L’ottenimento del Grant: gestione I Michela Giovagnoli INFN – Servizio Fondi esterni Roma e Roma 3 _________________________________________________________________

Gestione di un finanziamento Ruolo Coordinatore/Partner di un progetto finanziato Ruolo Financial Officer nei rapporti con: Commissione UE Partnerariato Infn 2 Sommario _________________________________________________________________

Importanza della sinergia fra il responsabile scientifico e l’amministratore del progetto sin dalla fase di ottenimento del Grant per ottimizzare l’azione amministrativa volta al successo del progetto non soltanto da un punto di vista scientifico, ma anche dal punto di vista amministrativo/finanziario Annex I strumento principale da conoscere per una corretta gestione: –della quota di grant assegnata –del partenariato 3 L’ottenimento del Grant: gestione Premessa _________________________________________________________________

rappresenta il consorzio nei confronti della Commissione riceve e inoltra le comunicazioni della Commissione al partenariato e viceversa riceve il contributo (prefinanziamento e pagamenti intermedi) e lo distribuisce al partenariato, tenendo la contabilità del finanziamento distribuito sottomette per conto del partenariato i reports finanziari (Nef session nel participant portal UE): ogni partner è responsabile del proprio FormC anche se il coordinatore supervisiona i dati inseriti raccoglie la documentazione finanziaria in originale e la invia alla Commissione 4 L’ottenimento del Grant: gestione Ruolo Coordinatore __________________________________________________________

richiede eventuali amendments al contratto da parte del partenariato controlla la rispondenza dei dati dei reports periodici rispetto ai dati finanziari di previsione (Annex I) al termine del progetto invia alla Commissione il report finale di distribuzione dei fondi dovuti ai membri del partenariato 5 L’ottenimento del Grant: gestione Ruolo Coordinatore __________________________________________________________

fornisce i suoi dati al Coordinatore tramite l’accession form collabora alla stesura dei reports scientifici e finanziari per i work packages di sua competenza inserisce i dati finanziari dei quali è responsabile (Form C) riceve il prefinanziamento ed i pagamenti intermedi e finale dal coordinatore 6 L’ottenimento del Grant: gestione Ruolo Partner _________________________________________________________________

controlla e tiene evidenza dell’uso del finanziamento nell’ottica della migliore economicità del progetto controlla l’eleggibilità delle spese monitorando tutte le fasi procedurali con l’amministrazione della Struttura alla quale afferisce il progetto concorda con il responsabile scientifico l’utilizzo dei fondi fornendo indicazioni operative (acquisti, missioni, contratti…) referente finanziario nei confronti della Commissione EU referente finanziario nei confronti del partenariato referente finanziario nei confronti della AC 7 L’ottenimento del Grant: gestione Ruolo Financial Officer _________________________________________________________________

tiene i rapporti con il Project Officer della Commissione EU per tutto ciò che concerne l’attività finanziaria del progetto tiene i rapporti con i partner e fa da tramite fra la Commissione ed i partner per ogni tipo di comunicazione finanziaria raccoglie la documentazione necessaria alla rendicontazione compila il Form C e Use of Resources fornisce al responsabile scientifico i dati finanziari utili alla relazione scientifica controlla alcuni dati finanziari dei partners 8 L’ottenimento del Grant: gestione Ruolo Financial Officer – Commissione EU _________________________________________________________________

controlla la concordanza dei dati fra il report scientifico ed il report finanziario se è FO dell’istituzione coordinatrice o della Host Institution nel caso di ERC sottomette l’intera sessione di rendiconto (anche per i partner) ed interagisce con la Commissione per eventuali richieste di correzioni o chiarimenti se è partner inserisce il proprio Form C e Use of Resources 9 L’ottenimento del Grant: gestione Ruolo Financial Officer – Commissione EU _________________________________________________________________

10 Nef

11 Nef

12 Nef

13 Nef

14 Force _________________________________________________________________

15 Force

16 Force

17 Force

18 Financial Report

19 Financial Report

20 Financial Report

ottenimento del finanziamento alla Direzione Affari amm.vi (copia SFE) - comunicare CUP anche a tutte le strutture coinvolte assegnazione in bilancio del finanziamento e distribuzione del budget ai partners: –Prefinanziamento –Pagamenti intermedi –Pagamento finale variazioni di bilancio durante il corso del progetto variazioni alla consistenza del budget (amendment..) riscontro con la Direzione Affari amm.vi dei fondi allocati in AC per le spese di personale interazione con Direzione del Personale: –stipula di contratti –tabelle costi effettivi del personale afferente al progetto in fase di rendicontazione 21 Interazioni Financial Officer – Amm.ne Centrale _________________________________________________________________

22 Tabella assegnazione contributo _________________________________________________________________

Fondamentale coordinamento tra le Strutture INFN assegnatarie di parte del finanziamento nel management del progetto: la struttura capofila comunica il CUP a tutte le altre strutture coinvolte la struttura capofila comunica l’assegnazione in bilancio a tutte le strutture coinvolte scambio di informazioni tra PI e FO con i responsabili scientifici e amministrativi locali circa l’utilizzo dei fondi autorizzazione del PI e FO per spese significative (assunzione personale, ordini rilevanti per importo o per tipologia di fornitura, subcontratti…) le Strutture non capofila forniscono a scadenze concordate la documentazione di spesa che verrà rendicontata dalla sola struttura capofila 23 Interazione Financial Officer – altre Strutture INFN _________________________________________________________________

Grazie dell’attenzione! 24 _________________________________________________________________ INFN – Servizio Fondi Esterni Roma Roma 3