Nuove tecnologie e gestione dei flussi documentali. L’archivio corrente: dal protocollo tradizionale alla gestione informatica dei documenti, degli archivi e dei flussi documentali ereale-gestioneinformaticadocc

L’archivio e le sue fasi ARCHIVIO: complesso di documenti prodotti o acquisiti da un ente o da una persona durante lo svolgimento della propria attività. Costituisce un complesso unitario, un unicum che si articola in 3 fasi: Archivio corrente: documenti attivi, in corso di trattazione. Archivio di deposito: documenti semiattivi, ancora utili per finalità amm/ve , ma non più necessari per l’attività corrente Archivio storico: documenti storici, relativi ad affari esauriti, selezionati per conservazione permanente. Da questo principio consegue la necessità di attenzione per archivi correnti destinati a diventare storici L’esigenza di provvedere alla buona tenuta degli archivi correnti viene sottolineata già dalla Commissione Cibrario (relazione Cesare Guasti, 1870). “le fonti documentarie per la storia nascono e si difendono nell’archivio in formazione” L. Sandri, L’archivistica, in RAS, 1967, p. 412 ereale-gestioneinformaticadocc

Duplice valenza dell’archivio AMMINISTRATIVA: complesso di documenti legati all’attività del produttore (documenti che devono essere prodotti e conservati in modo da garantire la certezza del diritto) “Il Registro di protocollo tenuto da un pubblico ufficio fa fede della data di ricevimento e spedizione ed ha natura di atto pubblico” (sentenza Cassazione penale 6.10.1987) CULTURALE: memoria istituzionale in prospettiva storica, testimonianza certa ed autentica di un’attività Sin dai tempi più antichi si è provveduto a stabilire disposizioni e regolamenti per la corretta formazione e conservazione dei documenti; in particolare la registrazione dei documenti che formano un archivio, con il valore di prova giuridicamente valida della loro esistenza, trae origine dall’antica registrazione integrale del contenuto degli atti costitutivi di diritti. In seguito, con la crescita della produzione documentaria, si passò alla rilevazione dei soli elementi identificativi (numero e data di registrazione, mittente/destinatario, sintesi del contenuto), con lo scopo di identificare i documenti nel contesto documentario di un soggetto produttore (rilevando quando, da chi, nell’ambito di quale attività gli atti erano prodotti), oltre a quello di conferire autenticità (v. R. de Felice). La registrazione di protocollo, definitasi dagli inizi del sec. XX, risponde ai seguenti scopi: Identificare documenti in entrata ed in uscita, attribuendo numero univoco e data certa di inserimento Garantire cittadino e soggetto produttore dal punto di vista della certezza del diritto e della trasparenza ereale-gestioneinformaticadocc

Registro di protocollo In origine il termine “Protocollo” indicava il registro usato per la trascrizione degli atti notarili Da qui l’attuale significato di registro in cui vengono annotati e classificati giornalmente i documenti in partenza ed in arrivo da parte di amministrazioni pubbliche e aziende private Il numero di protocollo progressivo da 1 a n per ogni anno, viene assegnato al documento e riprodotto sul medesimo

Gestione integrata L’archivio è nello stesso tempo strumento gestionale e bene culturale; ne discende la necessità della gestione integrata tra Amministratine produttrice e Amministrazione archivistica (Soprintendenze Archivistiche per gli archivi degli enti pubblici e dei privati, Archivi di Stato per gli archivi statali) Diretta conseguenza della duplice valenza ereale-gestioneinformaticadocc

Legislazione di tutela degli archivi Legge 1409/63 pone le basi della tutela per archivi degli uffici dello Stato, archivi degli enti pubblici e privati DL 490/1999 T.U. beni culturali parte dal principio che i beni archivistici (comprendenti archivi dello Stato, degli enti pubblici e archivi privati dichiarati) sono BENI CULTURALI D.lgs. 42/2004 Codice “Urbani” dei Beni Culturali Art. 10 fanno parte dei beni culturali archivi dello Stato e degli enti pubblici, archivi privati che rivestano interesse storico particolarmente importante Per enti pubblici obbligo di conservare ed ordinare gli archivi -Le Commissioni di sorveglianza, istituite con questa legge, costituiscono uno strumento di integrazione tra Amm/ni attive ed Amm/ne archivistica. ereale-gestioneinformaticadocc

Legislazione protocollo Il modello del R.D. 35/1900 RD 35/25.1.1900 Regolamento per gli uffici di registratura e archivio delle Amm/ni Centrali, definisce l’impianto del modello italiano della gestione dei documenti Stabilisce norme molto precise su registrazione (comprese le regole per tipologie particolari, quali circolari, decreti, ruoli, statiche), classificazione, formazione dei fascicoli, passaggio dall’archivio corrente a quello di deposito e storico (Archivio Generale del Regno), scarto. Vi sono descritti oltre al registro di protocollo vero e proprio (per cui sono fissate in modo molto particolareggiato le caratteristiche estrinseche e le modalità di registrazione) , altri strumenti e repertori indispensabili per questi uffici: repertorio dei fascicoli, giornali delle spedizioni, scadenziario, raccolte decreti, circolari ecc Passiamo ora ad esaminare più in particolare le norme relative agli archivi correnti ed al servizio di protocollo Le procedure stabilite vengono considerate un modello di impostazione anche da parte di altri uffici, per un lungo periodo di tempo. ereale-gestioneinformaticadocc

Ma in seguito…… Negli ultimi decenni la produzione di una grande quantità di documentazione, che presenta inoltre una grande complessità, determina una fase critica, in cui gli uffici hanno nei confronti del loro patrimonio documentario un atteggiamento di trascuratezza. Si presta poca attenzione all’archivio considerato come attività residuale, da affidare a personale di basso profilo, in particolare viene in molti casi abbandonata l’operazione della classificazione; ne consegne la non corretta confermazione di archivi. A fronte dell’aumento della mole e della complessità delle carte si registra in genere un atteggiamento di minore attenzione all’organizzazione e gestione degli archivi ereale-gestioneinformaticadocc

Riforma P. A. Un’inversione di tendenza si determina, con le nuove normative di riforma della P.A., finalizzate ad operare un profondo cambiamento migliorando il rapporto cittadino-istituzioni e la qualità del servizio con obiettivi di: Trasparenza ed imparzialità dell’azione amministrativa (l. 241/90) Valutazione dei risultati e controllo di gestione, dovere di comunicazione interna ed esterna (d. lgs 29/93) Decentramento: conferimento funzioni agli enti locali, in base a principi di sussidarietà, adeguatezza,completezza(d. lgs 112/98) Semplificazione dei procedimenti Riorganizzazione delle Amministrazioni (d. lgs 300/99) A partire dagli anni ’90 avvio del processo di riforma: è un vero e proprio giro di boa ereale-gestioneinformaticadocc

Informatizzazione Per la realizzazione di questa complessa trasformazione, l’applicazione delle nuove tecnologie nei sistemi documentari costituisce un elemento indispensabile, in quanto strumento per: Attuare la trasparenza Incrementare qualità del servizio Migliorare efficienza dell’azione amministrativa Sorreggere processi decisionali Altro elemento portante: l’utilizzo delle ICT, ormai sempre più diffuse negli uffici, che sono sempre abbinate alla nuova riorganizzazione della PA Tecnologie informatiche e documenti informatici Si comincia a passare dal documento tradizionale (cartaceo, analogico) al documento informatico (su supporto digitale) ereale-gestioneinformaticadocc

GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI E PROTOCOLLO INFORMATICO Al fine di aggiornare la normativa vigente in materia, ferma ad RD 35/1900, il legislatore ha predisposto un nuovo quadro normativo, mantenendo i principi generali delle garanzie giuridiche e cogliendo le possibilità offerte dalle nuove tecnologie, con il fine di perseguire gli obiettivi individuati per la riforma della PA. DPR 428/98 regolamento gestione protocollo informatico da parte PPAA (poi confluito nel DPR 445/2000) stabilisce i requisiti del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, nonché disposizioni sugli archivi di deposito e storici Ovviamente la normativa si deve occupare del protocollo, momento essenziale nella formazione dei documenti Stabilisce requisiti sistema di protocollo informatico elementi della registrazione Segnatura formato del protocollo modalità di accesso dall’esterno e da parte PPAA (interoperabilità) Viene delineata la costituzione del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, disposizioni sugli archivi di deposito e storici Si parla di servizio di protocollo informatico, una parte del più ampio concetto di servizio de gestione informatica dei documenti, denominazione futura Area Organizzativa Omogenea AOO Struttura amministrativa individuata da settori che, per tipologia di mandato istituzionale, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato. Esempi nel MBBAACC: - Direzione Generale Archivio di Stato Soprintendenza Archivistica Nel quadro delle misure organizzative necessarie per la realizzazione del progetto, l’Amministrazione ha provveduto ad individuare “gli uffici da considerare ai fini della gestione unica e coordinata dei documenti per grandi Aree Organizzative Omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione ed archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le arre stesse” (art. 50 del D.P.R. 445/200) Individuate prima con decreto del Segretaria generale del 23.6.2003 (circolare 85/2003) e successivamente con DM del 18.3.2005 (circolare 56/2005) Ogni struttura centrale (Dipartimenti, Direzioni) e periferica (Soprintendenze, Musei, Biblioteche..) costituisce una AOO (numero complessivo 186) Ciascuna AOO, identificata con una sigla, deve istituire il servizio per il protocollo informatico Sono soggette a variazione in base ai cambiamenti dell’assetto organizzativo del ereale-gestioneinformaticadocc

GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI E PROTOCOLLO INFORMATICO DPCM 31.10.2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 428/99 Determina in modo dettagliato le condizioni necessarie per il corretto funzionamento del protocollo informatico: adeguamento organizzativo (AOO, nomina responsabile, eliminazione protocolli multipli, funzioni obbligatorie); requisiti per la sicurezza del sistema per l’accesso interno ed esterno, modalità per lo scambio e l’interoperatività; gli strumenti per il funzionamento del sistema (piano classificazione e manuale di gestione) Attenzione agli strumenti necessari per far funzionare il sistema ereale-gestioneinformaticadocc

D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 DPR 445/2000 Testo unico in materia di documentazione amministrativa: raccoglie e coordina tutte le disposizioni vigenti riguardanti la formazione, tenuta, conservazione e gestione degli atti da parte degli uffici della P.A. Molti articoli abrogati dal CAD Codice Amministrazione Digitale d. lgs 82/2005 Art. 1 documento amministrativo= ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, della PPAA o comunque utilizzati ai fini dell’attività amministrativa documento informatico = rappresentazione informatica di atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti (documento formato, acquisito, mantenuto, trasmesso mediante attrezzature informatiche) Art. 8 il documento informatico, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione per via telematica sono validi e rilevanti, se conformi alle disposizioni del presente T.U.; regole tecniche definite con DPCM, sentiti AIPA e garante protezione dati personali Art. 9 gli atti formati con strumenti informatici, dati e documenti informatici delle PPAA costituiscono informazione primaria ed originale, da cui è possibile effettuare copie (la stampa è pertanto una “copia”); le regole tecniche per la formazione dei d. i. sono stabilite da AIPA d’intesa con MBBAACC Art. 10 documento informatico sottoscritto con firma digitale soddisfa requisito legale della forma scritta ed ha efficacia probatoria ereale-gestioneinformaticadocc

D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445- Struttura E’ articolato in sette capi: Capo I – Definizione e ambiti di applicazione Capo II – Documentazione amministrativa – disposizioni su documento amministrativo e informatico, trasmissione di documentazione, autenticazione, la firma digitale, la legalizzazione di firme e fotografie Capo III - Semplificazione della documentazione amministrativa - le istanze, i certificati, l’acquisizione diretta di documenti, l’esibizione di documenti, le dichiarazioni sostitutive Capo IV - Sistema di gestione informatica di documenti Capo V – Controlli Capo VI – Sanzioni Capo VII – Disposizioni finali

D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 – Capo IV Sistema di gestione informatica dei documenti (6 sezioni) (Sezione I – artt. 50-57) Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema (Sezione II – artt. 58-60) Registrazione di protocollo con sistemi informatici Criteri uniformi di classificazione e archiviazione Informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti formati nell’adozione dei provvedimenti finali Accesso degli utenti interni Accesso esterno

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 – Capo IV Sistema di gestione informatica dei documenti Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti (Sezione III – artt. 61-63) Sistema di gestione dei flussi documentali (Sezione IV – artt. 64-66) Istituzione del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi Gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati ereale-gestioneinformaticadocc

Sistemi di Gestione dei flussi documentali Sezione IV – Organizzazione Individuazione Aree Organizzative Omogenee (art. 50) AOO: uffici che presentano esigenze di gestione della doc/ne omogenee e adottano quindi criteri uniformi di classificazione e archiviazione Individuate prima con decreto del Segretaria generale del 23.6.2003 (circolare 85/2003) e successivamente con DM del 18.3.2005 (circolare 56/2005) Ogni struttura centrale (Dipartimenti, Direzioni) e periferica (Soprintendenze, Musei, Biblioteche..) costituisce una AOO (numero complessivo 186) Ciascuna AOO, identificata con una sigla, deve istituire il servizio per il protocollo informatico Sono soggette a variazione in base ai cambiamenti dell’assetto organizzativo del Ministero ereale-gestioneinformaticadocc

Sistemi di Gestione dei flussi documentali Sezione IV – Organizzazione Istituzione Servizio per la gestione informatica dei documenti, lussi documentali e archivi (art. 52) Nomina del Responsabile del Servizio (funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica acquisita a seguito dei processi di formazione Decidere se si intende creare una o più AOO ai fini archivistici (art 50) individuando gli uffici che presentano esigenze di gestione della doc/ne omogenee e adottano quindi criteri uniformi di classificazione e archiviazione con a capo un dirigente con preparazione specifica, stabilire le funzioni del responsabile e degli addetti alla protocollazione e classificazione (art. 61) sicurezza (livelli di acceso, immodificabilità dei dati registrati, archiviabilità separata del back-up, ricuperabilità dei dati registrati su carta in caso di black out), compatibilità con altri sistemi informatci che debbano interagire con il protocollo, buona ed economica manutenibilità, possibilità di sviluppo ed aggancio a funzioni di workflow, trattamento docc. digitalicon firme elettroniche … Non più protocollo informatico ma servizio per la gestione informatica dei documenti e dell’archivio; concetto più ampio e complesso Deve essere creata una struttura specifica costituita dal responsabile e dagli addetti; la nuova denominazione più adeguata è diversa rispetto a quella presente nel dpr 428/98 (servizio di protocollo informatico). La precedente definizione era più limitativa, perché il protocollo è in realtà solo uno strumento del sistema documentario, che include una serie di entità più complesse E’ un ufficio ad alta centralità organizzativa con personale qualificato, che costituisce l’interfaccia competente dell’Amm/ne archivistica per affrontare le problematiche archivistiche ereale-gestioneinformaticadocc

Servizio per la gestione informatica dei documenti e degli archivi Compiti: Garantire corretta formazione e tenuta del sistema documentario mediante definizione dei criteri di registrazione, piani di classificazione, della modalità di segnatura, ed elaborazione del manuale di gestione Definire livello di accesso e abilitazioni alle funzioni della procedura Autorizzare operazioni di annullamento Assicurare adeguata conservazione dei documenti e degli strumenti di gestione

Sistemi di Gestione dei flussi documentali Sezione IV – art Sistemi di Gestione dei flussi documentali Sezione IV – art. 53-56– Registrazione Finalità: fornire testimonianza giuridica dell’esistenza dei documenti, della data di spedizione e di arrivo, della rete di relazione che lega i documenti nel contesto dell’organizzazione archivistica. Elementi della registrazione: Numero di protocollo (automatico, immodificabile) Data registrazione (automatico, immodificabile) Mittente/destinatario ( immodificabile) Oggetto ( immodificabile) Data e numero del documento ricevuto (se disponibili) Impronta del doc. informatico (immodificabile) Elementi critici della registrazione Definizione dell’oggetto: deve fornire le informazioni necessarie e non ridondanti (campi predefiniti) Definizione liste mittenti/destinatari: devono essere progettate con attenzione a seconda delle esigenze organizzative dell’AOO Nel trattamento dei documenti cartacei era prevista solo per documenti spediti e ricevuti (protocollo della corrispondenza), nei sistemi elettronici per la necessità di tenere traccia di tutti i documenti è indispensabile una forma di registrazione di tutte le entità documentarie, in particolare i documenti informatici La ripetitività delle operazioni può essere alleggerita da funzioni che prevedono la registrazione diretta da parte del sistema di vari elementi (tra Amm/ni che condividono funzioni di interoperatività) ereale-gestioneinformaticadocc

Sistemi di Gestione dei flussi documentali Sezione IV – art Sistemi di Gestione dei flussi documentali Sezione IV – art. 53-56– Registrazione Segnatura di Protocollo Apposizione o associazione all’originale del doc. in modo permanente e non modificabile delle seguenti informazioni: Numero progressivo di protocollo Data di registrazione Identificazione dell’AOO Include anche: Indice classificazione Codice Ufficio cui il doc. è assegnato Va effettuata contemporaneamente alla registrazione Requisiti di sicurezza Produzione registro giornaliero Operazione registrazione effettuata in un’unica soluzione Annullamento delle informazioni immodificabili, con memorizzazione degli annullamenti e lettura dei dati annullati

Gestione informatica dei documenti Sezione II - art Gestione informatica dei documenti Sezione II - art. 59 – Accesso esterno Le informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti possono essere utilizzate per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi (artt. 22 e ss. legge 241/1990) Accesso anche per via telematica (d.p.r. 12 aprile 2006, n. 184 – regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi - art. 13 ) Ricerca, visualizzazione delle informazioni e dei documenti attraverso gli Uffici relazioni con il pubblico Sez II. Accesso (artt. 58-60) Criteri di abilitazione diversi per gli utenti stabiliti dal responsabile del Servizio inserimento dati modifica Consultazione Il sistema deve garantire. Possibilità di ricerca in base a diversi criteri Possibilità di elaborazioni statistiche Tutela dei dati riservati Modalità di interconnessione nell’ambito delle norme emanate per la realizzazione della RUPA (Rete Unitaria Pubbliche Amministrazioni) ereale-gestioneinformaticadocc

Sicurezza (artt. 61-63) Salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile Copie di sicurezza in luoghi differenti e sicuri Leggibilità dei dati: le informazioni relative a fascicoli riguardanti procedimenti chiusi, di cui il responsabile ha autorizzato il trasferimento devono essere sempre consultabili Conservazione sostitutiva: i dati relativi alla gestione informatica costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione ed organizzazione dei documenti oggetto di riproduzione sostitutiva

Sicurezza (artt. 61-63) Registro di emergenza (art. 63) Ogni volta che per cause tecniche non è possibile utilizzare le procedure informatiche, il responsabile autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza. Sul registro vanno riportate causa, data e ora dell’inizio dell’interruzione e del ripristino delle funzionalità La sequenza numerica deve garantire l’identificazione univoca dei documenti Le informazioni sono inserite nel sistema informatico, che provvede a creare un collegamento tra numero di emergenza e numero di protocollo informatico.

Sistemi di Gestione dei flussi documentali Sezione IV – art. 64 Prospettive future Le P. A. provvedono alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati i sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi “Le amministrazioni determinano, autonomamente e in modo coordinato per le A.O.O., le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio” Sez. IV Sistema i gestione dei flussi documentali (artt. 64-66) Include la gestione dei procedimenti amministrativi, che si affianca alla gestione dei documenti. Le PPAA devono valutare i progetti in termini di rapporto tra costi e benefici (opportuno se procedimenti sono stabili e non numerosissimi) La g. flussi documentali è finalizzata al miglioramento dei servizi, grazie al potenziamento dei supporti conoscitivi dell’Amm/ne, nell’ottica dei fini di efficacia, economicità e trasparenza. Gestione flussi documentali - Requisiti: Informazioni sul legame tra documento, fascicolo e procedimento Reperimento delle informazioni relative a documento, fascicolo, procedimento e responsabile. Gestione delle fasi del procedimento Informazioni statistiche Funzioni di controllo Scambio tra Amm/ni per determinare iter procedimenti complessi (he coinvolgono diverse Amm/ni) ereale-gestioneinformaticadocc

Sez V. Disposizioni sugli archivi (art. 67-69) - Trasferimenti periodici documenti nell’archivio di deposito: almeno una volta all’anno il responsabile provvede a trasferire i fascicoli relativi a procedimenti conclusi in un archivio di deposito Trasferimento attuato rispettando l’organizzazione presente nell’archivio corrente Obbligo di redigere conservare elenco dei fascicoli trasferiti - Elaborazione del piano di conservazione, integrato con il piano di classificazione, per definizione dei criteri di selezione - Trasferimento documenti storici presso AASS o archivio storico: I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti negli Archivi di Stato o nell’archivio storico, con strumenti che ne garantiscono l’accesso. La gestione dell’archivio di deposito (componente essenziale del sistema documentale) Esigenze: garantire corretta conservazione della documentazione mantenere controllo conoscitivo e fisico sui documenti Garantire conservazione autenticità e accessibilità. Prevede una fase preparatoria: preparazione degli elenchi (con descrizione consistenza, EC, serie della documentazione da versare). Strumenti essenziali: Elenchi di versamento che identificano i nuclei pervenuti, utili per la consultazione Inventario topografico (utilizzazione razionale degli spazi) Regole di accesso e controllo della movimentazione Difficoltà: diversità dei tempi di esaurimento delle pratiche. ereale-gestioneinformaticadocc

SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA INFORMATIVO Comprende ARCHIVIO (complesso dei documenti prodotti e acquisiti nel corso dell’attività istituzionale di un soggetto) più SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI (insieme delle attività finalizzate a registrazione, classificazione ed organizzazione dei documenti; complesso delle regole, strumenti, risorse umane e strumentali). SISTEMA INFORMATIVO: Comprende sistema documentario tutte le risorse informative e le fonti di informazione di un ente: sito web portali sistema bibliotecario

SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA INFORMATIVO Obiettivi del sistema di gestione dei documenti: fornire ad ogni struttura il necessario supporto per lo svolgimento efficiente della propria attività Garantire conservazione e fruizione ai fini interni e della trasparenza SISTEMA INFORMATIVO E’ una risorsa strategica indispensabile per un’Amministrazione Il sistema informativo deve poter contare su un adeguato sistema documentario, per poter essere efficiente; è il sistema documentario, infatti, la fonte primaria di informazione sull’attività dell’ente. La possibilità di dare risposte sui procedimenti al cittadino è strettamente connessa alla buona organizzazione del proprio sistema documentario e quindi dell’archivio

SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA INFORMATIVO

SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA INFORMATIVO ARCHIVIO Sistema di gestione dei documenti GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI: insieme di risorse e procedure informatiche utilizzate per la gestione dei documenti -GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI: include, oltre alla gestione dei documenti, quella dei procedimenti amministrativi ereale-gestioneinformaticadocc

Documento, documenti, archivi Rappresentazione del contenuto di un atto legato all’attività di un ente pubblico o privato, o di una persona. Elemento qualificante è la relazione con l’attività, per cui i documenti prodotti nell’espletamento di una attività, sono naturalmente legati fra loro da relazioni che non si possono scindere (Vincolo archivistico). Anche nelle più semplici modalità organizzative è naturale l’aggregazione di atti relativi allo stesso oggetto o affare Vedi bollette ereale-gestioneinformaticadocc

Tipi di documenti In relazione allo stato di trasmissione si distinguono in: Spediti: trasmessi all’esterno (si conserva la minuta) Ricevuti: pervenuti da altri soggetti esterni Interni: prodotti e mantenuti all’interno dell’AOO

Documenti e loro aggregazioni FASCICOLO: raggruppamento organico di documenti relativi ad uno stesso oggetto: affare, procedimento, materia, tipologia, che si forma nel corso dell’attività amministrativa del soggetto produttore; Il fascicolo riunisce quindi tutti i documenti relativi a tali attività. E’ identificato da un codice comprendente indice classificazione e numero progressivo del fascicolo Ha funzione logica e fisica I fascicoli possono essere organizzati per: Oggetto: documenti relativi ad un determinato oggetto (fascicoli per materia o nominativi) Procedimento: documenti relativi ad una specifica attività o procedimento amministrativo (identificati ai sensi della l. 241/90) Tipologia di forma: documenti raggruppati in base alla loro tipologia in fascicoli stabiliti secondo criteri temporali (annuali, mensili ecc.) (es circolari, ordini di servizio)

Documenti e loro aggregazioni Registro unità costituita dalla registrazione in sequenza, secondo criteri stabiliti (prevalentemente cronologici) in un’unica entità documentaria di una pluralità di atti. E’ l’altro elemento che costituisce la struttura di un archivio; in quanto unità logica è indivisibile

Gli Strumenti Sistema di classificazione (comprendente anche piano di conservazione) Il piano di classificazione (o titolario) è uno schema generale di voci logiche, articolate in modo gerarchico (dal generale al particolare) e rispondenti ai bisogni funzionali del soggetto produttore Manuale di gestione Descrive sistema di gestione e conservazione dei documenti e contiene le informazioni necessarie per il corretto funzionamento del servizio. Strumento nuovo di organizzazione sotto il profilo regolamentare ed informatico; deve essere trasparente, reso pubblico anche in rete, perché sia noto a impiegati e cittadini. E’ uno strumento indispensabile per far fronte alla crescente complessità dei sistemi documentari in ambiente digitale e per promuovere l’interoperabilità dei sistemi documentari. Sono stati elaborati diversi schemi, tra cui quello predisposto dal gruppo di lavoro della Scuola Superiore della Pubblica Amministrazione che si occupa della gestione dei documenti (www.sspa.it). Ogni schema deve essere adattato al modello organizzativo cui si riferisce, e richiede un continuo aggiornamento in relazione ai modelli organizzativi . (Per ogni amministrazione dovrebbe essere adottato un modello generale, da specificare per ogni AOO) Deve essere coerente e chiaro nella terminologia utilizzata, deve inoltre essere reso pubblico dalle PPAA ed accessibile al pubblico per via telematica; comprende una serie di allegati. ereale-gestioneinformaticadocc

Contenuto e struttura tipo del Manuale di Gestione Descrive: - l’ambito di applicazione: l’AOO e delle sue Unità Organizzative (Divisioni, Servizi) secondo il modello organizzativo stabilito che può essere accentrato o distribuito: unificato o centralizzato (esiste un unico servizio specifico per tutta l’AOO) coordinato o decentrato (nell’ambito dell’AOO all’interno del sistema documentario unico, ad ogni U. O. corrisponde un’articolazione del Servizio) - le modalità di trattamento dei documenti in tutte le varie fasi (arrivo corriere, distribuzione, protocollazione, ecc.) Vari sono i modelli organizzativi Unificato o centralizzato (esiste un unico servizio specifico per tutta l’AOO) Coordinato o decentrato (nell’ambito dell’AOO all’interno del sistema documentario unico, ad ogni U. O. corrisponde un’articolazione del Servizio) ereale-gestioneinformaticadocc

CLASSIFICAZIONE Attività indispensabile per la corretta formazione di un archivio e per garantire l’ordinata e funzionale sedimentazione dei documenti; è l’ordinamento di tutti i documenti (soprattutto quelli informatici) che costituiscono il sistema documentario, secondo un piano di classificazione predeterminato in base a principi funzionali (T.U.445/2000 art. 52 e 56) Classificare attribuire al doc. un indice di classificazione Fascicolare associare il doc. ad una unità archivistica (fascicolo) La classificazione/fascicolazione non si limita alla individuazione delle voci di appartenenza, ma comprende anche l’ordinamento logico e fisico dei documenti, con la creazione dei fascicoli, nei quali devono essere inseriti tutti i documenti relativi al procedimento cui si riferiscono. Altre finalità della classificazione: Identificare responsabilità (ogni voce deve essere attribuita ad una struttura dell’AOO) Rendere possibile gestione integrata documenti ibridi Facilitare operazioni selezione per conservazione e scarto FASCICOLO: raggruppamento organico di documenti relativi ad uno stesso oggetto: affare, procedimento, materia, tipologia, che si forma nel corso dell’attività amministrativa del soggetto produttore; Il fascicolo riunisce quindi tutti i documenti relativi a tali attività. E’ identificato da un codice comprendente indice classificazione e numero progressivo del fascicolo Ha funzione logica e fisica I fascicoli possono essere organizzati per: Oggetto: documenti relativi ad un determinato oggetto (fascicoli per materia o nominativi) Procedimento: documenti relativi ad una specifica attività o procedimento amministrativo (identificati ai sensi della l. 241/90) Tipologia di forma: documenti raggruppati in base alla loro tipologia in fascicoli stabiliti secondo criteri temporali (annuali, mensili ecc.) (es circolari, ordini di servizio) Registro unità costituita dalla registrazione in sequenza, secondo criteri stabiliti (prevalentemente cronologici) in un’unica entità documentaria di una pluralità di atti. E’ l’altro elemento che costituisce la struttura di un archivio; in quanto unità logica è indivisibile ereale-gestioneinformaticadocc

PIANO di CLASSIFICAZIONE Schema generale di voci logiche, articolate in modo gerarchico (dal generale al particolare) e rispondenti ai bisogni funzionali del soggetto produttore Non deve basarsi alla struttura organizzativa, che è soggetta a continue trasformazioni. Le voci si distinguono in base alla natura delle funzioni in 2 settori: Funzioni istituzionali (primarie) relative alla missione istituzionale e specifiche di ciascuna AOO Funzioni di gestione e strumentali (secondarie) relative alle attività di funzionamento (risorse umane, finanziarie, strumentali) comuni a tutte le PP.AA. E quindi condivisibili da più strutture.

Trasmissione dei documenti - La Posta elettronica/electronic- mail E’ lo strumento di comunicazione più utilizzato per comunicare in forma scritta via internet; principale vantaggio è l’immediatezza. I messaggi possono includere testo, immagini, audio, video o qualsiasi tipo di file. Finalità: interoperabilità dei sistemi di protocollo delle PPAA, stabilendo modalità comuni di trasmissione.

La posta elettronica certificata (PEC)). Garantisce certezza spedizione e ricezione (come raccomandata con ricevuta di ricevimento Invio e ricezione sono certificate in quanto il mittente riceve dal proprio gestore di posta una ricevuta di spedizione, che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione, e il gestore posta del destinatario invia al mittente ricevuta di avvenuta o mancata consegna con indicazione temporale. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni (conservata per un periodo di 30 mesi a cura dei gestori) ha lo stesso valore giuridico delle ricevute. Il MBBAAC (DG Innovazione Tecnologica) ha recentemente avviato il progetto nazionale di posta elettronica sicura, che prevede connessione sicura e certificata con attivazione di caselle p.e. pubbliche. ereale-gestioneinformaticadocc

D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale Affronta in modo organico il tema: dell’utilizzo delle nuove tecnologie dell’informazione e della comunicazione della disciplina di fondamentali principi giuridici applicabili al documento informatico e alla firma digitale

D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale E’ articolato in otto capi: Capo I – Definizione, finalità e ambito di applicazione Capo II – Documento informatico e firme elettroniche; pagamenti, libri e scritture Capo III - Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici Capo IV – Trasmissione informatica dei documenti Capo V – Dati delle pubbliche amministrazioni e servizi in rete Capo VI – Sviluppo, acquisizione e riuso di sistemi informatici nelle pubbliche amministrazioni Capo VII – Regole tecniche Capo VIII – Sistema pubblico di connettività e rete internazionale della pubblica amministrazione Capo IX – Disposizioni transitorie finali e abrogazioni

ORIENTAMENTO La pubblica amministrazione e le nuove tecnologie: la gestione dei flussi documentali nell’evoluzione normativa Gestione informatizzata dei flussi documentali - Workflow documentali

Cosa si intende per workflow Workflow documentali Automazione di procedure dove documenti, informazioni e attività sono trasferiti tra gli attori di un processo secondo un predefinito set di regole Gestione informatizzata dei flussi documentali (iter dei procedimenti e flusso di lavoro) all’interno dei processi e in relazione ai procedimenti Oltre a gestire l’iter dei documenti, il sistema gestisce e controlla le attività del procedimento attivando le risorse necessarie per realizzarle (persone, applicazioni..) Facilita l’accesso da parte del cittadino

Gli organismi di riferimento CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella P.A.) istituito con d.lgs 196/93; opera presso PCM, per attuazione delle politiche del MIT (istituito con DPCM del 27.9.2001). Unifica 2 organismi preesistenti: AIPA (Autorità Informatica per la P.A) istituita. con d. lgs 39/93,con obiettivo di dare supporto alle PPAA nell’utilizzo dei nuovi strumenti informatici. Centro Tecnico per la Rete unitaria della P. A. RUPA istituito nel 1997 presso AIPA il (interconnessione di insieme di Domini di varie Amministrazioni in un dominio della R.U., per realizzare un insieme di servizi base, tra cui posta elettronica, per l’interoperabilità fra le Amministrazioni) SSPA Scuola Superiore per la Pubblica Amministrazione Ha i compiti di pianificazione e coordinamento dei progetti di sistemi informatici delle Amministrazioni, controllo degli obiettivi e risultati (anche sotto il profilo della congruità economica) Nel 2000 è stato costituito un gruppo di lavoro interministeriale (costituto da esperti archivistici e rappresentanti di varie Amministrazioni) per lo studio e la progettazione di vari modelli-guida; tra i materiali prodotti (utilizzati anche per l’attività di formazione organizzati dalla SSPA): Linee guida per la gestione elettronica dei documenti Schema voci di classificazione per le attività di autogestione Schema manuale di gestione ereale-gestioneinformaticadocc

Il progetto ESPI del MIBAC Il progetto ESPI (estensione protocollo informatico) del Ministero per i Beni e Attività Culturali ha come obiettivo l’inserimento di tutte le strutture centrali e periferiche del Mibac in un sistema coordinato di gestione informatica dei documenti. Si pone come sviluppo e completamento dei primi progetti di informatizzazione del servizio di protocollo realizzati, in seguito alle innovazioni normative, a partire dalla fine degli anni ’90 presso alcune Direzioni Generali. PROGETTO MODULARE 1° fase: avvio progetto presso Uffici Generali, con coordinamento Direzione AAGG URSIA ora Direzione per l’Innovazione Tecnologica e Promozione. 2° fase: estensione graduale a tutti gli uffici; rimodulazione del servizio in modalità web tramite fornitore (ASP Application Server Provider), attraverso rete intranet del Ministero (presso ogni AOO non va installato un server, richiede browser e connessione alla RPV) - Con DM 23.6.03 individuate le AOO del Ministero - Piano di formazione su scala nazionale (2500 unità) destinato a: Dirigenti uffici (sensibilizzazione) Responsabili del Servizio (corso formazione) Focal Point (figura che conosce bene l’applicativo al fine della gestione locale, affianca il responsabile) (corso formazione) Utenti (formazione on site) Nel quadro delle misure organizzative necessarie per la realizzazione del progetto, l’Amministrazione ha provveduto ad individuare “gli uffici da considerare ai fini della gestione unica e coordinata dei documenti per grandi Aree Organizzative Omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione ed archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le arre stesse” (art. 50 del D.P.R. 445/200) Individuate prima con decreto del Segretaria generale del 23.6.2003 (circolare 85/2003) e successivamente con DM del 18.3.2005 (circolare 56/2005) Ogni struttura centrale (Dipartimenti, Direzioni) e periferica (Soprintendenze, Musei, Biblioteche..) costituisce una AOO (numero complessivo 186) Ciascuna AOO, identificata con una sigla, deve istituire il servizio per il protocollo informatico Sono soggette a variazione in base ai cambiamenti dell’assetto organizzativo del Ministero La Direzione Innovazione Tecnologica e Promozione, titolare del ruolo guida, ha predisposto un programma coordinato di iniziative su diversi piani, in particolare: contratto con la Società fornitrice del servizio in ASP piano di formazione su scala nazionale (per direttori istituti, responsabili del servizio e focal point) costituzione di un apposito gruppo di lavoro ministeriale, in cui sono presenti rappresentanti delle diverse strutture centrali del ministero, per la predisposizione di modelli generali degli strumenti organizzativi del servizio di gestione documentale ereale-gestioneinformaticadocc

Il progetto ESPI del MIBAC E’ un progetto modulare, in cui sono previste una serie di funzionalità, che vanno dal nucleo minimo al flusso procedimentale. Prevede il collegamento del sistema documentale con specifiche funzionalità, per le quali si stanno predisponendo le strutture operative, quali: firma digitale posta elettronica certificata (è attualmente in corso l’analisi dei procedimenti per la loro riorganizzazione e semplificazione ereale-gestioneinformaticadocc

Il progetto ESPI del MIBAC E’ stato coordinato dalla Direzione per l’Innovazione Tecnologica, che aveva istituito un apposito gruppo di lavoro con rappresentanti (nelle persone dei responsabili del Servizio o del “focal point”) delle diverse strutture centrali, in modo da coinvolgere i vari settori del Ministero Introduce una notevole evoluzione organizzativa sotto il profilo sia dell’informatizzazione, sia dell’accrescimento professionale delle risorse umane. Funzioni del FOCAL POINT Supporto tecnico informatico Configurazione e inizializzazione ESPI (livelli abilitazione in collaborazione con responsabile) Inserimento del piano di classificazione in ESPI Rapporti con CED Ministero e Società fornitrice per problemi funzionamento ereale-gestioneinformaticadocc

I modelli elaborati dal gruppo di lavoro Piano di classificazione: modello basato sulla individuazione delle attività e strutturato in 2 sezioni pertinenti rispettivamente le voci di funzionamento e quelle delle attività istituzionali. Sono stati messi a punto 2 modelli: uno per i 3 Dipartimenti: RIO, Beni Culturali e Paesaggio, Spettacolo e Sport e rispettive Direzioni ed uffici periferici; l’altro per il Dipartimento per i Beni Archivistici e Librari e rispettive Direzione ed Uffici periferici. I 2 modelli sono sostanzialmente omogenei nella parte relativa alle attività di funzionamento e divulgazione, mentre per la parte delle attività istituzionali di tutela presentano impostazioni parzialmente diverse. Manuale di gestione: predisposto uno schema generale che deve essere integrato d parte di ogni AOO con i dati pertinenti alla propria situazione. I suddetti modelli sono stati pubblicati nell’apposita rubrica ESPI dell’intranet del Ministero, da dove possono essere automaticamente importati da parte degli Istituti . L’adozione di un modello generale per tutte le AOO a fronte del vantaggio dell’uso di codici di classificazione condivisi (tutti i documenti relativa la medesima pratica trasmessi tra diverse AOO del Mibac dovrebbero avere lo stesso codice di classifica) Uniformazione dei quadri di classificazione degli Uffici periferici di ciascun settore con il coordinamento delle rispettive Direzioni Generali (per DGA Archivi di Stato e Soprintendenze Archivistiche) ereale-gestioneinformaticadocc

Piano di classificazione Mibac - Struttura Funzionamento e divulgazione 01.00.00 - Pianificazione e Affari Istituzionali 04.00.00 - Organizzazione 07.00.00 - Informazione e Comunicazione Istituzionale 10.00.00 - Sistema dei controlli 13.00.00 - Sistemi informativi e documentari 16.00.00 - Gestione Risorse Umane 19.00.00 - Programmazione Risorse Finanziarie 22.00.00 - Gestione Risorse Finanziarie 25.00.00 - Gestione risorse Strumentali 28.00.00 - Fruizione 31.00.00 - Divulgazione Tutela 34.00.00 Tutela e Protezione 37.00.00 Conservazione 40.00.00 Vigilanza Istituti culturali Voci 37 e 40 solo per settore Archivi Biblioteche ereale-gestioneinformaticadocc

LE TAPPE DEL PERCORSO 1° fase: modalità base del protocollo informatico. Comprende le seguenti attività: Registrazione Segnatura Classificazione

LE TAPPE DEL PERCORSO 2° fase: gestione informatica documenti e flussi documentali. Comprende Registrazione con trattamento immagini Assegnazione per via telematica al destinatario Collegamento alla gestione dei procedimenti 3° fase: workflow degli iter documentali: razionalizzazione dei processi documentali mediante informatizzazione processi relativi ai flussi documentali e integrazione con altri sistemi informativi

FORMAZIONE Un aspetto essenziale per il buon esito dei progetti di introduzione di sistemi di gestione informatica dei documenti è la formazione del personale. L’innovazione richiede infatti adeguati investimenti nelle risorse umane e nella formazione. Nessuna grande trasformazione è possibile senza un parallelo processo di cambiamento del capitale umano, che costituisce una preziosa risorsa nella P.A. E’ necessario favorire l’evoluzione delle competenze, culturali e tecniche, verso nuovi obiettivi. Le iniziative di formazione devono fornire, oltre alle conoscenze tecniche e funzionali, la capacità di una visione più ampia. Necessità di formare i formatori, che dovranno interagire con i destinatari. ereale-gestioneinformaticadocc

ESPI - login Schermata di entrata al programma Requisiti di sicurezza: codice utente password ereale-gestioneinformaticadocc

Registrazione doc. in entrata

Registrazione doc. uscita

Documenti interni

ESPI Classificazione

Piano classificazione (titolario)

Classificazione scelta voce titolario e fascicolo

Creazione fascicolo

Creazione sottofascicolo

Piano di fascicolazione Nella creazione dei fascicoli è opportuno stabilire delle linee guida, con criteri chiari e condivisi Norme di riferimento per la corretta denominazione (elementi obbligatori, uso delle abbreviazioni, dei caratteri maiuscoli/minuscoli)

ESPI - Assegnazione

Struttura organizzativa dell’AOO

Ricerche archivio corrente

Ricerche archivio deposito

Liste anagrafiche

Liste - ricerca

Repertori

Stampa protocollo

Qualche considerazione finale GLI OBIETTIVI Il sistema documentario (prodotto dal sistema di gestione documentale) garantisce informazione di qualità, fornendo indispensabile supporto per l’attività del soggetto produttore. E’ la necessaria premessa per la creazione di un sistema informativo efficace che renda disponibili dati e informazioni nella loro affidabilità ed integrità. E’ condizione imprescindibile per pervenire agli obiettivi di trasparenza, efficacia, efficienza e rispondere alle esigenze della comunicazione. (Rapporto tra back office-front office). E’ premessa necessaria alla conservazione della memoria storica

Grazie per l’attenzione Fine Grazie per l’attenzione Elisabetta Reale (Responsabile Servizio Protocollo Informatico Direzione Generale Archivi) ereale@archivi.beniculturali.it