1 “Una società a misura di territorio: l’organizzazione di un evento” San Casciano – 27 Settembre 2014 Roberto Ghiretti [Presidente Studio Ghiretti & Associati] Seminario Regionale: Società sportiva come moderna impresa sociale

2 Per uno sport maker l’organizzazione di un evento deve innanzitutto rappresentare l’opportunità di consolidare il proprio ruolo sociale e sportivo sul territorio ed essere parte integrante dell’attività abituale. Un evento non è di SERIE A quando ci sono Squadre o Atleti professionisti Un evento è di SERIE A quando è ben riuscito ed ha centrato gli obiettivi prefissati

3 Un Evento infatti permette agli organizzatori di ottenere un grandissimo risultato in termini sociali e di relazioni. È UNA VETRINA LASCIA TRACCE CREA RELAZIONI PONE LA SOCIETA’ AL CENTRO DELLE RETI SOCIALI OFFRE CONTATTI (diretti ed indiretti) Quando si parla di Evento non ci si riferisce unicamente ad un torneo o un’attività nazionale, l’Evento è un qualcosa di straordinario nella vita di una società.

4 Ciò che contraddistingue veramente un evento dall’altro è la ”VISION” dell’evento stesso; cioè lo schema secondo cui l’organizzazione prende in considerazione il come potrebbe essere realizzato, chi vi prenderà parte, quali saranno i suoi spettatori, chi lo comprerà e perché, e quali saranno gli obiettivi economici possibili. Nella vision vanno valutati tutti gli elementi e gli aspetti in funzione della domanda fondamentale: “cosa farà dell’evento un successo?”. La capacità di realizzazione di un’organizzazione sarà tanto maggiore quanto più l’obiettivo posto corrisponderà a ciò che è atteso dall’esterno E’ un importante strumento di management, non solo nella fase d’ideazione ma anche nella fase della realizzazione; rappresenta il miglior strumento di controllo dei progressi effettuati, consentendo di coinvolgere in un obiettivo unitario tutte le persone interessate dando ad ognuno obiettivi parziali

5 TERRITORIO ENTIPUBBLICI AZIENDE EVENTO COMMUNITY COMMUNITY Per organizzare un evento di successo, è necessario diventare il punto di riferimento sul territorio, non solo in ambito sportivo, attraverso azioni volte ad accreditarsi nei confronti degli Enti pubblici e delle aziende

6 Analisi Pianificazione Attuazione Controllo... OBIETTIVI FINALI PROGRAMMI studiati per creare, costruire e mantenere utili scambi e relazioni con gli interlocutori di RIFERIMENTO, al fine di raggiungere i reciproci... DEVONO COINVOLGERE Tutti gli attori dell’evento: ORGANIZZATORI P.A. SPONSOR

7 Il comitato organizzatore La Partecipazione (qualità tecnica dei partecipanti) La Partecipazione (quantità partecipanti) L’informazione divulgata ed i contatti generati Il pubblico L’attenzione dei Media (prima, durante e dopo) Il tessuto sociale Il coinvolgimento delle istituzioni La valorizzazione del territorio L’equilibrio di costi/ricavi L’equilibrio di costi/obbiettivi realizzati La cooperazione

8 Si parlerà di Evento riuscito quando raggiungerà i seguenti risultati: rappresenterà un efficace mezzo di comunicazione sociale, rappresenterà un elemento generatore di consenso, riuscirà ad identificarsi con le aspettative dei cittadini, offrirà la possibilità di attivare positivamente un sistema di relazioni pubbliche con aziende ed altri operatori economici e pubblici. Per le attività ad alta strutturazione, permetterà anche di: incentivare il turismo di carattere sportivo facendo promozione del territorio, portare un indotto economico ed occupazionale.

9 Per procedere alla costituzione di un gruppo di lavoro efficiente è necessario partire da alcuni punti fermi: Definire con chiarezza e precisione le varie funzioni e responsabilità, verificando che all’interno delle varie funzioni ci sia omogeneità ; Definire le modalità di scelta delle azioni da sviluppare; Controllare e coordinare accuratamente le varie funzioni e i loro rapporti; Definire i meccanismi operativi per le comunicazioni tra le varie persone ed aree organizzative; Condividere gli obiettivi e quindi i risultati, per creare uno “spirito di gruppo”

10 Comunicare lo sport non è molto diverso da comunicare un altro servizio. Gli organizzatori devono sfruttare al meglio quella che viene definita comunicazione integrata; simultaneità ed omogeneità di contenuti su tutti i mezzi ed i canali di comunicazione (tradizionali e on-line) La comunicazione deve definire con precisione le tipologie dei suoi interlocutori, gli obiettivi che vuole raggiungere, gli strumenti che intende utilizzare, l’ammontare di spesa sostenibile ed i tempi degli interventi. L’obiettivo è raggiungere uno stretto collegamento tra chi organizza l’evento ed il parco reale degli utenti e dei possibili fruitori. Nessuno sa cosa facciamo se non lo comunichiamo ;

11 Va posta una particolare attenzione al primo strumento di comunicazione rappresentato dal passa-parola condizionato da: –Il comportamento e la soddisfazione degli utenti, –il comportamento di collaboratori e volontari Le impressioni che trasmetteranno a chi entrerà direttamente a contatto con loro (pubblico allargato e altri potenziali utenti) sarà molto importante –rappresentano fonti comunicative di particolare presa, più efficaci ed ascoltate di quelle ufficiali, poiché provengono da fonti disinteressate –concorrono a determinare il processo di formazione e stratificazione dell’opinione pubblica e l’apprezzamento maggiore o minore per il servizio e per l’evento. E’ la comunicazione dei e tra i clienti.

12 Comunicati stampa Conferenza/e stampa È l’occasione per dare visibilità e immagine, oltre che alla manifestazione, anche a chi la sostiene direttamente (istituzioni pubbliche, aziende) per entrare in contatto diretto con la propria community di riferimento e con i media. Media Partnership: Per incrementare la possibilità di dare visibilità all’evento è opportuno cercare di sviluppare degli accordi di Media Partnership con giornali, TV, radio locali o siti specializzati che possano offrire copertura dell’evento sia con spazi pubblicitari sia con articoli redazionali. Sito internet Social network

13 È opportuno programmare una serie di iniziative promozionali sul territorio al fine di favorire la conoscenza e l’attenzione sull’evento, con l’obiettivo di aumentare la presenza di pubblico. In particolar modo, può essere utile il coinvolgimento delle scuole attraverso una specifica azione di promozione, attraverso la creazione di concorsi creati ad hoc (fotografici, grafici, giornalistici,ecc.) in collaborazione con gli uffici di Educazione Fisica dei C.S.A.

14 Andrà creato un piano Marketing che rappresenti la fotografia dell’evento con attività, valori, diritti usufruibili, numeri, piano di comunicazione, etc, per essere utilizzato per la presentazione ad enti pubblici ed aziende a cui si intende proporre l’evento. I diritti che potranno essere riservati agli sponsor ed inseriti all’interno del piano marketing possono essere:  Titolazione dell’evento  Visibilità sulla maglia (o simili)  Visibilità in field sul campo di gara (cartelli pubblicitari, totem, striscioni…)  Presenza del logo sui materiali pubblicitari prodotti  Presenza del logo sui backdrop interviste e premiazioni  Partecipazione alla conferenza stampa  Possibilità di inserire un comunicato aziendale nella cartella stampa  Presenza del marchio sul sito internet dell’evento  Possibilità di allestire uno stand in area commerciale  Possibilità di sviluppare azioni di Crowdfunding

15 Per ampliare l’offerta di spazi ed opportunità per le aziende si suggerisce di creare un’area dove le aziende possano allestire un proprio stand per fare attività di sampling, vendere i loro prodotti e creare occasioni di contatto. Il COL indicherà quale spazio sarà concesso e quale tipologia di allestimenti sarà messi a disposizione (sedie, tavoli, allaccio elettrico, ecc.) ATTENZIONE Chiarire bene necessità e definire chi si deve occupare dei vari aspetti e dei relativi costi e autorizzazioni

16 Le Case Histories

17 All’inizio della stagione, può essere utile organizzare un breve incontro per presentare la squadra/società ai giornalisti o al territorio. Può essere organizzato un momento istituzionale (in Comune o nella sede di uno sponsor) o più semplice anche presso la sede della società stessa. La presentazione potrà coinvolgere o solo la prima squadra (o il team di vertice) o tutte le squadre comprese quelle giovanili, per dimostrare il lavoro che viene svolto con tutte le fasce d’età.

18 Kickstart (Derby - Inghilterra) Avviamento Si tratta della programmazione di eventi di una giornata (un pomeriggio, un'ora, mezz'ora), in cui tecnici qualificati danno una lezione gratuita o spiegano i rudimenti di alcuni sport: calcio, basket, corsa, golf, nuoto, danza e netball, in cui gratuitamente, ragazzi ed adulti (gli eventi vengono modulati per fasce d'età e sesso) si avvicinano ad un nuovo sport. Sono presenti chiaramente gli operatori sportivi delle discipline coinvolte, che cercano di reclutare così nuovi appassionati e possibili praticanti. Esiste un sito dove per ogni sport si possono trovare ogni genere di informazioni sulle regole di quello stesso sport, sui luoghi della città in cui si può giocare e sulla possibilità di mettersi in contatto con altri appassionati per fare tornei e formare squadre.

19 Un momento molto coinvolgente è rappresentato dalla Cena di Natale, coinvolgendo tutte le famiglie dei tesserati della società. In questa occasione possono essere realizzati varie attività (Tombola, concerti, giochi, proiezioni di video o foto…) La società può anche organizzare delle cene di autofinanziamento per permettere ai ragazzi indigenti di non pagare la quota associativa annuale

20 Open Sunday (Svizzera) Palestre aperte “ Open Sunday” è un programma che permette a bambini di età compresa tra i 6 e i 12 anni di accedere alle palestre del territorio ogni Domenica pomeriggio, da ottobre a marzo, per praticare sport e attività fisiche. Non è richiesta alcuna prenotazione, iscrizione o tassa; il programma è infatti aperto a chiunque all'interno di questo gruppo di età. In palestra, in questi veri e proprio «punti di incontro sportivi» vengono offerte molteplici attività sportive, guidati da un gruppo misto di tecnici professionisti, volontari e giovani allenatori che monitorano e seguono il programma per i bambini.

21 In tempi di crisi bisogna darsi da fare, anche da ragazzini. E allora ecco che con spugna, sapone e olio di gomito i ragazzi della Under 14 d’Elite del Castiglione Murri, società di basket bolognese, hanno trovato un modo originale per autofinanziarsi: lavare le automobili di tutti i tesserati della società. L’idea curiosa è nata per coprire in parte i costi di viaggio per partecipare al Torneo Internazionale di Vienna.

Hands (Cincinnati - USA) 1000 mani per costruire spazi e sogni…. Programma combinato di reclutamento volontari e formazione di giovani lavoratori per la costruzione di spazi da destinare all'attività sportiva dei bambini. L'obiettivo del programma è di coinvolgere nei vari quartieri tutti i residenti per dare una “mano” concreta alla costruzione di questi spazi, che di fatto sono veri e proprio parchi divertimenti in città per i bambini, con la particolarità che essi sono concepiti per far lavorare bimbi normodotati con i diversamente abili. E’ previsto inoltre la possibilità per ogni cittadino di finanziare una parte del progetto con donazioni.

23 Organizzazione di cene a tema, grigliate, vendita di torte e dolci, qualunque occasione può permettere ad una società di guadagnare fondi per lo svolgimento delle proprie attività. Con il coinvolgimento dei ragazzi e delle rispettive famiglie si può ottenere un ottimo risultato contribuendo anche a far vivere un’esperienza diversa ai propri ragazzi.

24 Un grande momento di visibilità, da organizzare con il Comune o il Quartiere, è l’organizzazione di un’attività da svolgere in una piazza o in un parco della zona. Potrà essere un torneo, una semplice esibizione o un allenamento all’aperto. L’obiettivo è quello di aprirsi al proprio territorio mostrando quello che quotidianamente si svolge in palestra, cercando di coinvolgere nuovi bambini e ragazzi.

25 The morning after (Dallas - USA) Il giorno dopo: lo sport e l’attenzione per l’ambiente Programma della città di Dallas che unisce la promozione sportiva al rispetto per l'ambiente. Il programma fornisce molte agevolazioni a chi fa sport nei numerosi parchi pubblici cittadini (campi gratis, diritto di prelazione nella prenotazione dei campi) e si impegna in operazioni di volontariato nei "morning after", ossia nei lunedì mattina dopo i numerosi eventi sportivi organizzati nei parchi nel weekend. Chi è disposto ad aiutare i professionisti del ripulimento del parco il lunedì mattina, o a impegnarsi in campagne di sensibilizzazione presso scuole ed associazioni sportive sul rispetto dell'ambiente e della pulizia del parco, può accedere al programma.

26 Organizzazione di un torneo che si basi sullo slogan “Gioca chi Ospita”: la partecipazione al torneo è riservata alle società le cui famiglie diano la disponibilità ad ospitare giocatori delle squadre di fuori provincia. Lo scopo principale del torneo è quello di creare un momento di incontro fra ragazzi, affinché possano conoscersi, fare amicizia e divertirsi insieme giocando a basket, condividendo non solo l’aspetto sportivo ma anche quello quotidiano dello stare insieme, lo scherzare, il mangiare assieme e ogni altro aspetto della convivenza. Il torneo può essere territoriale (coinvolgendo squadre provenienti dalla Provincia o Regione) fino ad arrivare ad un coinvolgimento internazionale.

27 L’idea di fondo è quella di manifestare l’orgoglio per il proprio club. Organizzazione di un torneo (della durata di un pomeriggio) che coinvolga tutti i tesserati e le rispettive famiglie. Tutti i tesserati verranno divisi in due squadre con il punteggio che sarà progressivo per la durata dell’intero torneo. Ogni venti minuti, si cambieranno giocatori in campo coinvolgendo dai più piccoli ai genitori, per una vera giornata dedicata a tutta la società.

28 Recreation (Miami - USA) Il parco cittadino come arena sportiva Diversi campionati sportivi studenteschi vengono svolti durante l'anno in diversi parchi della città. Tutti i partecipanti devono essere registrati presso il parco che rappresentano. I campionati forniscono ai bambini la possibilità di vivere l'emozione della concorrenza, conoscere il lavoro di squadra e l'ebbrezza di vincere.

29 Torneo di 24 Ore che si svolge nella stessa palestra e coinvolge contemporaneamente basket e volley. Il torneo dura un’intera giornata con partite che si disputano anche durante la notte. A fianco della palestra, uno stand vende a tutti i partecipanti cibo e bevande, così da realizzare anche un piccolo autofinanziamento.

30 L’educazione dei nostri ragazzi deve essere anche a cura della società. Un modo simpatico e molto semplice è quello di mutuare il terzo tempo del rugby. Al termine della partita sarà allestito un piccolo buffet con qualche dolce e bevanda, in modo da dare modo ai ragazzi di mangiare e giocare insieme, capendo che gli avversari sono tali solo durante l’arco della partita.