Teamwork I progetti aziendali sempre con te Politec Informa 12 Novembre 2008 Ing. Valentina Meglioli

Accordo con Infocert Sistemi informatici rilevazione gestione Simpol e Budgeting 1- Area Operazionale 2- Rilevazione Accadimenti Aziendali 3- Area Previsioni 4- Area Gestione Progetti Asse del tempoPassatoFuturo Teamwork

L' area della gestione dei progetti è finalizzata a sincronizzare gli interventi delle varie risorse aziendali per il perseguimento efficace ed efficiente degli obiettivi progettuali  Progetti Ordinari  Progetti Straordinari Alimenta alcuni campi dell’area delle previsioni Impatto economico Necessità di risorse Investimenti Area Gestione Progetti

Per poter gestire il futuro è necessario mettere a disposizione del management privato e pubblico strumenti operativi per svolgere la sua delicata e complessa funzione di pianificazione e controllo in modo efficiente. Area Gestione Progetti

Passiamo da un focus sugli elementi raccolti dal passato ad una maggiore attenzione per i risvolti futuri delle scelte aziendali Cambio di prospettiva

Scambi informativi tra sistema direzionale e sistema operativo Definizione obiettivi Controllo dei risultati Azioni correttive Decisioni Operative Decisioni Direzionali Decisioni Strategiche Strumento per il TOP Management

Gestione Progetti Perché pianificare? Costringe le persone a riflettere di più sugli elementi coinvolti È più facile concentrarsi in attività singole Programma l’impiego di risorse scarse Un piano è uno strumento di comunicazione Aiuta nella delega delle attività Permette di individuare le divergenze con quanto previsto con maggior facilità

Scenario A Puntare su una moltitudine di software Basse barriere all’utilizzo Appuntamenti organizzati su programmi di gestione della posta elettronica Files raccolti in cartelle si server aziendali Pro Computo del lavoro svolto effettuato a memoria Impossibilità di aggregare i dati Strumenti che non permettono la registrazione delle conversazioni Comunicazione complessa tra i membri del gruppo Contro

Scenario B Puntare su software specifici Numerosi strumenti per la rendicontazione Compilazione di diagrammi di Gantt più raffinati Tracking preciso dei compiti assegnati ai collaboratori Problemi nella condivisione delle informazioni Problemi nell’aggiornamento in tempo reale Maggiori costi ControPro

Elementi essenziali per la gestione di un progetto Obiettivi specifici, ragionevolmente raggiungibili ed eventualmente interconnessi con altri obiettivi o progetti Vincoli temporali ed economici per il completamento Un insieme di risorse umane e tecniche assegnate e adeguate alle difficoltà del progetto Una organizzazione interna con una chiara assegnazione dei ruoli, divisione dei compiti e una struttura di governo del progetto Oggetti e/o i servizi da rilasciare (i cosiddetti deliverables necessari al raggiungimento gli obiettivi) ben definiti Articolazioni del progetto in fasi in cui sono definite le interfacce, i vincoli e le responsabilità (chi fa che cosa entro quando) Un insieme di strumenti per controllare l'avanzamento del progetto rispetto agli obiettivi, sia in termini di tempo, che di costo

Teamwork Teamwork è una soluzione web based per la gestione del lavoro e la comunicazione a sostegno dello sviluppo di progetti in ogni campo

Teamwork

La parte di tools specifici della Gestione Progetti permettono registrare in modo ordinato tutti i dati funzionali alla pianificazione aziendale. Diagrammi di Gantt Supporto Milestone e Dipendenze Statistiche sull’andamento dei lavori Editor progetto ricco (modifica date, riunioni collegate, spazio per i commenti) Import/Export da Microsoft Project Project Management

Per la gestione di numerosi progetti è stata implementata una maschera di ricerca molto raffinata che consente di filtrare Date di inizio/fine Ultima modifica Classificazione %avanzamento

Assegnazioni I gruppi di lavoro sono definiti in automatico attraverso “assegnazioni” delle risorse su progetti. Ogni componente può avere uno dei 3 Ruoli locali: Project Manager Worker Stakeholder/Customer

Definizione Possibilità attribuita ad una risorsa censita in Teamwork di modificare o consultare un ambiente di lavoro. Ruoli Globali Devono essere impostati per l’area di Teamwork in cui l’utente opera. Se un utente opera in diverse aree, egli ha, per ognuna, un diverso profilo. Ruoli Locali Sono legati ai progetti in base a responsabilità e funzioni operative. Ruoli

Project Management Editor di progetto

Project Management Struttura del progetto sintetica: fasi, durate, avanzamento, Gantt

Lo scopo di Teamwork è il monitoraggio dell’evoluzione dei progetti nel tempo ed il controllo delle ore di lavoro dedicate è critico per il successo. Gli utenti sono parte attiva. Worklog Costi declinati per singolo progetto Alimenta il budget di progetto Parametro con il quale calcolare l’avanzamento Stampa reports PDF ed Excell

Worklog Aiuta nella determinazione del carico degli operatori

Worklog Tiene traccia delle ore di lavoro dedicate al progetto e calcola in automatico il costo della componente risorse umane.

Al fine di non appesantire troppo la struttura dei progetti essi possono essere sviluppati tramite la composizione di ISSUE, ovvero dei compiti da assolvere per procedere con l’avanzamento. Issue

Assegnate ad ogni risorsa con accesso a sistema Possibilità di allegare documenti Possono alimentare le statistiche sull’avanzamento Permettono il caricamento di Worklog Issue

La seconda veste principale di Teamwork è quella di Groupware: è un software collaborativo che va oltre la semplice condivisione di file e database. Incorpora: Posta elettronica Agenda condivisa Gruppi di discussione e lavagne Sistemi di allerta per prossimità alle scadenze oppure modifiche ai progetti Gestione delle news aziendali Comunicazione

Agenda condivisa da più utenti sincronizzata con iCal, Outlook, Google Calendar

Gestione tramite verso Teamwork Creazione Issue Aggiunta di documenti ai progetti Creazione promemoria da Teamwork Allarme per scadenze/milestone imminenti Modifiche al progetto da parte di altri utenti Configurazione calendario personale (Outlook, Mail, Thunderbird…)

La gestione documentale sfrutta a pieno la potenzialità di un applicazione nata specificatamente per il Web. La condivisione degli allegati di progetto e delle informazioni in generale è immediata attraverso la rete internet. Documenti

Tutta la documentazione di progetto è collegata esattamente al task di appartenenza. Possono essere gestite versioni, modifiche, classificazioni e protezioni. La gestione cambia in base alla configurazione adottata: Installazione su server aziendale Fruizione del servizio in remoto

Fruizione Servizio in ASP Upload Documenti Sono caricati nel repository e collegati al progetto di appartenenza. Possono essere scaricati in ogni momento per la consultazione Documenti

Installazione in house L’utente connesso tramite la rete ha la possibilità di lavorare sul File Server aziendale dopo aver configurato il path della cartella di lavoro. Il browser funge da finestra sul server.

Scritto in Java Funziona su ogni sistema operativo dotato di Java Development Kit 5 e superiori Compatibile con i più diffusi Web Browser Compatibile con ogni Database Personalizzabile nell’aspetto e nei contenuti Specifiche Tecniche

Punti di Forza Applicazione Internet Accesso rapido alle informazioni necessarie Maggiore controllo delle risorse e degli aspetti finanziari Comunicazione efficace delle informazioni Gestione efficace e comprensione della programmazione

Funzionamento ordinato e sincronizzato del sistema

Teamwork I progetti aziendali sempre con te Grazie per l’attenzione Politec Informa 12 Novembre 2008