivi specifici e dei risultati attesi. (1605/2002 §27.2)

18 Ammissibilità delle spese – le fonti
Regolamenti CE Regolamento generale: (CE) n.1083/2006 art. 56 Regolamento FESR: (CE) n.1080/2006 art. 7 Regolamento di implementazione: (CE) n.1828/2006 artt. dal 48 al 53 Regole nazionali Regole di programma

19 Regole di ammissibilità – principi generali a livello europeo
Le spese sono considerate ammissibili solo se rispettano i seguenti principi Spese effettivamente sostenute Spese riferite ad un progetto debitamente approvato dal Comitato di Monitoraggio Ammontare delle spese adeguato per il raggiungimento dell’obiettivo del progetto Spese non in contraddizione con specifici criteri di ammissibilità

20 Regole di ammissibilità – principi generali a livello europeo
NON sono ammissibili L’IVA recuperabile Gli interessi passivi Ammende, penali, spese per controversie legali

21 Ammissibilità delle spese – Regolamento CE 1083/2006
Art. 56 § 4 “Le norme in materia di ammissibilità delle spese sono stabilite a livello nazionale, fatte salve le eccezioni previste dai regolamenti specifici per ciascun Fondo.”

22 Regole di ammissibilità – principi generali a livello italiano
DPR N. 196 DEL 03/10/2008 Art.2 – Spese effettivamente sostenute Art.3 – Oneri finanziari e di altro genere e spese legali Art.4 – Acquisto di materiale usato Art.5 – Acquisto di terreni Art.5 – Acquisto di edifici Art.7 – IVA Art.8 – Locazione finanziaria Art.9 – Spese di assistenza tecnica Art.10 – Spese connesse alle singole operazioni

23 Regole di ammissibilità – principi generali a livello italiano DPR N
Regole di ammissibilità – principi generali a livello italiano DPR N. 196 DEL 03/10/2008 Art.2 “non sono ammissibili le spese relative ad un bene rispetto al quale il beneficiario abbia già fruito, per le stesse spese, di una misura di sostegno finanziario nazionale o comunitario.” principio di non ammissibilità del doppio finanziamento ! Nel caso che venga provata l’intenzionalità del doppio finanziamento, oltre che alla revoca del contributo saranno applicate le vigenti normative in materia di frodi.

24 Regole di ammissibilità – principi specifici a livello di Programma
Specifici manuali di implementazione, manuali per la rendicontazione delle spese, linee guida per il controllo e l’audit finanziario NOTA BENE: Normalmente le spese sono ammissibili se sostenute entro l’area di programma.

25 Costi ammissibili – principi generali
Tenere a mente i criteri di base generali Verificare di volta in volta nei manuali finanziari di ogni singolo programma prima di procedere ad assumere impegni di spesa !

26 VOCI DI SPESA

27 Tipologie di spesa finanziabili
Personale Consulenze Spese generali / costi di amministrazione Promozione / Informazione e pubblicità Organizzazione incontri / eventi Viaggi Attrezzature Investimenti Costi preparatori Controllo di primo livello

28 Costi di Personale (1/4) Si riferiscono a costi del personale che si dedica al progetto full time o part time (dedicando una certa percentuale dell’orario complessivo di lavoro) Solo costi di personale direttamente assunto/impiegato dall’organismo partner ufficialmente incluso nell’AF del progetto

29 Costi di Personale (2/4) I costi del personale includono il costo aziendale (lordo + oneri sociali a carico azienda, se obbligatori per legge) Il personale può essere assunto ad hoc (contratto lavoro a progetto) oppure può trattarsi di personale pre-esistente (lettera di incarico). I contratti di lavoro o lettere di incarico devono specificare l’incarico da svolgere e la stima dell’ammontare dei giorni/ore da dedicare al progetto. NB. In caso di personale assunto con contratti a progetto, verificare che il contratto riporti il nominativo del progetto nella scheda allegata.

30 Costi di Personale (3/4) Se non indicato diversamente (da specifiche regole di programma o regole nazionali) il costo giornaliero/orario in genere si calcola nel seguente modo:

31 Costi di Personale (4/4) Il personale deve redigere dei Timesheet mensilmente indicando nel dettaglio le ore dedicate al progetto / le ore totali lavorate; la descrizione delle attività inerenti il Progetto. Il timesheet deve essere firmato dal personale e controfirmato dal responsabile del progetto.

32 Esempio di timesheet

33 Costi di amministrazione (1/4)
Includono, normalmente: Spese di cancelleria Fotocopie Spese postali Canoni di affitto Telefono, fax, internet Riscaldamento, elettricità Oneri bancari per operazioni transnazionali Altre spese amministrative assolutamente necessarie al raggiungimento degli obiettivi progettuali NOTA BENE: NON devono includere costi che possono rientrare in altre voci di spesa!

34 Costi di amministrazione (2/4)
Costi diretti: derivano esclusivamente dal progetto (es. spese di spedizione corriere) Costi indiretti: legati alle attività progettuali e calcolati pro-rata (è necessario stabilire e giustificare il metodo di calcolo utilizzato)

35 Costi di amministrazione (3/4)
Metodo di calcolo suggerito per l’imputazione di costi indiretti (se non indicato diversamente da altre disposizioni) tot. ore lavorate sul progetto dallo staff di progetto tot. ore lavorate dal personale dell’ente/dipartimento Non utilizzare mai importi forfettari, ma evidenziare criterio trasparente e scegliere costi reali ed effettivamente utili per l’implementazione del progetto!

36 Costi di amministrazione (4/4)
Limite massimo di imputazione al progetto: è buona norma consultare i manuali riferiti al singolo programma es per SEE / Interreg IVC non devono superare il 25% dei costi del personale del progetto per il programma Italia-Slovenia la percentuale massima ammissibile è pari al 5% dei costi totali del progetto

37 Consulenze esterne e servizi (1/2)
Include incarichi a professionisti/consulenti esterni per il progetto (lavoratori occasionali, servizi consulenza, sia persone fisiche che giuridiche) Le spese di consulenza devono essere chiaramente menzionate nell’AF Queste spese sono soggette al rispetto delle regole di evidenza pubblica nel conferimento di incarichi e appalti a terzi. NB. I partner di progetto non possono essere assunti in qualità di esperti esterni o prestatori di beni e servizi a pagamento

38 Consulenze esterne e servizi (2/2)
Regole in materia di evidenza pubblica Decreto legislativo del 12 aprile 2006, n. 163 in attuazione delle Direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE La scelta deve essere motivata da criteri tecnici ed economici

39 Viaggi e alloggio Solo per il personale che lavora effettivamente nel progetto (spesso le spese di viaggio/alloggio sostenute dai consulenti esterni rientrano direttamente nella voce di spesa “Consulenze”. Nella scelta del mezzo di trasporto valutare il miglior rapporto costo-efficienza Viaggi in seconda classe o economy / Alberghi *** Durata della missione chiaramente in linea con lo scopo: un giorno prima e un giorno dopo in genere sono consentiti se si dimostra la convenienza economica I costi devono essere direttamente pagati dall’ente partner (se anticipati dallo staff, occorre provare l’effettivo rimborso spesa, di norma nel cedolino paga). Per diem e/o le indennità di missione in genere sono considerati costi ammissibili ma devono essere debitamente ridotti se il partner ospitante offre il pranzo o la cena.

40 Incontri - eventi Includono, normalmente: Spese di noleggio della sala
Spese di noleggio attrezzature (es. videoproiettori, cabine di interpretariato) Servizio di catering Servizio di interpretazione e traduzione Rimborso spese relatori / “gettoni presenza” Si devono rispettare anche in questo caso le norme in materia di evidenza pubblica e norme in materia di comunicazione e pubblicità nella scelta dei fornitori di servizi/consulenti.

41 Costi di promozione Includono, normalmente:
Articoli di giornale / comunicati stampa / inserzioni in giornali Volantini Brochure Pubblicazioni Newsletter Si devono rispettare anche in questo caso le norme in materia di evidenza pubblica e norme in materia di comunicazione e pubblicità nella scelta dei fornitori di servizi/consulenti.

42 Attrezzature Includono, normalmente:
Attrezzature informatiche e software solo per uso interno all’ufficio (es. pc, stampanti) Attrezzature d’ufficio ove strettamente necessario (es. proiettori) L’acquisto di attrezzature, ad ogni modo, deve essere strettamente funzionale alla corretta implementazione del progetto e deve essere specificato nell’AF formalmente approvata. Di norma, è ammissibile solo il costo di ammortamento per il periodo di utilizzo delle attrezzature. Devono essere rispettate anche in questo caso le norme di evidenza pubblica.

43 Investimenti Includono, normalmente: Acquisto di terreni
Acquisto di immobili Acquisto di infrastrutture Sono ammissibili solo se previste nell’AF, direttamente collegati agli obiettivi del progetto e se è chiaramente dimostrata l’utilità dell’investimento (anche a livello transfrontaliero/transnazionale) Di norma, è ammissibile solo il costo di ammortamento per il periodo di utilizzo delle attrezzature. Devono essere rispettate anche in questo caso le norme di evidenza pubblica.

44 Ulteriori costi ammessi
Costi preparatori (con un limite prefissato dal programma) Costi per il controllo di primo livello

45 GIUSTIFICATIVI DI SPESA E DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO

46 Giustificativi di spesa e documentazione di supporto
Tutti i giustificativi di spesa e tutta la documentazione di supporto deve essere trasmessa in copia conforme all’originale. In genere si invia una apposita dichiarazione del responsabile legale e si appone un timbro di copia conforme su tutta la documentazione inviata

47 Costi di Personale Giustificativi di spesa includono:
Elenco del personale Curriculum Vitae (per personale co.co.pro.) Copia contratto per personale assunto ad hoc con co.co.pro. Lettera incarico (firmata sia dal lavoratore che dal resp.le) Costo orario/giornaliero (e se necessario metodo di calcolo usato) Cedolini paga con indicazione ore/giornate dedicate al progetto (timbro) F24 con indicazione degli oneri sociali a carico del progetto Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati Timesheet mensili

48 Esempio di elenco del personale impiegato nel progetto

49 Costi di amministrazione
Giustificativi di spesa includono: Copia della fattura o ricevuta fiscale (intestata al beneficiario partner di progetto) Documentazione a supporto del metodo di calcolo pro rata, per i costi amministrativi indiretti Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati

50 Consulenze esterne e servizi
Giustificativi di spesa includono: Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica) Procedura utilizzata per il conferimento dell’incarico Contratto di consulenza / collaborazione occasionale / fornitura servizio Fattura o ricevuta fiscale Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati Relazione attività svolte Output di progetto realizzati

51 Viaggi e alloggio Giustificativi di spesa includono:
Copia della autorizzazione alla missione Nota spese della persona che ha effettuato la missione Copia dei giustificativi di spesa (es. biglietti autobus, treno, carte imbarco aerei, ricevute fiscali bar - ristorante – fattura albergo) Copia cedolino paga (se rimborso avvenuto in busta paga) Fattura o ricevuta fiscale o estratto conto carta credito per prenotazione aerea / alberghiera Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati Rapporto di missione

52 Incontri - eventi Copia dell’invito
Giustificativi di spesa includono: Copia dell’invito Copia dell’agenda/programma dell’incontro Verbale della riunione Lista dei partecipanti con elenco firme Richiesta di preventivi e/o copia documenti relativi alle procedure di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica) Conferma preventivo / contratto di fornitura servizio Fattura o ricevuta fiscale Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati

53 Costi di promozione Giustificativi di spesa includono: Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica) Procedura utilizzata per la scelta del fornitore Incarico / Contratto per la fornitura del servizio Fattura o ricevuta fiscale Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati Copia del materiale prodotto

54 Attrezzature Giustificativi di spesa includono:
Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica) Procedura utilizzata per la scelta del fornitore Incarico / Contratto per la fornitura del servizio Bolla di consegna o fattura di installazione Fattura o ricevuta fiscale Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati Copia del registro dei beni capitalizzati NB. È buona norma apporre etichette sui beni acquistati con i fondi del progetto per una loro immediata identificazione; le etichette dovrebbero riportare: logo UE, indicazione FERS, codice progetto, n. di registrazione nel registro degli inventari.

55 Investimenti Giustificativi di spesa includono:
Copia dei documenti relativi alla procedura di appalto (nel rispetto norme evidenza pubblica) L’atto di aggiudicazione dell’appalto Copia del contratto di compravendita / costruzione* Perizia giurata di stima redatta da soggetti autorizzati e indipendenti che attesti che il valore del terreno e dell’immobile non superi il valore di mercato / stato di avanzamento o finale dei lavoro con relativo certificato di collaudo* Fattura o ricevuta fiscale o altri documenti di valore probatorio Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati Altri documenti previsti obbligatoriamente dalla normativa vigente a livello nazionale

56 IL CONTROLLO DI PRIMO LIVELLO

57 Controllo di primo livello
Solamente le spese certificate dai controllori di primo livello possono essere formalmente incluse nelle richieste di pagamento, predisposte periodicamente dal Lead Partner (in conformità con le regole dei singoli Programmi).

58 Controllo di primo livello
Art.16 EC 1080/2006 “Al fine di convalidare le spese, ciascun Stato Membro predispone un sistema di controllo che consenta di verificare la fornitura di beni e servizi co-finanziati, la veridicità delle spese dichiarate per le operazioni o le parti di operazioni realizzate sul proprio territorio, e la conformità di tali spese e delle relative operazioni o parti di operazioni, con le norme comunitarie e le sue norme nazionali.”

59 Controllo di primo livello
Art.13 EC 1828/2006 “Le verifiche (…) riguardano, a seconda del caso, gli aspetti amministrativi, finanziari , tecnici e fisici delle operazioni.’’ = TUTTO “(…) consentono di accertare che le spese dichiarate siano reali, che i prodotti o servizi siano stati forniti conformemente alla decisione di approvazione, che le domande di rimborso del beneficiario siano corrette e che le operazioni e le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali.’’ “Esse comprendono procedure intese a evitare un doppio finanziamento delle spese attraverso altri programmi nazionali e o comunitari o attraverso altri periodi di programmazione.’’

60 Controllo di primo livello
Il controllo di primo livello riguarda tutti i partner beneficiari ed è condotto dai controllori designati dallo Stato Membro (in grado di interpretare correttamente la documentazione e giustificativi di spesa e tenendo a mente le regole nazionali). Ciascuno dei beneficiario è responsabile per la corretta imputazione e rendicontazione delle spese e si assume la responsabilità in caso di eventuali irregolarità riscontrate nelle spese da esso dichiarate.

61 RICHIESTE DI PAGAMENTO

62 Sistema di controllo e reporting

63 Pagamenti quote FERS Cadenze periodiche (report attività e finanziari ogni 6 mesi in genere con scadenza prefissata per presentazione report e conseguenti richieste di pagamento) Trasferimento fondi ai PPs Problema a livello italiano: non ancora definito sistema di controllo di primo livello

64 L’ATTIVITÀ DI RENDICONTAZIONE ALCUNI SUGGERIMENTI PRATICI

65 La gestione finanziaria del progetto
Registrare ogni impegno di spesa Tabella excel con avanzamento di spesa costantemente aggiornata Rendiconto finanziario con cadenza periodica (ogni 3/6 mesi) Evitare variazioni di budget o contenerle entro il limite prefissato dallo specifico programma, con l’autorizzazione del LP

66 La contabilizzazione delle spese
Gestione contabile analitica e separata in alcuni casi (per il LP) Chiara indicazione della tipologia di spesa imputata al progetto (riferimento progetto, annullamento con timbro…) ATTENZIONE AL DOPPIO FINANZIAMENTO !

67 Archiviazione giustificativi di spesa
Documentazione amministrativo-contabile Fatture di fornitori Fatture di consulenti / Note di accredito Note spese con pezze giustificative (biglietti bus, treno, scontrini fiscali, …) Cedolini paga del personale Documentazione a supporto (cfr. elenco per singole voci di spesa)

68 Come organizzare la rendicontazione
Produrre la documentazione necessaria conformemente a quanto richiesto dal Programma (giustificativi di spesa e documentazione di supporto accertarsi di seguire le procedure richieste! costante dialogo e collaborazione tra Financial Manager e Project Manager ! Sistema trasparente di contabilità del progtto attenzione al doppio finanziamento ! Archiviazione funzionale della documentazione

69 GRAZIE DELL’ATTENZIONE
GRAZIE DELL’ATTENZIONE! EUROSPORTELLO - UNIONCAMERE DEL VENETO