L’esperienza del Comune di Cassano d’Adda La metodologia di realizzazione di uno sportello telematico polifunzionale L’esperienza del Comune di Cassano d’Adda http://spaziocitta.comune.cassanodadda.mi.it Sportelli polifunzionali telematici: la nuova frontiera della digitalizzazione e della semplificazione nelle pubbliche amministrazioni

Inizio progetto Presentazione procedimenti standard Contestualizzazione procedimenti Presentazione procedimenti Ottimizzazione procedimenti Formazione Attivazione sportello telematico Promozione

Organizzazione, legge, comunicazione, informatica Inizio progetto Prima di dare avvio ai lavori, è organizzato un incontro generale con tutti i settori dell’ente e il responsabile del progetto per illustrare le caratteristiche dello sportello telematico polifunzionale e condividere il piano operativo descritto in questo documento. Durante questo incontro l’ente comunica chi sarà il capo progetto interno che avrà il compito di interagire con la GLOBO srl dal punto di vista organizzativo raccordandosi con i diversi settori coinvolti. Organizzazione, legge, comunicazione, informatica

Presentazione procedimenti telematici standard Una volta approvato il piano operativo, è organizzato un incontro con ogni singolo settore coinvolto nel progetto per presentare gli specifici procedimenti presenti all’interno dello sportello telematico polifunzionale standard, consultabile all’indirizzo www.pianoinformatizzazione.it. Durante ogni incontro, sono mappati e acquisiti: i procedimenti seguiti dagli uffici la modulistica utilizzata eventuali guide dei procedimenti già disponibili eventuali nuovi procedimenti trattati dal settore, ma non ancora presenti nello sportello telematico polifunzionale standard. L’output di ogni incontro è un verbale di riunione in cui sono indicati, rispetto allo sportello telematico polifunzionale standard sopra indicato, quali procedimenti saranno attivati per ogni settore coinvolto dal progetto. Gli uffici comunali hanno il compito, entro tre settimane solari dalla riunione, di trasmettere alla GLOBO srl i materiali non disponibili durante l’incontro: guide dei procedimenti, modulistica, regolamenti comunali. Trascorse le tre settimane, in assenza di materiali, i procedimenti telematici standard proposti si intendono adottati.

Realizzazione procedimenti telematici Rispetto ai procedimenti che devono essere attivati e ai materiali consegnati dall’ente, così come indicato al paragrafo 6.2, la GLOBO srl effettua delle attività di confronto con i procedimenti presenti all’interno dello sportello telematico polifunzionale standard, consultabile all’indirizzo www.pianoinformatizzazione.it. L’obiettivo è quello di confermare o meno la possibilità da parte dell’ente di adottare i procedimenti presenti all’interno dello sportello telematico polifunzionale standard. Questa fase è una delle più strategiche del progetto. Per ogni procedimento esistono infatti due opzioni: adottare il procedimento presente all’interno dello sportello telematico polifunzionale standard sopra indicato, recependo le eventuali osservazioni dell’ente utili a livello generale contestualizzare e personalizzare il procedimento presente all’interno dello sportello telematico polifunzionale standard sopra indicato rispetto alle guide, ai moduli e alle normative peculiari dell’ente. La seconda opzione, in caso di eventuali cambiamenti organizzativi, normativi o comunicativi, comporta la necessità di un aggiornamento straordinario del procedimento telematico, poiché di fatto non sarà più sincronizzabile con quello presente all’interno dello sportello telematico polifunzionale standard. La contestualizzazione prevede: adeguamento della guida dei procedimenti (descrizione e tutte le sue caratteristiche, riferimenti normativi, documentazione e allegati necessari) a supporto della presentazione dell’istanza telematica analisi, progettazione e contestualizzazione dei moduli telematici. L’output di questa attività è un primo rilascio dello sportello telematico polifunzionale e di una prima proposta grafica e comunicativa. La durata di queste attività dipende dalla disponibilità dei materiali da trattare e del numero di procedimenti da attivare, nel rispetto dei tempi indicati nel contratto. Durante questa fase è possibile che la GLOBO srl abbia necessità di confrontarsi telefonicamente o direttamente con i settori coinvolti per approfondire alcuni aspetti relativi ai procedimenti trattati.

Presentazione procedimenti telematici È organizzato un incontro con ciascuno dei settori coinvolti per presentare i procedimenti che sono stati realizzati così come indicato al paragrafo 6.3 all’interno dello sportello telematico polifunzionale. L’output di ogni incontro è un verbale di riunione in cui sono indicate eventuali osservazioni recepibili. Vengono lasciate a ogni modo all’ente due settimane per poter analizzare nel dettaglio i procedimenti che sono stati realizzati e trasmettere eventuali e ulteriori osservazioni. Trascorse le due settimane, in assenza di osservazioni, i procedimenti telematici realizzati si intendono adottati.

Ottimizzazione procedimenti telematici Sulla base delle eventuali osservazioni che dovessero emergere nell’ambito degli incontri di cui al paragrafo 6.4 la GLOBO srl procede all’ottimizzazione dei procedimenti telematici realizzati.

Formazione È attivato un percorso formativo di due giornate destinato a tutti i settori coinvolti. I contenuti del piano formativo sono consultabili all’indirizzo Internet http://www.globogis.it/formazione/sportello-telematico-base.

Collaudo procedimenti telematici È organizzato un incontro di mezza giornata in sessione plenaria con tutti i settori per collaudare i procedimenti telematici realizzati compilando e inviando a campione alcune istanze telematiche di settori differenti. Attivazione sportello telematico polifunzionale Lo sportello telematico polifunzionale, realizzato come indicato nei paragrafi precedenti, è ufficialmente rilasciato con la grafica e gli aspetti comunicativi calibrati sull’ente.

Sportello polifunzionale telematico e fisico Promozione progetto Considerato che gli utenti dei servizi di e-government attivati sono i cittadini, i professionisti e le imprese del territorio, è importante organizzare un evento pubblico gratuito di presentazione del progetto. La GLOBO srl garantisce, se previsto, tutto il supporto necessario all’organizzazione dell’evento: produzione brochure e locandine servizio catering per un aperitivo finale da offrire ai partecipanti azioni di marketing e promozione materiali di supporto da consegnare ai professionisti presenti supporto logistico e organizzativo, comprensivo delle pratiche di accreditamento con gli ordini professionali. Le brochure di alcuni Sportello polifunzionale telematico e fisico