La gestione dei Cespiti SAP Business One version 9.0 Dicembre 2012 Benvenuti al corso sulla gestione dei Cespiti Questo corso è l'ultimo dopo due corsi, il corso d'introduzione e il corso sulla parametrazione iniziale.

Obiettivi Alla fine del corso sarete in grado di: Seguire il workflow dei cespiti nel sistema. Generare i documenti che riflettono i valori dei cespiti. Controllare i valori dei cespiti usando i reports e la nuova struttura dei Dati anagrafici cespite. Nota! Le decisioni legate a requisiti legali e al tipo di azienda vanno prese di concerto con il contabile del cliente. Alla fine del corso sarete in grado di: Seguire il workflow dei cespiti nel sistema. Generare i documenti che riflettono i valori dei cespiti. Controllare i valori dei cespiti usando i reports e la nuova struttura dei Dati anagrafici cespite. Nota! Le decisioni legate a requisiti legali e al tipo di azienda vanno prese di concerto con il contabile del cliente.

Agenda Attivazione Ammortamento Rettifiche Eliminazione Report Attivare i Dati anagrafici cespite usando una Fattura di acquisto o un documento di Capitalizzazione. Ammortamento Usare l’ammortamento per registrare il costo di un cespite durante tutta la vita utile. Rettifiche Utilizzare documenti cespiti aggiuntivi: Trasferimenti, Ammortamenti Manuali, Rivalutazione cespiti. Eliminazione Alienazione di un cespite: con una Fattura di vendita o con un documento Eliminazione se il cliente non è coinvolto. Report Controllare i valori dei cespiti usando reports e la nuova struttura di Dati anagrafici cespite. Questa l’agenda del corso di Gestione cespiti: Durante questo corso saranno discusse le seguenti fasi del processo di gestione cespiti: Attivare i Dati anagrafici cespite usando una Fattura di acquisto o un documento di Capitalizzazione. Usare l’ammortamento per registrare il costo di un cespite durante tutta la vita utile. Per le rettifiche - Utilizzare documenti cespiti aggiuntivi: Trasferimenti, Ammortamenti Manuali, Rivalutazione cespiti. Eliminazione di un cespite: con una Fattura di vendita o con un documento Eliminazione se il cliente non è coinvolto. Controllare i valori dei cespiti usando reports e la nuova struttura di Dati anagrafici cespite. Note! Le decisioni di tipo legale e legate al tipo di azienza devono essere valutate con il contabile del cliente.

Esempio di Business OEC Computers utilizza una piccola flotta di camion per le consegne. Dopo l’acquisto del camion, esso viene definito come cespite in SAP Business One. Per presentare i valori del camion nei reports di contabilità dell’azienda, occorre documentare le transazioni che toccano i valori del cespite durante la sua vita utile. Come consulente d’implementazione, mostra al cliente i Documenti dei cespiti e la relativa gestione in SAP Business One. OEC Computers OEC Computers utilizza una piccola flotta di camion per le consegne. Dopo l’acquisto del camion, esso viene definito come cespite in SAP Business One. Per presentare i valori del camion nei reports di contabilità dell’azienda, occorre documentare le transazioni che toccano i valori del cespite durante la sua vita utile. Come consulente d’implementazione, mostra al cliente i Documenti dei cespiti e la relativa gestione in SAP Business One.

Il ciclo di vita di una anagrafica cespite in SAP Business One Definire una ana- grafica cespite Con un documento di Fattura acq./ Capitalizzazione Registrazione Ammortamenti/Ammortamenti manuali Trasferimento cespiti/ Passaggio d’esercizio/ Rivalutazione/ Incrementi di valore Con documento Fattura di vendita/ Eliminazione Tipologia articolo: Immobilizzazioni Data Capitalizzazione: fissa la data di inizio ammortamento La registrazione ammortamenti contabilizza tutti gli ammortamenti pianificati Se uso fattura di vendita, deve essere attivo il flag Articolo vendite sul cespite Definizione Attivazione Ammortamento Rettifiche Eliminazioni Guardiamo ancora una volta, il ciclo di vita di un’anagrafica cespite. Nel corso delle parametrazioni iniziali abbiamo parlato della fase in cui si configura una serie di definizioni e si collega il set di definizioni a ciascuna anagrafica cespite. Nel nostro esempio noi definiamo il nuovo camion che OEC Computers acquista all’inizio dell’anno fiscale. Rivediamo brevemente i passi. I Dati anagrafici cespite – l’anagrafica è attivata quando l’utente acquista il bene utilizzando una Fattura di acquisto. La Fattura di acquisto genera automaticamente il documento di Capitalizzazione. La Data di capitalizzazione definisce la data d’inizio ammortamento Quando l’utente avvia l’esecuzione degli ammortamenti, il sistema fornisce tutti gli ammortamenti pianificati fino alla data specificata. Documenti cespiti aggiuntivi supportano il bisogno di rettifiche, se necessarie: Trasferimenti, Ammortamenti Manuali, e Rivalutazione cespiti. Per decidere quali documenti usare per le rettifiche, occorre fare verifiche con il contabile del cliente circa i bisogni legali e di settore. Ed infine l’utente può alienare un cespite usando una Fattura di vendita. La Fattura di vendita genera automaticamente il documento di Eliminazione. Tutte le transazioni sono registrate nella Sezionale Cespiti e possono essere seguite attraverso diversi reports dedicati. Sezionale Cespiti

Agenda Attivazione Ammortamento Rettifiche Eliminazione Report Attivare i Dati anagrafici cespite usando una Fattura di acquisto o un documento di Capitalizzazione. Ammortamento Usare l’ammortamento per registrare il costo di un cespite durante tutta la vita utile. Rettifiche Utilizzare documenti cespiti aggiuntivi: Trasferimenti, Ammortamenti Manuali, Rivalutazione cespiti. Eliminazione Alienazione di un cespite: con una Fattura di vendita o con un documento Eliminazione se il cliente non è coinvolto. Report Controllare i valori dei cespiti usando reports e la nuova struttura di Dati anagrafici cespite. Iniziamo con lo step Attivazione.

Attivazione Cespite - Documenti Fattura di Acquisto Capitalizzazione Cominciamo con la parte Attivazione. La Capitalizzazione è il processo di registrazione del costo di acquisto e produzione di un cespite (APC). Nell’esempio, il valore di acquisto del camion è 6000. L’utente può acquistare un cespite usando una Fattura di acquisto. La Fattura di acquisto genera automaticamente il documento di Capitalizzazione per ciascuna Fattura che include un’anagrafica cespite. L’utente può scegliere se generare il documento di Capitalizzazione direttamente, o generarlo automaticamente dalla Fattura. E’ possibile trovare il documento di Capitalizzazione a Contabilità Immobilizzazioni  Capitalizzazione. In entrambi i casi l’anagrafica Dati anagrafici cespite è attivata. Nota! Assicurarsi di creare l’anagrafica cespite in Contabilità Immobilizzazioni  Dati anagrafici cespite prima di introdurre la Fattura di acquisto. Nota! E’ possibile introdurre una Nota di Credito per stornare l’acquisto di un cespite. La Nota di Credito genera automaticamente il documento di Nota di Credito di Capitalizzazione. E’ anche possibile registrare solamente la Nota di Credito di Capitalizzazione. Costo Acquisto e Produzione = 6000

Data riferimento cespite Fattura di Acquisto Capitalizzazione Quando si introduce una Fattura di acquisto, la Data riferimento cespite (sotto il tab Contabilità) viene copiata di default dalla Data di registrazione della fattura. Questa data può essere cambiata prima di aggiungere la Fattura per aggiornare la Data riferimento cespite nel documento di Capitalizzazione. La Data riferimento cespite può essere diversa dalla data di registrazione e dalla data documento, ma deve essere nello stesso periodo (esercizio) della data di registrazione. Nell’esempio, la Data riferimento cespite è stata impostata al 1 gennaio 2012. La Data riferimento cespite aggiorna la Data di Capitalizzazione nell’anagrafica cespite.

Cespiti: Set di Parametri Classe Cespiti Dati anagrafici cespite Camion Tipo Ammortamento Determinazione Conti Area di valutazione Codice: Automezzi Pesanti Ricordiamo di nuovo il set di parametri per i cespiti. Nell’esempio, abbiamo il nuovo Camion che OEC Computers ha comprato. Noi definiamo un set di parametri rilevanti per questo tipo di cespite, Automezzi pesanti. Quindi, definiamo questo camion come record Dati anagrafici cespite sotto Contabilità  Immobilizzazioni  Dati anagrafici cespite e colleghiamo l’insieme di parametri Automezzi pesanti a questo record anagrafico. Il principale parametro nei Dati anagrafici cespiti è la Classe cespiti che racchiude l’associazione con gli altri parametri: Area di valutazione, Determinazione conti e Tipo ammortamento. Per maggiori dettagli circa il set di parametri per i cespiti, referirsi al corso parametrazione iniziale. Area di valutazione Principale: CIV Metodo: Lineare costante Codice: Automezzi pesanti

Attivazione – Determinazione conti Costo d’acquisto e produzione = 6000 Classe Cespiti Codice: Automezzi Pesantii Conto Patrimoniale cespiti 6000 Determinazione conti Codice: Automezzi Pesanti La definizione della Determinazione conti permette al sistema di selezionare automaticamente i conti rilevanti per la contabilizzazione dei cespiti. Nell’esempio definiamo una determinazione conti Automezzi pesanti. Quindi noi colleghiamo questa definizione alla classe cespiti Automezzi pesanti. La classe cespiti verrà selezionata per i cespiti che sono veicoli pesanti come il Camion di proprietà della società. Quindi, tutte le transazioni riguardanti il camion saranno registrate automaticamente nel set di conti legati alla determinazione Automezzi pesanti. Così, nell’esempio, il documento di Capitalizzazione addebiterà il Conto patrimoniale cespiti definito nella determinazione conti Automezzi pesanti con il costo d’acquisto di 6000. Vediamo meglio le prime note create.

Attivazione cespite – Prima nota Fattura d’acquisto Capitalizzazione Dare Avere Fornitore 6000 Transitorio Acquisti Dare Avere Transitorio Acquisti 6000 Conto Patrimoniale Cespiti Il grafico mostra la registrazione contabile creata automaticamente durante il processo di attivazione utilizzando gli appositi conti. Se non viene coinvolto un fornitore, l’utente può generare direttamente un documento di Capitalizzazione . In questo caso, verrà creata solo la registrazione di capitalizzazione e quindi il conto trasitorio sarà obbligatoriamente un conto patrimoniale.

Demo: Attivazione di un’anagrafica cespite

Agenda Attivazione Ammortamento Rettifiche Eliminazione Report Attivare i Dati anagrafici cespite usando una Fattura di acquisto o un documento di Capitalizzazione. Ammortamento Usare l’ammortamento per registrare il costo di un cespite durante tutta la vita utile. Rettifiche Utilizzare documenti cespiti aggiuntivi: Trasferimenti, Ammortamenti Manuali, Rivalutazione cespiti. Eliminazione Alienazione di un cespite: con una Fattura di vendita o con un documento Eliminazione se il cliente non è coinvolto. Report Controllare i valori dei cespiti usando reports e la nuova struttura di Dati anagrafici cespite. Viene discussa l’opzione ammortamenti.

Classe Cespite Tipo ammortamento Ammortamento Tipo Ammortamento Valore Ammortamento per anno: L’ammortamento è usato per ammortizzare il costo di un cespite durante la sua vita utile. Rappresenta la riduzione del valore contabile di un bene sia ai fini fiscali che contabili. SAP Business One permette di parametrare un tipo di ammortamento usando molti metodi ammortamento predefiniti. Il metodo di ammortamento definisce il calcolo del valore di ammortamento. Nell’esempio noi scegliamo il metodo Lineare costante che è uno dei metodi più comuni e inseriamo questo nella classe cespiti Automezzi pesanti. Nel campo Metodo di valorizzazione, sotto la tab Calcolo, scegliamo la prima opzione Valore Acquisizione /Vita Utile Totale. Così, se guardiamo il nostro camoin, il suo valore di acquisizione era 6000 e la vita utile definita per la classe cespiti è di 3 anni, pari a 36 mesi. Il valore di ammortamento calcolato per un anno sarà 2000 secondo il seguente calcolo: La quota mensile è 6000/ 36 mesi di vita utile = 166.67 E l’ammortamento annuo calcolato è: 12 Mesi * 166.67 = 2000. 6000 / 36 mesi di vita utile = 166.67 per mese. 12 Mesi * 166.67 = 2000 ammortamento annuo. Metodo: Lineare costante

Ammortamento cespite – Valore netto contabile Metodo ammortamento: Lineare costante Vita utile : 3 anni 6000 4000 2000 Nel nostro esempio quando definiamo il nuovo camion che OEC Computers acquista, definiamo la Vita utile del cespite – periodo nel quale si pensa di usare il cespite per lo scopo per cui è stato acquistato. La vita utile può, o non può, corrispondere con la vita fisica o economica del bene. Prima della fine della vita utile, il cespite dovrebbe essere completamente ammortizzato. Definiamo la vita utile del camion in 3 anni. Per ciascun periodo (esercizio) la società calcola l’ammortamento del cespite. L’ammortamento sarà compreso fra i costi della società. Come presentato nella precedente slide, il camion è pianificato che riduca il suo valore di 2000 ciascun anno. Durante la vita utile del cespite il sistema calcola anche il Valore contabile netto - il valore contabile di un bene che viene calcolato utilizzando il costo storico del bene al netto degli ammortamenti accumulati. Così nel nostro caso, dopo il primo anno il valore del camion sarà di 4000, dopo il secondo anno 2000 e quindi fino al valore 0 alla fine della vita utile. Il calcolo del Valore netto contabile appare nei Dati anagrafici cespite. Data riferimento cespite: 1 gennaio 2012 31 Dicembre 2012 31 Dicembre 2013 31 Dicembre 2014

Esecuzione ammortamenti – Area di ammortamento Classe cespiti Area di ammortamento Ricordiamo, che i conti e gli importi nel processo degli ammortamenti provengono dai parametri dei Dati anagrafici cespite. Nell’esempio del camion la classe cespite è collegata all’area CIV come area di valutazione principale e di registrazione in contabilità. Se il tipo di operazione per l’area di ammortamento è Registrazione in Co.Ge, oltre che registrare l’ammortamento di ogni cespite, essa è anche registrazione contabile. Nel campo Registrazione di ammortamento, possiamo scegliere tra : Registrazione diretta. Il sistema contabilizzerà l’ammortamento direttamente sul conto patrimoniale specificato per il cespite. Registrazione indiretta, il sistema usa conto degli ammortamenti accumulati (fondo) per registrare l’ammortamento. In questa opzione, il conto patrimoniale del cespite è toccato solo quando il cespite è acquistato o eliminato.

Fixed Asset Transaction Transazioni cespiti Parliamo un pò di più del collegamento fra l’area di valutazione e le transazioni che il cespite registra. L’Anagrafica cespite non può essere definita come Articolo a magazzino. Quindi, non registra transazioni di magazzino. Il sistema registra le transazioni dei cespiti. A seconda della classe cespiti collegata al cespite, possono essere definite una o più aree di valutazione per l’anagrafica del cespite. Nell’esempio, due aree di valutazione sono definite per l’anagrafica del camion. La società OEC Computers ha definito nel suo sistema L’area CIV (in generale equivale in inglese alla GAAP , Local Generally Accepted Accounting Principles), è quella principale definita come quella che Registra in Co.Ge. – ossia, essa registra le transazioni contabili nella sezionale cespiti oltre alle transazioni cespiti. L’area IFRS (che stà per International Financial Reporting Standards) è un’area supplementare e quindi non registra transazioni nella contabilità generale. Anche se l'area supplementare non registra le operazioni in contabilità generale essa interessa comunque i valori nelle anagrafiche cespiti e diversi reports. Nell’esempio è possibile vedere che gli importi degli ammortamenti sono aggiornati su entrambe le aree la CIV e la IFRS. L’area CIV registra inoltre una prima nota sui conti assegnati all’anagrafica cespite. L’area IFRS registra l’operazione dell’ammortamento senza alcun effetto sui conti. Queste informazioni sono memorizzate nei dati anagrafici cespiti consentendo all'utente di analizzare entrambe le dimensioni. Fixed Asset Transaction Fixed Asset Sub Ledger

Esecuzione ammortamenti Contabilità  Immobilizzazioni  Esecuzione ammortamento Avvia l’opzione Esecuzione ammortamento per aggiornare i valori con l’ammortamento effettivo. Scegliere Contabilità  Immobilizzazioni  Esecuzione ammortamento. Si dovrà eseguire l’Esecuzione ammortamento per ciascuna Area di valutazione. Nel presente esempio noi facciamo l’esecuzione ammortamento per l’area principale, che è l’area CIV. Ogni volta che si dà luogo all’Esecuzione ammortamento è possibile vedere le precedenti esecuzioni. Per farne una nuova scegliere il tasto Anteprima.

Esecuzione ammortamento – Anteprima Nella vista dell’Esecuzione ammortamento – Anteprima , le registrazioni contabili sono raggruppate per classe cespiti. Solo quando si esegue l’Esecuzione ammortamento il sistema effettua tutti gli ammortamenti pianificati fino alla data specificata. Per avviare la contabilizzazione degli ammortamenti pianificati è normalmente sufficiente lanciare un’Esecuzione ammortamento per più periodi contabili. Tuttavia, è possibile fare più esecuzioni ammortamento per lo stesso periodo contabile. Nell’esecuzione ammortamento, tutti gli ammortamenti pianificati non ancora contabilizzati vengono registrati in modo accumulato. In questo modo, il sistema raccoglie ogni ammortamento pianificato che non è stato ancora registrato per l'intero periodo di ammortamento e crea una registrazione collettiva. Quindi la registrazione contabile contiene gli ammortamenti pianificati per più periodi. Nota! Un’esecuzione ammortamento può essere ripetuto ogni volta sia necessario a condizione che nessuna Esecuzione sia già stata fatta per un periodo successivo. Cioè, la corrente esecuzione ammortamento non può essere anteriore ad eventuali esecuzioni già registrate. La ripetizione di una esecuzione ammortamento può essere necessaria, se i valori di un cespite sono stati cambiati dopo aver registrato gli ammortamenti pianificati. Quando si ripete un’esecuzione vengono considerati solo i valori di differenza rispetto alla precedente esecuzione registrata. Per registrare gli importi degli ammortamenti in contabilità scegliere il tasto Eseguire.

Esecuzione ammortamenti – Prime note Ecco un esempio di prima nota creata dall’esecuzione ammortamento Come già detto, le prime note di contabilità sono raggrupate per classe cespite Il sistema accrediterà il conto patrimoniale del cespite (nell’opzione Registrazione diretta ) e addebiterà il conto dell’ammortamento. In Registrazione indiretta, il sistema usa il conto degli ammortamenti accumulati (fondi) per la parte di accredito. In questa opzione, il conto patrimoniale cespiti è interessato solo quando il cespite è acquistato o eliminato. L’importo a debito dell’ammortamento è registrato fra i costi della società. L’utente può scegliere se suddividere la registrazione di prima nota sul conto patrimoniale cespiti per singolo cespite. Si può definire lo split in Amministrazione  Inizializzazione sistema  Parametrizzazione documento  Per ciascun documento Esecuzione ammortamento. Il valore di default è non suddividere.

Esecuzione ammortamento - Stato Nell’esempio della classe cespiti Automezzi pesanti abbiamo definito le aree CIV e IFRS con l’area CIV come principale e che registra in contabilità. Se il tipo di area ammortamento è Registrare in Co.Ge., oltre che registrare l’ammortamento in ogni cespite, fà una prima nota in contabilità. L’area IFRS, nell’esempio è stata definita come Area supplementare e quindi non registra prime note. E’ ancora possibile registrare gli importi di ammortamento su questa area di valutazione per essere usata nei reports. Quindi , nella seconda esecuzione è possibile vedere che per l’area IFRS lo stato è Nessun ammortamento registrato.

Demo: Ammortamento cespiti

Agenda Attivazione Ammortamento Rettifiche Eliminazione Report Attivare i Dati anagrafici cespite usando una Fattura di acquisto o un documento di Capitalizzazione. Ammortamento Usare l’ammortamento per registrare il costo di un cespite durante tutta la vita utile. Rettifiche Utilizzare documenti cespiti aggiuntivi: Trasferimenti, Ammortamenti Manuali, Rivalutazione cespiti. Eliminazione Alienazione di un cespite: con una Fattura di vendita o con un documento Eliminazione se il cliente non è coinvolto. Report Controllare i valori dei cespiti usando reports e la nuova struttura di Dati anagrafici cespite. Cerchiamo di discutere i documenti aggiuntivi necessari per le rettifiche.

Rettifiche e Cambio d’esercizio Durante il ciclo di vita di un cespite, documenti aggiuntivi supportano il bisogno di rettifiche, se necessario: Trasferimenti. Ammortamento Manuale. Rivalutazione cespite. Durante il ciclo di vita del cespite, se necessario, ci sono documenti aggiuntivi per eventuali rettifiche. I documenti sono: Trasferimenti, Ammortamento manuale, e Rivalutazione cespite. Nota! Per decidere quale documento di rettifica usare, bisogna verificare, insieme con il contabile del cliente, quali sono i requisiti legali e di settore. Per tutti i documenti, vai a Contabilità  Immobilizzazioni. Nelle prossime slides passiamo in rassegna i diversi documenti. I conti necessari per i diversi documenti delle rettifiche sono definiti nella Determinazione conti collegata all’anagrafica cespite scelto nel documento.

Trasferimento E’ possibile trasferire un cespite o una sua parte ad un diverso cespite. Questo può essere necessario quando: Il valore è stato caricato su una Anagrafica cespite errata ed occorre trasferirli a quella corretta. Il cespite è stato attivato nella Classe Cespiti sbagliata e sono già stati registrati degli ammortamenti. Il cespite è in attesa (hold). Per esempio, il cespite in costruzione. Quando è terminato, dovrà essere spostato nella classe cespiti corretta. Iniziamo dal documento di trasferimento. E’ possibile trasferire un cespite o una sua parte ad un diverso cespite. Questo può essere necessario quando: Il valore è stato caricato su una Anagrafica cespite errata ed occorre trasferirli a quella corretta. Il cespite è stato attivato nella Classe Cespiti sbagliata e sono già stati registrati degli ammortamenti. Il cespite è in attesa (hold). Per esempio, il cespite in costruzione. Quando è terminato, dovrà essere spostato nella classe cespiti corretta. In base al diverso uso del documento di trasferimento si possono fare due tipi di transazioni: Trasferimento Cespite e Trasferimento Classe Cespiti. La struttura della Tab nel documento si modifica in base alla scelta fatta.

Ammortamento Manuale In alcuni casi si vuol ammortizzare particolari cespiti in modo manuale: Quando c’è un imprevisto e permanente deprezzamento nel valore del cespite, per esempio a causa di un incidente. C’è un ammortamento straordinario che uno vuole usare in maniera parziale. Si vuole usare un ammortamento basato sulle unità di produzione e si vuol pianificare un ammortamento manuale. E’ anche possibile apprezzare il valore di un cespite per stornare un ammortamento non pianificato. Nella modalità normale di lavoro, il sistema usa il tipo di ammortamento presente sul cespite per determinare automaticamente l’ammortamento pianificato per il corrente anno fiscale. In alcuni casi si vuol ammortizzare particolari cespiti in modo manuale: Quando c’è un imprevisto e permanente deprezzamento nel valore del cespite, per esempio a causa di un incidente. C’è un ammortamento straordinario che uno vuole usare in maniera parziale. Si vuole usare un ammortamento basato sulle unità di produzione e si vuol pianificare un ammortamento manuale. E’ anche possibile apprezzare il valore di un cespite per stornare un ammortamento non pianificato. Ad esempio: la Gas and Oil Corporation ha costruito una nuova stazione di rifornimento con 10 dispenser vicino a una grande città. I ricavi nei primi 2 anni sono stati solo l’80% dell’importo stimato prima di attivare il business. Poichè l’installazione di 10 dispenser è stato sovrastimato e 8 sarebbero stati sufficienti, può essere fatto uno speciale ammortamento per riflettere il reale valore della stazione di gas alla fine del secondo anno. Nel terzo anno è stata aperta una nuova tangenziale vicino alla stazione del gas e I ricavi di conseguenza sono aumentati come all’origine era stato stimato. Quindi la motivazione per lo speciale ammortamento non sussiste più, pertanto è necessaria un apprezzamento del valore della stazione. In base al diverso utilizzo del documento di Ammortamento Manuale, sono presenti 4 tipi di transazione: Ammortamento Ordinario, Ammortamento non pianificato, Apprezzamento e Ammortamento speciale. Il valore di default presentato è Ammortamento ordinario.

Rivalutazione cespite Con l’opzione Rivalutazione cespite è possibile registrare un incremento o decremento del valore contabile di un cespite in modo da riflettere il valore corrente di mercato. Con l’opzione Rivalutazione cespite è possibile registrare un incremento o decremento del valore contabile di un cespite in modo da riflettere il valore corrente di mercato. Tenere in contabilità un valore equo del cespite richiede la registrazione di una rivalutazione ogni qualvolta c’è una differenza importante fra il valore corrente di mercato ed il valore a bilancio. La rivalutazione è basata su un’area di valutazione. Quando l’utente sceglie una diversa area di valutazione, la tabella viene pulita. Nota! Bisogna sempre verificare, insieme con il contabile del cliente, se questo documento è permesso nella propria localizzazione. La differenza incrementerà il valore del cespite, ma sarà contabilizzato anche, in contropartita, sul conto di rivalutazione.

Agenda Attivazione Ammortamento Rettifiche Eliminazione Report Attivare i Dati anagrafici cespite usando una Fattura di acquisto o un documento di Capitalizzazione. Ammortamento Usare l’ammortamento per registrare il costo di un cespite durante tutta la vita utile. Rettifiche Utilizzare documenti cespiti aggiuntivi: Trasferimenti, Ammortamenti Manuali, Rivalutazione cespiti. Eliminazione Alienazione di un cespite: con una Fattura di vendita o con un documento Eliminazione se il cliente non è coinvolto. Report Controllare i valori dei cespiti usando reports e la nuova struttura di Dati anagrafici cespite. E alla fine, eliminiamo il cespite.

Fattura di vendita Eliminazione Eliminazione cespite Eliminazione Dare Avere Cliente 2000 Transitorio Ricavi Dare Avere Transitorio Ricavi 2000 Conto Patrimoniale Cespiti Eliminazione significa rimuovere un cespite o una sua parte dal portafoglio cespiti. Dopo che un cespite è stato interamente eliminato: Il suo valore nel conto patrimoniale di bilancio, nella sezionale cespiti, è registrato a zero. Lo stato nei dati anagrafici cespiti cambia in Inattivo. Il Valore contabile residuo nei Dati anagrafici cespite è portato a zero. Ci sono due modi per eliminare un cespite: con una Fattura di vendita se il cespite viene venduto oppure con un documento di Eliminazione se non viene coinvolto un cliente e si vuole cancellare un cespite. Nel caso in cui la società vende il cespite alla fine della vita utile (o prima), l’utente può eliminare il cespite usando una Fattura di vendita. Se si usa l’opzione Fattura di vendita, assicurarsi di definire i Dati anagrafici cespiti come Articolo vendite. La Fattura di vendita genera automaticamente il documento di Eliminazione. Un documento di Eliminazione può essere introdotto direttamente nel caso non viene usato un cliente e c’è bisogno di cancellare un cespite. In questo caso, diversi conti saranno coinvolti nelle prime note collegate al documento di Eliminazione. Ricordarsi che nell’Area di valutazione nel campo Registrazione di eliminazione bisogna scegliere fra Lordo e Netto. Questa parametrazione sarà applicata al documento di Eliminazione del tipo rottamazione (come opposto al tipo vendita). Il sistema tratterà sempre la rottamazione come perdita. Nell’opzione Lordo il sistema usa il conto di default costo lordo. E nell’opzione Netto il sistema usa il conto di default costo netto.

Demo: Eliminazione cespite

Agenda Attivazione Ammortamento Rettifiche Eliminazione Report Attivare i Dati anagrafici cespite usando una Fattura di acquisto o un documento di Capitalizzazione. Ammortamento Usare l’ammortamento per registrare il costo di un cespite durante tutta la vita utile. Rettifiche Utilizzare documenti cespiti aggiuntivi: Trasferimenti, Ammortamenti Manuali, Rivalutazione cespiti. Eliminazione Alienazione di un cespite: con una Fattura di vendita o con un documento Eliminazione se il cliente non è coinvolto. Report Controllare i valori dei cespiti usando reports e la nuova struttura di Dati anagrafici cespite. Durante il processo, possiamo monitorare i valori dei cespiti usando reports e Dati anagrafici cespite. Per produrre i reports sui cespiti vai a Contabilità  Immobilizzazioni  Reports cespiti.

Report previsione d’ammortamento e Dati anagrafici cespiti Come abbiamo detto prima, l'ammortamento viene utilizzato per ammortizzare il costo di un cespite durante la sua vita utile. Esso rappresenta la riduzione del valore contabile di un cespite sia a scopo fiscale (tasse) sia contabile (bilancio) e sarà incluso fra i costi della società. Il sistema prevede la quota annuale di ammortamento in base ai parametri presenti sui Dati anagrafici cespiti. Queste informazioni possono essere viste nel Report previsione d’ammortamento. Il report può essere lanciato per ciascuna area di valutazione. Le informazioni degli ammortamenti sono presentati per ciascun cespite e raggruppati per anno fiscale. Se l’anno fiscale scelto non esiste ancora, le previsioni per il cespite saranno basate sull’ultimo periodo definito in SAP Business One. Nella visualizzazione, gli anni fiscali futuri sono contrassegnati con un asterisco. In più, è possibile vedere le informazioni relative agli ammortamenti di uno specifico cespite nei Dati anagrafici cespite sotto la sub-tab Ammortamento. I dati sono presentati in accordo con l’Area di valutazione e l’Esercizio prescelti. Quando viene scelta un’area di valutazione e un esercizio nei campi corrispondenti, l’area informazioni presenta i valori in base alla scelte fatte.

Fixed Assets Sub Ledger Libro storico cespite Il Libro storico cespite è il più importante allegato per il bilancio dal punto di vista dei cespiti. Il report può essere fatto per tutti i cespiti. Esso mostra tutte le transazioni cespiti contabilizzate nell’esercizio e presenta i cespiti per ciascun conto patrimoniale del Bilancio. Quando si fa il report, si può scegliere un conto di bilancio oppure si possono lasciare le selezioni vuote per visualizzare i dati di tutti i conti patrimoniali di bilancio. E’ possibile eseguire il Libro storico cespite e il Report previsione d’ammortamento per un’area di valutazione per volta. E’ possibile eseguire il report anche per le aree di valutazione che non contabilizzano in contabilità generale per controllare i valori dei cespiti in base ai parametri dell’area. Nel nostro esempio, si potrebbe redigere il report per l’area IFRS che contiene un diverso metodo di ammortamento e quindi mostrerà valori diversi. Quando si farà il report per un’area di valutazione che non contabilizza I conti di bilancio non verranno presi in considerazione. Il report può essere stampato secondo un modello di report contabile. Andare in Contabilità  Modelli report finanziario per definire il modello per il Libro storico cespite. E’ anche possibile esportare i risultati del report in MS Excel. Fixed Assets Sub Ledger

Report situazione cespiti Il Report situazione cespiti presenta un elenco di tutte le anagrafiche cespiti per il periodo contabile selezionato.

Report transazione cespite Nel Report transazione cespite si può effettivamente seguire il ciclo di vita di un cespite comprese tutte le operazioni ed i loro dettagli durante la vita utile dell'elemento. Si può seguire il cespite dalla fase di acquisto, quindi l’ammortamento, attraverso il trasferimento se capita, fino all’eliminazione. Si può scegliere il singolo tipo documento da analizzare oppure tutti.

Dati anagrafici cespite – Tab valori Un altro spazio dove controllare un cespite è il sub-tab Valori sotto il tab Imobilizzazioni nei Dati anagrafici cespite. Qui, è possibile controllare le variazione nei valori di un cespite nel corso di un anno. Nell’esempio, si vedono i valori previsti per il cespite camion nel 2013 per l’area di valutazione CIV. Nella prima riga è possibile vedere i valori alla fine del 2012 incluso il valore di acquisto, l’ammontare dell’ammortamento e il valore contabile netto residuo. Quindi, è presentato l’ammortamento ordinario pianificato per il 2013. L’ultima riga mostra i valori previsti alla fine del 2013.

Demo: Report cespiti

Gestione Quantità nei cespiti Nel corso di Parametrazione iniziale abbiamo detto che si dovrebbe definire un’anagrafica per ogni cespite che l’azienda possiede, per esempio, veicoli, edifici, laptop. In molti casi la società definisce una anagrafica separata per ciascun cespite. Per esempio, quando ciascun laptop è assegnato ad un differente dipendente, oppure ha installato differenti componenti software. In questo caso, ciascun laptop sarà definito con una propria anagrafica. Alcune società tuttavia vogliono gestire i cespiti solo dal punto di vista contabile e quindi definiscono un tipo di cespite che rappresenta il valore di una intera quantità di beni. Per esempio un’anagrafica per tutti i PC che la società OEC Computers acquista per la sua classe di formazione. In questo caso, essi definiranno una singola anagrafica rappresentante tutti i PC che hanno acquistato per la propria classe. Quindi, su questa anagrafica, la società può decidere se documentare o no il numero dei PC acquistati. Pertanto, nella Fattura di acquisto essi decideranno se considerare o no la quantità acquistata. Nella Parametrazione modulo della Fattura di acquisto sotto la Tab Formato tabella, sceglieranno se rendere Visibile e Attiva re la colonna Considerare Quantità. Questa colonna sarà attiva solo per le anagrafiche di articoli cespiti. E’ possibile vedere nella seconda riga della Fattura d’acquisto, che la colonna Considerare Quantità è disabilitata per il secondo articolo che è un articolo normale. Quando l’utente aggiunge la Fattura di acquisto, la quantità acquistata verrà registrata nell’anagrafica del cespite nel campo Quantità sotto la sub-tab Riepilogo. Questo dato comparirà anche nei reports.

Sommario Ora dovreste essere in grado di Seguire l’intero processo dei cespiti nel sistema. Generare i documenti che riflettono I valori dei cespiti. Controllare I valori dei cespiti usando i reports e la nuova struttura dei Dati anagrafici cespite. Ora dovreste essere in grado di Seguire l’intero processo dei cespiti nel sistema. Generare i documenti che riflettono I valori dei cespiti. Controllare I valori dei cespiti usando i reports e la nuova struttura dei Dati anagrafici cespite.