Organizzazione dei servizi in ALMA Antonio Scolari 23-01-2018 Servizio SBA

I servizi da Aleph ad Alma La migrazione ad Alma è un’occasione di ripensamento dei servizi Rispetto ad Aleph Alma propone una nuova organizzazione dei materiali e delle collezioni In particolare per la circolazione: Revisione dei tipi di prestito Aggiunta di nuovi servizi Maggiore automazione dei flussi di lavoro 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Struttura di Aleph vs Alma ALEPH RECORD BIBLIOGRAFICO ITEM ALMA RECORD BIBLIOGRAFICO RECORD DI HOLDING (MARC21) ITEM 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Contenuto della holding 8_ $b SCIA $c SCIA4 $h DEP30-C-63 Biblioteca Collocazione Localizzazione Biblioteca BTM Prestabile 1 settimana DEP30-C-63 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Contenuto dell’item (copia) L’item contiene: Il barcode Dati di numerazione (+ vol, periodici) Tipo materiale Numero e data di ingresso Policy di copia (eventuale) 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Localizzazione e politica di circolazione La politica di circolazione è determinata dalla Localizzazione (= Collezione di Aleph) Tutte le holding DEVONO avere una localizzazione, sottocampo $c Tutte le copie (Items) che fanno parte di una localizzazione CONDIVIDONO la medesima politica di circolazione (possibili solo limitate eccezioni) Le modifiche inserite in Aleph nei mesi scorsi sono servite a rendere coerente la situazione in Alma 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Tipi di collezione in Alma In Alma è possibile avere delle collezioni: di tipo fisico: es. scaffale aperto/ scaffale chiuso / magazzino remoto / sala periodici / sala materiale didattico ….. di tipo logico: riferite alla politica di circolazione del materiale, es. materiale prestabile / materali non prestabili / materiali a prestito limitato Nella nostra configurazione abbiamo scelto il tipo logico, perché non era possibile usare quello legato al tipo fisico 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Tipi di localizzazioni previste Nella nostra configurazione UNIGE abbiamo 5 tipi di location Prestabile (Regular) Prestabile – Non rinnovabile – Non prenotabile (Limited) Prestabile una settimana (Short Loan) [ma 10 gg. per weekend] Solo consultazione (Not for loan) Non consultabile (solo per materiale non disponibile) Tutte le copie di tutte le biblioteche devono appartenere a una di queste localizzazioni. NON TUTTE LE BIBLIOTECHE PREVEDONO TUTTI I 5 TIPI 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Esempi di Biblioteche e collezioni 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Le eccezioni nelle localizzazioni All’interno delle localizzazioni è possibile avere dello eccezioni L’eccezione è gestita a livello di policy di copia Sono possibili queste eccezioni: Prestabile in giornata (ex 01 e 02 di Aleph) Prestabile in weekend (ex 08 di Aleph) Prestabile 1 settimana ( ex 43 di Aleph), ma 10 gg. Solo queste policy di copia PREVALGONO sulla politica della location 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Item policy migrazione e a regine Tutte le copie migrate hanno (per ora) l’item policy, ma Nelle nuove copie create su Alma non si metterà item policy se non per le eccezioni Gli item policy diversi dai 3 citati sono INUTILI perché non hanno alcuna influenza sulla circolazione 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Esempi di Politica di circolazione Esempio 1 – Una copia con Localizzazione holding: Prestabile Item policy: 92 (Non prestabile) La copia è PRESTABILE Prevale la location, perché l’item policy non è un’ eccezione Esempio 2 – Una copia con Localizzazione holding: Prestabile Item policy: 08 (Prestabile wekend) La copia è PRESTABILE per weekend Prevale l’item policy, perché l’item policy è un’ eccezione 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Termine di Utilizzo (TOU) La circolazione si compone: delle location (+ eccezioni) delle tipologie di utenti La medesima copia può essere prestabile: per un dipendente per 60 giorni per uno studente per 21 giorni Le categorie di utenti sono le medesime di ALEPH 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Organizzazone Servizi in Alma Categorie utenti Biblioteca Dipendenti Dottorandi/Post-doc/Perfez./Bors./Master/TFA/PAS Esterni Esterni accreditati Ex dipendenti Singoli percorsi formativi Studenti Studenti Erasmus Studenti Erasmus non piu' in regola Studenti non piu' in regola Studenti post laurea non piu' in regola Utente Sistema Bibliotecario Urbano 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Organizzazone Servizi in Alma I risultati attesi Riduzione e razionalizzazione delle tipologie di prestito Semplificazione e maggiore chiarezza per utenti Maggiore facilità gestionale, perché si possono fare cambiamenti a livello di localizzazione, cioè di gruppi anche molto consistenti di copie, e non più a livello della singola copia 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Novità: eliminazione della stampa ricevute Viene eliminata la stampa delle ricevute di prestito, agli utenti viene inviata una mail di ricevuta. È importante verificare (almeno per i primi tempi) la presenza della mail nella scheda dell’utente ed eventualmente aggiungere quella corretta È utile anche verificare / aggiungere il numero di cellulare, prossimamente alcune comunicazioni saranno inviate per SMS L’operatore al prestito può comunque vedere sul singolo utente tutte le comunicazioni inviate all’utente 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Novità: la riserva dei materiali («booking») Viene introdotta – accanto alla prenotazione – la possibilità per gli utenti di «riservare» (booking) del materiale sia per la lettura che per il prestito La riserva di materiale può essere fatta direttamente da Uno per Tutto (o anche dall’operatore) su tutto il materiale sia a prestito che non a prestito (la prenotazione vale solo per il materiale in prestito) La riserva prevede l’indicazione di un periodo temporale entro cui l’utente verrà a ritirare il materiale. L’utente può riservare il materiale con una settimana di anticipo 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

L’utilità della riserva («booking») La riserva del materiale consente agli utenti di essere certi di trovare in biblioteca il materiale di interesse Può semplificare la prese del materiale in magazzino, perché note in anticipo Consente di tracciare anche la consultazione di materiale che non viene prestato e di fare emergere servizi «nascosti» della biblioteca Potrebbe essere estesa anche a materiali non bibliografici, ad. esempio in qualche università è usata per riservare portatili o tablet messi a disposizione degli utenti 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Novità: copie digitali È possibile (esclusivamente per docenti e personale dell’Ateneo) richiedere copie digitali di articoli o monografie La richiesta è visibile da Uno per Tutto solo per le categorie di utenti citati. La richiesta può anche essere creata dall’operatore del prestito Nella richiesta è specificato che la copia deve essere nell’ambito dei limiti del 15%. Si tratta esclusivamente di copie di materiale posseduto dalle biblioteche e per solo uso personale. Consente di tracciare richieste di copie di fare emergere servizi «nascosti» della biblioteca 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Novità: solleciti e rinnovi I solleciti vengono ora gestiti in automatico da Alma e inviati ogni giorno Sono state create delle regole, che potranno subire modifiche quando vedremo la applicazione pratica: 3 giorni prima della scadenza viene mandata una mail in cui si ricorda la data di scadenza se il libro è rinnovabile (es. non ci sono richieste) viene rinnovato in automatico Per i prestiti brevi (prestabili in giornata, weekend, 10 giorni) viene inviato un sollecito il giorno dopo la scadenza 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Organizzazone Servizi in Alma Solleciti – 2° parte Viene inviata una richiesta di restituzione prima che il libro sia dichiarato perduto: 21 giorni dopo la scadenza per gli studenti e gli esterni 50 giorni dopo la scadenza per i dipendenti, i dottorandi, gli esterni accreditati Viene inviata la notifica di smarrimento del libro e la richiesta di riacquistarlo 40 giorni dopo la scadenza per gli studenti e gli esterni 60 giorni dopo la scadenza per i dipendenti, i dottorandi, gli esterni accreditati All’invio della seconda notifica il libro viene in automatico segnato come perduto e non più disponibile 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma

Organizzazone Servizi in Alma Blocchi Non sono previsti blocchi locali, ma solo blocchi globali che si applicano a tutte le biblioteche I blocchi sono quelli ereditati da Aleph: Studente laureato (triennale) Studente laureato (specialistica – magistrale) Fine rapporto Richieste verifiche dalla tua biblioteca Sospensione definitiva per gravi motivi OVERDUE 23/01/2018 Organizzazone Servizi in Alma