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IFTS Rendicontazione delle spese Milano, 26 luglio 2011.

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Presentazione sul tema: "IFTS Rendicontazione delle spese Milano, 26 luglio 2011."— Transcript della presentazione:

1 IFTS Rendicontazione delle spese Milano, 26 luglio 2011

2 Quadro generale dellammissibilità della spesa

3 Quadro normativo di riferimento 3 Regolamento generale (Reg. 1083/06 - art. 78): le spese devono essere sostenute dai beneficiari (comprovate da fatture quietanzate o documenti di equivalente valore probatorio, salvo quanto diversamente previsto da regolamenti specifici) Regolamento di esecuzione (D.P.R. 196/2008): recepisce a livello nazionale le disposizioni previste dalla normativa comunitaria Il Manuale di rendicontazione a costi reali, di cui al d.d.u.o. n del 30 giugno 2010, è il documento di riferimento per la gestione dei progetti finanziati con risorse FSE e rendicontati a costi reali, quali sono i progetti finanziati dal presente Avviso. LAvviso prevede delle regole specifiche per la presente iniziativa, talvolta in deroga allo stesso Manuale.

4 Condizioni di ammissibilità della spesa La spesa è ammissibile se rispetta le seguenti condizioni generali: –non è oggetto di altri finanziamenti pubblici; –si riferisce ad unoperazione ammessa a finanziamento cofinanziata dal Fondo Sociale Europeo e approvata con atto dellamministrazione regionale; –è pertinente alloperazione approvata; –è coerente con il progetto ed il preventivo approvato; –è correttamente registrata in contabilità conformemente alle disposizioni di legge e ai principi contabili; –è contabilizzata con un sistema di contabilità separata; –è registrata in un conto corrente dedicato, intestato al beneficiario del finanziamento e a firma unica del legale rappresentante; –è sostenuta in conformità alla disciplina comunitaria, nazionale e regionale e rispetta i criteri civilistici e fiscali in tema di contabilità; –è sostenuta nel periodo di vigenza del POR. 4 [1/2]

5 Condizioni di ammissibilità della spesa In particolare, i beneficiari sono tenuti ad assicurare che la spesa: –sia stata effettivamente sostenuta, ossia che abbia dato luogo ad un pagamento da parte dei beneficiari (ad eccezione degli ammortamenti); –sia comprovata da fatture quietanzate o documenti contabili aventi forza probatoria equivalente, da timbrare in originale. I pagamenti devono essere effettuati mediante: –bonifici bancari –assegni bancari datati o circolari –bollettini postali –mandati di pagamento quietanziati –MAV, RI.BA o altri sistemi di pagamento elettronico 5 [2/2]

6 Gestione dei progetti IFTS

7 Regole di gestione dei progetti Interlocutore unico nei confronti di Regione è il Soggetto capofila dellATS, che utilizzerà per la gestione, monitoraggio, rendicontazione e richiesta di erogazione dei contributi il Sistema Informativo Finanziamenti on-line. Scadenze: –avvio entro il 31 ottobre di ogni anno formativo (salvo classi apprendisti) –conclusione entro il 31 luglio di ogni anno formativo –rendicontazione: per le attività formative: entro 90 giorni dalla conclusione di ogni anno formativo per linserimento lavorativo: entro 180 giorni dalla conclusione di ogni anno formativo 7

8 Gestione Variazioni di progetto: –sono possibili prima della Comunicazione di Avvio, a partire dalla seconda annualità e con riferimento a contenuti del progetto e piano dei conti –ogni modifica al percorso formativo originale e ogni variazione di spesa uguale o superiore al 20% a livello di categoria di spesa devono essere approvate dalla Struttura regionale responsabile dellAvviso –la richiesta di variazione del preventivo, sottoscritta dal legale rappresentante, deve comprendere: motivi della variazione e dettaglio delle voci variate. Rinuncia di un allievo: –Il capofila deve darne comunicazione entro 5 giorni Riduzione del numero allievi al di sotto dei valori minimi (12 allievi): –il beneficiario deve tempestivamente chiedere a Regione lautorizzazione a continuare lattività e al riconoscimento del costo del percorso, dietro presentazione della idonea documentazione –Regione valuta e comunica la decisione (prosecuzione o revoca) 8

9 Conservazione della documentazione Lonere della conservazione della documentazione amministrativa originale spetta al Capofila. Per la documentazione fiscale ogni componente lATS deve conservare gli originali, il Capofila una copia conforme alloriginale. Si riporta di seguito un dettaglio della documentazione da conservare. Documentazione inerente la presentazione e lapprovazione del progetto: –domanda di finanziamento firmata –proposta progettuale firmata –atto di adesione firmato –atto di costituzione dellATS Documenti attestanti il possesso dei requisiti dei destinatari del progetto: –copia documento di identità –attestazione del titolo di studio ed eventuale dichiarazione di equipollenza –altri documenti (es. selezione) 9 [1/5]

10 10 Documenti attestanti il possesso dei requisiti del beneficiario: –CV delle risorse umane impiegate –contratto/lettera di incarico/ordine di servizio delle risorse umane impiegate –eventuale autorizzazione alla prestazione (es. nel caso di risorse umane esterne dipendenti pubblici, di interni assunti con contratto di inserimento) –per i titolari di cariche sociali incaricate: atto di nomina dei rappresentanti gli organi statutari, incarico deliberato dal CdA –in caso di acquisto di servizi: contratto e documenti che dimostrano il rispetto della procedura di selezione del fornitore –in caso di attività delegate: contratto stipulato e documento di presentazione del delegato Conservazione della documentazione [2/5]

11 Conservazione della documentazione 11 Giustificativi di spesa: –Risorse umane interne: es. cedolini quietanzati, documenti di versamento degli oneri fiscali e previdenziali, prospetto analitico della determinazione del costo orario, ordine di servizio; –Risorse umane esterne: es. fattura/notula quietanzata, contratto/lettera di incarico, ricevute di versamento degli oneri fiscali, previdenziali e assistenziali; –Titolari di cariche sociali: es. documento contabile rilasciato dal prestatore, dichiarazioni di ricevuta di spesa, delibera del CdA sulla regolamentazione dei viaggi, giustificativi di spesa dei viaggi –Beni: es. fattura quietanzata, contratto, piano di ammortamento, registrazioni contabili degli immobili e attrezzature soggette ad ammortamento, strumento di rilevazione dellutilizzo degli immobili con lindicazione dei singoli progetti, prospetto di calcolo illustrativo dellimputazione pro-quota del costo –Servizi: es. fattura quietanzata, contratto, prospetto di calcolo illustrativo dellimputazione pro-quota del costo [3/5]

12 12 Giustificativi di pagamento: –mandati di pagamento quietanziati completo di timbro dellistituto bancario e data del pagamento –bonifici, accompagnati da estratto conto bancario e contabili/ricevute bancarie –assegni, a condizione che si evinca lavvenuto addebito nel periodo di rendicontazione nellestratto conto bancario del beneficiario –MAV, RI.BA o altri sistemi di pagamento elettronico Dichiarazioni di spesa/domande di liquidazione: –dichiarazione di spesa e relativi allegati Documenti relativi alle variazioni al progetto: –proposta progettuale modificata firmata –documentazione comprovante motivazioni di proroghe e rinunce Conservazione della documentazione [4/5]

13 13 Documentazione attestante lo svolgimento delle attività: –timesheet –registro formativo e delle presenze –scheda stage e convenzione stage –certificazione delle competenze –relazioni delle attività svolte –prodotti delle attività di progetto (es. prove desame, verbali, etc.) Documentazione relativa ai controlli –comunicazione di preavviso di visita in loco –copia del verbale di controllo –eventuali controdeduzioni –verbale finale Conservazione della documentazione [5/5]

14 Monitoraggio Ai fini del monitoraggio devono essere inviate a Regione: –Relazioni semestrali di avanzamento –Relazione finale conclusiva –Eventuali ulteriori allegati La definizione dei contenuti del monitoraggio verrà successivamente comunicata anche alla luce degli accordi intercorsi tra Regione e INDIRE. Lavanzamento fisico, finanziario e procedurale del progetto deve essere obbligatoriamente tracciato nel sistema informativo Gefo. 14

15 Rendicontazione dei progetti IFTS

16 Piano dei Conti Il Piano dei conti riporta le spese sostenute nellesecuzione del progetto ed è suddiviso su tre livelli: macrocategorie di spesa, categorie di spesa, voci di spesa. Per i percorsi IFTS sono ammissibili le spese relative alle seguenti macrocategorie. 16 Macrocategoria di spesaImporto PreparazioneMassimo 8% del totale del progetto RealizzazioneMassimo 82% del totale del progetto Direzione e AmministrazioneMassimo 5% del totale del progetto Costi indirettiMassimo 5% del totale del progetto [1/2]

17 17 Risorse umane interne Risorse umane esterne Beni Servizi in delega Servizi strumentali accessori B1Preparazione Indagine preliminare di mercato Ideazione e progettazione … B2Realizzazione Docenza/Orientamento/Tutoraggio Attività di sostegno allutenza svantaggiata: docenza di supporto, ecc … B4Direzione e controllo interno Direzione e valutazione finale dell'operazione o del progetto … CCosti indiretti Contabilità generale (civilistico, fiscale) DServizi aggiuntivi Azioni di sostegno agli utenti del servizio [2/2] Primo livello: Macro-categoria di spesa Secondo livello: Categoria di spesa Terzo livello: Voce di spesa Piano dei Conti

18 Rendicontazione La rendicontazione: –deve essere effettuata dal Capofila annualmente –deve riguardare linsieme dei costi complessivi sostenuti con il finanziamento pubblico e con il cofinanziamento privato Deve essere corredata dalla documentazione prevista dal Manuale di rendicontazione: –dichiarazione delle spese –piano dei conti –elenco riepilogativo dei giustificativi di spesa e di pagamento per la rendicontazione finale: –relazione finale –copia delleventuale bonifico di restituzione della quota di acconto non giustificata 18

19 Giustificativi Ai fini della rendicontazione loperatore è tenuto a caricare nel Sistema Informativo i giustificativi di spesa e di pagamento indicando per ciascuno: –estremi dei giustificativi; –macrocategoria, categoria, voce di costo cui si riferiscono; –importo della fattura, importo quietanzato e importo imputabile al progetto (comprensivo di IVA, ove ammissibile). Qualora un giustificativo si riferisca a più voci/categorie di spesa, loperatore deve: –associare il giustificativo a tutte le voci/categoria di spesa cui si riferisce; –indicare per ciascuna voce/categoria di spesa la quota imputabile. Una volta caricati tutti i giustificativi, loperatore potrà confermare la rendicontazione. 19 [1/2]

20 Giustificativi 20 Devono essere caricati a sistema i seguenti giustificativi di spesa, opportunamente timbrati: –per le risorse umane interne: cedolino, prospetto analitico della determinazione del costo orario –per le risorse umane esterne: fattura quietanzata o documento contabile equivalente –per i beni: fattura quietanzata o documento contabile equivalente, prospetto di calcolo di utilizzo del bene –per i servizi: fattura quietanzata. Insieme a ciascun giustificativo di spesa, nello stesso file, loperatore deve inviare il relativo giustificativo di pagamento. La restante documentazione prevista dallAvviso deve essere conservata nel fascicolo di progetto. [2/2]

21 Attività formative Condizioni per il riconoscimento delle attività formative: –tutti gli allievi devono avere frequentato il 75% delle ore –n caso contrario (il numero degli allievi che hanno frequentato almeno il 75% è inferiore al valore atteso allievi, ma superiore al valore minimo: riparametrazione 21 Finanziamento riparametrato ore totali costo base orario numero atteso allievi frequentanti 75% XX ore totali costo base orario numero atteso allievi frequentanti 50 - < 75% X X 0,5 X ore totali costo base orario numero atteso allievi frequentanti < 50% XX 0,25 X + + +

22 Attività formative: esempio Ore totali: Costo base orario: 160 Numero atteso allievi: Finanziamento riparametrato: > 12 XX X X 0,5 X XX 0,25 X Frequentanti 75%: 15 Frequentanti 50 - < 75%: 3 Frequentanti < 50%: 2

23 Inserimento lavorativo Condizioni per il riconoscimento dei servizi di inserimento lavorativo: –effettivo inserimento lavorativo degli allievi (contratto di almeno 12 mesi entro 6 mesi dalla conclusione del percorso) –spese sostenute per linserimento fino a max euro * allievo inserito, salvo buon fine almeno 10%: il riconoscimento delle spese relativo allannualità successiva resta subordinato al raggiungimento di questo obiettivo 23

24 Modalità di erogazione del contributo 24 Tranche di erogazione Documentazione richiestaTempistica Anticipazione fino al 60% dellimporto approvato per lannualità -Richiesta di erogazione dellanticipazione -Fidejussione in copia digitale -Fidejussione in copia originale - Allatto della comunicazione di avvio -Entro 10 gg dalla richiesta di erogazione dellanticipazione allUSR Rendicontazione intermedia -Rendicontazione intermedia relativa alle attività formative -Entro 90 gg dalla conclusione delle attività per ogni annualità Saldo-Rendicontazione finale-Entro 180 gg dalla conclusione delle attività per ogni annualità

25 25 Laffidamento a terzi (persone giuridiche) di parte dellattività è consentito solo per le attività di docenza e nei limiti del 30%. Sono ammesse le spese relative ad attività delegata se: –la delega è stata preventivamente approvata da Regione Lombardia; –le attività delegate sono descritte nel progetto esecutivo con stima del loro costo; –il soggetto terzo non si è rivolto ad altri soggetti nell'esecuzione dell'attività; –il soggetto terzo è stato scelto secondo i criteri previsti per lacquisizione di beni e servizi, tranne per i casi di fornitore unico. Non sono ammissibili le spese relative ad attività: –che contribuiscono ad aumentare il costo di esecuzione del progetto, senza alcun valore aggiunto proporzionato; –il cui costo non sia commisurato alleffettivo valore del servizio prestato. Non sono ammissibili contratti in base ai quali gli importi da pagare siano espressi in percentuale dellimporto del finanziamento. Focus: la delega [1/2]

26 26 Le spese per attività delegate rappresentano costi diretti che devono essere giustificati dai seguenti documenti da produrre per le opportune verifiche: –il contratto stipulato tra il beneficiario e il soggetto terzo contenente la descrizione dettagliata delloggetto, dei contenuti, delle modalità di esecuzione delle prestazioni e i relativi costi; –fattura quietanzata con la descrizione dellattività oggetto di delega; –documento di presentazione del soggetto terzo attestante requisiti e competenze idonee alla prestazione. Il membro dellATS non è da considerarsi soggetto terzo. Focus: la delega [2/2]


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