Le verifiche di ammissibilità della spesa al tempo dei costi standard (28 Febbraio 2017)

Servizi cofinanziati e UCS dei percorsi formativi e per l’impiego orientamento tirocinio accompagnamento stage aula sostegno disabilità

Regolamento generale art. 125 comma 4 lett.a Per quanto concerne la gestione finanziaria e il controllo del programma operativo, l'autorità di gestione: verifica che i prodotti e servizi cofinanziati siano stati forniti, che i beneficiari abbiano pagato le spese dichiarate e che queste ultime siano conformi al diritto applicabile, al programma operativo e alle condizioni per il sostegno dell'operazione; ……..

L’ammissibilità della spesa al tempo dei costi standard l’ammissibilità di una UCS è condizionata alla verifica dell’effettiva (cioè reale) e conforme realizzazione del servizio associato, nel rispetto delle condizioni del sostegno definite nella metodologia di calcolo, ma anche nelle regolamentazioni attuative generali e nei singoli avvisi pubblici

Le condizioni per il sostegno le condizioni che riguardano le risorse impiegate ed il processo seguito per realizzare il servizio (es. l’orientamento deve essere personalizzato, l’aula richiede un numero minimo di iscritti…) le condizioni che riguardano gli output conseguiti (es. un orientamento di base deve condurre ad un patto di servizio) entrambe possono essere definite in termini di facile riscontro (es. durate minime/massime), ma possono essere anche di più difficile valutazione (es. fasce di appartenenza..)

Differenze tra UCS «a processo» e «a risultato» la conformità di una UCS a risultato di norma si esaurisce in condizionalità di output (basti pensare all’UCS di promozione dei tirocini o di accompagnamento al lavoro) l’ammissibilità di UCS a processo invece prevede normalmente anche condizioni di risultato (es. l’UCS oraria di formalizzazione degli esiti dei tirocini la condizioniamo sia alla ammissibilità di ogni singola ora di servizio che al rilascio di un attestato in esito) ma le eccezioni non mancano

Particolari condizionalità di processo a nostro avviso è fondamentale chiarire precisamente quali sono i fattori da tenere sotto controllo (e distinguerli da quelli irrilevanti) al fine di regolamentare condizionalità in grado di mantenere elevata la qualità (standard) del servizio e per ridurre rischi di irregolarità professionalità chiave nei processi attuativi (impegni richiesti molto qualificati di presidio dei processi formativi che richiedono elevate competenze oggetto di verifica) limiti di ricorso alla fornitura di servizi caratteristici in regime di delega e partenariato (limiti percentuali ed autorizzazione preventiva volte ad assicurare l’invarianza delle risorse impiegate rispetto alla realizzazione completa del beneficiario)

Regolamento generale art. 125 comma 5 e 6 Le verifiche (di gestione) comprendono le seguenti procedure: verifiche amministrative rispetto a ciascuna domanda di rimborso presentata dai beneficiari; b) verifiche sul posto delle operazioni. Le verifiche sul posto di singole operazioni possono essere svolte a campione.

Progettare le verifiche delle UCS documenti digitalizzati e riscontri informativi ed informatici documenti originali e riscontri oggettivi sugli output o sui processi realizzativi verifiche amministrative (domanda di rimborso) verifiche in loco

Verifiche amministrative delle domande di rimborso essenzialmente svolte su domande di pagamento presentate attraverso sistemi informativi web presentano una sempre maggiore componente di controllo informativo-informatico, ma resta sempre preponderante il ruolo dell’operatore per l’esame delle scansioni digitali dei registri e per quelle legate all’informazione e pubblicità progressivamente semplificato il riscontro delle UCS a processo grazie all’informatizzazione dei registri

EGESIF 14-0012 par. 2.10 Opzioni semplificate in materia di costi Le verifiche di gestione dovranno accertare, per i costi unitari e le somme forfettarie, che le condizioni per il rimborso fissate nell’accordo tra il beneficiario e l’AdG siano state soddisfatte e che il metodo concordato sia stato applicato correttamente. In particolare, per le operazioni "immateriali", l’attenzione si sposterà verso gli aspetti tecnici e fisici delle operazioni, in modo particolare sulle verifiche in loco durante il periodo di attuazione.

EGESIF 14-0012 par.1.6. Verifiche in loco sulle operazioni Generalmente occorrerà notificare le verifiche in loco affinché il beneficiario possa mettere a disposizione, al momento della verifica, il personale interessato……. Tuttavia in alcuni casi, laddove sia difficile determinare la realtà dell’operazione dopo che il progetto è stato completato, potrebbe essere opportuno condurre verifiche in loco durante la sua realizzazione e senza preavviso al beneficiario….

Verifiche in loco consapevoli della necessità di trovare riscontri reali delle attività finanziate… che i processi tipici della formazione e dei servizi al lavoro difficilmente lasciano testimonianze materiali di cui accertare l’esistenza… ma anche di quanto risulti spesso inadeguato e a volte proprio irrealizzabile l’approccio ispettivo… abbiamo provato a realizzare forme di verifica in loco innovative e complementari a quelle ispettive.. ed è soprattutto su questo tema che ci sembra fondamentale lavorare insieme con le altre AdG FSE

Alternative attuali e futuribili verifiche in loco non ispettive in forma di intervista alle figure chiave dei processi interviste telefoniche agli utenti e/o alle figure chiave dei processi ma in prospettiva anche in videoconferenza (a quali condizioni una intervista o una video-conferenza tipo skype-conference può essere considerata una valida verifica in loco ?)

Mantenere la promessa della semplificazione il passaggio al finanziamento ad UCS ha senza dubbio comportato una rivoluzione affrontata con coraggio, ma ha forse sottovalutato le conseguenze sui controlli, immaginando che si trattasse solo di sottrarre una parte del lavoro del passato. Una volta consolidato il set di strumenti di finanziamento UCS, cioè da oggi, il nostro obiettivo per il futuro è quello di quello di razionalizzare le disposizioni attuative associate alle UCS per arrivare a verificare lo stretto indispensabile per ridurre rischi di irregolarità e mantenere alti gli standard dei servizi offerti all’utenza

Prospettive e proposte l’Italia delle Regioni e del Ministero del Lavoro è stata probabilmente lo Stato Membro che ha più convintamente lavorato come apripista per il lancio della strategia UE di l’introduzione delle semplificazioni nell’attuazione dei fondi strutturali ed in particolare sulle Unità di Costi Standard nelle politiche della formazione e del lavoro… Ci piacerebbe lavorare insieme a tutte le AdG regionali e nazionali ad un modello comune di semplificazione anche nelle fasi di controllo focalizzato sull’obiettivo di mantenere elevata la qualità dei servizi offerti agli utenti e che permetta di riprodurre un clima positivo per continuare ad innovare...

Grazie per l’attenzione !