BUDGET E RENDICONTAZIONE Venerdì 13 dicembre 2013 «La rendicontazione economica dei progetti» Cinzia Cimini Studio legale e commercialista Cimini Pezzi Non profit, Economia solidale, Diritto di famiglia e minori
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI IL CICLO ECONOMICO E FINANZIARIO DEI PROGETTI Il progetto presentato viene finanziato Impegno della spesa (contratti) Pagamento della spesa (spesa rendicontabile) Rendicontazione intermedia e finale
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI IL MONITORAGGIO ECONOMICO E FINANZIARIO DEI PROGETTI Il monitoraggio ha finalità informativa ed è finalizzato a verificare lo stato di realizzazione di un intervento, definendo quali attività siano state svolte e come il loro avanzamento rispecchi i risultati attesi definiti prima della realizzazione. Il monitoraggio ha funzione conoscitiva e risponde alla domanda “stiamo facendo le cose come avevamo progettato di farle?” (fonte: Ministero degli esteri – Manuale operativo di monitoraggio e valutazione delle iniziative di Cooperazione allo sviluppo) Il monitoraggio economico/finanziario a)Verificare l’andamento delle spese dirette in termini di impegno e di pagamento b)Verificare le spese di personale interno attribuito a progetto
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI IL MONITORAGGIO ECONOMICO E FINANZIARIO DEI PROGETTI Scelta del modello di contabilità analitica Contabilità analitica Spese di personale interno Costi indiretti Strumenti extra- contabili Per progetto Secondo i criteri della Co.ge. organizzazione e raccolta dei giustificativi di spesa Il monitoraggio è un esame continuo e sistematico della realizzazione delle attività, che si svolge periodicamente, durante l’attuazione del progetto.
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI IL MONITORAGGIO ECONOMICO E FINANZIARIO DEI PROGETTI Contabilità analitica Definizione Complesso di rilevazioni sistematiche, a periodicità infrannuale, volte alla determinazione di costi, ricavi e risultati analitici della produzione aziendale (con formazione del risultato economico di breve periodo). Analitica: i valori sono riferiti a singoli oggetti della produzione aziendale, siano essi singoli fattori di produzione, singole operazioni, singole attività, singoli centri di costo, singoli processi, singoli prodotti
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI IL MONITORAGGIO ECONOMICO E FINANZIARIO DEI PROGETTI Contabilità analitica Scopi Programmare l’attività aziendale Controllare lo svolgimento dell’attività per verificare se viene effettuata secondo le linee del programma Valutare i risultati economici riferiti a particolari operazioni o attività
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI IL MONITORAGGIO ECONOMICO E FINANZIARIO DEI PROGETTI Contabilità analitica Oggetto di riferimento I costi devono essere attribuiti a singole entità facenti parte del complessivo sistema aziendale IL PROGETTO
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI IL MONITORAGGIO ECONOMICO E FINANZIARIO DEI PROGETTI Contabilità analitica Sistema unico Contabilità analitica legata funzionalmente alla contabilità generale Contabilità analitica Sistema duplice Contabilità analitica separata dalla contabilità generale
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI IL MONITORAGGIO ECONOMICO E FINANZIARIO DEI PROGETTI Sistema unico La contabilità analitica è incorporata nella contabilità generale “Unico” in quanto consiste in un solo sistema contabile nel quale si inseriscono i conti della contabilità analitica. “Contabile” perché le rilevazioni sono svolte con l’impiego del conto, nella forma tipica della partita doppia.
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI IL MONITORAGGIO ECONOMICO E FINANZIARIO DEI PROGETTI Sistema duplice Sistema duplice misto “Duplice” in quanto la contabilità generale e quella industriale sono svolte distintamente “Misto” perché la contabilità generale è tenuta con la tipica forma contabile della partita doppia, mentre la contabilità analitica è svolta in forme libere, mediante l’impiego di schede, prospetti e tabulati Sistema duplice contabile “Duplice” in quanto prevede due sistemi di scritture con funzionamento autonomo anche se presentano punti di collegamento e di confronto “Contabile” in quanto i due sistemi di scritture usano lo strumento delle scritture in partita doppia
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI IL MONITORAGGIO ECONOMICO E FINANZIARIO DEI PROGETTI Un esempio di «sistema unico» Sistema di rilevazione contabile Unico piano dei conti strutturato per progetti Spesso viene richiesto dal bando Organizzazion e e raccolta dei giustificativi Organizzata per progetti Organizzata su Co.ge. con indicazione di un codice di progetto
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI IL MONITORAGGIO ECONOMICO E FINANZIARIO DEI PROGETTI Un esempio di «sistema unico» CONTO ECONOMICO 8.00 progetto xyz spese di personale a progetto compensi per lavoro autonomo spese per servizi … Incrociamo la struttura del piano dei conti standard e la struttura del budget. STATO PATRIMONIALE CreditiDebiti Credito c/progetto xyzDebito v/partner progetto xyz Debiti v/ fornitori progetto xyz
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI IL MONITORAGGIO ECONOMICO E FINANZIARIO DEI PROGETTI Un esempio di «sistema duplice misto» La documentazione di progetto verrà contabilizzata secondo modalità tradizionali in partita doppia. Non c’è alcun dettaglio di progetto nel sistema contabile generale Verranno costruiti strumenti di monitoraggio e di controllo esterni alla contabilità generale Contabilità generale Contabilità di progetto
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI IL MONITORAGGIO ECONOMICO E FINANZIARIO DEI PROGETTI Un esempio di «sistema duplice misto» Foglio 1 – monitoraggio generale sul budget Voce di costoBudgetImpegnatoQuietanzatoRendicontato
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI IL MONITORAGGIO ECONOMICO E FINANZIARIO DEI PROGETTI Un esempio di «sistema duplice misto» Foglio di dettaglio – monitoraggio singoli capitoli di spesa del budget Spese di personale AttivitàBudgetImpegnatoQuietanzatoRendicontato Nome e cognome
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI IL MONITORAGGIO ECONOMICO E FINANZIARIO DEI PROGETTI Un esempio di «sistema duplice contabile» Questo sistema è possibile con programmi di contabilità adatti
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI IL MONITORAGGIO ECONOMICO E FINANZIARIO DEI PROGETTI Esistono dei costi per i quali risulta molto difficile rinvenire una base che consenta l’instaurazione di rapporti di proporzionalità col prodotto Suddivisioni dell’attività aziendale per singole operazioni o gruppi di operazioni omogenee sotto un certo titolo. Possono corrispondere ad un reparto o ad una struttura operativa, come pure essere semplici unità contabili. CENTRI DI COSTO
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI IL MONITORAGGIO ECONOMICO E FINANZIARIO DEI PROGETTI DescrizioneTOTALEPROGETTO APROGETTO B Ricavi e proventi costi diretti di progetto(2.650)(1.800)(850) = Utile lordo industriale costi indiretti (amministrativi e utenze) (443)(343)(80) + risultato gest. finanziaria(150) + risultato gest. straordinaria(10) Utile (perdita) d’esercizio197
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI ORGANIZZAZIONE E RACCOLTA DEI GIUSTIFICATIVI DI SPESA SECONDO I CRITERI DI CONTABILIZZAZIONE DELLA Co.ge. Contabilità IVA Contenitori per le fatture di acquisto Contenitori per le fatture emesse Contabilità generale Documentazione diversa dalle fatture Movimenti bancari e di cassa Prima nota cassa Estratti conto bancari Al momento della predisposizione della rendicontazione il responsabile dovrà «ricostruire» la documentazione in copia, annotando in quale contenitore si trova il documento originale.
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI ORGANIZZAZIONE E RACCOLTA DEI GIUSTIFICATIVI DI SPESA PER PROGETTO PROGETTO APROGETTO B COSTI INDIRETTIDOCUMENTAZIONE BANCARIA
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI RILEVAZIONI CONTABILI DEL PROGETTO IN SEDE DI CHIUSURA DEL BILANCIO Principio contabile n.23 «lavori in corso» Criterio della percentuale di completamento o dello stato di avanzamento Con il criterio della percentuale di completamento o dello stato di avanzamento, i costi, i ricavi ed il margine di commessa vengono riconosciuti in funzione dell'avanzamento dell'attività produttiva e quindi attribuiti agli esercizi in cui tale attività si esplica. — esiste un contratto vincolante che ne definisca il diritto al corrispettivo; — è possibile effettuare stime ragionevoli ed attendibili dei ricavi e dei costi di commessa in base allo stato d'avanzamento; — è possibile identificare e misurare attendibilmente i ricavi ed i costi riferibili alla commessa; — non sono presenti situazioni di aleatorietà.
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI RILEVAZIONI CONTABILI DEL PROGETTO IN SEDE DI CHIUSURA DEL BILANCIO Bando a rimborso spese a) Al momento della firma della convenzione si rileva il credito complessivo del progetto tra i conti d’ordine b) Al 31/12 si rilevano i costi sostenuti e sulla base dei costi sostenuti e ammissibili a rendicontazione si rileva la quota di ricavo di competenza. Nello Stato patrimoniale comparirà il credito maturato e non liquidato Gare d’appalto a)Tra i costi verranno rilevati tutti i costi sostenuti nel corso dell’esercizio classificati per natura b)Tra i ricavi verranno rilevati i ricavi già liquidati e i ricavi maturati e non ancora liquidati
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI LA PIANIFICAZIONE FINANZIARIA DEL PROGETTO Accordare i pagamenti di fornitori e personale con le tranche dell’ente finanziatore. Il saldo finale per la presentazione del rendiconto dovrà essere gestito con fido bancario. In genere il pagamento avviene in tre tranche: acconto, intermedio e finale dopo la presentazione del rendiconto finale
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI LA PIANIFICAZIONE FINANZIARIA DEL PROGETTO Esempio di budget di cassa di progetto CASSA INIZIALE 6.000,00 ENTRATEdic-13gen-14feb-14mar-14apr-14mag-14giu-14lug-14ago-14set-14ott-14nov-14dic-14 I ACCONTO € ,06 II ACCONTO ,00 FIDO BANCARIO PRESTITI SOCI TOTALE ENTRATE € - € ,06 € ,0 0 USCITEdic-13gen-14feb-14mar-14apr-14mag-14giu-14lug-14ago-14set-14ott-14nov-14dic-14 PERSONALE , ,18 F24 PERSONALE € ONORARIO ESPERTO 750,001400, , ,00 RIMBORSI VIAGGI € 500,00 € 1.000,00 € 540,00 COMMERCIALISTA € 221,00 AFFITTO SEDE RIMBORSO PRESTITO SOCI € ,00 TOTALE USCITE € 1.471,00 € - € ,00 € ,08 € ,07 € - € 221,00 € ,12 € ,11 € 221,00 € - € 221,00 SALDO CASSA € 4.529,00 € ,06 € ,98 € ,91 € ,91 -€ ,22 -€ ,33 -€ ,33 -€ 2.983,33
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI LE MODIFICHE DI BUDGET Modifiche nella tipologia di spesa Modifica del personale Modifica di una spesa per servizio Etc. Modifiche negli importi di spesa Spostare importi di spesa da un capitolo di spesa ad un altro
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI Prima di iniziare… …regole generali Massima chiarezza nella presentazione della documentazione I documenti devono essere annullati con un timbro Descrizione esatta delle attività nel documento Indicazione del CUP se previsto Rif. nome e codice di progetto
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI Principali tipologie di spese Costi diretti Spese per il personale Spese per servizi Subappalto Spese viaggi e soggiorno Spese generali dirette Spese generali indirette
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI La rendicontazione delle spese di personale CHECK LIST Contratto di lavoro (se previsto per legge anche comunicazione di assunzione) Cedolini Prospetto del costo di ciascun cedolino Modello F24 quietanzato dalla banca Prospetto riepilogativo modello F24 Copia dei bonifici Estratto conto bancario con evidenza del bonifico Time sheet Eventuale relazione delle attività
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI La rendicontazione delle spese di personale Time Sheet Contract No: Project Title: Name/Surname: Position:Responsabile contabilità e rendicontazione Month:December2012 DateDays WorkedRemarks ,00Predisposizione 2 contratti di collaborazione 141,00Predisposizione 2 contratti di collaborazione 171,00Avvio 2 contratti di collaborazione 181,00Impostazione contabilità di progetto Total4,00 Signature (Partner' Project Coordinator) Signature 31/12/2013
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI La rendicontazione delle spese di personale Creare un file interno di controllo (tipo cronogramma) per la congruenza delle date riportate nel time sheet, date del contratto e attività di progetto Creare un file interno di controllo qualora ci siano dipendenti o contratti a progetto generici per il riparto del costo aziendale tra i vari progetti Time sheet Costo dei dipendenti
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI La rendicontazione delle spese di personale Foglio di controllo del personale interno Nome e cognome Costo totale Progetto AProgetto BControllo
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI La rendicontazione delle spese di subappalto CHECK LIST Contratto di incarico Se l’importo del subappalto lo richiede 3 preventivi Fattura Modello F24 quietanzato dalla banca se professionista Copia dei bonifici Estratto conto bancario con evidenza del bonifico Eventuale relazione delle attività
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI La rendicontazione delle spese di viaggio e soggiorno Viaggio L’importo max ammissibile è quello che abbiamo previsto a budget Alloggio In genere i bandi prevedono un importo max giornaliero entro cui la spesa è ammissibile Vitto In genere i bandi prevedono un contributo forfettario per il vitto
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI La rendicontazione delle spese di viaggio e soggiorno Biglietto con carta di imbarco o simili Copia del bonifico Ricevuta Spese di viaggio Fattura dell’albergo Copia del bonifico Spese di alloggio Copia delle ricevute/fatture Rimborso forfettario Spese per il vitto
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI Imputazione delle spese generali dirette e indirette Spese generali dirette Si tratta di un contributo a rimborso per le spese generali sostenute per la realizzazione del progetto Alcuni esempi: Personale amministrativo di progetto Materiali di consumo Cancelleria Utenze Spese generali indirette Si tratta di un contributo forfettario alle spese generali, tutte quelle spese necessarie a «far funzionare la macchina» Non va rendicontato però bisogna avere dimostrazione contabile che l’organizzazione sostiene spese di carattere generale
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI Imputazione delle spese generali indirette Se l’organizzazione gestisce nello stesso periodo temporale diversi progetti che riconoscono un contributo forfettario alle spese generali indirette, possiamo imputarle ad esempio: a)Con il criterio del fatturato (budget progetto A/totale budget progetti) b)Con il criterio del costo del personale (costo del personale progetto A/costo totale) c)Con il criterio del personale (n° persone impiegate progetto A/n° personale totale) Se in alcuni progetti alcune spese specifiche di tipo «generale» sono ammissibili e rendicontabili devono essere escluse dal computo. Se l’organizzazione gestisce nello stesso periodo temporale diversi progetti che riconoscono un contributo forfettario alle spese generali indirette, possiamo imputarle ad esempio: a)Con il criterio del fatturato (budget progetto A/totale budget progetti) b)Con il criterio del costo del personale (costo del personale progetto A/costo totale) c)Con il criterio del personale (n° persone impiegate progetto A/n° personale totale) Se in alcuni progetti alcune spese specifiche di tipo «generale» sono ammissibili e rendicontabili devono essere escluse dal computo.
LA RENDICONTAZIONE ECONOMICA DEI PROGETTI LA REDAZIONE DEL COST STATEMENT E LA RICHIESTA DI RIMBORSO
Cinzia Cimini Studio legale e commercialista Cimini Pezzi Non profit, Economia Solidale, Diritto di famiglia e minori Piazza G. Mazzini, 8 (Scala G interno 6) – Roma tel – fax Mobile Skype cicimini