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Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari Corso per i Volontari Civili che prestano servizio nelle Biblioteche del Polo di Cesena.

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1 Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari Corso per i Volontari Civili che prestano servizio nelle Biblioteche del Polo di Cesena Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library (SOL)

2 Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari 09/01/2009Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library 2 Link allambiente di prova: https://solaps.cib.unibo.it/sebinatest/boz/index.jsp per connettersi utilizzare in entrambi i campi il login e la password inseriti nel campo login dellultima maschera di apertura di Sebina si possono attivare più sessioni contemporaneamente, aprendo una nuova sessione internet; attenzione: la sessione dura 30 minuti! cliccare su Help in alto a destra per il Manuale slide su

3 Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari 09/01/2009Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library 3 Dora in poi non saranno più disponibili le password collettive: ogni operatore avrà la sua password personale, associata ad un profilo che lo abiliterà alluso di determinate funzioni. I SC avranno un profilo 2 (Bibliotecario), che li abiliterà alla gestione degli utenti e dei documenti. N.B.:le funzioni di SOL richiedono (vedi schermata iniziale): Internet Explorer 6 o Mozilla Firefox 2 pacchetto Office (Word, Excel) Acrobat reader Abilitazione dei pop up Javascript è inoltre consigliata la disabilitazione dei cookie

4 Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari 09/01/2009Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library 4 Comandi N.B.:Adesso si può usare il mouse!!! Basta tasti funzione e freccine!!! E possibile usare i tasti Invio e Tab. N.B.:Ricordarsi di usare i tasti del programma: Indietro Home Annulla Esci Conferma, quasi sempre necessaria. Se non succede niente, cliccare sul tasto Enter/Invio NB in alto tasto Reports, per visionarli ed eventualmente stamparli.

5 Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari 09/01/2009Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library 5 Homepage e principali funzioni Spazio personale: modifica password Utenti e servizi: Gestione utenti = vecchia Gestione lettori Circolazione documenti = vecchia Gestione prestiti Acquisizioni: suggerimenti dacquisto Amministrazione sistema

6 Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari 09/01/2009Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library 6 Utenti e servizi > Utenti > Gestione utenti (1) Codice utente vecchi codici: xx-n (- al posto degli 0), es. AB-253 = AB nuovi codici SOL: solo numerici Ricerca - per parte iniziale: comodo in caso di accenti o caratteri speciali; - esatta: consigliata se si conoscono con certezza nome e cognome; - per parole: comodo per la ricerca delle biblioteche o in caso non si sappia identificare esattamente nome e cognome di un utente; cerca anche allinterno delle parole! Filtro: Utenti di biblioteca, molto utile; N.B.: è impostato di default in Gestione utenti, ma non in Circolazione documenti!

7 Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari 09/01/2009Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library 7 Gestione utenti (2) N.B.: il sistema non è sensibile a doppie (ma questo sarà corretto), spazi e caratteri speciali: ROSSETTI Rossetti, Rosetti, Roseti DIBIASE Di Biase, Dibiase DADDARIO Daddario, DAddario DONA Dona, Donà, Dona In caso di omonimi, la lista restituirà prima i nominativi senza caratteri speciali, poi quelli con apostrofo, poi quelli con accento. In caso di nuovi inserimenti, usate tranquillamente apostrofo e accento. Se si trova lutente già inserito, selezionarlo e confermare, altrimenti cliccare su Esci per crearlo.

8 Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari 09/01/2009Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library 8 Gestione utenti (3) N.B.: Recapiti aggiuntivi (per inserire il domicilio) Associa a gruppo (automatico, per abilitazioni ai servizi) Visualizza servizi abilitati (prestito, servizi SOL ) Situazione abilitazioni al prestito (nelle varie biblioteche) Situazione utente (attuale)Storica Sospensioni non visibili dai profili base Registra prestito; da qui anche Rientro documento Proroga prestito Fra i campi obbligatori da compilare ci sono anche il recapito preferenziale (per linvio di solleciti e notifiche: posta, telefono, cellulare, ) e il tipo utente (per le abilitazioni ai servizi; impostato a livello di Polo ma modificabile).

9 Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari 09/01/2009Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library 9 Abilitazione degli utenti Dalla scheda aperta in Gestione utenti > Dati biblioteca corrente: Visualizza: per modificarli Associa: per associare lutente alla biblioteca Abilita/sospendi servizi di prestito (anche per ILL, DD, etc.) N.B.:Associa e Abilita sono i due passaggi per abilitare un utente; in caso di nuovo inserimento lassociazione e labilitazione sono automatiche.

10 Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari 09/01/2009Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library 10 Circolazione documenti (1) Troviamo qui tutte le funzioni del vecchio gestionale, con in più altre già attivate presso qualche biblioteca, ed altre ancora nuove. Possono essere attivate o disattivate da Configurazioni generali (gestori). Richiesta di prestito, richiesta di consultazione, prenotazione, inoltrate dallutente o dalloperatore: ora attive per tutte le biblioteche; Pianificazione: per tenere da parte un libro per un utente o per la biblioteca in un tempo futuro; Gestione movimenti: per gestire movimenti parziali dei singoli documenti e movimenti dei documenti a livello cumulativo (ad es. prestiti scaduti; vedi oltre); e per gestire i movimenti di un utente.

11 Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari 09/01/2009Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library 11 Circolazione documenti (2) Controllo prestiti: viene fatto automaticamente ogni notte, e compie alcune operazioni automatiche in base alle configurazioni impostate: - i prestiti scaduti passano allo stato da sollecitare ; - le prenotazioni passano allo stato da notificare ; - le richieste di prestito, le prenotazioni e le pianificazioni scadute passano allo stato scaduto ; Privacy movimenti (riservato ai gestori): per rendere anonimi i movimenti degli utenti; attenzione: loperazione è irreversibile! Reports prestiti (N.B.: Verifica inventari impossibile perché non implementato il modulo Catalogazione) e Statistiche utenti e servizi. Rinnovo diritti al prestito (gestori): per utenti singoli o gruppi di utenti.

12 Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari 09/01/2009Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library 12 Movimenti e pre-movimenti (1) In Registrazione prestito ci sono tre possibilità: Prestito esterno, Consultazione (= vecchio prestito interno), Prestito notturno, forzabili in caso di necessità (giorni: solo durata inferiore). Oltre che con linventario, si può selezionare il documento da prestare partendo dal titolo (browse da Ricerca documento nel menù di sinistra). Se il documento è disponibile, si offre la doppia possibilità: Richiesta di prestito o Registra il prestito. Se il documento non è disponibile si può eseguire la Prenotazione, sullinventario o sul BID (scelta preimpostata dai gestori in Configurazioni di biblioteca > Configurazioni generali).

13 Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari 09/01/2009Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library 13 Movimenti e pre-movimenti (2) N.B.: compaiono messaggi in rosso nel caso un utente abbia prestiti scaduti o non sia iscritto alla biblioteca o abilitato al prestito. N.B.: se si stampa il modulo senza dati dellutente da mettere a scaffale, non vi compare neppure il codice utente (è da impostare). N.B.: attualmente non sono possibili la catalogazione minimale e la gestione dello stato della copia in fase di prestito e rientro, non essendo implementato il modulo di catalogazione. In Rientro documento sono possibili due operazioni, Rientro e Proroga, anche multipli. Sono sempre accessibili, dal menù di sinistra, il Dettaglio utente (scheda anagrafica e abilitazioni), la Situazione utente, anche storica, e le eventuali sospensioni, e la Situazione documento.

14 Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari 09/01/2009Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library 14 Circolazione documenti > Gestione movimenti Per le Consultazioni che durano più giorni: Rientro parziale = il documento viene tenuto da parte per lutente per il giorno successivo; Riconsegna = il documento viene dato allutente (dopo il rientro parziale); Rientro consultazione = il documento viene definitivamente riconsegnato dallutente. Consegna parziale (?) Selezionando Prenotazioni e Richieste di prestito o consultazione, in Gestione movimenti, si può cancellarle; non così per le pianificazioni, che si possono cancellare solo in Pianificazione.

15 Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari 09/01/2009Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library 15 Stato dei documenti e comunicazioni agli utenti (1) Documenti in prestito scaduto: Controllo prestiti > Controllo prestiti passaggio a stato da sollecitare Controllo prestiti > Stampa solleciti (tutti) passaggio a stato sollecitato eventuale disabilitazione automatica dellutente Documenti prenotati: Controllo prestiti > Controllo prenotazioni passaggio a stato da notificare Controllo prestiti > Stampa notifiche (tutte) passaggio a stato notificato Operazioni automatiche se così impostato dai gestori. N.B.: Solleciti e notifiche vengono inviati ai recapiti preferenziali.

16 Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari 09/01/2009Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library 16 Stato dei documenti e comunicazioni agli utenti (2) Dopo aver fatto le relative operazioni in Controllo Prestiti, per avere le liste dei movimenti, in Gestione movimenti scegliere il tipo di movimento che si vuole indagare (ad es. Prestito esterno, Consul- tazione), eventualmente scegliere Prestiti scaduti o Prestiti scaduti e prenotati, e a destra lo stato (ad es. in corso, da sollecitare, etc.), in fondo impostare le date, e quando appare la lista selezionare Stampa elenco movimenti. Per avere invece le stampe di lettere di sollecito o di notifica relative a specifici documenti, fare Controllo prestiti / Controllo prenota- zioni, poi generare la lista in Gestione movimenti, quindi selezionare i documenti che interessano, cliccare su Segna come sollecitato / Segna come notificato, e in seguito su Stampa lettere selezionate.

17 Polo Scientifico Didattico di Cesena Area Servizi Bibliotecari 09/01/2009Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library 17 Circolazione documenti > Prestiti e servizi ILL N.B.: dora in poi non sarà più possibile gestire ILL e DD come i normali prestiti. Si distinguono: prestiti intersistemici, con biblioteche interne al Polo; prestiti interbibliotecari, con biblioteche esterne al Polo. E possibile anche gestirli a livello univoco, nel caso laltra biblioteca non usi il modulo; è possibile, attualmente a livello sperimentale, linterazione con il modulo ILL dell ICCU. Ogni movimento ha vari stati, dallimmissione al rientro, che vanno via via aggiornati dalla biblioteca richiedente e da quella prestante. Per ora non è attiva la possibilità dinoltro richieste ( ILL, DD, riproduzione) da parte degli utenti.


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