La riorganizzazione dei servizi cimiteriali del comune della spezia Analisi della situazione e Linee progettuali Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

Gli obiettivi generali della riorganizzazione Migliorare il servizio ai cittadini Sportello unico Pagamento più facile Ufficio relazioni con il pubblico Nuova carta dei servizi Rendere più efficiente l’organizzazione del lavoro Attivazione agenda elettronica Completamento banca dati Miglioramento programmazione e controllo di gestione Potenziare i servizi Nuovo impianto di cremazione Nuovi servizi: sala commiato, punto ristoro, parcheggio ecc. Aumentare trasparenza e anti corruzione Trasparenza nei costi Accreditamento agenzie di onoranze funebri Inserimento di tutti gli operatori nell’agenda (fino ai marmisti) Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

La compagine del progetto Organizzazione attuale Nuova organizzazione Comune della Spezia Funzioni di sportello unico Supporto informatico, agenda digitale, progettazione nuovo sistema informatico Coordinamento e responsabilità supporto operativo e organizzativo, implementazione banca dati cartografia pagamenti Spezia Risorse Comune della Spezia Agenzie di onoranze funebri PAdigitale Affidamento servizi riscossione e informatici Spezia Risorse Partner tecnologico scelto con gara Partner tecnologico Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

Il quadro dei compiti GLI STRUMENTI DELL’INNOVAZIONE Con Spezia Risorse Implementazione banche dati con frazionali – tombe famiglia – perpetui Attività back office e front office e gestione rinnovi Gestione unificata con luci votive Organizzazione pagamenti con PAGOPA in aggiunta ai sistemi di pagamento tradizionali Con imprese onoranze Accreditamento imprese onoranze per accesso sistema informatico Le imprese diventano sportello unico per: prenotazione – pagamento (PAGOPA) – domanda concessione Con ufficio comunale Reingegnerizzazione procedimenti - work flow – e chiarezza nelle responsabilità Revisione PEG – controllo di gestione Organizzazione URP Valorizzazione professionalità interne e rafforzamento del know how. Con imprese servizi Informatizzazione completa dei servizi (anche marmisti) Assegnazione microchip a salme e resti gestiti all’interno dei cimiteri Controllo informatizzato sulle attività e le strutture cimiteriali (compresi i nove frazionali) GLI STRUMENTI DELL’INNOVAZIONE Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

La situazione attuale: Le scelte dei cittadini Il grafico mostra, in percentuale, le scelte che i nostri concittadini hanno fatto nel 2015 tra la cremazione e i diversi metodi di sepoltura dei propri congiunti deceduti. Il numero di cremazioni ci pone sicuramente tra le città più avanzate nel settore, mentre dalla ridotta percentuale di tumulazioni emerge la necessità di rivedere alcune politiche di servizi cimiteriali (politiche tariffarie e pianificazione). Di seguito i valori assoluti. Tumulazioni 288 Inumazioni 387 Tombe famiglia 69 Cremazioni 772 LE SCELTE DEI CITTADINI NEL 2015 Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

L’ANDAMENTO DELLE OPERAZIONI Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

Lo sportello unico: i cittadini di fronte all’agenzia potranno… … scegliere il loculo o l’ossario in cui tumulare il famigliare (la terra viene assegnata automaticamente secondo l’ordine di arrivo) e sottoscrivere gli atti necessari … prenotare il funerale individuando data e orario del servizio (tumulazione inumazione e cremazione) … effettuare tutti i pagamenti sia verso il comune che verso l’agenzia con garanzia di trasparenza Utilizzo sistema PAGOPA oltre ai sistemi tradizionali di pagamento che rimangono utilizzabili … prenotare eventuali servizi accessori (sala del commiato ecc.) Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

Implementazione delle banche dati con… … tombe di famiglia … concessioni perpetue OLTRE 60.000 INSERIMENTI … cimiteri frazionali … mappe interattive di tutti i cimiteri Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

Il sistema di pagamento pagopa Si tratta di un progetto strategico per la regolazione dei pagamenti elettronici verso la pubblica amministrazione Obiettivo di fondo del sistema proposto è quello di facilitare e diffondere gli strumenti di pagamento elettronici, in particolare quelli riferiti agli incassi della PA, rendendoli più semplici, veloci e trasparenti Ai cittadini e alle imprese di scegliere il prestatore dei servizi di pagamento Consente di scegliere gli strumenti di pagamento di scegliere il canale tecnologico preferito Alla P.A. di velocizzare la riscossione dei crediti uniformare i servizi agli utenti ridurre i costi Il cittadino dai servizi on line potrà accedere al nuovo servizio e, a seguito di autenticazione troverà la propria posizione debitoria riguardante i servizi attivi. Una volta scelta la pendenza da pagare il cittadino sceglierà come pagare e con quale PSP. Una volta selezionata la modalità di pagamento e aver confermato il pagamento, compare la maschera di scelta per la tipologia di carta di pagamento. Una volta avvenuto il pagamento il PSP rilascerà la RT (Ricevuta Telematica) documento di attestazione dell’avvenuto pagamento. Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

Nuova agenda informatizzata. Tutti i soggetti che intervengono nel servizio saranno inseriti nel flusso informatizzato LE AGENZIE DI ONORANZE, di fronte al cittadino, dovranno essere in grado di prenotare la sepoltura (loculo, tumulo, ossario / cinerario) e il servizio (cremazione, tumulazione, inumazione) ricevendo il conseguente pagamento con il sistema PAGOPA oltre ai tradizionali sistemi di pagamento che rimangono attivi. GLI UFFICI COMUNALI avranno il compito di monitorare costantemente l’agenda e autorizzare le operazioni inserite dopo averne controllato la regolarità e la completezza della documentazione allegata. LE SOCIETA’ AFFIDATARIE DELLA GESTIONE DELL’IMPIANTO DI CREMAZIONE E DEI SERVIZI vedranno le prenotazioni fin dal momento dell’inserimento e, una volta inserito il nulla osta del comune, potranno procedere all’organizzazione dei servizi. CHIUSURA OPERAZIONI. I gestori dei servizi (affidatari impianto di cremazione e servizi cimiteriali) e i privati che intervengono (marmisti) devono inserire nel sistema tutte le operazioni che svolgono fino a completamento dell’iter. Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

Una possibile schermata su cui agirà l’agenzia Cimitero Data e ora Operazione Anagrafe defunto Anagrafe famigliare agenzia Boschetti Fabiano Marola Cadimare Pieve Campiglia Isola Marinasco Tumulazione Inumazione Cremazione anno Anno nascita Anno nascita comune mese Luogo nascita Luogo nascita giorno Data morte indirizzo ditta ora Codice fiscale Presenza operazione Pagamento Autorizzazioni Nulla osta Chiusura SI NO SI NO SI NO anno mese Allega file Allega file giorno ora

Visione settimanale agenda Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

La gestione informatizzata delle procedure Al momento dell’arrivo ad ogni salma viene associato un codice a barre che la segue in ogni operazione successiva All’urna con le ceneri viene associato un codice corrispondente a quello iniziale

La realizzazione del nuovo impianto di cremazione con la finanza di progetto Investimento a carico del privato Miglioramento dei parametri di gestione ambientale (parametri europei) Numero cremazione sufficiente per servire l’area vasta Tariffe tendenzialmente più basse Servizi accessori: sala commiato, punto di ristoro, parcheggio Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

Realizzazione del nuovo impianto di cremazione con la finanza di progetto Area in cui sorgerebbe il nuovo impianto Area utilizzabile di fronte all’attuale impianto Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

MIGLIORIAMO L’AMBIENTE Interventi di miglioramento ambientale Previsioni nel project financing della cogenerazione per energia / caldo / freddo Il project premierà l’utilizzo di sistemi di risparmio energetico Produzione di energia da pannelli solari Miglioramento nella gestione dei rifiuti - anche con miglioramento qualità del lavoro MIGLIORIAMO L’AMBIENTE Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

Studio e revisione procedimenti : un esempio Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

messa in funzione del sistema informatizzato. Interventi in collaborazione con Spezia Risorse S.p.a. e partner tecnologico Utilizzo di microchip per monitorare l’accesso delle salme al cimitero e tutti i successivi passaggi (il chip viene posto sulla bara al momento dell’ingresso al cimitero dall’ufficio che accetta la salma e controlla i documenti). Rilievo periodico, fotografico o con filmato delle aree cimiteriali (Boschetti e frazionali) anche tramite utilizzo di droni. Messa in opera di sistemi di controllo remoto dei cimiteri frazionali e sistemi di comunicazione informatica (telecamere, totem interattivo ecc.). Messa in opera e utilizzo di sistemi di rilevazione (anche biometrici) della presenza del personale delle ditte incaricate della pulizia e del guardianaggio). Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

I CITTADINI HANNO UN SERVIZIO MIGLIORE Tariffe non variate Referente unico : tutti i servizi a uno sportello Facilitazioni nelle forme di pagamento (PAGOPA) Istituzione ufficio relazioni con il pubblico / accoglienza personalizzata Miglioramento della qualità del servizio e maggiori spazi I CITTADINI HANNO UN SERVIZIO MIGLIORE Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

L’ATTENZIONE AGLI ASPETTI SOCIALI Anziano solo Viene inserita nel sistema un richiamo alla volontà di essere cremato già espressa in altre forme Viene inserita nel sistema la volontà dell’anziano di essere tumulato in loculo a disposizione o in tomba di famiglia Il comune sostiene la formazione di una fondazione, finanziata dai cittadini, che si prenderà cura della manutenzione della sepoltura dopo la morte dell’anziano. Viene inserito nel sistema un richiamo alla volontà di disperdere le ceneri già espressa nei modi e nelle forme previste L’ATTENZIONE AGLI ASPETTI SOCIALI Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

IL COMUNE RISPARMIA E MIGLIORA L’EFFICIENZA Riorganizzazione ufficio con supporto Spezia Risorse S.p.a. Più puntualità nei rinnovi contrattuali e nei relativi incassi Economie di scala attraverso i servizi all’area vasta per la realizzazione dell’impianto di cremazione e per la gestione delle operazioni Più precisione nel sistema di programmazione, pianificazione e controllo di gestione. Più controllo dei servizi in appalto con possibili razionalizzazioni dei costi Controllo esteso a tutte le operazioni (marmisti) IL COMUNE RISPARMIA E MIGLIORA L’EFFICIENZA Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

APPLICHIAMO L’INNOVAZIONE TECNOLOGICA Completamento banca dati unica (frazionali, tombe famiglia, perpetui) Completa informatizzazione dei procedimenti (compreso i pagamenti) e dematerializzazione Messa in funzione di punti informatizzati per informazioni - stampe - segnalazioni Drone per mappatura e monitoraggio cimiteri e per rilevazione degli interventi edilizi Microchip per garantire la tracciatura del defunto APPLICHIAMO L’INNOVAZIONE TECNOLOGICA Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

Riorganizzazione accoglienza Con il progetto viene riorganizzato l’accesso operativo lato via del camposanto mentre quello monumentale rimane solo pedonale Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017

GRAZIE Conferenza di presentazione 12 gennaio 2017