Protocollo Informatico Trentino Protocollo e Titolario di classificazione Dicembre 2009 Paola Gabriele

Argomenti Concetti archivistici: nozioni di base Classificazione Fascicolazione Parte pratica: P.I.Tre Ricerca fascicoli e inserimento documenti sul titolario storicizzato Esempi Apertura fascicoli sul titolario attivo Strumenti di supporto per gli utenti P.I.Tre Sito Pi3 Tavola sinottica vecchio/nuovo titolario Tabella generale di utilizzo del titolario

Classificazione/1 Classificare: Ordinare ed organizzare la produzione documentale secondo uno schema predeterminato unico per tutti gli uffici dell’Amministrazione (il Titolario di classificazione) Tutti i documenti che entrano a far parte del sistema documentario della Provincia vanno ricondotti ad un nodo di Titolario (cioè va loro attribuito un codice di classificazione)

NOVITA’ Classificazione/2 Dal 4 gennaio 2010, sarà utilizzabile una NUOVA VERSIONE di Titolario Quindi in P.I.Tre saranno presenti: Il Titolario Attivo, cioè il titolario utilizzabile dal 4 gennaio 2010 Il Titolario in vigore dal 22/03/2009 al 31/12/2009 NOVITA’

Classificazione/3 Sul sito www.pi3.it nella sezione “Archivio documenti” è presente il file .pdf scaricabile del nuovo Titolario Nel nuovo Titolario: i titoli 1 – 22 sono strutturati a livello di classe (ed eventuale sottoclasse) i titoli 23 – 29 non presentano sottodivisioni in classi e sottoclassi, in quanto sono ancora in corso di elaborazione

(ovvero, la sottoclasse, o in assenza di questa, la classe) Fascicolazione/1 IMPORTANTE!! Il fascicolo deve essere aperto in corrispondenza del nodo di titolario più basso (ovvero, la sottoclasse, o in assenza di questa, la classe) Una volta classificati, tutti i documenti relativi ad un medesimo affare devono essere ricondotti, fisicamente e logicamente, al medesimo fascicolo Il fascicolo si apre quando viene prodotto il primo documento che lo riguarda; si chiude quando viene adottato l’ultimo atto relativo all’affare cui si riferisce

La classificazione in P.I.Tre

Classificazione e P.I.Tre/1 La classificazione dei documenti è obbligatoria… Sia per i documenti protocollati… Sia per i documenti NON protocollati, i cosiddetti documenti grigi

Classificazione e P.I.Tre/2 NOTA BENE:

Classificazione e P.I.Tre/3 Dal 4 gennaio 2010 il nuovo Titolario (Titolario Attivo) sarà disponibile in automatico cliccando sull’apposita icona … e dovrà essere utilizzato per classificare tutti i documenti che NON siano riferiti ad affari aperti nel 2009

Alcuni esempi pratici per la fascicolazione dei documenti

Fascicolazione: Esempio n. 1 Esempio di inserimento in un fascicolo aperto nel 2009 di un documento protocollato nel 2010: Se si deve protocollare una nota (es. “Palazzo Aurora: trasmissione fatture di pagamento per interventi di manutenzione dell’impianto di illuminazione anno 2009”) arrivata nel 2010 che fa riferimento ad un procedimento (pratica) iniziato nel 2009 (es. “Palazzo Aurora – Interventi di manutenzione straordinaria impianti di illuminazione”; codice 3.1.2-2009-1) Tale nota dovrà: essere inserita nel fascicolo procedimentale aperto in P.I.Tre nel 2009 e classificata utilizzando il Titolario in vigore dal 22/03/2009 al 31/12/2009

In automatico, il sistema si posiziona sul protocollo in ingresso. Quindi, iniziare a compilare i campi obbligatori… Per protocollare un documento, cliccare su Documenti Poi selezionare la voce Nuovo Protocollo E ora si fascicola…

Si aprirà la maschera di ricerca fascicoli Selezionare la voce: “Titolario in vigore dal 22/03/2009 al 21/12/2009” Nel campo Titolario, scegliere il titolario di interesse… Ricercare il fascicolo già creato cliccando sull’icona Ricerca fascicoli Inserire una parte dell’oggetto del fascicolo nel campo Descrizione. Ad esempio scrivere (senza spazi): manutenzione&&aurora Avviare la ricerca cliccando su Cerca Utilizziamo il simbolo && quando non sappiamo in quale ordine sono state scritte le parole nella descrizione del fascicolo

Selezionare il fascicolo e poi cliccare sul pulsante Ok Ora è possibile protocollare!

Alternativa alla ricerca fascicoli…. Se si conosce già il codice del fascicolo nel quale vogliamo inserire il documento, allora basterà digitarlo nell’apposito campo… Palazzo Aurora – Interventi di manutenzione straordinaria -Impianti di illuminazione Ora è possibile protocollare! 3.1.2-2009-1 E poi premere il pulsante TAB sulla tastiera

Fascicolazione: Esempio n. 2 Esempio di creazione di un nuovo fascicolo procedimentale ed inserimento di un documento protocollato nel 2010: Se si deve protocollare una nota (es. “Palazzo Stella: richiesta di intervento di manutenzione ascensori”) arrivata nel 2010 che fa riferimento ad un NUOVO procedimento (pratica) (es. “Palazzo Stella – Manutenzione ordinaria ascensori”) Tale nota dovrà: essere classificata 19.1.2 “Manutenzione ordinaria e straordinaria, risanamento e restauro”, utilizzando il Titolario attivo ed inserita in un NUOVO fascicolo procedimentale aperto in P.I.Tre sul nodo 19.1.2

In automatico, il sistema si posiziona sul protocollo in ingresso. Quindi, iniziare a compilare i campi obbligatori… Per protocollare un documento, cliccare su Documenti Inserire il nodo di titolario nel quale classificare il documento Poi selezionare la voce Nuovo Protocollo

Selezionare il nodo di interesse Cliccare sul simbolo: Cliccare sull’icona Titolario Cliccare sul pulsante Ok Scegliere la sottoclasse di interesse

In automatico il sistema restituisce la segnatura di protocollo Cliccare sul pulsante Protocolla

Ora si passa alla fascicolazione… Verrà creato un nuovo fascicolo procedimentale direttamente dalla schermata del documento protocollato Ora si passa alla fascicolazione… Entrare all’interno della sezione Classifica

Dopo aver selezionato il titolario, ci sono 2 alternative per indicare il nodo… Per creare un nuovo fascicolo, bisogna indicare nel campo Classifica il nodo di titolario sotto il quale compiere tale operazione Scegliere il nodo cliccando sull’icona del Titolario (come già mostrato in precedenza) 2. Digitare direttamente nel campo Classifica il codice del nodo prescelto e premere il tasto TAB sulla tastiera Oppure…. Prima di tutto, però, è necessario selezionare nel menù a tendina il titolario di interesse

Si aprirà la maschera di inserimento di un nuovo fascicolo Iniziare a compilare i campi obbligatori… Cliccare sul pulsante Inserisci Infine, cliccare sul pulsante Nuovo

Il documento è ora fascicolato! Finalizzare l’inserimento del documento nel fascicolo appena creato cliccando sul pulsante Classifica Il documento è ora fascicolato!

Esempio di ricerca di un fascicolo dal menù Ricerca  Fascicoli

Dopo aver selezionato il titolario, Per ricercare un fascicolo creato nel 2009, bisogna selezionare la voce “Titolario in vigore dal 22/03/2009 al 21/12/2009” Dopo aver selezionato il titolario, il sistema consente di scegliere il nodo sotto il quale ricercare i fascicoli Il nodo può essere scelto visualizzando il titolario selezionato… Poi effettuare una ricerca, è necessario prima di tutto selezionare il titolario di interesse Per ricercare un fascicolo creato nel 2010, bisogna selezionare la voce “Titolario attivo” Per effettuare una ricerca di fascicoli, cliccare sul menù Ricerca Poi selezionare la voce Fascicoli Oppure digitando direttamente il nodo nel campo Codice A questo punto è possibile avviare la ricerca cliccando sul pulsante Cerca

Infatti il pulsante Nuovo IMPORTANTE!! Selezionando il “vecchio” titolario NON sarà possibile creare nuovi fascicoli. Pertanto il “vecchio” titolario sarà disponibile per: Consultare i fascicoli creati nel 2009 Inserire documenti protocollati nel 2010 in fascicoli procedimentali aperti nel 2009 Infatti il pulsante Nuovo rimane disabilitato

Materiale di supporto pratico per l’utilizzo del nuovo titolario

Sul sito internet www.pi3.it è possibile consultare La Tavola di raffronto tra il vecchio ed il nuovo titolario. In particolare il confronto interessa i primi 8 titoli La Tabella generale di utilizzo del titolario, in cui sono indicati per ciascuna Struttura i nodi di titolario di più frequente utilizzo (disponibile dall’11 gennaio 2010)