A CURA DI: Maria Giovanna Briganti - Conservatore Registro delle Imprese di Forlì-Cesena IL DEPOSITO DEL BILANCIO NEL REGISTRO DELLE IMPRESE Campagna 2016 Forlì, 22 marzo 2016

2 MODALITA’ DI PRESENTAZIONE DELLA PRATICA- MODULISTICA E ALLEGATI Modulistica: M odello B Allegati: -modello S limitatamente a elenco soci di s.p.a., s.c.p.a, s.a.p.a. (no per s.r.l., società cooperative a responsabilità limitata, società con azioni quotate in mercati regolamentati, consorzi, società di mutuo soccorso, contratti di rete, aziende speciali, istituzioni e consorzi di enti locali), compilato con programma Fedra Plus o equivalenti: l’elenco soci va corredato dalla indicazione analitica delle annotazioni effettuate nel libro soci a partire dalla data di approvazione del bilancio dell’anno precedente; -Eventuale modulo NOTE (es: per la dichiarazione resa dal professionista incaricato, in caso di presentazione ai sensi dell’art. 2 comma 54 della Legge n. 350/2003); -file di documenti previsti dalle norme vigenti a seconda del tipo di soggetto obbligato al deposito

3 PRESENTAZIONE E SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI CHE COMPONGONO LA PRATICA La domanda di deposito va presentata da : a)un amministratore o liquidatore della società Nella compilazione della distinta devono essere indicati cognome e nome dell’amministratore o del liquidatore (soggetti obbligati); l’amministratore (o il liquidatore) deve sottoscrivere, con il proprio dispositivo di firma digitale in corso di validità, la distinta, il bilancio e ogni altro documento (file) allegato.

4 PRESENTAZIONE E SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI CHE COMPONGONO LA PRATICA La domanda di deposito può essere presentata anche da: b) professionista incaricato ai sensi dell’art. 31, commi 2 quater e 2 quinquies, della Legge 24 novembre 2000, n. 340 In tale caso il professionista, qualora non in possesso del certificato di sottoscrizione con ruolo, deve dichiarare:” Il sottoscritto……, iscritto all’Albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili di …….al n…, dichiara, ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000, di non avere provvedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall’esercizio dell’attività professionale, e di essere stato incaricato dal legale rappresentante pro tempore della società all’assolvimento del presente adempimento”. La dichiarazione va inserita nel Modulo Note da allegare al modello B. Il professionista in possesso di certificato di sottoscrizione con ruolo è esonerato dalla produzione della prima parte della predetta dichiarazione. Nella compilazione della distinta dovrà essere indicato, quale obbligato alla presentazione, il cognome e nome del professionista e come qualifica quella di “commercialista incaricato”; il professionista deve sottoscrivere con il proprio dispositivo di firma digitale il bilancio e ogni altro documento (file) allegato al bilancio.

5 OGGETTO DI DEPOSITO Sono soggetti a deposito -Il bilancio di esercizio (anche il bilancio di esercizio delle società in liquidazione) formalmente approvato e l’eventuale bilancio consolidato; - la situazione patrimoniale ed il bilancio sociale (e l’eventuale bilancio sociale consolidato) approvati dall’assemblea per le organizzazioni iscritte nella apposita sezione speciale del registro delle imprese “ imprese sociali”; - la situazione patrimoniale dei consorzi e dei contratti di rete entro due mesi dalla chiusura dell’esercizio (a prescindere dalla approvazione) Oltre a tutta la documentazione a corredo prevista da disposizioni di legge

6 OGGETTO DI DEPOSITO Non rientrano tra gli obblighi pubblicitari di cui agli artt e 2478 bis del c.c. 1) Il deposito del progetto di bilancio ovvero il bilancio non approvato La circolare MSE n° 3668/C del 27/02/2014 ha previsto la possibilità per gli amministratori/liquidatori di depositare anche il progetto di bilancio non approvato: non potrà tuttavia essere utilizzato il mod. B ma il deposito sarà possibile esclusivamente attraverso la presentazione di una pratica di Comunicazione Unica, modulo S2, compilazione del riquadro XX-note con l’indicazione che si tratta di deposito di bilancio non approvato. Alla pratica dovrà essere allegata altresì idonea documentazione a comprova della effettiva presentazione per l’approvazione, mai avvenuta: - per le S.R.L.: verbale di assemblea in prima convocazione andata deserta o che non raggiunge il quorum costitutivo; - per le S.P.A.: verbale di assemblea, anche in seconda convocazione, andata deserta o che non raggiunge il quorum costitutivo; - per S.R.L. e S.P.A.: verbale nel quale espressamente l’assemblea delibera di non approvare il bilancio. per le s.r.l. il cui statuto preveda che l’approvazione del bilancio avviene senza una formale delibera assembleare, dovrà essere resa nel riquadro note apposita dichiarazione con cui si attesta l’avvenuta consultazione o richiesta di consenso espresso ai soci e l’esito negativo dello stesso. NB: L’ufficio del registro delle imprese non darà pubblicità del contenuto del documento ma solo dell’avvenuta presentazione.

7 OGGETTO DI DEPOSITO Non rientrano tra gli obblighi pubblicitari di cui all’art c.c. ed al 2478 bis 2) Il bilancio di società in fallimento, in concordato fallimentare, in liquidazione coatta amministrativa, in amministrazione straordinaria; 3) Il bilancio di società estera se in Italia esistono solo una o più unità locali; 4) Il bilancio finale di liquidazione ex artt e 2519 c.c.: occorre presentare apposita pratica di Comunicazione Unica, utilizzando Mod. S3. NB: una volta depositato il bilancio finale di liquidazione, non è più possibile depositare alcun bilancio di esercizio riferito a data successiva

8 MODALITA’ DI PRESENTAZIONE DELLA PRATICA – FORMATO DEI DOCUMENTI I documenti oggetto di deposito devono essere prodotti in formato digitale mediante un procedimento tecnico che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura del contenuto dei documenti originali e devono essere firmati digitalmente - XBRL per i documenti per i quali esiste una tassonomia approvata e per i soggetti tenuti a tale adempimento. Il file, una volta firmato digitalmente, avrà estensione.xbrl.p7m -PDF/A per la documentazione contabile e la nota integrativa per i soggetti non tenuti al deposito in xbrl e per la restante documentazione

9 IL BILANCIO IN FORMATO XBRL Tassonomia di riferimento -Per i bilanci ordinari ed abbreviati chiusi al 31 dicembre 2015 o successivamente e approvati formalmente dal 1° marzo 2016 : versione ( disponibile su italia/tassonomie/bilanci-principi-contabili-italiani/) che comprende conto economico, stato patrimoniale e nota integrativa; - per i bilanci approvati entro il 29 febbraio 2016: versione Per i bilanci consolidati e per i soli prospetti contabili: versione “ ”.  Non ci sono novità rispetto al 2015 per quanto attiene ai soggetti obbligati e a quelli esclusi dall’obbligo dell’utilizzo del formato xbrl

10 LA DOCUMENTAZIONE IN FORMATO PDF/A - bilanci presentati in aggiunta a quelli in formato XBRL- DOPPIO DEPOSITO (art. 5 comma 5 del DPCM)  solo in casi eccezionali  In tale caso non è ammessa la presentazione dei documenti contabili (stato patrimoniale e conto economico) in forma di immagini scansionate di documenti cartacei In caso di doppio deposito è necessario che entrambi i formati siano approvati in assemblea. - Gli altri documenti che accompagnano il bilancio ( relazione sulla gestione, relazione del collegio sindacale, il giudizio del revisore contabile, il verbale di approvazione dell’assemblea, ecc.) -Bilanci presentati da soggetti non tenuti al formato XBRL; -Tipologie di bilanci esclusi dal formato XBRL :  BILANCIO DI SOCIETA’ ESTERE AVENTE SEDE SECONDARIA IN ITALIA  BILANCIO SOCIALE E BILANCIO CONSOLIDATO SOCIALE PER GRUPPI DI IMPRESE SOCIALI  SITUAZIONE PATRIMONIALE DI IMPRESA SOCIALE  SITUAZIONE ECONOMICA E PATRIMONIALE DELLA SOCIETA’ DI MUTUO SOCCORSO  BILANCIO CONSOLIDATO DI SOCIETA’ DI PERSONE  ISTITUZIONI DI ENTI LOCALI ISCRITTE NEL REA

11 FORMA DEI DOCUMENTI OGGETTO DI DEPOSITO- SE PRESENTATI IN XBRL in duplicato informatico sottoscritto da amministratore/liquidatore: in tale caso non occorre alcuna dichiarazione di conformità. In copia informatica di originale informatico non firmata digitalmente da amministratore/liquidatore (art. 23-bis del CAD) presentata da professionista incaricato ai sensi dell’art. 31, commi 2 quater e 2 quinquies della legge 24/11/2000, n. 340, questi deve dichiarare:” Il sottoscritto……, ai sensi dell’art. 31 comma2-quinquies della Legge 340/200, dichiara che il presente documento è conforme all’originale depositato presso la società ”. Apposita dichiarazione di conformità va resa anche in caso di presentazione da parte di pubblico ufficiale. La dichiarazione va inserita nel campo di testo libero denominato “dichiarazione di conformità” contenuto nella sezione “Nota integrativa parte finale.

12 FORMA DEI DOCUMENTI OGGETTO DI DEPOSITO- DOCUMENTAZIONE PRODOTTA IN PDF/A in duplicato informatico o copia informatica recante le firme digitali dei soggetti intervenuti in atto: in tale caso non occorre alcuna dichiarazione di conformità In copia di documento originale informatico, in copia informatica o copia per immagine (esclusi i documenti contabili) di originale analogico presentata da professionista incaricato ai sensi dell’art. 31, commi 2 quater e 2 quinquies della legge 24/11/2000, n. 340: In tale caso il professionista deve apporre su ciascun documento la seguente dichiarazione:”Il sottoscritto……, ai sensi dell’art. 31 comma2-quinquies della Legge 340/200, dichiara che il presente documento è conforme all’originale depositato presso la società”. Analoga dichiarazione di conformità deve essere resa anche in caso di presentazione da parte di pubblico ufficiale. In copia per immagine di originale analogico (laddove consentita, a seconda del tipo di documento da depositare) con lo stesso valore probatorio dell’originale (art. 22 c.3 CAD e art. 4 DPCM 13/11/2014). Il firmatario appone su ciascun documento la seguente dicitura: “Il/La sottoscritto/a …………………….., nato a ……………. il…………….. dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell’art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante scansione ottica dell’originale analogico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale ai sensi dell’art. 4 del D.P.C.M. 13 novembre 2014”. In copia informatica od ottenuta per scansione dell’originale dichiarata autentica ex art. 19 D.P.R. n. 445/00 laddove sussistano le condizioni (es. atti depositati all’Agenzia delle entrate): la copia va sottoscritta dal soggetto obbligato o legittimato che rende la seguente dichiarazione sostitutiva:” dichiaro, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del D.P.R. n. 445/2000, che il presente documento informatico è conforme all’originale analogico conservato da pubblica amministrazione, ai sensi e per gli effetti dell’art. 19 del D.P.R. n 445/00” NB: TUTTI I FILE DEVONO RIPORTARE LA DENOMINAZIONE DELLA SOCIETA’ E DEVONO ESSERE SOTTOSCRITTI DIGITALMENTE

13 DICHIARAZIONI DI CONFORMITA’ DEI DATI DA APPORRE SUI DOCUMENTI in caso di deposito in duplice formato in caso di presentazione del bilancio in formato XBRL e anche in PDF/A (ISO /2/3) (DOPPIO DEPOSITO ex art. 5 comma 5 del DPCM) :” il sottoscritto (nome e cognome) dichiara che lo stato patrimoniale, il conto economico e/o la nota integrativa sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità richiesti dall’art c.c. “. il bilancio va approvato dall’assemblea in entrambi i formati. Del doppio deposito va data evidenza in calce alla nota integrativa in formato XBRL nel campo di testo libero denominato “Dichiarazione di conformità” contenuto nella sezione “Nota integrativa parte finale”, attraverso la seguente formula:” il sottoscritto (nome e cognome) dichiara che lo stato patrimoniale, il conto economico e/o la nota integrativa sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità richiesti dall’art c.c. “.

14 Definizione: Sono società di capitali o cooperative che “nell’esercizio di una attività economica, oltre allo scopo di dividerne gli utili, perseguono una o più finalità di beneficio comune e operano in modo responsabile, sostenibile e trasparente nei confronti di persone, comunità, territori e ambiente, beni ed attività culturali e sociali, enti e associazioni ed altri portatori di interesse”. In pratica sono società lucrative con l’obbligo di bilanciare l’interesse dei soci con quello di coloro sui quali l’attività sociale possa impattare. Caratteristiche -Indicano nell’oggetto sociale le finalità di beneficio comune; -Possono indicare accanto alla denominazione sociale la dicitura “società benefit” o l’abbreviazione “SB”; -Possono nascere da società diverse che modifichino statuto o atto costitutivo per indicare le finalità di beneficio comune che intendono perseguire. Obblighi di trasparenza: 1) Le società benefit devono allegare al bilancio una relazione annuale concernente il perseguimento del beneficio comune che include: > la descrizione degli obiettivi e delle azioni finalizzati al beneficio comune; > La valutazione dell’impatto generato secondo i criteri descritti dalla norma di riferimento; > Una sezione dedicata alla descrizione dei nuovi obiettivi che la società intende perseguire nell’esercizio successivo 2) Se la società ha un indirizzo internet deve pubblicare sul sito la predetta relazione annuale NOVITA’- CASI PARTICOLARI: LE SOCIETA’ BENEFIT (legge n. 208/2015)

15 La PMI contestualmente al deposito del bilancio è tenuta al deposito anche della certificazione relativa al bilancio di esercizio e all’eventuale bilancio consolidato. La certificazione di bilancio deve essere di tipo legale e non volontaria. Quest’ultima è ammessa solo con riferimento all’esercizio sociale chiusosi prima della iscrizione nella sezione delle PMI innovative (Nota MSE 26 gennaio 2016, prot La certificazione non è contestuale all’approvazione del bilancio solo se resa ad impresa in precedenza non tenuta all’obbligo di certificazione. Tale certificazione va presentata al registro delle imprese prima dell’inoltro della domanda di iscrizione nella sezione speciale utilizzando il modello B e specificando nel modulo note che il deposito è finalizzato all’iscrizione nella sezione speciale delle PMI innovative AVVERTENZE L’approvazione, la certificazione ed il deposito del bilancio (con relativa certificazione) nel registro delle imprese sono presupposti necessari anche per il deposito della dichiarazione di conferma dei requisiti; Anche la mancata certificazione contestuale al bilancio comporta la cancellazione immediata dalla sezione speciale senza possibilità di proroghe o remissioni intermine (Circolare MSE 3/11/2015 n.3683). NOVITA’- CASI PARTICOLARI:LE PMI INNOVATIVE

16 DIRITTI DI SEGRETERIA E BOLLI Per il 2016 il D.I. 08/01/2016 ha confermato la maggiorazione ai diritti di segreteria a 2,7 Euro a favore dell’OIC 1° INVIO Diritti segreteria ordinari*imposta bollomodalità deposito € 62,70€ 65,00via telematica € 92,70€ 65,00supporto informatico *La tariffa di applica anche ai consorzi e ai G.E.I.E. Per le cooperative sociali € 32,70esentevia telematica € 47,70esentesupporto informatico Per le start up innovative iscritte nell’apposita sezione speciale e per gli incubatori certificati fino al 5° anno di iscrizione nella sezione speciale Esenteesente Per le PMI innovative € 62,70 (salvo eventuali esenzioni/riduzioni previste dalla legge) esente Per i contratti di rete con soggettività giuridica € 62,70€ 65,00 Per i contratti di rete senza soggettività giuridica € 62,70importo più elevato tra quelli dovuti da parte dei soggetti partecipanti alla rete (Circolare AE 11/E del 3/4/2006) Bilancio sociale € 62,70 (salvo eventuali esenzioni/riduzioni previste dalla legge) € 65,00 Bilancio consolidato e bilancio consolidato sociale Esenteesente Aziende speciali di enti locali € 62.70€ 65,00 Istituzioni di enti locali € 62.70€ 16,00

17 DIRITTI DI SEGRETERIA E BOLLI RETTIFICHE E REINVII Casistica  Nuovo deposito di bilancio, senza elenco soci, per errato o incompleto deposito in prima istanza;  Nuovo deposito di bilancio con elenco soci e nuova approvazione  Rettifica del verbale di approvazione del bilancio con deposito dell’intera pratica di bilancio, compreso elenco soci Diritti segreteria imposta bollo € € 65,00  Nuovo deposito elenco soci senza presentazione del bilancio € 30,00 € 65,00 ALTRI DEPOSITI  Bilancio finale di liquidazione  Progetto di bilancio e documentazione probatoria € 90,00 € 65,00

18 Il termine ordinariamente previsto dall’art del c.c. per la presentazione al R.I. del bilancio e dei relativi allegati è fissato “entro trenta giorni dall’approvazione” Al fine del computo del termine, in qualsiasi caso, il sabato e la domenica vengono considerati giorni festivi e quindi si considera tempestivo il deposito effettuato il primo giorno lavorativo successivo. L’art c.c., richiamato per le s.r.l. dall’art bis c.c., stabilisce che l’assemblea per l’approvazione del bilancio debba essere convocata una volta l’anno entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, ovvero oltre tale termine, ma entro 180 giorni, qualora lo statuto lo consenta, per le società tenute alla redazione del bilancio consolidato o qualora sussistano particolari esigenze relative alla struttura e all’oggetto della società. NB: nel 2016, essendo anno bisestile, tale termine è anticipato: per le società con esercizio che si chiude al 31 dicembre il termine ordinario di convocazione scade il 29 aprile Casi particolari: -consorzi: entro 2 mesi dalla chiusura dell’esercizio; -Contratti di rete con fondo patrimoniale e organo comune: entro 2 mesi dalla chiusura dell’esercizio; -Aziende speciali, istituzioni di enti locali e consorzi tra enti locali: 31 maggio di ogni anno; -Società estera avente sede secondaria in Italia: nessun termine; -G.E.I.E. : 4 mesi dalla data di chiusura dell’esercizio TERMINI DI PRESENTAZIONE DEL BILANCIO

19 SANZIONI PER OMESSO O TARDIVO DEPOSITO DEL BILANCIO- ANNO 2016 La sanzione amministrativa pecuniaria viene applicata a tutti i soggetti tenuti ad adempiere nei termini prescritti ed alla società in solido (art c.c.). L’entità della sanzione è ridotta in caso di presentazione tardiva entro 30 giorni dalla scadenza E’ prevista la maggiorazione della sanzione pari ad un terzo se la violazione concerne il deposito del bilancio importoDal 31° al 60° giorno Dal 61° giorno in poi Minimo€ 45,78€ 137,33 Massimo€ 458,67€1.376,00 Oblazione€ 91,56€

20 SANZIONI PER OMESSO O TARDIVO DEPOSITO DELL’ELENCO SOCI AGGIORNATO ANNO 2016 Il riferimento è sempre l’ art c.c. Le sanzioni vengono applicate nei confronti di tutti i soggetti obbligati ed alla società in solido: si applica quindi solo ai soggetti tenuti al deposito Il termine per adempiere è il medesimo previsto per il deposito del bilancio (L’elenco dei soci infatti deve riferirsi alla data di approvazione del bilancio di esercizio) importoDal 31° al 60° giorno Dal 61° giorno in poi Minimo€ 34,33€ 103,00 Massimo€ 344,00€ 1.032,00 Oblazione€ 68,66€ 206,00

21 SANZIONI PER OMESSA O TARDIVA CONVOCAZIONE DELL’ASSEMBLEA Il riferimento è l’art c.c. Le sanzioni si applicano nei confronti di amministratori e sindaci che non convocano l’assemblea per l’approvazione del bilancio nei termini previsti dalla legge o dallo statuto entitàimporto Minimo€ 1.032,00 Massimo€ 6.197,00 Oblazione€ 2.064,00

22 PROGETTO QUALITA’ DELLA BANCA DATI BILANCI E’ in corso un progetto nazionale al quale la Camera di Commercio di Forlì-Cesena aderisce per migliorare la qualità e la completezza delle informazioni contenute nel registro delle imprese relative ai bilanci soggetti a deposito. L’ufficio del registro delle imprese, oltre alle ordinarie attività di riscontro che svolge in sede istruttoria, dal 2015 ha avviato una approfondita analisi delle posizioni che negli ultimi anni non hanno presentato uno o più bilanci. I primi esiti hanno fatto riscontrare che una percentuale molto elevata delle società esaminate effettivamente rientrano nelle casistiche escluse dall’obbligo di deposito. In alcuni casi si è riscontrata la sussistenza dei presupposti per l’irrogazione della sanzione e quindi è stata avviata la relativa procedura ai sensi della Legge n. 689/1981. Per altre posizioni sono in corso ulteriori verifiche e sono state inoltrate richieste di chiarimento agli interessati  si richiede pertanto la collaborazione di associazioni, professionisti ed imprese per la buona riuscita del progetto. In particolare: -Laddove esista un bilancio approvato, occorrerà provvedere al deposito partendo da quelli più antichi fino al più recente; - se esiste solo un progetto di bilancio, lo stesso può essere presentato sia con una pratica di Comunicazione unica, sia mediante PEC a risposta della nota camerale; - se non esiste neppure il progetto di bilancio e si intende presentare memorie e fornire informazioni finalizzate alla archiviazione della pratica, sarà sufficiente rispondere via PEC alla nota camerale. Gli esiti del progetto saranno messi a disposizione anche di altre pubbliche autorità.

23 PER MAGGIORI INFORMAZIONI sito istituzionale della CCIAA di Forlì-Cesena nella sezione dedicata ai manuali è pubblicato il manuale Unioncamere (Versione Marzo 2016) contenente le informazioni essenziali per il corretto deposito dei bilanci e ulteriore documentazione esplicativa (CAMPAGNA BILANCI 2016) sezione Bilanci