Il libro Unico del Lavoro Studio D’Ario Consulenza del Lavoro in Roma

Normativa e prassi di riferimento Dl 112/2008 – convertito L. 133/2008 D.M 09/07/2008 Circolare Min. Lav n. 20 Nota Inail 04/09/2008 Nota Inail 10/09/2008 Nota Inail 19/09/2008

Soggetti obbligati Generalità dei datori di lavoro privati, di qualsiasi settore, compresi agricoltura, spettacolo, autotrasporto e marittimi, con la sola eccezione dei datori di lavoro domestico.

Soggetti obbligati Non sono soggetti ad alcun obbligo in tema di tenuta del libro unico le società cooperative di produzione e lavoro (salvo che non istituiscano specifici rapporti di lavoro subordinato al proprio interno con soci e non soci), l'impresa familiare per il lavoro del coniuge, dei figli e degli altri parenti o affini (con o senza retribuzione), le società e le ditte individuali del commercio che non occupino dipendenti.

Libro matricola e registro delle imprese Sono venuti meno con l’entrata in vigore del D.M. 09/07/2008, dal 18 agosto 2008 non occorre più istituirne di nuovi, né si è tenuti all’aggiornamento dei vecchi che vanno solo conservati per cinque anni dall’ultima registrazione.

Ambito di applicazione delle registrazioni obbligatorie 1. lavoratori subordinati (con qualsiasi tipologia); 2. collaboratori coordinati e continuativi (di qualsiasi tipo a progetto, co.co.co. o mini-co.co.co.); 3. associati in partecipazione con apporto lavorativo (anche se misto a capitale). Non sono oggetto di registrazione nel libro unico: 1) i collaboratori e i coadiuvanti delle imprese familiari; 2) i coadiuvanti delle imprese commerciali; 3) i soci lavoratori di attività commerciale e di imprese in forma societaria

Comunicazioni obbligatorie I datori di lavoro, anche artigiani, che intendono impiegare: collaboratori e coadiuvanti delle imprese familiari coadiuvanti delle imprese commerciali soci lavoratori di attività commerciale e di imprese in forma societaria sono tenuti, prima dell'inizio del rapporto di lavoro, alla DNA all'INAIL (se non soggetti a comunicazione prev. CPI). Al momento la denuncia nominativa può essere presentata a mezzo fax al numero verde o in via telematica L'obbligo della denuncia nominativa decorre dal 18 agosto 2008 (DM 9 luglio 2008).

Ambito di applicazione delle registrazioni obbligatorie Non debbono essere registrati sul Libro Unico i cococo o gli associati in partecipazione che svolgano l’attività in MODO IMPREDITORIALE AUTONOMO o PROFESSIONALE come: Agenti e rappresentanti che svolgono attività in forma di impresa Amministratori, sindaci e componenti collegi e commissioni i cui compensi siano attratti nei redditi di natura professionale Associati in partecipazione che svolgano l’attività in forma imprenditoriale o quale parte della propria attività di impresa o lavoro autonomo

Ambito di applicazione delle registrazioni obbligatorie I lavoratori che sono in periodi di sospensione ovvero che non percepiscano compenso NON vanno registrati sul LUDL (es. lavoratori a chiamata durante il periodo di stand by, amministratori o sindaci ecc.). Tali soggetti vanno registrati esclusivamente: - Al momento della prima immissione al lavoro; - Ogni volta che svolgano attività e/o ogni volta che percepiscano compensi; - Al termine del rapporto di lavoro;

Ambito di applicazione delle registrazioni obbligatorie I lavoratori somministrati hanno un duplice requisito di registrazione: UTILIZZATORE: dati identificativi del lavoratore SOMMINISTRATORE: annotazioni integrali ordinarie

Chi vidima il Libro Unico Del Lavoro L’art. 1 comma 1 del DM prevede INAIL come unico istituto vidimatore Nota INAIL 04/09/08 “Manifestata al Min. Lavoro l'opportunità di mantenere l'attuale sistema di vidimazione presso l'INPS (datori di lavoro agricoli) e presso l'IPSEMA (datori di lavoro marittimi) durante tutto il periodo transitorio (fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 e, quindi, fino al 16 gennaio 2009)”

Modalità di tenuta e conservazione Il datore di lavoro è obbligato alla tenuta del libro unico in una delle seguenti modalità: elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo elaborazione a stampa laser su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico Il libro unico è conservato in UNICA COPIA presso una delle seguenti sedi: sede legale dell’impresa; studio del consulente del lavoro o di altro professionista; presso i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese.

Modalità di tenuta e conservazione NUMERAZIONE UNICA PER CDL mantenuta la possibilità di inserimento del LUDL in vidimazione unica abolito l’obbligo di trasmissione mensile ai clienti ed annuale all’INAIL dei numeri utilizzati Modalità operative richiesta telematica di autorizzazione – elenco clienti corredato dei vari codici fiscali (dopo aver ottenuto DELEGA scritta) comunicazione di variazione entro 30 gg dall’evento i soggetti già abilitati alla numerazione unica dovranno nel periodo transitorio presentare all’INAIL elenco aggiornato dei propri assistiti che verificherà l’autorizzazione

Cosa annotare sul libro unico Per ciascun lavoratore nella sezione paga 1. nome e cognome; 2. codice fiscale; 3. qualifica e livello di inquadramento contrattuale; 4. retribuzione base; 5. anzianità di servizio; 6. posizioni assicurative e previdenziali; 7. qualsiasi annotazione riferita a dazioni in danaro o in natura ; 8. somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario da indicare specificatamente;

Cosa annotare sul libro unico Per ciascun lavoratore nella sezione presenza - in generale: per ogni giorno dei singoli mesi di riferimento devono essere registrate ore di lavoro effettuate, l’indicazione delle ore di straordinario, le assenze anche non retribuite, le ferie e i riposi, - lavoratori retribuiti in misura fissa o a giornata intera o a periodi superiori: deve essere annotata soltanto la giornata di presenza al lavoro (devono essere indicate le assenze), - lavoratori a domicilio: le registrazioni previste per i lavoratori ordinari + date e ore di consegna e di riconsegna del lavoro, descrizione del lavoro eseguito, specificazione della quantità e della qualità del lavoro eseguito.

Come compilare il libro unico Attribuire in fase di stampa una numerazione sequenziale a ciascun foglio Conservare eventuali fogli annullati o deteriorati Procedere alla vidimazione, numerazione, registrazione e tenuta UNITARIA (possibile comunque elaborazione separata del calendario presenze mantenendo una numerazione sequenziale)

Come compilare il libro unico Nel caso in cui il datore di lavoro conservi il LUDL con stampa laser o supporto magnetico avrebbe la possibilità di attribuire alla stampa del prospetto delle presenze una numerazione autonoma. L’azienda che utilizza un servizio di elaborazione delle paghe esterno ha la possibilità di continuare a stampare al proprio interno le presenze con la procedura in uso, ma il Libro Unico deve essere elaborato e stampato e conservato nella sua completezza, dati retributivi e dati presenze, presso il soggetto delegato alla tenuta.

Come compilare il libro unico A richiesta degli organi di vigilanza i datori di lavoro che impiegano oltre dieci lavoratori od operano con più sedi stabili di lavoro ed elaborano il LUDL devono esibire elenchi riepilogativi mensili (fino ai 5 anni precedenti) del personale occupato e dei dati individuali relativi alle presenze, alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati all’ultimo periodo di registrazione sul libro unico del lavoro, anche suddivisi per ciascuna sede.

Quando compilare il libro unico Termine per le annotazioni obbligatorie: 16^ giorno del mese successivo a quello al quale si riferiscono le prestazioni di lavoro Presenze posticipate: “possono essere oggetto di registrazione differita i soli dati variabili retributivi, permanendo l’obbligo di annotare sul libro unico del lavoro – per ciascun periodo entro il giorno 16 del mese successivo - le presenze del periodo di riferimento” (circ. 20/2008 Min. Lav.). - Siamo in attesa dei necessari chiarimenti da parte del Min. Lav., per quanto riguarda questa parte della circolare.

Obblighi di registrazione i limiti temporali Le scritture obbligatorie sul libro unico del lavoro, debbono avvenire per ciascun mese di riferimento entro il 16 del mese successivo. Esempi: - Ispezione intervenuta il giorno 15 del mese di Ottobre. In questo caso siamo tenuti a mostrare le registrazioni effettuate entro il 16 Settembre; - Ispezione intervenuta dopo il giorno 15 del mese di Ottobre. In questo caso siamo tenuti a mostrare le registrazioni effettuate entro il 16 Ottobre.

Obbligo di esibizione del datore di lavoro Sede stabile di lavoro, libro è tempestivamente esibito dal datore di lavoro agli organi di vigilanza nel luogo in cui si e- segue il lavoro anche a mezzo fax o posta elettronica. Attività mobili o itineranti, che comportano lo svolgimento del lavoro presso più sedi nell’ambito della stessa giornata o si caratterizzano per la mobilità dei lavoratori sul territorio, il personale ispettivo deve formulare espressa richiesta di esibizione del libro unico del lavoro, in apposito “verbale di primo accesso ispettivo”.

Obbligo di esibizione del CDL e dei CED delle associazioni di categoria Entro 15 giorni dalla richiesta espressamente formulata nel verbale di primo accesso ispettivo Sanzioni Consulenti del Lavoro I^ violazione: sanz. pecuniaria amm. da € 100 a1000 Recidiva: comunicazione della violazione al CPO del trasgressore, per l’adozione dei provvedimenti disciplinari che saranno ritenuti necessari od opportuni+ sanz. pecuniaria amm. da € 100 a1000 Associazioni di categoria I^ violazione: sanz. pecuniaria amm. da € 100 a 1000 Recidiva: sanzione pecuniaria amministrativa da € 500 a 3000

Cosa consegnare al lavoratore Al momento dell’assunzione: fino al 17/08 “una dichiarazione sottoscritta contenente i dati di registrazione effettuata nel libro matricola”, di cui al D.Lgs 181/00, nonché la “comunicazione relativa alle condizioni di lavoro applicate” di cui al D.Lgs. n. 152/97. dal 18/08 copia della comunicazione telematica al CPI ovvero contratto di lavoro con le informazioni di cui al D.Lgs 152/97 Mensilmente (o periodicamente): Copia delle scritture del LUDL a lui riferite (non obbligatoriamente comprensive dei dati di presenza)

Fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 (fino al 16 gennaio 2009) i datori di lavoro possono adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro mediante la regolare tenuta del libro paga, nelle sue sezioni paga e presenze (ovvero, per i lavoranti a domicilio, del registro dei lavoranti e del libretto personale di controllo). Il regime sanzionatorio applicabile sarà solo quello contemplato dall’art. 39, d.l. n.112/2008 Per le vidimazioni dei libri durante il periodo transitorio, tuttavia si è resa necessaria questa precisazione da parte dell’Inail. Periodo transitorio

Profili sanzionatori Libro unico può essere verificato dagli ispettori delle DPL e DRL, dagli Ispettori regionali del lavoro della Sicilia e dei Servizi Ispettivi delle Provincie Autonome di Trento e Bolzano, ma anche dai funzionari ispettivi degli Istituti ed Enti previdenziali ed assicurativi (INPS,INAIL …). I suddetti organi di vigilanza in materia di lavoro e previdenza sono tenuti a rilevare le eventuali violazioni amministrative riguardanti gli obblighi di istituzione, tenuta, registrazione, esibizione e conservazione del Libro unico del lavoro.

Profili sanzionatori Ai sensi dell’art. 39 co. 7 del 112/08 in materia di LUDL il datore di lavoro può essere: Sanzionato per: omesse o infedeli registrazioni dalle quali derivi un disvalore ai fini retributivi, previdenziali e fiscali ovvero occultamento ai fini legali; e non sanzionato per: errori di carattere meramente formale o materiale che non determinino quanto sopra indicato ovvero per fatti imputabili ad incertezze normative, ritardo di diffusione di rinnovi contrattuali, difficoltà ad interpretare la natura delle prestazioni rese che non abbiano consentito il corretto aggiornamento del libro;

Profili sanzionatori MANCATA ISTITUZIONE DEL LIBRO UNICO datore di lavoro del tutto sprovvisto del libro unico del lavoro o abbia messo in uso un libro unico del lavoro senza rispettare uno dei sistemi di tenuta previsti dal DM. Sanzioni: Sanzione pecuniaria amministrativa da 500 a euro. Diffida: sì. Il datore di lavoro che ottemperi si troverà ammesso a pagare la sanzione minima pari a euro 500.

Profili sanzionatori OMESSE O ERRATE REGISTRAZIONI - tipo omissivo: i dati non sono stati registrati; - tipo commissivo: i dati registrati non corrispondente al vero. Sanzione pecuniaria amministrativa: - fino a dieci lavoratori da 150 a 1500 euro; - da undici lavoratori in poi da 500 a 3000 euro; Diffida obbligatoria: sì per le omissioni. Il DL che ottempera è ammesso a pagare la sanzione minima pari a euro 150, fino a dieci lavoratori, e a euro 500, se più di dieci lavoratori. Non c’è diffida per le ipotesi di infedele registrazione (illecito commissivo in quanto lede l’interesse protetto dalla norma e non è più recuperabile)

Profili sanzionatori TARDIVE REGISTRAZIONI sanzione pecuniaria amministrativa: - fino a dieci lavoratori da 100 a 600 euro; - da undici lavoratori in su la sanzione da 150 a 1500 eu-ro. Diffida obbligatoria: sì. il datore di lavoro è ammesso a pagare la sanzione pecuniaria minima pari a euro 100, fino a dieci lavoratori, e a euro 150, se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori

Profili sanzionatori Libro Unico e maxi sanzione A seguito dell’abolizione del libro matricola e del conseguente obbligo di iscrizione preventiva dei lavoratori occupati prima dell’immissione al lavoro, il personale ispettivo dovrà accertare l’eventuale esistenza di un impiego lavorativo non regolare basandosi esclusivamente sull’avvenuta o meno comunicazione obbligatoria di instaurazione del rapporto di lavoro, di cui all’art. 1, comma 1180, L. 296/2006

Profili sanzionatori Libro Unico e maxi sanzione Se il DL in assenza di comunicazione obbligatoria preventiva al CPI dimostri la registrazione del lavoratore su “ altre scritture o da altri adempimenti obbligatori precedentemente assolti …” (circ. 20/08 Min. Lavoro) non è sanzionabile con maxi sanzione (L 248/06). Prove documentali che evitano la maxi sanzione Libro unico, E-mens, libro paga o presenza (fase transitoria),

Profili sanzionatori Libro Unico e maxi sanzione La maxisanzione non opera neppure quando il datore di lavoro attesta agli ispettori l’affidamento dei propri adempimenti a un consulente del lavoro e non possa effettuare la comunicazione in via telematica per le ferie o la chiusura dello studio. Ciò a condizione di aver inviato la comunicazione preventiva di assunzione, a mezzo fax con il modello “UniURG”.

Fine della presentazione