Microsoft Excel Appunti di Excel

Foglio Elettronico - SpreadSheet Un foglio elettronico (in inglese spreadsheet) è un programma applicativo usato per memorizzare ed elaborare dati in un formato simile a una tabella composta da una griglia di celle. In ciascuna cella della tabella si possono inserire informazioni di vario genere: dati di tipo numerico, brevi testi, e così via. Tuttavia la forza del foglio elettronico risiede nella possibilità di “programmare” alcune celle, in modo che i loro valori vengano calcolati in maniera automatica, a partire dai valori presenti in altre celle. Il foglio elettronico può avere molteplici impieghi di tipo pratico: ad esempio, può servire per mantenere la contabilità di casa, per organizzare lo schedario di una piccola biblioteca, o il catalogo di una collezione. Microsoft Excel è il più diffuso tra i fogli elettronici. In Microsoft Excel le righe sono identificate da numeri, mentre le colonne sono identificate da lettere, come nello scacchiere della battaglia navale. Per le colonne si utilizza l’alfabeto inglese di 26 lettere. Poiché le singole lettere non sono sufficienti per identificare tutte le colonne, dopo le prime 26 colonne vengono usate coppie di lettere. 2

Aprire un programma di foglio elettronico Cliccare sul pulsante “Start” della Barra delle Applicazioni Scegliere “Programmi” Scegliere il programma Microsoft Excel Oppure, se è presente l’icona di collegamento sul desktop, fare doppio clic sinistro su di essa. 3

Un foglio elettronico è una tabella composta da un insieme di righe e di colonne. L’intersezione tra una riga e una colonna è detta “cella”. La cella può contenere un numero, un testo o una formula. Le riga sono individuate da un numero. Le colonna sono individuate da lettere. Un file di Excel è detto anche “cartella di lavoro”, contenete, di default, tre fogli di lavoro: “Foglio 1”, “Foglio 2”, Foglio 3” 4

Gli elementi di Microsoft Excel La “Casella nome” visualizza il nome della cella attiva La ”Barra della formula” visualizza il contenuto della cella attiva Pulsanti di scorrimento delle Etichette dei fogli di lavoro Etichette dei fogli di lavoro 5

Selezionare “File”, poi ”Esci” Oppureclic sul pulsantedella Barra del Titolo Oppure all’interno della Barra del Titolo tasto destro,poi “Chiudi” Dalla tastiera “ALT”+”F4” Chiudere un programma di foglio elettronico 6

Aprire dei fogli elettronici Clic su “File” e poi su ”Apri” Nella finestra di dialogo “Apri” cercare e selezionare il file da aprire e cliccare sul pulsante “Apri” 7

Selezionare “File”, poi ”Chiudi” Oppure fare clic sul pulsante Oppure dalla tastiera “ctrl”+”F4” Chiudere dei fogli elettronici 8

Creare un nuovo foglio elettronico Clic su “File”, poi “Nuovo”, si apre il riquadro delle attività “nuova cartella di lavoro”, cliccare su “cartella di lavoro vuota”. Oppure dalla tastiera “CRTL” + “N” 9

Salvare un file all’interno di un’unità disco “File”, poi“Salva con nome” Dalla finestra che si apre scegliere l’unità di memoria di massa Indicare la cartella nella quale si desidera salvare il file Scrivere il nome del file nella casella “Nome del file” Fare clic sul pulsante “Salva” 10

E’ sufficiente cliccare sull’icona presente sulla Barra degli Strumenti Oppure fare clic sul menu “File”, poi “Salva” In questo modo vengono salvate le modifiche sul file salvato in precedenza. Salvare le modifiche in un file esistente 11

Usare la funzione di Help (Guida in Linea) 12

Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom “Visualizza”, poi “Zoom” 13

Fare clic su una cella (o usare le frecce della tastiera) Digitare il valore Per confermare premere il tasto “Invio”, oppure clic su oppure il tasto “Tab”,oppure una delle frecce direzionali della tastiera, Nel caso si desideri chiudere la cella senza confermare il dato inserito basta cliccare su Se la cella non è sufficientemente larga per contenere tutte le cifre di un numero, compare una sequenza di ###, per visualizzare il numero è necessario ingrandire la colonna. Inserire un numero, una data o del testo in una cella Una cella dovrebbe contenere un solo dato (es. nome, cognome, città etc.) Evitare righe e colonne vuote nel corpo principale dell’elenco. 14

Modificare il formato numerico di una cella 15

Selezionare una cella, un insieme di celle adiacenti, un insieme di celle non adiacenti, un intero foglio di lavoro Per selezionare una cella, cliccare sulla cella Per selezionare un insieme di celle adiacenti, posizionare il puntatore su una cella cliccare e trascinare Per selezionare celle non adiacenti, selezionare una cella o un gruppo di celle, premere e tenere premuto il tasto “Ctrl”, selezionare le altre celle 16

Modificare il contenuto di una cella, sostituire i dati esistenti. Per modificare i dati esistenti in una cella, selezionare la cella, poi cliccare nella barra della formula, effettuare le modifiche e confermare, oppure doppio clic sulla cella da modificare, oppure premere il tasto F2 dopo aver selezionato la cella. Per sostituire i dati esistenti con altri dati è sufficiente selezionare la cella e digitare i nuovi dati che prenderanno il posto di quelli precedenti. 17

Usare i comandi “Annulla” e “Ripristina” Si usa il comando Annulla per annullare l’ultima o le ultime operazioni effettuate. Si usa il comando Ripristina quando vogliamo ripristinare una o più operazioni annullate in precedenza. 18

Usare il comando di ricerca per trovare dati specifici in un foglio di lavoro. Clic su «Home»,poi “Trova” Si apre la finestra “Trova e sostituisci”, scheda “Trova” Nella casella “trova”, inserire i dati da cercare Cliccare sul pulsante “Trova successivo” o “Trova tutti” 19

Usare il comando di sostituzione per trovare e sostituire dati specifici in un foglio di lavoro. Clic su «Home»,poi“Sostituisci” Si apre la finestra “Trova e sostituisci”, scheda “Sostituisci” Nella casella “trova”, inserire i dati da cercare e nella casella “sostituisci”, il valore da sostituire. Cliccare sul pulsante “Sostituisci” o “Sostituisci tutto” 20

Ordinare un insieme di celle Selezionare l’area che contiene i dati da ordinare Clic su“Dati”,poi“Ordina” 21

Copiare il contenuto di una cella o di un insieme di celle all’interno di un foglio di lavoro, tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti. Selezionare le celle da copiare Attivare il comando “Copia” dalla scheda «Home» Oppure con la combinazione di tasti “CTRL”+”C” Oppure con il tasto destro del mouse e poi scegliere la voce “Copia” Selezionare la prima delle celle di destinazione Attivare il comando “Incolla” dalla scheda «Home» Oppure con la combinazione di tasti “CTRL”+”V” Oppure tasto destro del mouse e sceglierela voce “Incolla” 22

Usare lo strumento di riempimento automatico per copiare o incrementare dati Selezionare la cella o le celle da copiare o incrementare Portare il puntatore nel quadratino in basso a destra della cella (“Quadratino di riempimento”) Trascinare il mouse tenendo premuto il tasto sinistro Quadratino di riempimento 23

Spostare il contenuto di una cella o di un insieme di celle all’interno di un foglio di lavoro, tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti. Selezionare le celle da spostare Attivare il comando “Taglia” dalla scheda «Home» Oppure la combinazione di tasti “CTRL”+”X” Oppure tasto destro del mouse escegliere la voce “Taglia” Infine seguire la procedura per incollare,vista in precedenza 24

Cancellare il contenuto di una cella Selezionare le celle Sulla tastiera premere “Canc” Oppure dalla Scheda “Home”, pulsante ”Cancella” Oppure clic destro e poi «Cancella contenuto» 25

Selezionare una riga, un insieme di righe adiacenti, un insieme di righe non adiacenti Per selezionare una riga fare clic sinistro sull’etichetta (numero) della riga Per selezionare un insieme di righe adiacenti, cliccare su una etichetta di riga e trascinare in alto o in basso Per selezionare righe non adiacenti, selezionare una riga, tenere premuto il tasto “Ctrl” e selezionare altre righe 26

Selezionare una colonna, un insieme di colonne adiacenti, un insieme di colonne non adiacenti Per selezionare una colonna fare clic sinistro sull’etichetta (lettera o lettere) della colonna. Per selezionare un insieme di colonne adiacenti, cliccare su una etichetta di colonna e trascinare a sinistra o a destra. Per selezionare colonne non adiacenti, selezionare una colonna, tenere premuto il tasto “Ctrl” e selezionare altre colonne. 27

Inserire righe e colonne in un foglio di lavoro Selezionare una riga o una colonna e nella scheda “Home” cliccare sul pulsante ”Inserisci”, verrà aggiunta una nuova riga o una nuova colonna prima di quella selezionata. Oppure tasto destro sulla riga o colonna selezionata, poi clic su“Inserisci” 28

Cancellare righe e colonne da un foglio di lavoro Selezionare una riga (o colonna) Nella scheda “Home”,cliccare sul pulsante”Elimina” Oppure tasto destro sulla riga o colonna selezionata e cliccare sulla voce “Elimina”. 29

Modificare la larghezza della colonna e l’altezza delle righe - Selezionare una o più colonne (o righe) - Cliccare su“Home”, poipulsante “Formato”, poi «larghezza colonna» o «altezza riga» - Quindi inserire il valore della larghezza (altezza) permette di adattare la larghezza e l’altezza della cella al contenuto 30

Modificare la larghezza della colonna e l’altezza delle righe in modalità automatica - Posizionare il puntatore sul lato destro della etichetta della colonna, o nella parte inferiore dell’etichetta di riga, cliccare e trascinare. - Con un doppio clic la colonna (o la riga) sarà ridimensionata a seconda del contenuto delle celle (adatta) 31

Bloccare e sbloccare titoli di righe e/o colonne Selezionare una cella Nella scheda “Visualizza”, clic sul pulsante ”Blocca riquadri” Tutte le righe al di sopra della cella selezionata, e tutte le colonne a sinistra della cella saranno bloccate 32

Spostarsi tra diversi fogli di lavoro Per passare da un foglio all’altro della cartella di lavoro (foglio1, foglio2, foglio3) cliccare sulle etichette in basso a sinistra. Usare i pulsanti di scorrimento se le etichette dei fogli non sono tutte visibili 33

Inserire un nuovo foglio di lavoro Per inserire un nuovo foglio, nella scheda“Home”, cliccare su ”Inserisci”, poi «inserisci foglio» Oppure, tasto destro sull’etichetta di un foglio e, selezionare dal menu di scelta rapida “Inserisci” 34

Eliminare un foglio di lavoro Selezionare un foglio e nella scheda “Home”, cliccare sul pulsante ”Elimina” Tasto destro su un foglio e, selezionare dal menu di scelta rapida “Elimina” 35

Copiare o spostare un foglio di lavoro all’interno di un foglio elettronico e tra fogli elettronici attivi Selezionare il foglio di lavoro che si vuole copiare e nella scheda “Home”, cliccare sul pulsante «Formato», poi clic su ”Sposta o copia foglio”. Tasto destro su un foglio e, selezionare dal menu di scelta rapida “Sposta o copia foglio” Per creare una copia del foglio, trascinare l’etichetta del foglio tenendo premuto il tasto “ctrl”. Per spostare un foglio, trascinare l’etichetta del foglio. 36

Rinominare un foglio di lavoro Selezionare il foglio di lavoro che si vuole rinominare e nella scheda “Home”, cliccare sul pulsante «Formato», poi clic su ”Rinomina foglio”. Tasto destro su un foglio e, selezionare dal menu di scelta rapida “Rinomina” Doppio clic sul foglio scrivere il nuovo nome da attribuire al foglio 37

Formule aritmetiche Creare formule usando i riferimenti di cella e gli operatori aritmetici (addizione, sottrazione, moltiplicazione, divisione) Le formule devono rispettare una specifica sintassi Cominciare con il simbolo = Rispettare le regole del calcolo algebrico Nelle formule possono comparire numeri, riferimenti a celle o a intervalli di celle, operatori di calcolo: Addizione + Sottrazione– Moltiplicazione* Divisione/ Elevamento a potenza^ 38

Riconoscere e capire i messaggi di errore più comuni associati all’uso delle formule #### il valore della cella è più lungo di quanto la cella stessa permetta di visualizzare #DIV/0! È richiesto di dividere un numero per zero, operazione impossibile #VALORE! Quando si cerca ad esempio di sommare un numero ed un testo #RIF! Contiene un riferimento errato a una cella Riferimento circolare, Quando una formula fa riferimento direttamente o indirettamente alla cella in cui si trova la formula stessa. #NOME? Viene visualizzato quando non viene riconosciuto il testo in una formula. 39 #NOME

Comprendere e usare nelle formule i riferimenti relativi Col riferimento relativo, i nomi delle celle che compaiono nelle formule del foglio elettronico vengono modificati automaticamente quando si sposta o si copia la formula in una nuova cella: i nomi delle celle nella formula cambiano in modo relativo rispetto alla posizione della cella cui la formula è associata. 40

Comprendere e usare nelle formule i riferimenti assoluti Se, in una formula, il nome di una cella viene usato con riferimento assoluto, allora il nome di quella cella sarà sempre lo stesso, indipendentemente da dove viene spostata o copiata la formula. In altre parole, il riferimento a quella cella viene “bloccato”, e non varia più in modo relativo al variare della posizione in cui si trova la formula nel foglio elettronico. Per ottenere questo, si inserisce il simbolo “$” prima del numero della riga e prima della lettera della colonna nel nome della cella. 41

Comprendere e usare nelle formule i riferimenti misti Un riferimento misto contiene una colonna assoluta e unariga relativa o una riga assoluta e una colonna relativa Per ottenere questo, si inserisce il simbolo “$” prima del numero della riga o prima della lettera della colonna nel nome della cella. 42

Usare le funzioni Per inserire una funzione è possibile: Digitarla direttamente nella barra della formula Cliccare sul pulsante “inserisci funzione” sulla barra della formula si apre la finestra “inserisci funzione”, selezionare la funzione da inserire Usare il pulsante “somma” nella scheda «home» 43

Usare le funzioni di somma, media, minimo, massimo, conteggio, conteggio delle celle non vuote di un intervallo, arrotondamento. =SOMMA(A1;A4) restituisce la sommadelle celle A1 e A4 =SOMMA(A1:A4) restituisce la somma delle celle A1,A2,A3,A4 =MEDIA(A1:A4) restituisce la media dei numeri A1,A2,A3,A4 =MAX(A1:A4) restituisce il più grande dei valori presenti nelle celle che vannoda A1 a A4 =MIN(A1:A4) restituisce il più piccolo dei valori presenti nelle celle che vannoda A1 a A4 =CONTA.NUMERI(A1:A4) restituisce il numero di elementi presenti nelle celle(solo numeri escluse le celle vuote) che vannoda A1 a A4 =CONTA.VALORI(A1:A4) restituisce il numero di elementi presenti nelle celle(numeri E testo) che vannoda A1 a A4 =CONTA.VUOTE(A1:A4) restituisce il numero di celle vuote che vannoda A1 a A4 44

Usare la funzione logica SE = SE(A1>A2;”Vero”;”Falso”) Il primo “argomento” contiene l’espressione logica da valutare (A1 > A2) Il secondo contiene il valore che la funzione deve restituire se l’espressione è vera Il terzo contiene il valore che la funzione deve restituire se l’espressione è falsa esempio: =SE(E3>8;"qualificato";"non qualificato") 45

Formattare le celle in modo da visualizzare i numeri con una quantità specificata di decimali, visualizzare i numeri con o senza il punto che indica le migliaia; formato valuta, formato percentuale Selezionare le celle che si desidera formattare. Utilizzare i pulsanti nella sezione «Numero» della scheda «Home» Oppure clic sul quadratino per aprire la finestra «formato celle» 46

Modificare l’aspetto del contenuto di una cella: tipo, colore, dimensione dei caratteri, grassetto, corsivo, sottolineatura, doppia sottolineatura. Selezionare le celle che si desidera formattare. Utilizzare i pulsanti nella sezione «Carattere» della scheda «Home» Oppure clic sul quadratino per aprire la finestra «formato celle» 47

Applicare colori diversi allo sfondo delle celle. Selezionare le celle che si desidera formattare. Utilizzare il pulsante«Colore riempimento» nella sezione «Carattere» della scheda «Home» Oppure clic sul quadratino per aprire la finestra «formato celle», poi clic sulla scheda riempimento 48

Copiare la formattazione da una cella ad un’altra, da un insieme di celle ad un altro. Selezionare la cella da cui si vuole prendere il formato da applicare alle altre celle Cliccare sul pulsante “copia formato” Selezionare le celle a cui si desidera applicare il formato 49

Allineamento e controllo del testo Selezionare le celle che si desidera formattare. Utilizzare i pulsanti nella sezione «Allineamento» della scheda «Home» Oppure clic sul quadratino per aprire la finestra «formato celle» Premere alt+invio per andare a capo mentre si sta digitando il contenuto 50

Aggiungere degli effetti di bordi ad una cella, ad un insieme di celle: linee, colori. Selezionare le celle che si desidera formattare. Utilizzare i pulsante «bordi» nella sezione «Carattere» della scheda «Home» Oppure clic sul quadratino per aprire la finestra «formato celle» 51

Creare differenti tipi di grafici a partire dai dati di un foglio elettronico: grafici a colonne, a barre, a linee e a torta. Selezionare l'intervallo di celle contenente i dati necessari per la realizzazione del grafico. Utilizzare i pulsanti nella sezione «Grafici» della scheda «Inserisci» Oppure clic sul quadratino per aprire la finestra «Inserisci grafico» 52

Modificare il tipo di grafico Selezionare il grafico Clic sul pulsante «Cambia tipo di grafico» nella scheda «Progettazione- Strumenti Grafico» Oppure clic destro all’interno del grafico, poi clic su «cambia tipo di grafico» 53

Modificare titoli ed etichette del grafico Selezionare il grafico Clic sui pulsantidella sezione «Etichette» nella scheda «Layout-Strumenti Grafico» 54

Modificare il colore dello sfondo dell’area di un grafico, il colore di riempimento della legenda. Selezionare il grafico o la legenda del grafico Usare i pulsanti della sezione «Stili forma» nella scheda «Formato – Strumenti Grafico» 55

Modificare il colore delle colonne, delle barre, delle linee, delle fette di torta di un grafico. Selezionare il grafico Un clic sul grafico per selezionare tutto il grafico Un clic sulla fetta, sulla barra o sulla colonna da modificare Doppio clic per aprire la finestra della modifica 56

Modificare i margini del foglio di lavoro: superiore, inferiore, sinistro, destro. Clic sul pulsante «Margini» della sezione «Imposta Pagina», nella schedaLayout di pagina Clic su «margini personalizzati» 57

Modificare orientamento del foglio Clic sul pulsante «Margini» della sezione «Imposta Pagina», nella scheda Layout di pagina 58

Modificare la dimensione del foglio o del contenuto del foglio Clic sul pulsante «Margini» della sezione «Imposta Pagina», nella scheda Layout di pagina 59

Inserire, modificare, eliminare del testo nelle intestazioni e piè di pagina di un foglio di lavoro. Clic sul “Inserisci”, poi clic su “Intestazione/Piè di pag. 60

controllo ortografico Clic su «Revisione» Poi su «Controllo ortografia» 61

Mostrare o nascondere la griglia e le intestazioni di riga e colonna durante la stampa. Stampare automaticamente le righe (colonne) di titolo su ogni pagina di un foglio di lavoro. Clic su “Layout di pagina”, “Imposta pagina …“, scheda “Foglio” 62

Anteprima di stampa e stampa Menu “File” poi “Stampa” 63

TEST ED ESERCIZI 64