Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico Udine, 24 maggio 2011 Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione su tecnologie biomedicali 1° DIALOGO TECNICO

Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico a.Proposta di impianto di gara/servizio manutentivo b.Pianificazione delle fasi di gara c.Principali elementi caratteristici della gara d.Argomenti da approfondire e.Scelte aziendali e dati quali/quantitativi da acquisire Temi dell’incontro

Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico Caratteristiche generali della gara Oggetto di gara:servizi manutentivi su apparecchiature biomedicali in regime di esternalizzazione Tipo di gara:procedura aperta Gara a lotto unico:sono trattati i servizi manutentivi sia di supporto tecnico che le soluzioni di Global service Durata prevista:7 anni (?) Valore di gara:> € + IVA all’anno N° apparecchiatureca Dialoghi tecnici:1.Presentazione di una bozza di impianto di gara per raccogliere eventuali spunti da parte delle ditte partecipanti  24/05/ il secondo con una bozza del capitolato tecnico per un’analisi congiunta con le ditte partecipanti  giugno 2011

Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico Caratteristiche generali della gara: dotazione tecnologica

Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico Caratteristiche generali della gara: fasi e tempi

Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico 1.Struttura per tipologie di servizio del capitolato di gara, suddivise per: a.Tipologie di servizio INCLUSE:  Interventi tecnici programmabili: Verifiche periodiche di sicurezza (rif. CEI EN 62353) Verifiche prestazionali e controlli di qualità Certificazioni SIT, convalida autoclavi e apparecchiature di lavaggio e disinfezione (EN 15883) Manutenzione preventiva  Interventi tecnici correttivi  Gestione 1°intervento apparecchiature in garanzia, service etc.  Manutenzione hardware/software sistemi medicali  Collaudi  Programmi di dismissione delle apparecchiature  Gestione informatizzata del servizio tecnico  Imballaggio e spedizione apparecchiature per attività manutentive (comprese quelle in garanzia, service, comodato etc.); Segue… Principali elementi caratteristici dell’impianto di gara

Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico 1.Struttura per tipologie di servizio del capitolato di gara, suddivise per: b.Tipologie di servizio FACOLTATIVE/OPZIONALI:  Reperibilità  Formazione e consulenze  Aggiornamento base dati inventariale  Fornitura e stampa di etichette inventariali (RFID o altro)  Fornitura sistema di tracciabilità delle apparecchiature (TAG attivi su rete Wi-Fi)  Attività di smontaggio, imballaggio, trasferimento, reinstallazione e collaudo di attrezzature mobili di bassa complessità tecnologica; Segue… Principali elementi caratteristici dell’impianto di gara

Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico  flessibilità di configurazione  rispondenza alle esigenze organizzative e gestionali di ciascuna Azienda, ad esempio:  Manutenzione Impianti trattamento acqua dialisi  Manutenzione e certificazione SIT di tecnologie di indagine ambientale (fonometri, campionatori aria …..)  Manutenzione dispositivi domiciliari (sollevapazienti, etc.)  Manutenzione dispositivi “meccanici” o “idraulici” non elettricamente alimentati;  Gestione e manutenzione della catena del freddo;  Censimento e aggiornamento inventario delle apparecchiature informatiche sulle quali sono installati sw medicali;  Manutenzione apparecchiature informatiche;  Manutenzione su ottiche rigide  Manutenzione su strumentario chirurgico Principali elementi caratteristici dell’impianto di gara

Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico Verifiche periodiche di sicurezza (CEI EN 62353): cadenza annuale obbligatoria (verifiche generali e particolari previste dalla norma); riguardano tutto il parco apparecchiature (incluse apparecchiature in garanzia, service, comodato etc.) Verifiche prestazionali e controlli di qualità: riguardano alcune classi di apparecchiature; protocolli eventualmente previsti dalla normativa e/o dalle Ditte costruttrici o proposti dalle ditte in gara; cadenza annuale obbligatoria (salvo diversa prescrizione normativa); sarà considerata premiante la gestione contestuale della verifica di sicurezza e del controllo qualità e verifica prestazionale, ovvero con un’unica data di scadenza; Segue… Aspetti principali dei servizi inclusi

Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico Certificazioni SIT, convalida autoclavi e sistemi di lavaggio e disinfezione: convalida autoclavi (EN EN 285), convalida di apparecchiature di lavaggio e disinfezione (lavaendoscopi, lavastrumenti EN 15883), taratura e certificazione SIT (fonometri etc.) collaudo metrico letti/poltrone bilancia; Manutenzione preventiva: protocolli e periodicità previsti dalle Ditte costruttrici; protocollo delle Ditte in gara purché conforme o migliorativo rispetto alle prescrizioni del costruttore; Segue… Aspetti principali dei servizi inclusi

Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico Interventi tecnici correttivi: fornitura parti di ricambio, inclusi materiali di consumo “a vita finita” (esclusi materiali monouso o mono-paziente; tempi ammessi riparazione apparecchiature al lordo dei tempi di approvvigionamento materiali o ricambi; manutenzione full-risk delle apparecchiature anche per danni accidentali (urto, caduta, schiacciamento, strappo etc.) esclusi i danni derivanti da dolo o colpa grave o in funzione dell’eventuale ripetersi di eventi analoghi sui medesimi dispositivi; Gestione 1° intervento: 1° intervento su apparecchiature in garanzia, service, comodato o in contratto di manutenzione con il costruttore (modalità definite dalle singole Aziende in fase di avviamento) al fine di appurare l’entità del guasto ed evitare onerose chiamate ai costruttori per falsi guasti o per interventi non rientranti nelle condizioni di garanzia (esempio sostituzione batterie, lampade, …); Segue… Aspetti principali dei servizi inclusi

Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico Manutenzione hardware/software sistemi medicali: manutenzione hardware e software apparecchiature informatiche che sono parte integrante di un sistema medicale (PC forniti a corredo o funzionalmente connessi ad un dispositivo medico); manutenzione software medicali installati su PC non forniti a corredo del dispositivo medicale ovvero in contratto di manutenzione hardware con altro fornitore; Gestione di un archivio dei Manuali di servizio: realizzazione e gestione di un archivio dei manuali d’uso e di service delle apparecchiature biomedicali; possibilità di consultazione del manuale d’uso in formato pdf mediante accesso al libro macchina delle apparecchiature; Segue… Aspetti principali dei servizi inclusi

Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico Collaudi: riguardano tutte le apparecchiature indipendentemente dal titolo di possesso, incluse apparecchiature in prova, visione, sperimentazione; dovranno essere effettuati in conformità alla procedura individuata; Gestione informatizzata del servizio tecnico: riguarda intero parco apparecchiature, indipendentemente dal titolo di possesso incluse apparecchiature in manutenzione con il costruttore; inventario tecnico apparecchiature; registrazione chiamate; registrazione attività manutentive (libri macchina); scadenziario attività programmate (incluse apparecchiature in garanzia, comodato, service o in contratto di manutenzione con il costruttore); Segue… Aspetti principali dei servizi inclusi

Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico Caratteristiche funzionali richieste da valutare per fattibilità tecnica e per sostenibilità economica: 1.Modulo gestione inventariale di proprietà del SSR e interfacciato con il sistema ASCOT 2.Modulo di gestione delle chiamate da reparto e accesso al libro macchina 3.DB di proprietà del SSR-FVG, perfettamente allineato per contenuto informativo al DB gestionale della ditta: a.nuovo DB oppure DB della ditta “aperto”, senza vincoli di proprietà b.Non corruttibilità del dato c.Uniformità e costanza di accesso al dato 4.Funzioni di estrazione dati per alimentare un Universo dati da gestire con un modulo di governo.

Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico Livello “inter-aziendale” di gestione del contratto: Possibilità di un raffronto extra-aziendale dei report di attività prodotti dalla ditta fornitrice; Verifica dei report economici non solo con riferimento ai costi “storici” aziendali, ma anche con situazioni organizzative/strutturali omogenee ed esterne; Previsione di una reportistica “consolidata” a cura della ditta fornitrice di servizi. Principali elementi caratteristici dell’impianto di gara

Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico Determinazione della base d’asta e aggiornamento canone: per definire il base d’asta di ciascuna Azienda, si ricorrerà all’analisi del costo “storico” il quale dovrà essere aggiornato in funzione del livello di servizio previsto e in relazione ai livelli di servizio delle altre Aziende; le Ditte dovranno indicare per ciascuna apparecchiatura il canone manutentivo previsto, la cui sommatoria dovrà essere pari al canone contrattuale offerto; è inteso che le medesime apparecchiature devono avere canoni identici per tutte le Aziende; le Ditte dovranno indicare per ciascuna classe di apparecchiature il valore percentuale del canone manutentivo riferito al valore di acquisto del bene; l’aggiornamento dei canoni legati all’ingresso o uscita di nuove apparecchiature sarà definito sulla base della percentuale del valore di acquisto (somma costo iniziale + valore accessori rilevati da ASCOT) offerta dalla Ditta Aggiudicataria, per la rispettiva classe di appartenenza. Principali elementi caratteristici dell’impianto di gara

Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico Premio Premio: applicazione di un premio di risultato basato sul raggiungimento di un livello prestazionale del servizio di manutenzione correttiva migliorativo rispetto alle condizioni di capitolato. L’applicazione del premio sarà vincolata al rispetto delle scadenze delle attività manutentive programmate;Penalità: in particolare saranno previste penalizzazioni atte a prevenire quanto segue: - corruzione inventario - inadempienze procedure di collaudo e inventariazione - mancato rispetto e/o mancata notifica scadenze attività programmate (anche per apparecchiature in manutenzione con il costruttore) - mancato rispetto tempi ammessi per la soluzione del guasto Principali elementi caratteristici dell’impianto di gara

Gara unificata per l’acquisizione di servizi manutentivi in regime di esternalizzazione Udine, 24 maggio ° Dialogo tecnico Gestione imprevisti: prevista una quota annuale del canone annuo (es. 4%) per la gestione di interventi o per fornitura di materiali o altre attività connesse alla gestione del servizio di manutenzione che non sono a carico della Ditta aggiudicataria (es. riparazioni di apparecchiature in garanzia); Elementi caratteristici dell’impianto di gara