Paolo Lo Re, settembre 2015 LA COMUNICAZIONE: Attività centrale del RTTA BOZZA PRELIMINARE x il Gruppo di Lavoro 1 Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic

Paolo Lo Re, settembre 2015 La comunicazione Presentazione del docente: Paolo Lo Re -Vivo a Napoli e lavoro nella Sezione di Napoli dal Lavoro nel Servizio di Calcolo e Reti in veste di (presunto) specialista di reti informatiche -Il mio inquadramento è Primo Tecnologo (II livello) -Sono Rappresentante del Personale dal 2002 (sono al quinto mandato!) -Reperibilità: Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic

Paolo Lo Re, settembre 2015 La comunicazione è il momento fondamentale dell’attività del Rappresentante del Personale: con il RNTTA con Direttore e CdS con gli altri Rappresentanti locali con il Personale rappresentato La comunicazione 3 Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic

Paolo Lo Re, settembre 2015 La comunicazione col RNTTA E’ evidentemente fondamentale avere una comunicazione regolare col RNTTA, sia attraverso la mailing list nazionale che con qualunque altro mezzo. La mailing list è anche ma NON SOLO un mezzo di informazione: è un canale BIDIREZIONALE che va usato per discussione e commento dei temi del giorno. La partecipazione alle Assemblee nazionali poi permette non solo una conoscenza approfondita dei temi correnti, ma è un momento insostituibile di partecipazione e di proposta di contributi, particolarmente prezioso per il RNTTA, che così mantiene a sua volta i contatti con “la base” del Personale. 4 Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic

Paolo Lo Re, settembre 2015 La comunicazione col Direttore e nel CdS Comunicare col Direttore e coi membri del Consiglio di Struttura può essere più o meno complesso, in funzione della sensibilità e disponibilità di tutti gli interlocutori. Oltre che di responsabile dell’organizzazione scientifica della Struttura, il Direttore ha un fondamentale compito di “Manager di Risorse Umane”, tanto che legalmente si configura come il nostro datore di lavoro. Il Direttore ha generalmente interesse a coinvolgere il Personale, direttamente o attraverso i suoi Rappresentanti, in ogni momento della vita dell’Ente. Qualora il Direttore non coinvolgesse adeguatamente i Rappresentanti per il loro ruolo consultivo, potrebbe essere necessario richiedere espressamente un maggior coinvolgimento al fine di poter svolgere efficacemente il proprio ruolo (che è istituzionale nell’Ente). 5 Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic

Paolo Lo Re, settembre 2015 La comunicazione con gli altri RP Tranne che nelle Strutture più piccole, i RP sono 5: 2 Rappresentanti del Personale TA 2 Rappresentanti del Personale Ricercatore 1 Rappresentante del Personale Tecnologo L’ideale sarebbe che i 5 possano collaborare e insieme riportare nel Consiglio di Struttura la voce di tutto il Personale dell’Ente. Sono numericamente uguali ai Coordinatori locali dei Gruppi di Ricerca e rappresentano la metà del CdS. Spesso questo purtroppo non accade, anche per via della storica incomprensione che divide il Personale Ricercatore dalle altre componenti altrettanto centrali nell’attività dell’Ente. Anche per questo è indispensabile la stretta collaborazione fra loro dei Rappresentanti del Personale TTA 6 Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic

Paolo Lo Re, settembre 2015 La comunicazione con il Personale rappresentato Il Rappresentante del Personale si tiene a stretto contatto coi suoi colleghi sia per tenerli informati sulla vita quotidiana dell’Ente che per raccoglierne umori, esigenze, sensazioni, che poi riporterà e di cui terrà conto nei suoi colloqui col Direttore, se questo canale è praticabile, e col RNTTA, a cui trasmetterà un utilissimo feedback dalla base. Quindi la comunicazione è BILATERALE. Si possono usare ovviamente tutti i canali possibili. Nel seguito presento un elenco esteso ma non esaustivo, provando ad evidenziare pregi, difetti e limiti oggettivi di ogni tecnica di comunicazione. 7 Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic

Paolo Lo Re, settembre 2015 La comunicazione con il Personale rappresentato MezzoDa usare perPROCONTRO Annunci stampati affissi in bacheca, ecc. Tutti i tipi di comunicazione di massa Facilissimo. Vanno datati in modo chiaro Vanno rimossi quando obsoleti! Mailing list SYMPAComunicazione con i propri rappresentati: invio di notizie e documenti, inoltro info dal RNTTA Invio di mail facile. Impostazione mailing list:difficoltà media Non è garantito che i destinatari leggano davvero Mailing list sul clientComunicazione con i propri rappresentati: invio di notizie e documenti, inoltro info dal RNTTA Invio di mail facile. Impostazione lista facile Non è garantito che i destinatari leggano davvero Google docsPer condividere files (word – excel ecc.) con gruppi di colleghi, ad es. per stilare un documento. Utile anche per sondaggi. Difficoltà per impostarlo: medio Difficoltà per partecipare come invitato: facile Serve un account google gmail. Le impostazioni di condivisione seguono una logica diversa da Windows 8 Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic

Paolo Lo Re, settembre 2015 La comunicazione con il Personale rappresentato MezzoDa usare perPROCONTRO SkypePer comunicare uno a uno o fra «pochi». Facilissimo.Gestione critica per gruppi numerosi. Richiede “disciplina” ai partecipanti. Fonoconferenza INFN (Asterisk) ndex.php?page=book-a- conference#asterisk Per fonoconferenze (solo audio!). Alternativa a Skype, tecnicamente preferibile. Possibilità se si è fuori sede di usare il telefono o il telefonino. Stanza riservata a RTTA: 7010 Gestione critica per gruppi numerosi. Richiede “disciplina” ai partecipanti. Hangout di GoogleAlternativa a Skype via browser. Condivisione documenti all’interno della conversazione Serve account Google per tutti i partecipanti- SeeVoghAlternativo a Skype per videoconferenza audio/video. FacileRichiede ai partecipanti l’installazione iniziale di un client sul proprio computer Pagine web locali dei RP (da segnalare al Direttore!) Per bacheca di documenti, link utili, ecc.. Difficoltà per l’impostazione: media. Dipende anche dal CMS usato localmente. Perché sia davvero utile e consultato è critica la frequenza degli aggiornamenti. 9 Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic

Paolo Lo Re, settembre 2015 La comunicazione con il Personale rappresentato MezzoDa usare perPROCONTRO AlfrescoCondivisione e esposizione al pubblico di documenti come una bacheca. INFN-wideE’ stato adottato ufficialmente, ma è ancora poco diffuso. WhatsappMessaggi brevi, reminder di Assemblee.. Facile. Connessione costante (serve?) Non tutti hanno whatsapp o sono disposti a diffondere il proprio cellulare. Social media (Facebook – Twitter) Come pagine web localiFacileNon tutti i colleghi dispongono di un profilo, e non tutti lo usano con frequenza. Assemblea del PersonalePer prendere decisioni, per discutere di temi generali Dialogo in tempo reale.Richiede una certa organizzazione (convocazione in anticipo, autorizzazione, aula…). Può non essere adatta per temi delicati. Chiacchierate individuali (o a gruppetti) – di persona o al telefono. Discussione di temi delicati / personali. Facile, ma richiede anche capacità comunicative e – può succedere – un po’ di tatto. Richiede tempo e impegno al RP Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic

Paolo Lo Re, settembre 2015 La Comunicazione Abbiamo esaminato -l’IMPORTANZA della comunicazione; -COME (con che mezzi tecnici) comunicare; Ma… -Ci sono problemi pratici nel farlo? -Siamo ascoltati? -COSA occorre tener presente nei rapporti che intratteniamo con la Direzione, col CdS, coi colleghi? -Ci sono cioè consigli pratici derivati dall’esperienza? 11 Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic

La comunicazione con il Personale rappresentato Appendice Consigli pratici per l’organizzazione di una Assemblea PRIMA DELL’ASSEMBLEA A) L’OdG Definire con gli altri rappresentanti l'ordine del giorno (OdG). Inserire sempre al punto 1: approvazione OdG. Elencare gli argomenti nell’ordine in cui verranno affrontati. Inserire Varie ed Eventuali (VV.EE) come ultimo argomento. Paolo Lo Re, settembre Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic

La comunicazione con il Personale rappresentato Appendice Consigli pratici per l’organizzazione di una Assemblea - 2 B) L’AULA Reperire un'aula in orario comodo per favorire la massima partecipazione. Fare una lista delle persone che assolutamente dovranno essere presenti (esempio: se si parlerà di sicurezze dovrà essere presente il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza) e verificare la loro disponibilità. C) IL DIRETTORE Comunicare al Direttore della Struttura che si sta organizzando la riunione, non è necessario ottenere autorizzazione. Paolo Lo Re, settembre Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic

La comunicazione con il Personale rappresentato Appendice Consigli pratici per l’organizzazione di una Assemblea - 3 D) LA CONVOCAZIONE Convocare via e/o bacheca con largo anticipo (ca. 1 settimana), con mail di PRO MEMORIA 24 ore prima. E) I RUOLI Prima dell’Assemblea decidere: - il presidente che conduce l’Assemblea, - il verbalizzatore, che prende appunti per poter scrivere il resoconto. Non possono essere la stessa persona. Paolo Lo Re, settembre Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic

La comunicazione con il Personale rappresentato Appendice Consigli pratici per l’organizzazione di una Assemblea DURANTE L’ASSEMBLEA Iniziare sempre puntualmente all’ora stabilita – per non creare l’abitudine di iniziare con ritardo. Iniziare con il primo punto: l’approvazione dell’OdG, integrando l’OdG con argomenti proposti dall’Assemblea. La parola (e il microfono…) viene data dal presidente (“conducente”) dell’Assemblea, seguendo l’OdG e l’elenco delle persone prenotate per parlare, chiamando per nome a chi sta parlare. Il presidente dell’Assemblea gestisce i tempi, rispettando quelli indicati sull’OdG (se indicati). Paolo Lo Re, settembre Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic

La comunicazione con il Personale rappresentato Appendice Consigli pratici per l’organizzazione di una Assemblea - 5 Durante gli interventi il presidente prende appunti per poter (far) rispondere a tutti. E' importante avere traccia di ciò che si è discusso. Chi verbalizza non può essere la stessa persona che presiede all'assemblea. Paolo Lo Re, settembre Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic

La comunicazione con il Personale rappresentato Appendice Consigli pratici per l’organizzazione di una Assemblea DOPO L’ASSEMBLEA Inviare resoconto sintetico con argomenti affrontati e decisioni prese alla mailing list dei rappresentati. Evitare, a fine assemblea, di creare sottogruppi che continuano a discutere l'argomento (praticamente impossibile ma importante). Se gli argomenti non sono stati sviscerati completamente ci si può aggiornare. Paolo Lo Re, settembre Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic