Access

Obiettivi

Obiettivi In questa lezione analizzeremo le funzionalità di Access. L’obiettivo è imparare: come è fatto e come funziona Access a creare tabelle a operare con le tabelle a operare con le maschere a operare con i report a ricercare dati tramite i filtri e tramite le query Excel > Obiettivi

Introduzione ad Access

Introduzione ad Access Access è un programma in grado di creare e gestire database relazionali, quindi è un Data Base Management System. Consente di creare e consultare database senza disporre di competenze in fatto di programmazione. È dotato di una barra multifunzione suddivisa in varie schede. Microsoft Access 2010 mette a disposizione numerosi modelli di database già pronti, in parte memorizzati nell’installazione locale e in parte disponibili sul sito web di Office, che che possono essere usati come riferimento per creare in pochi passi database di una certa complessità. Excel > Introduzione ad Access

Creare tabelle

Creare tabelle Per creare una tabella va attivata la scheda Crea della barra multifunzione e bisogna cliccare sul pulsante Struttura tabella nella scheda Tabelle. Per ogni tabella e ogni sua riga vanno specificate tre informazioni: nome campo tipo di dati descrizione Per il campo “tipo dati” va selezionata la natura dei dati ammessi: numeri, testo, numerazione automatica, date, valuta e così via. Ogni campo essere una chiave primaria, che identifica in modo univoco ogni singolo record inserito e permette di definire delle relazioni tra le tabelle di un database. Per inserire i dati in una tabella si deve aprire in modalità foglio, in modo da vederla come insieme di record. Excel > Creare tabelle

Operare con le tabelle

Operare con le tabelle Un database può contenere più tabelle e altri oggetti come maschere, report e così via, che servono per operare correttamente e velocemente con una gran mole di dati. Fra le operazioni che si possono compiere sulle tabelle ci sono: modificare i dati modificare la struttura della tabella modificare gli attributi di formato di un campo relazionare le tabelle tra loro gestire l’integrità referenziale Excel > Operare con le tabelle

Operare con le tabelle Modificare i dati Per allargare le colonne: bisogna posizionarsi tra una colonna e l’altra e trascinare con il mouse; per inserire una nuova colonna: bisogna fare clic con il tasto destro sull’intestazione e poi su inserisci campo; per cancellare una colonna: bisogna fare clic sull’intestazione e poi premere Canc; per spostare una colonna: bisogna selezionarla e trascinarla. Excel > Operare con le tabelle

Operare con le tabelle Modificare la struttura della tabella Per modificare la struttura di una tabella bisogna fare clic su Apri la tabella in visualizzazione struttura, poi fare clic con il tasto destro sul campo sotto quello che si vuole inserire e infine inserire righe. Modificare gli attributi di formato di un campo Per modificare gli attributi di formato di un campo bisogna aprire la tabella in modalità struttura e posizionarsi nel campo da cambiare. Poi modificare gli attributi di tipo campo e il formato. Infine, salvare la tabella. Excel > Operare con le tabelle

Operare con le tabelle Relazionare le tabelle fra loro Access permette di correlare fra loro le tabelle per evitare duplicazioni e ripetizioni di dati. Per inserire una relazione è necessario che le tabelle che si vogliono correlare fra loro contengano un campo in comune, che deve essere esattamente uguale (stesso nome, tipo di campo e dimensione) in entrambe le tabelle. Di solito il campo correlato è la chiave primaria. Excel > Operare con le tabelle

Operare con le tabelle Relazionare le tabelle fra loro La relazione è un’associazione che viene stabilita tra campi comuni in due tabelle. Può essere di tipo uno- a-uno, uno-a-molti o molti-a-molti). Uno-­a-­molti: è il tipo più comune. Un record di una tabella A può avere molti record corrispondenti di una tabella B, mentre un record della tabella B non ha più di un record corrispondente nella tabella A. Uno-­a-­uno: ogni record di una tabella A può avere solo un record corrispondente nella tabella B e viceversa. Molti-­a-­molti: un record della tabella A può avere molti record corrispondenti nella tabella B e viceversa. Excel > Operare con le tabelle

Operare con le tabelle Gestire l’integrità referenziale È un insieme di regole usate affinché le relazioni tra i record delle tabelle correlate siano valide. Per applicarla bisogna fare clic con il tasto destro sulla relazione e selezionare modifica relazione e poi fare clic su Applica integrità referenziale e poi su ok. Excel > Operare con le tabelle

Operare con le maschere

Operare con le maschere Con Access è possibile utilizzare delle maschere per scorrere i record di una tabella, inserirne di nuovi, modificarli o cancellarli. Per creare una maschera si può utilizzare una procedura guidata molto semplice. Nei vari passaggi della creazione di una maschera bisogna scegliere: i campi da inserire nella maschera il layout il nome della maschera la modalità di apertura della maschera Una maschera può anche essere cancellata o modificata. Le maschere vengono spesso usate per agevolare l’inserimento dei dati. Dopo aver fatto clic sulla maschera creata, questa compare a video e si possono digitare i dati. Excel > Operare con le maschere

Operare con i report

Operare con i report I report sono prospetti utilizzati per visualizzare o stampare i dati in modo semplice. Sono utili anche per stampare i dati aggregandoli tra loro. Per creare un report si procede così: bisogna attivare la scheda Crea e fare clic su Creazione guidata report. Poi bisogna selezionare la tabella di riferimento per il report e premere oK per confermare. Nei vari passaggi bisogna scegliere: i campi da inserire nel report; il livello di raggruppamento; l’ordinamento dei record e le opzioni di riepilogo con i calcoli da effettuare; il layout; il nome da assegnare al report e la modalità di apertura. I report possono essere personalizzati nel layout, stampati e cancellati. Excel > Operare con i report

Usare filtri e query

Usare filtri e query Con Access è possibile effettuare ricerche, trovare e selezionare rapidamente informazioni all’interno di una tabella. Il modo più comune per effettuare ricerche è tramite l’utilizzo dei filtri. Il filtro permette di ricercare e selezionare dei sottoinsiemi in modo rapido. Un filtro può essere applicato in base a selezione oppure in base a maschera. Il filtro in base a selezione consente di ricercare e selezionare all’interno di una tabella dei campi particolari semplicemente posizionandosi sul campo da ricercare e facendo clic sul pulsante. Il filtro in base a maschera permette di ricercare e selezionare all’interno di una tabella vuota il o i campi da ricercare. Per accedere alla procedura di creazione di un filtro bisogna posizionarsi nel campo da filtrare e premere il pulsante selezione nel gruppo ordina e filtra della scheda home. Excel > Usare filtri e query

Usare filtri e query Le query sono interrogazioni rivolte al database per ottenere informazioni specifiche sui dati inseriti nelle diverse tabelle. Le query consentono di visualizzare, modificare e analizzare i dati con modalità diverse. Permettono di trovare e recuperare solo i dati che soddisfano le condizioni indicate. Una query può anche aggiornare o eliminare più record contemporaneamente, ma anche eseguire calcoli predefiniti o personalizzati sui dati. Excel > Usare filtri e query

Usare filtri e query Per creare una query bisogna attivare la scheda Crea e poi fare clic su struttura query. A questo punto bisogna selezionare la tabella dalla finestra mostra tabella, fare clic sul pulsante Aggiungi e poi su Chiudi. Poi bisogna posizionarsi sulla riga Campo e scegliere i campi che servono per eseguire la query. Ci posizioniamo infine sulla riga Criteri e indichiamo i criteri di selezione della query. Excel > Usare filtri e query