PROF. LUCIANO MARCHI/PROF. ALBERTO TRON UNIVERSITA’ DI PISA VALUTAZIONE DEL CONTROLLO INTERNO IL CICLO VENDITE – CREDITI - INCASSI

2 VALUTAZIONE DEL CONTROLLO INTERNO I CONTROLLI SPECIFICI I controlli specifici sono quelli predisposti nell'ambito delle singole procedure informativo-contabili al fine di fornire una ragionevole sicurezza che la registrazione e l'elabo­razione dei dati e la produzione dei risultati siano correttamente eseguite. I controlli specifici riguardano direttamente il processo di formazione di una singola voce di bilancio e possono es­sere raggruppati in rapporto agli aspetti di elaborazione automatica dei datI: a)Controlli sui dati in entrata (nella terminologia anglo­sassone: « input controls »); b)Controlli sulle elaborazioni (nella terminologia an­glosassone: «processing controb »); c)Controlli sui risultati (nella terminologia anglosas­sone: « output controls »).

3 VALUTAZIONE DEL CONTROLLO INTERNO I CONTROLLI SPECIFICI I controlli sui dati in entrata (sull'immissione dei dati) vengono adottati per fornire una ragionevole sicurezza che i dati ricevuti per essere elaborati siano preventiva­mente autorizzati, siano convertiti in forma intelligibile dall'elaboratore, non vengano persi o alterati irregolarmente. I controlli sulle elaborazioni vengono adottati per fornire una ragionevole sicurezza che il processo elaborativo venga eseguito correttamente e conformemente alle procedure ap­provate per ogni singolo sistema automatizzato. I controlli sui risultati vengono adottati per fornire una ragionevole sicurezza che i risultati prodotti dalle elabora­zioni su qualsiasi tipo di supporto essi risiedano (cartaceo o elettronico), siano corretti, coerenti con quelli prodotti da precedenti elaborazioni e vengano consegnati soltanto al personale autorizzato a disporne.

4 VALUTAZIONE DEL CONTROLLO INTERNO I CONTROLLI SPECIFICI NELL’AREA VENDITE-CREDITI Il controllo interno nell'area vendite-crediti deve essere in grado di prevenire, rilevare e correggere eventuali errori o lacune che si possono verificare dal momento in cui arriva l'ordine dal cliente al momento in cui perviene il pagamento della fattura relativa. A tale riguardo è fondamentale il ruolo della procedura di gestione delle attività del ciclo ordini-vendite-crediti. Generalmente una corretta procedura prevede degli ordini scritti, redatti in tante copie quanti sono gli uffici interessati, più una per il cliente.

5 VALUTAZIONE DEL CONTROLLO INTERNO E necessario una modulistica adeguata: ciascun ufficio deve ricevere una copia di quei documenti che lo interessano, da custodire in un proprio archivio a garanzia e prova della correttezza del proprio operare, soprattutto ogni qual volta si renda necessario individuare eventuali responsabilità. È questa una condizione indispensabile perché una determinata procedura funzioni e di conseguenza perché si possano, risalen­ done il cammino, individuare precise responsabilità. Ma ciò che importa rilevare è che ad ogni passaggio sussista un appropriato controllo in modo che sia spedita solo la merce che è stata ordinata, che la spedizione sia indirizzata a clienti sicuramente solvibili, che sia fatturato tutto e solo quanto e già stato inviato e infine che venga curato il pagamento di quanto è stato addebitato al cliente. I CONTROLLI SPECIFICI NELL’AREA VENDITE-CREDITI

6 VALUTAZIONE DEL CONTROLLO INTERNO È importante che sussista una serie di controlli preven­tivi, concomitanti e successivi che permetta di effettuare solo ed esclusivamente quelle vendite economiche che avranno «buon fine». l'ufficio commerciale deve sviluppare le vendite, anche concedendo particolari condizioni ai più svariati clienti, per raggiungere i target previsti e quindi dimostrare la pr­pria efficienza. l'analisi economica di tali vendite e l'anaLisi finanziaria del cliente spettano all'ufficio amministrativo, che deve autorizzare le vendite, assumendosi quindi le re­sponsabilità economiche e finanziarie di questa decisione il magazzino deve procedere alla spedizione della sola merce ordinata e autorizzata, senza scavalcare l'ufficio com­merciale e/o quello amministrativo. I CONTROLLI SPECIFICI NELL’AREA VENDITE-CREDITI

7 VALUTAZIONE DEL CONTROLLO INTERNO È su questo conflitto di interessi che si fonda il controllo interno della società, perché ogni ufficio deve rispettare il proprio ruolo senza oltrepassare i limiti posti. I CONTROLLI SPECIFICI NELL’AREA VENDITE-CREDITI

8 VALUTAZIONE DEL CONTROLLO INTERNO 8 Attività del ciclo vendite-crediti 1)Acquisizione dell’ordine 2)Controllo e approvazione dell’ordine a) controllo limiti di fido b) controllo condizioni di vendita c) controllo disponibilità di magazzino 3)Consegna beni e prestazione servizi 4)Emissione della fattura di vendita 5)Rilevazioni contabili a) ricavo di vendita b) crediti verso clienti c) poste rettificative d) poste fiscali GOVERNANCE DELL’AREA VENDITE-CREDITI

9 VALUTAZIONE DEL CONTROLLO INTERNO ClienteMagazzino Amministrazione Acquisizione specifiche di fornitura Acquisizione e valutazione dell’offerta Unità organizzativa Offerta di vendita (prodotti, servizi, commesse, ecc.) Contabilizzazione dell’accertamento (budget di ricavi) Contratto di fornitura Perfezionamento registrazione del ricavo Consegna fornitura Rilevazione del credito verso cliente Benestare all’emissione della fattura Verifica del documento ed esecuzione del pagamento Accredito della liquidità e chiusura del credito vs il cliente Acquisizione pagamento e registrazione incasso Archiviazione contratto Emissione/trasmissione della fattura FLOW CHART DELL’AREA VENDITE-CREDITI

10 VALUTAZIONE DEL CONTROLLO INTERNO Gli ordini dei clienti devono essere opportunamente registrati, al fine di poter disporre di un’evidenza degli impegni di vendita assunti ancora da evadere Gli ordini ricevuti devono essere sottoposti a controllo da parte di persone indipendenti che approvino le condizioni ed accertino l’affidabilità del cliente Devono essere spedite merci solo a fronte di ordini approvati Tutte le merci spedite ed i servizi resi devono essere tempestivamente fatturati Deve essere possibile determinare l’ammontare delle merci spedite o dei servizi resi ancora da fatturare Obiettivi del sistema di controllo interno/1 REVISIONE DELL’AREA VENDITE-CREDITI

11 VALUTAZIONE DEL CONTROLLO INTERNO Le schede di magazzino devono essere tempestivamente aggiornate per le merci uscite Deve essere stabilito un controllo sui resi da clienti e sui reclami pervenuti, al fine di determinare le passività relative Tutti gli addebiti e/o accrediti a clienti devono essere controllati ed approvati per verificarne la validità prima dell’invio al cliente e della loro registrazione sui partitari Tutte le operazioni autorizzate devono essere registrate sul partitario clienti Obiettivi del sistema di controllo interno/2 REVISIONE DELL’AREA VENDITE-CREDITI

12 VALUTAZIONE DEL CONTROLLO INTERNO Devono essere stabiliti appropriati controlli sugli effetti (o ricevute bancarie) dei clienti Devono essere stabiliti appropriati controlli al fine di assicurarsi che tutti gli incassi da clienti siano versati in banca Le registrazioni in contabilità generale, derivanti dal ciclo ricavi, devono essere effettuate accuratamente Devono essere stabiliti opportuni controlli sui crediti scaduti e sugli insoluti da clienti Obiettivi del sistema di controllo interno/3 REVISIONE DELL’AREA VENDITE-CREDITI