Accesso ai programmi e ai progetti europei in materia di sicurezza: approcci e tecniche operative Le pillole – la formazione continua del FISU Lunedì 20 giugno Firenze Sala Isacco – Regione Toscana, sede di Piazza dell’Unità italiana, 1 – piano terra Carla Napolano, programme manager del Forum Europeo per la Sicurezza Urbana

Obiettivi 1.Migliorare il grado di conoscenza dei finanziamenti europei per la realizzazione di progetti sulla sicurezza urbana e la prevenzione della criminalità 2.Ottimizzare la capacità di risposta ai bandi di concorso europei 3.Perfezionare la gestione di un programma europeo

Pedagogia della formazione Scambi informali e supporti tecnici per rinforzare il grado di conoscenza dei partecipanti Esercitazioni pratiche per organizzare l’informazione e dando una struttura logica al processo di risposta ad un bando europeo e alla gestione di progetto Valutazione in due tempi per definire l’apprezzamento dei partecipanti e il loro grado di apprendimento

Programma della giornata 10h00-11h00 1. I finanziamenti europei I grandi orientamenti comunitari Le linee di finanziamento europeo 11h15-13h00 2. Come rispondere ad un bando di concorso 11h15-12h00 Esercitazione : preparare un’idea di progetto e rispondere a un formulario di candidatura 12h00-12h30 Analisi delle risposte 12h30-13h15 Esercitazione : Budget 13h15-14h15 Pranzo a buffet offerto ai partecipanti 14h00-14h45 Analisi delle risposte 14h45-17h00 3. Come gestire un programma europeo finanziato dalla Commissione Europea 14h45-15h15 Il Contratto 15h15-15h45 La gestione 15h45-16h15 Il Reporting 16h15-16h45 Esercitazione : gioco di ruolo 16h15 -17h00 Valutazione – Giro di tavolo

1. I FINAZIAMENTI EUROPEI

I grandi orientamenti comunitari I grandi orientamenti sono concordati per un periodo di 7 anni regolati da un quadro finanziario Le Priorità Integrare il mercato pubblico in un obiettivo più ampio di crescita sostenibile (politiche economiche e ambienatali linea 1 e 2). Rinforzare il concetto di cittadinanza europea attraverso lo sviluppo di uno spazio di libertà giustizia e sicurezza (linea 3). Costruire un ruolo coerente per l’Europa sulla base delle sue responsabilità regionali e il suo ruolo di promotore dello sviluppo sostenibile (Rubrica 4). Budget globale é di 864,3 miliardi d'euros, 1,05% del prodotto nazionale lordo dei 27 paesi de l’UE.

Budget: Ogni anno viene approvato un Budget dell’UE basato sui grandi orientamenti che dettaglia gli strumenti e i programmi Le principali possibilita di finanziamento nell’ambito del bilancio comunitario sono gli appalti e le sovvenzioni Gli Stati membri dell’Unione europea Oltre il 76 % del bilancio comunitario viene gestito dalle autorita nazionali e regionali. La percentuale comprende i fondi strutturali e le sovvenzioni agricole. La Commissione europea Circa il 22 % e costituito da programmi gestiti a livello centrale Paesi terzi e organizzazioni internazionali (per esempio, Croce Rossa, ONU): 2 %. I grandi orientamenti comunitari

Le sovvenzioni La Commission versa un contributo diretto : Finanziamenti a progetti o a fondi strutturali per organizzazioni che sostengono gli interessi dell’Unione Europea Il finanziamento é attribuito : dalle Direzioni Generali della Commissione direttamente responsabili delle diverse politiche dell’UE, dalle agenzie della Commissione da altre autorità : nazionali regionali... Queste sovvenzioni non coprono la totalità dei costi e necessitano dei cofinanziamenti

Sovvenzioni Gli Enti pubblici possono trovare dei finanziamenti tramite : Fondi strutturali / Politica di coesione : I finanziamenti del Fondo sociale europeo sono a disposizione delle amministrazioni nazionali, regionali e locali per il potenziamento delle capacita istituzionali e delle attivita svolte, con particolare riferimento ai servizi che hanno un impatto diretto sul mercato del lavoro (servizi per l’impiego, istituti di istruzione e formazione). Jessica e Jaspers Questi nomi si riferiscono a due nuove iniziative volte a sostenere la pubblica amministrazione e gli enti locali, gestite in collaborazione dalla Commissione europea, dal gruppo della Banca europea per gli investimenti e da altre istituzioni finanziarie internazionali. Altre sovvenzioni UE programmi gestiti a livello centrale offrono anch’essi possibilita di finanziamento a beneficio della pubblica amministrazione, enti locali compresi. Essi coprono un’intera gamma di settori strategici comunitari Fondo europeo di adeguamento alla globalizzazione Uno Stato membro che si trova improvvisamente a dover gestire lavoratori in esubero a causa dei mutamenti nella struttura del commercio mondiale puo richiedere assistenza per aiutare i lavoratori eccedentari a reintegrarsi nel mercato del lavoro.

Dove trovare i bandi di concorso e le scadenze?

Direzioni Generali : Politiche Affari Interni (HOME) Giustizia (JUST) Occupazione affari sociali integrazione (EMPL) Instruzione e cultura (EAC) Poitica Regionale (REGIO) Ricerca e Innovazione (RTD) Salute e consumatori (SANCO) Società dell’informazione e mezzi di comunicazione (INFSO) Relazioni esterne EuropAid Sviluppo e cooperazione (DEVCO) Allargamento (ELARG) Aiuti umanitari (ECHO)

Fundamental Rights and Justice (-Fight Against Violence/ Daphne –Drug prevention and Information – Fundamental Rights and Citizenship – Criminal Justice – Civil Justice) Culture Europe for Citizens FP7 Life+ Lifelong Learning Programme LLP Progress Public Health Programme Youth in action Security and Safeguarding Liberties Framework programme Solidarity and Manegment of Migration Flows framework programme Programmi comunitari :

2. COME RISPONDERE AD UN BANDO DI CONCORSO DELLA CE

Esercitazione : il formulario I partecipanti saranno divisi in gruppi di 3-5 persone (secondo il numero dei presenti). Ogni gruppo avrà a disposizione 45 minuti per analizzare un bando di concorso, proporre un’idea di progetto e indicare le risposte generali al formulario di candidatura. Le risposte verranno in seguito analizzate dal gruppo

Analisi delle risposte : Le fasi di risposta ad un bando di concorso

Le fasi di risposta ad un bando di concorso Analisi del bando di concorso Le priorità La scelta delle attività/ metodologia Il budget La scelta dei partner I formulari Retroplanning delle attività La decisione

Analisi del bando di concorso Non precipitatevi nella risposta verificate tutti gli aspetti Non aspettate delle risposte immediate Non parlate di soldi ma di idee Non restate da soli ma rinforzate le idee con un partenariato Distinguete i paesi e rappresentate l’Europa

Le priorità Rispettate i criteri Attennetivi alle priorità Leggete i documenti strategici La scelta delle attività/ metodologia Valutate le vostre competenze e quelle dei partner Proponete delle attività realistiche e realizzabili

Il budget Definire i costi generali delle vostre azioni Trovate un co-finanziamento Rispettate l’equilibrio tra le azioni e il budget La scelta dei partner Quanti? Quali? Usate le reti per trovare di partner

I Formulari Studiate i documenti Fate attenzione agli allegati Retroplanning delle attività La decisione Controllate se siete in capacità di rispettare la date limite Decidete se siete in grado di rispondere al bando di concorso

Suggerimenti Non dimenticatevi che il vostro progetto deve dimostrare : Il valore aggiunto a livello europeo La dimensione europea del progetto Elementi nuovi, progetti pilota La vostra capacità amministrativa, di gestione e finanziaria

In questa seconda esercitazione verrà richiesto ai partecipanti di realizzare il budget della proposta di progetto formulata durante la prima esercitazione. L’esercizio durerà 30 minuti e sarà completato da un’analisi dei lavori realizzata tramite una discussione collettiva. Esercitazione

Analisi delle risposte e suggerimenti Assicuratevi dell’equilibrio tra le varie linee di budget Controllate che il cofinaziamento sia lo stesso indicato nelle lettere di partenariato Non superate la soglia % di cofinaziamento indicato nel bando Non superate le sogli dei perdiem, staff cost indicate nel manuale del bando di concorso Non superate le soglie per il subappalto

3. COME GESTIRE UN PROGRAMMA FINANZIATO DALLA COMMISSIONE EUROPEA

Le tre fasi della gestione di progetto 1.Il contratto 2.La gestione 3.Il reporting

1. Il contratto –Le componenti –Le modifiche autorizzate –I controlli della CE –Le responsabilità e gli obblighi dei partners rispetto al contratto –Gli obblighi di reporting alla CE –I pagamenti della CE

Le componenti Autorità contrattante – Unità de la Direzione generale – Agenzia esecutiva – Agenzia Nazionale – Delegazione… Convenzione- Contratto Contrattante

Le componenti Condizioni particolari La durata del contratto Il budget totale, il finanziamento, la % di cofinanziamento Le modalità di pagamento Date dei « interim Report » Contatti Condizioni generali Regole giuridiche e amministrative Disposizioni di budget Allegati Descrizione dell’azione Budget Moduli per i report d’attività e di budget Altro

Le modifiche autorizzate Non contrattuali Non interferiscono sullo svolgimento del progetto Notificazione scritta con la Commissione Contrattuali Interferiscono sullo svolgimento del progetto Non devono mettere in discussione i termini dell’attribuzione del finanziamento Necessitano un emendamento al contratto e una richiesta di approvazione della commissione

I controlli della CE Obbligo di visibilità della Commissione europea (logo della CE e del finanziamento) Clausola di non responsabilità Visite e valutazione (documenti, partecipazione incontri..) Controlli attività di audit La corte dei conti –ufficio europeo della lotta anti frode (OLAF)

Le responsabilità e gli obblighi dei partners rispetto al contratto Le convenzioni di partenariato Le clausole essenziali

Le convenzioni di partenariato Autorità contrattante – Unità de la Direzione generale – Agenzia esecutiva – Agenzia Nazionale – Delegazione… Convenzione- Contratto Contrattante Partner Convenzione- Contratto di partenariato

Contrattante Partner Convenzione- Contratto di partenariato Le convenzioni di partenariato

Contrattante Partner Convenzione- di partenariato bilaterale Convenzione- di partenariato bilaterale Convenzione- di partenariato bilaterale Convenzione- di partenariato bilaterale Partner

Le clausole essenziali Il progetto Il finanziamento I problemi Diritti intellettuali Allegati

Gli obblighi di reporting alla CE Nel contratto con la Commissione Europea vengono indicate le date per i reports: Report d’attività Report finanziario I pagamenti sono condizionati da queste scadenze

I pagamenti della CE Frazionato Condizionato a verifica Ogni nuovo pagamento é condizionato dell’uso del 70% del prefinanziamento Condizionato da una garazia bancaria

1fasePrefinanziamento : destinato a fornire un fondo per la tesoreria del benficiario. Non oltre 45 giorni dopo la firma del contratto 2 fase2 prefinanziamento : destinato a fornire un fondo per la tesoreria del beneficiario Versamento intermedio : destinato a rimborsareles spese del beneficiario. Non oltre 45 giorni dopo l’approvazione dei interim raport 3 faseSaldo finale : realizzato alla fine dell’azione sulla base dei costi realizzati dal beneficiario. Non oltre 45 giorni dopo l’approvazione dei raport finali I pagamenti della CE

2. La gestione di un progetto europeo

La gestione del partenariato Il capo fila e il coordinatore L’animazione del partenariato Il cordinamento Le collaborazioni (partenr associati extra progetto) Il processo decisionale Le responsabilità I manuali

La realizzazione delle attività : Le riunioni di cordinamento Il programma di lavoro I ruoli di ogni partner nell’organizzazione dei lavori La durata, il calendario e le scadenze Le attività extra progetto Le procedure

La gestione del Budget Le responsabilità Gli staff cost I perd diem I contratti di subappalto I documenti giustificativi Le scadenze Il cofinaziamento Il doppio finanziamento Le spese generali o di struttura

La strategia e il messaggio La communicazione interna La communicazione esterna Gli strumenti La periodicità Il ruolo e le responsabilità di ogni partner La communicazione

I risultati I risultati diretti I risultati indiretti Il loro impatto diretto e indiretto La disseminazione La sostenibilità

Monitoraggio e valutazione Valutazione e monitoraggio interni Valutazione e monitoraggio esterno La valutazione qualitativa e quantitativa La scelta degli strumenti / indicatori L’analisi della risposte La periodicità I modelli

Le relazioni con la Commissione Europea La periodicità La trasparenza Gli obblighi Il reporting

3. Il Reporting alla Commissione Europea

–Il report d’attività e il report finanziario (interim e finale) –Le buone pratiche di gestione finanziaria : i finanziamenti del progetto, i documenti giustificativi –Gli strumenti

Il report d’attività I report interim e finale devono contenere le seguenti informazioni : Descrizione delle attività e dei risultati( resoconti, programmi, lista partecipanti supporto ppp presentazioni, Relazioni tra partner Problemi riscontrati Risultati, prodotti (pubblicazioni CD…) Impatto Materiali di Comunicazione (newsletter, homepage interviste…) Valutazione - Indicatori Sostenibilità La principale differenza tra i due report é che il report interim deve indicare tutte modifiche rispetto al progetto approvato e indicare un aggiornamento del calendario e delle attività

Il repor finanziario Il report finanziario deve contenere delle informazioni per ogni linea di budget: Staff cost per persone assunte specificatamente per lavorare al progetto : Contratto di lavoro Timesheet Stipendio mensile Prova del pagamento di uno stipendio (bonifico bancario..) Staff cost personale permanente : Prova dell’attribuzione del lavoro Quando necessario documento per la persona che ha sostituito

Spese di viaggio e soggiorno : Fatture biglietti aereo treno Fatture alberghi Giustificativi (biglietto) Liste presenza firmate Domande di rimborso con giustificativi spese Oppure prova pagamento del perdiem Il repor finanziario

Subappalto : Prove bando di concorso, candidature e valutazione Contratti e preventivi Prove di realizzazione dei lavori commissionati Documenti giustificativi dei pagamenti Il repor finanziario

Le buone pratiche di gestione finanziaria Monitoraggio delle spese dei partners Controllo trimestrale IVA Cambio monetario Costi già cofinaziati da altri progetti

Gli strumenti Il kit : Formulari della CE Formulari di gestione Regole per subappalti Lista giustificativi Lista avanzamento budget e attività

Esercitazione : gestione di una situazione di crisi A 15 giorni dalla scadenza della data limite per presentare il report interim, uno dei partner del progetto chiede al capo fila di escludere un altro partner. I motivi sono multipli ma principalmente é accusato di una partecipazione passiva, di non realizzare le attività previste e di essere in ritardo nei pagamenti e nelle rendicontazioni. Il partner in questione non intende ritirarsi dal progetto e si impegna a realizzare le attività nella seconda fase di progetto. Gli altri partner sono divisi rispetto alle due posizioni.

Informazioni utili : Finaziamenti europei Informazioni sui finaziamenti possibli secondo le nuove regole dell’UE per e somme disponibili per i programmi Pubblicazione Nouveaux fonds, meilleures règles Centri nazionalie regionali per i finaziamenti europei : Il sito Internet della direzione generale per la Politica regionale fornisce informazioni sull’azione dell’Unione europea in favore dello sviluppo regionale: Il sito riporta un elenco delle autorita di gestione dei fondi strutturali presenti in ciascuna regione: Fondo sociale europeo: Per informazioni sugli stanziamenti finanziari per regione: Per le possibilita di finanziamento per settore, si veda il portale della Commissione dedicato alle sovvenzioni: Jessica e Jaspers: Programma di sostegno alla politica in materia di TIC: Fondo europeo di adeguamento alla globalizzazione :

Per la gestione dei progetti: Pubblicazione Guida ai fondi europei : Quick guide EU funds doc_download&gid=35&Itemid=57 doc_download&gid=35&Itemid=57 La Commission européenne : Standard : Annuaire complet : Informazioni utili :