L’ ORDINATIVO INFORMATICO

Il quadro normativo Obiettivi Atti preliminari I rapporti con il Tesoriere L’ operatività

La terminologia Il mandato informatico è una disposizione di pagamento emessa in forma elettronica autenticata dalla firma digitale e dotata di validità legale. La firma digitale sostituisce la tradizionale firma apposta sulla carta. La sua funzione è quella di attestare la validità e la paternità del documento.

Tutto il personale che opera sugli ordinativi è dotato di smart card che è un dispositivo dotato di un processore che contiene una chiave pubblica e una chiave privata ai fini della sicurezza della firma la chiave pubblica è la componente della coppia di chiavi riconosciuta all’esterno con la quale il Tesoriere verifica la firma digitale del titolare. la chiave privata è la componente della coppia di chiavi conservata solo all’interno del dispositivo del soggetto titolare, mediante la quale si appone la firma digitale sul documento informatico.

Il titolare della smart card viene riconosciuto dal sistema mediante il certificato digitale che contiene l'identificativo del soggetto, la sua chiave pubblica e la validità temporale del certificato stesso. Il legame tra la persona fisica e la firma è garantito dall’ Autorità di Certificazione autorizzata.

Principali norme di riferimento Dpr 20-apr-94, n.367 “Regolamento recante semplificazione e accelerazione delle procedure di spesa e contabili” Art. 2 consente di sostituire atti e documenti cartacei relativi a procedure di spesa con evidenze informatiche

DPR 445/2000 T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Dlgs 10/2002 attuazione direttiva CEE per le firme elettroniche, in attuazione DLgs 10 è stato pubblicato G.U. 27/4/04 DPCM 30/10/03 Regole tecniche per l’utilizzo della firma digitale Protocollo Abi Banca Italia 23/12/2003 per l’emissione del mandato informatico: Standard comportamentali per l’interoperabilità dei soggetti coinvolti

Art.1 comma 80 Legge Finanziaria 2005 modifica l’articolo 213 del Tuel, prevedendo la possibilità di usare gli ordinativi di pagamento e di riscossione informatici in sostituzione di quelli cartacei; prevede inoltre che la convenzione di tesoreria possa prevedere la possibilità che, oltre ai pagamenti allo sportello, vengano utilizzate anche le modalità offerte dai servizi elettronici di incasso e di pagamento interbancari

Condizioni favorevoli: decisione condivisa dei due soggetti interessati Comune e Tesoriere infrastruttura tecnologica adeguata Team di progetto formato da persone fortemente orientate al cambiamento (informatici, servizio finanziario, addetti al servizio di Tesoreria ) semplicità di struttura del Documento informatico e della procedura di gestione

Le criticità Abitudini consolidate degli utenti e resistenze al cambiamento organizzativo eliminazione totale del supporto cartaceo e sensazione di insicurezza nei controlli Impatto organizzativo trasversale all’intero servizio Archiviazione documenti allegati agli ordinativi Conciliazione della esigenza di trasmettere al Tesoriere allegati cartacei al documento informatico

OBIETTIVI Migliorare l’efficienza della gestione eliminando la gestione di documenti cartacei e le procedure connesse alla loro trasmissione tra Comune e Tesoriere Accelerare i pagamenti e le riscossioni Maggiore efficacia del controllo a monte sui processi di spesa e riduzione degli errori nella formazione del mandato Semplificazione dei controlli sui ritorni del Tesoriere e implementazione automatica della situazione degli ordinativi, giornale di cassa costantemente in linea Conservazione documentale e consultazione storica interattiva dell’iter di ciascun mandato

ATTI PRELIMINARI Obiettivo di Peg e attivazione gruppo di progetto per lo studio di fattibilità Ricerca di mercato della soluzione tecnologica da adottare Modifica regolamento di contabilità per introdurre le disposizioni per l’emissione di ordinativi informatici Affidamento a società esterna delle procedure connesse alla gestione del mandato informatico e al servizio di archiviazione dei documenti tramite espletamento di gara pubblica Capitolato di gara per l’affidamento del servizio di tesoreria con precise specifiche tecniche per la gestione degli ordinativi informatici

Atti preliminari Clausole specifiche da inserire nel contratto di tesoreria registrazione del personale per il rilascio delle smart cards per la firma digitale tramite Società autorizzata a svolgere la funzione di Ufficio di certificazione Definizione di tutti gli aspetti organizzativi, procedurali,informatici tra Comune e Tesoriere e sottoscrizione del protocollo d’interscambio per l’esecuzione degli ordinativi informatici

Procedure Acquisizione sistema di interscambio dati da e per la procedura contabile gestionale del Comune Creazione del sistema che consenta l’ interscambio con la procedura contabile del Tesoriere Sistema di sicurezza per l’attivazione e l’utilizzo della firma digitale per la sottoscrizione dei documenti informatici Modifiche alla procedura contabile dell’Ente per una migliore funzionalità dei sistemi

Funzionalità della procedura acquisizione dei mandati di pagamento dal gestionale dell’Ente e conversione in un formato standardizzato visualizzazione dei mandati con dettaglio di tutte le informazioni immesse nel gestionale

selezione dei mandati da esaminare per il visto e per la firma con opzioni diverse (per operatore,per addetto al controllo, per beneficiari,per data, per capitolo, ecc.) Possibilità di sospendere, bloccare, annullare i mandati in ciascuna fase del controllo e restituzione al sistema contabile Inclusione di più mandati in un pacchetto per la firma digitale,firma dell’intero pacchetto di mandati e inoltro al tesoriere

Iter del mandato      

La comunicazione col Tesoriere Poiché il mandato informatico non è solo l’invio di un flusso con l’utilizzo della firma digitale, ma è un insieme di regole che impegnano i due soggetti interessati a operare in forme predeterminate in tutti i rapporti di interscambio stabiliti dalle norme sulla gestione di tesoreria occorre definire caratteristiche tecniche degli scambi, tempi e modalità del rispettivo operare Parlare della logica ASP e dei vantaggi per l’utente/cliente: limitati investimenti iniziali (una tantum di set-up) e costi di gestione; nessuna necessità di acquisire tecnologia e know how (personale qualificato); riduzione dei tempi di attivazione/implementazione; costi di esercizio fissi o indicizzati ad un parametro di utilizzo (n. mandati). Marcare l’attenzione sulla sicurezza. Dare rilievo all’affidabilità.

Il protocollo di interscambio tra Comune e Tesoriere regola i rapporti e stabilisce: la natura dei messaggi che vengono scambiati e come devono essere strutturati a quale trattamento devono essere sottoposti come viene garantita la sicurezza come viene monitorato il flusso e come intervenire a fronte di problemi i tempi di invio e i tempi e le modalità di risposta

la modalità di firma dei mandati per pacchetto e non singolarmente i messaggi obbligatori ed opzionali (note di evidenza,bollo,commissioni ) La struttura delle disposizioni di pagamento, il blocco, l’annullo,la rettifica e la sostituzione la gestione delle anomalie

La struttura dei messaggi di ritorno di avvenuta ricezione, di non corretta ricezione che si sostanziano: nella ricevuta di servizio sul flusso trasmesso nella ricevuta applicativa di esecuzione o meno del singolo pagamento le specifiche di sicurezza (autenticità, integrità e confidenzialità) i controlli formali e di merito

L’0PERATIVITA’ IN CORSO DI ESERCIZIO Chiusura straordinaria di cassa con commutazione in assegni di tutti i mandati non pagati Verifica straordinaria di cassa del collegio dei revisori Riorganizzazione delle procedure interne e delle funzioni degli operatori Definizione di manuale operativo per la gestione delle criticità: modalità inserimento fornitori nell’anagrafica, procedure di annullo, blocco ecc.,casistiche particolari di gestione campo note ecc. Modalità di esercizio del controllo da parte dei vistatori e dei firmatari

PROBLEMATICHE AFFRONTATE REVISIONE ANAGRAFICA FORNITORI E DEBITORI GESTIONE BOLLO GESTIONE COMMISSIONI BANCARIE MODALITA’ DI PAGAMENTO CON GIROFONDI EMISSIONE MANDATI PLURIMI MANDATI A COPERTURA

PROBLEMATICHE AFFRONTATE GESTIONE CAUSALE GESTIONE CAMPO NOTE CESSIONE DI CREDITO E DELEGA AL PAGAMENTO (QUIETANZANTE DIVERSO DAL BENEFICIARIO)

LA REVERSALE INFORMATICA TEMPI DI ATTIVAZIONE: operativa dal gennaio 2005 Gruppo di lavoro per le problematiche specifiche delle reversali Impostazione analoga al mandato

CARATTERISTICHE DELLA REVERSALE INFORMATICA REVERSALE A COPERTURA: identificata con specifico codice REVERSALE ASSOCIATA A MANDATO : identificata con altro codice trasmessa al tesoriere anticipatamente o almeno contestualmente ai mandati ai quali è associata Il controllo è posto sul mandato che non ne permette la firma se la reversale ad esso associata non è già stata firmata e trasmessa