Da conoscenza individuale a conoscenza organizzata Roberto Gonzato

Le problematiche di un ufficio Utilizzo degli strumenti di produttività individuale Mancanza di uno standard aziendale Documenti incompleti e incomprensibili Incremento cartaceo incontrollato Proliferazione delle Perdita di documenti Difficoltà di ricerca Perdita di informazioni strategiche Mancanza di controllo sui processi

La nostra proposta … WMS Documentazione Moduli Qualità … Progetti CRMVision DocVision expenses SCM …

WMS Documentazione DocVision e WMS Documentazione Clienti Fornitori Partner Altri DocVision

Workflow Per Work Flow si intende lattività che progetta e mette in pratica l'automazione dei processi aziendali, cioè l'automazione dei processi di lavoro grazie ai quali documenti ed informazioni passano da una persona ad un'altra (o da unapplicazione ad unaltra) secondo precise regole procedurali, per ottenere il risultato desiderato. Protocollo Informatico Il protocollo certifica l'avvenuta ricezione o spedizione di un documento, la sua data e provenienza, ed è idoneo a produrre effetti giuridici. Alcune definizioni …

I Prodotti eXtend Utilizzo di Standard Aziendali Definizione dei flussi Gestione iter di emissione Lista di distribuzione Revisioni Elenchi sempre aggiornati Disponibilità ultima versione Monitorizzazione lead time Ricerche WMS Documentazione Doc Vision WMS Qualità Motore di Workflow

I Prodotti eXtend Acquisisce documenti in ingresso e uscita quali fax, , lettere, documenti office, ecc. Assegna automaticamente un protocollo univoco con dati strutturati utili alla sua classificazione e successiva ricerca. E conforme al DPR 445 che definisce gli standard del protocollo informatico. WMS Documentazione Doc Vision WMS Qualità Motore di Workflow

I Prodotti eXtend Rapporti di Non Conformità Anomalie riscontrate Trattamento Verifiche di attuazione ed efficacia Azioni Correttive e Preventive Azioni per rimuovere le cause Azioni per prevenire anomalie Verifiche di attuazione ed efficacia Reclami Cliente Anomalie riscontrate Trattamento Verifiche di attuazione ed efficacia Verifiche Ispettive Pianificazione attuale delle verifiche Rapporti di verifiche con check list Generazione di NC e/o AC WMS Documentazione Doc Vision WMS Qualità Motore di Workflow

I Prodotti eXtend WMS Documentazione Doc Vision WMS Qualità Motore di Workflow Configurabile Facile da usare Dinamico Definibile per utente o per funzione Adatto ad essere applicato a tutti i documenti aziendali (comunicazione interna, richiesta ferie, autorizzazione alla missione, …)

Utilizzando WMS è particolarmente agevole tenere traccia delle modifiche effettuate, e non è necessario che i componenti del gruppo di lavoro siano fisicamente riuniti in un luogo preciso e conseguentemente il flusso dei documenti associati. Laspetto chiave di WMS è di gestire e controllare il flusso delle attività che compongono i processi aziendali …. E lapplicazione che consente di automatizzare i processi di lavoro allinterno delle organizzazioni. Workflow Management System (WMS) Configurazione dinamica dei workflow

La suite Extend è stata arricchita con lintroduzione dei prodotti WMS. Laddove non abbiamo una copertura funzionale operiamo con la ns divisione progetti. Interpretiamo le esigenze del Cliente anche da un punto di vista organizzativo e di processo, coniugandole con tecnologie e strumenti oggi disponibili. Questo per raggiungere, assieme al Cliente, vantaggi tangibili e sviluppare così un rapporto di fiducia e duraturo. i progetti … Settore di AttivitaProgetto Farmaceutico Procedure operative dellI.T. per la gestione delle richieste Note Spese Trasporti Sistema di Gestione della Qualità Cartotecnica Gestione della Documentazione Protocollazione posta cartacea, fax, , Agroalimentare Latte Sistema di Gestione della Qualità Gestione della Metrologia (ISO 17025) Gestione del Personale, Formazione e Sicurezza Sistema di Gestione SA8000 Sistema di Gestione HACCP Grande Distribuzione Gestione della Documentazione Gestione del Personale, Formazione e Sicurezza Sistema di Gestione SA 8000 Sistemi di controlloGestione delle commesse Elettricità Gas, Acqua Rifiuti Sistema di Gestione della Qualità Sistema di Gestione Ambientale Profumi e CosmeticiGestione Resi da Cliente Macchine per calcestruzzo Gestione Offerte e Preventivi Protocollazione posta cartacea, fax, Progetti Rassegna Stampa Help Desk Documentazione Interna Alberghi e Terme Gestione Richieste Acquisto Gestione del Budget Grande Distribuzione Sistema di Gestione della Qualità Fornitori Sistema di Gestione della Qualità Punti vendita …… DocVision WMS La ns. Divisione Progetti Visione Organizzativa e di Processo

Va Tech Coop CI Terme di Saturnia I.C. Tronchetti Case history Documenti di Commessa Modulo che permette di automatizzare lo spostamento dei documenti in un determinato percorso e, eventualmente, tra diversi soggetti secondo precise regole procedurali Motore di Workflow Configurazione Commesse Documenti strutturati per commessa Motore di ricerca Benefits: Standardizzazione Documenti Controllo del flusso di emissione Facilità di ricerca Accesso ai documenti da Web

Va Tech Coop CI Terme di Saturnia I.C. Tronchetti Case history Documenti di Commessa Richieste di Acquisto Motore di Workflow Budget da Gestionale Verifica disponibiltà Budget per RdA Registrazione Fatture Benefits: Monitorizzazione di ca 700 RdA Regolarizzazione Acquisti Verifica con preventivo Controllo fatturazione

Va Tech Coop CI Terme di Saturnia I.C. Tronchetti Case history Documenti di Commessa Approvazione Fatture Richieste di Acquisto DocVision + WMS Doc. Configurato Workflow Personalizzato Elenchi Import automatico da scanner Benefits: LeadTime: Da gg a 4gg Pago solo le fatture approvate Riduzione Note di Credito Ricerca fatture

Va Tech Coop CI Terme di Saturnia I.C. Tronchetti Case history Documenti di Commessa Sistema Qualità Richieste di Acquisto Approvazione Fatture Moduli Qualità Standard ItaliaPoloniaSpagna Benefits: Standardizzazione procedure Condivisione Informazioni Gruppi di lavoro Monitoraggio sedi periferiche

Da conoscenza individuale a conoscenza organizzata Informazioni, idee, competenze diventano patrimonio dellazienda Rispetto delle regole aziendali Diminuzione degli errori Reperibilità delle informazioni Eliminazione delle perdite di tempo Aumento della produttività e dellefficienza aziendale Reattività in tempo reale ai cambiamenti Riduzione del supporto cartaceo

Riferimenti tecnici Roberto Gonzato Mobile: Riferimenti commerciali Ing. Giovanni Benedetti Mobile: