DuPont E-Sourcing Partecipazione dei Fornitori January 2012

Table of Contents Introduzione Slide 3Slide 3 Definizioni Slide 4Slide 4 Registrazione del fornitore Slide 5Slide 5 Accesso a DuPont E-Sourcing Slide 6Slide 6 Termini e condizioni per luso del sistema Slide 10Slide 10 Piattaforma di lavoro per i fornitori Slide 12Slide 12 RFX – RFI; RFP; RFQSlide 16Slide 16 Funzionalità degli strumenti Slide 27Slide 27 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 2

DuPont E-Sourcing – Introduzione E-Sourcing è unapplicazione Web-based che permette sia ai DuPont Buyers che ai fornitori selezionati da DuPont di collaborare elettronicamente (on-line) e facilitare il processo di acquisto. Ci sono diversi tipi di eventi (Markets) che un Buyer può creare: Richieste di Informazioni (cosiddette Requests For Information (RFI)), Richieste di Proposte (cosiddette Request For Proposal (RFP)) Richieste di Prezzi (cosiddette Request For Quote (RFQ)) Aste di acquisti online Negoziazioni Gli eventi o i documenti del tipo RFI, RFP e RFQ si riferiscono anche a RFX: una Richiesta di X. Il presente documento si riferisce a come I fornitori devono rispondere alle negoziazioni online. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 3

DuPont E-Sourcing – Cosè una RFx? Cosè una RFx? RFx è un termine generico riferito ad eventi di aste di acquisti on-line Cio´ include richieste di informazioni (cosiddette requests for information (RFI)), richieste di proposte (cosiddette requests for proposals (RFP)), richieste di prezzi (cosiddette requests for quotes (RFQ)) Una RFX puo essere pensata come un mecanismo che permette gestire un business agli compratori e fornitori: spesso lo scambio di proditti specifici per un prezzo determinato, ma anche per lo scambio di informazione, come una capacità o disponibilità. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 4

DuPont E-Sourcing – Registrazione dei Fornitori Accesso a DuPont E-Sourcing Il fornitore deve prima ottenere l'accesso alla extranet DuPont, dove si trova e- Sourcing. Il compratore deve avviare il processo di pre-registrazione del fornitore sulla E-Sourcing applicazione di DuPont. Cosa aspettarsi per la registrazione L'Acquirente invierà al fornitore di contatto un modulo da compilare che chiederà informazioni di base sulla società e il contatto specifico che parteciperà alla manifestazione. Una volta che al contatto del fornitore è concesso l'accesso, verrà inviata une- mail con un link ipertestuale al sito, il proprio nome utente e una password. Inoltre, il contatto fornitore riceverà con un separata un invito con i dettagli della manifestazione. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 5

Accedere al DuPont E- Sourcing 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 6

DuPont E-Sourcing – Accedere al Sistema di E-Sourcing Log-in INIZIALE Il contatto del fornitore deve immediatamente confermare che lui / lei può collegarsi al sistema una volta ricevuti via il link, il nome utente e la password. Se cè un problema col log-in, il fornitore può contattare il Global Support del DuPont E-Sourcing. Le informazioni di contatto possono essere trovate nel Centro Fornitore DuPont. Accesso all'Evento Il modo più semplice per trovare un evento è quello di seguire il collegamento ipertestuale incluso nella mail di invito, ma all'evento si può accedere anche attraverso Per accedere al DuPont E-Sourcing, seguire i passaggi sulla diapositiva successiva. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 7

PassoAzione 1.Connettersi allE-Sourcing cliccando sul link contenuto nell di invito o tramite Apparirà la seguente schermata: 2.Inserire Username e Password. DuPont E-Sourcing – Accesso Fornitori 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 8 Cliccare qui per andare alla slide 30. Cliccare qui per andare alla slide 40..

StepAction 2.Apparirà il secondo log-on: 3.Inserire ancora Username e Password. DuPont E-Sourcing – Supplier Access 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 9

DuPont E-Sourcing – Termini e Condizioni 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 10 DuPont richiede a tutti i fornitori di accettare le Condizioni di vendita del sito DuPont On- Line, le informazioni per laccordo di riservatezza e di quello dell'Offerente. Il contatto del fornitore deve accettare tutti i termini per procedere. L'accettazione dei termini è necessaria solo al momento iniziale di log-in. Se il contatto del fornitore ha già accettato i Termini e le Condizioni, laccordo di riservatezza, e quello dell'Offerente il sistema consentirà di bypassare questo processo e andare direttamente al Workbench gli utenti '. Clicca sul documento per visualizzare i Termini e le Condizioni che devono essere accettate da parte del fornitore.

DuPont E-Sourcing – Accettazione dei Termini e delle Condizioni (esempio) 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 11 I fornitori dovranno cliccare su Accept per continuare Questa schermata è per I termini e le condizioni di SAP.

DuPont E-Sourcing – Accettazione dei Termini e delle Condizioni (esempio) 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 12 I fornitori dovranno cliccare su Accept per continuare Questa schermata è per le Condizioni e termini di DuPont.

Workbench dei Fornitori 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 13

DuPont E-Sourcing – Workbench dei Fornitori 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 14 Una volta effettuato con successo il log-in, ed accettate le condizioni, apparirà il Workbench. Di seguito è riportato un esempio della parte superiore del Workbench.. Cliccare sulla data prescelta per vedere I singoli eventi previsti. Cliccare sul titolo dellevento per visualizzarne I dettagli. La sezione degli avvisi per I Fornitori aggiorna sulle aste prenotate.

DuPont E-Sourcing – Workbench dei Fornitori (continua) 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 15 Di seguito è riportato un esempio della seconda parte del Workbench del Fornitore. Le informazioni di contatto per Aiuto ai Fornitori. La sezione report indicherà quelli disponibili per il Fornitore. La Sezione Attiva indica lo status e lattività degli eventi

DuPont E-Sourcing – Workbench dei Fornitori (continua) 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 16 Di seguito è riportato un esempio della parte finale del Workbench del Fornitore. La Sezione delle nuove Discussioni indica le Discussioni che sono in iniziate durante glli eventi. La Sezione Aggiudicazioni, indica I link agli eventi che il Fornitore si è aggiudicato. Le Sezioni degli accordi attivi e dei tabellini non sono attualmente usate da DuPont

RFX – Richieste di: Informazione Proposte Prezzi 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 17

PassoAzione 1.Sul Workbench del fornitore, cliccare sul link dellevento di interesse. Il tipo di evento che tratteremo sarà richieste di informazione (Request for Information (RFI.)) Si aprirà levento. DuPont E-Sourcing – Localizzare un evento 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 18 Cliccare sul link per visualizare levento

DuPont E-Sourcing – Visualizzare I dettagli dellevento PassoAzione 2.Una volta che levento è stato selezionato, apparirà il seguente schermo. Clicca sul link di proposta nella colonna RFx Response per visualizzare I dettagli delevento. 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 19

DuPont E-Sourcing – Visualizzare i dettagli degli eventi PassoAzione 3.I dettagli del evento saranno disposti per schede. (Header, Schedule, Information, and questions.) È importante rivedere ognuna delle schede per capire le esigenze dellevento. 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 20 Schede degli strumenti Schede del evento

DuPont E-Sourcing – Viewing the Event Details 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 21 La scheda Header contiene informazioni di carattere generale circa levento e lo satato dellevento. La scheda Exchange Rate fornirà tasse di conversione in caso fosse necessario per levento. La scheda Tab fornisce I dettagli sugli orari / tempistiche dellevento. La scheda Information contiene tutta linformazione riguardante sia allo scopo che alle spezificazioni dei servizi o prodotti. La scheda Questions comprende tutte le domande a cui il fornitore dovrà dare una risposta. La scheda Line Item mostra tutti I prodotti o servizi disponibili per fare unofferta.

DuPont E-Sourcing – Preparazione dellevento 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 22 Il passo più importante è quello di preparare l'evento. Il tempo può essere limitato, una volta che l'evento comincia, per accettare la risposta o le offerte, quindi vale la pena di avere una strategia di offerta prima di cominciare. Il fornitore deve prepararsi durante il periodo di anteprima, se disponibile, esaminando le informazioni e le schede ed a seconda delle esigenze dell'acquirente, eseguire diverse azioni quali: Scaricare allegati Usare la bacheca delle Discussioni per fare domande dettagliate al Compratore. Decidere una forbice di prezzo per I propri rilanci in asta. Studiare le specifiche dei prodotti/servizi Preparare le specifiche delle proprie risposte Verifica per la capacità e la disponibilità di beni, servizi, materie prime, ecc.

DuPont E-Sourcing – Rispondere a una RFI PassoAzione 4.In una RFI le risposte si trovano nella scheda Questions. Cliccare sul link alla sezione Questions per visualizzare e rispondere alle domande. Continuare fino a che tutte le domande siano risposte e cliccare su Salva. 5.Una volta che tutte le domande hanno avuto risposta, chiudere la sezione Questions. Si puo fare cliccando sulla impronta, o cliccando sulla X per tornare alla proposta. 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 23

DuPont E-Sourcing – Invio di risposte di RFI 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 24 PassoAzione 6.Una volta siete pronti per inviare le vostre risposte, cliccare sulla scheda Submit. Alcuni eventi sono impostati per permettere al fornitore sia di presentare una offerta iniziale che una Risposta definitiva. Quindi puo essere necessario fare il Submit due volte; una volta per la offerta iniziale ed unaltra per la Risposta definitiva. 7.Una di notifica verrà inviata al compratore (buyer) per notificare che la sua risposta è stata presentata. Il compratore (buyer) informerà al fornitore in caso fossero necessarie ulteriori informazioni.

DuPont E-Sourcing – Invio di risposte di una RFP o una RFQ 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 25 PassoAzione 8.An RFP and RFQ will require pricing information as well as responses to questions. Access the event and review the tabs for pertinent information required for the proposal or quote. La scheda Header contiene informazioni di carattere generale circa levento e lo satato dellevento. La scheda Exchange Rate fornirà tasse di conversione in caso fosse necessario per levento. La scheda Schedule fornisce I dettagli sugli orari / tempistiche dellevento La scheda Information contiene tutta linformazione riguardante sia allo scopo che alle spezificazioni dei servizi o prodotti. La scheda Questions comprende tutte le domande a cui il fornitore dovrà dare una risposta. La scheda Line Item mostra tutti I prodotti o servizi disponibili per fare unofferta.

DuPont E-Sourcing – Invio di risposte di una RFP o unaRFQ 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 26 PassoAzione 9.Utilizzare la scheda Line Item per entrare nelle proposte o nelle offerte. Il fornitore deve inserire i valori delle sue proposte o delle offerte sulla riga appropiata, per tutti gli items (elementi) richiesti.

DuPont E-Sourcing – Invio di Proposte & Offerte 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 27 PassoAzione 10.Una volta siete pronti per inviare le vostre risposte, cliccare sulla scheda Submit. Alcuni eventi sono impostati per permettere al fornitore sia di presentare una offerta iniziale che una Risposta definitiva. Quindi puo essere necessario fare il Submit due volte; una volta per la offerta iniziale ed unaltra per la Risposta definitiva. 11.Una di notifica verrà inviata al compratore (buyer) per notificare che la sua risposta è stata presentata. Il compratore (buyer) informerà al fornitore in caso fossero necessarie ulteriori informazioni.

E-Sourcing – Strumento di funzionalità 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 28

Tool Functionality - Overview for RFx (RFI, RFP, and RFQ) E-Sourcing ha strumento di funzionalità che facilita il processo di RFx. Questa sezione illustrerà questa funzionalità. La barra iniziale degli strumenti è come segue: Save (Salvare) Undo (disfare) Document (documento) Actions (azioni) Reports (informi) Attachments (allegati) Discussions (discussioni) Chat Status Submit 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 29

Strumento di Funzionalità - RFx La prima scheda della barra distrumenti è la funzione Save. Questo permette al fornitore salvare il lavoro fatto una volta tutti i campi obligatori sono stati completati. Salvare il documento NON significa Submit (invia). Saving semplicemente significa salvare il lavoro finito o completato. La scheda Undo permette al fornitore di annullare lultima azione. La scheda Document non viene usata negli eventi RFx. La scheda Actions permette al fornitore convertire il contenuto dellevento in un pdf. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 30

Strumento di Funzionalità– Informi per RFx La scheda Reports collega al fornitore con le domande senza risposta dentro dellevento. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 31

Strumento di Funzionalità - RFx allegati La scheda Attachment (Allegati) collega al fornitore con i documenti allegati che il compratore (buyer) ha fornito per levento. Questa sezione permette anche al fornitore di allegare documenti facendo clic sul pulsante Alega file. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 32 Cliccare sul link per vedere i documenti allegati

Strumento di Funzionalità – Discussioni per RFx La scheda Discussions (discussioni) permette sia al fornitore che al compratore discutere su problemi o questioni riguardanti allevento Una volta che il fornitore clicca sulla scheda Discussions, si apprirà una nuova finestra. Cliccare sul pulsante Nuovo messaggio per iniziare un messaggio. Questo schermo permette al fornitore di visualizzare I messaggi inviati dal compratore (buyer). 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 33

Strumento di Funzionalità - Chat per RFx La funzione Chat funziona in modo simile ai messaggi istantani (instant messaging). Per visualizzare I messaggi di chat fare clic sul pulsante Chat. Apparirà il seguente schermo: 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 34 Il fornitore può rispondere o inviare il suo messaggio inserendo il messaggio nella casella e faccendo clic su invia.

Strumento di Funzionalità– Scheda Status per RFx Il pulsante Status indica in che fase dellevento siamo. Cliccando sul pulsante Status (in questo caso In progress), porterà direttamente al fornitore sulla finestra Change phase. I fornitori possono cambiare lo stato della sua risposta cliccando sulle caselle attive evidenziate in blue. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 35 Caselle attive

Strumento di Funzionalità– Invio di una Bid/Proposta per una RFx Il pulsante Submit consente al fornitore di presentare al compratore (buyer) una risposta per la RFx. Alcuni eventi possono essere creati in modo tale che il fornitore deva inviare sia una offerta iniziale (initial bid) che una risposta definitiva (firm response). Pertanto, puo essere necessario inviare due volte, una volta per lofferta iniziale e unaltra per la risposta finale. Funzionalità addizionale. Ci sono ancora un paio di utili sugerimenti che il fornitore deve conoscere. Ogni volta che un fornitore vuole uscire di una finestr deve cliccare sull questo pulsante: tornerà alla schermata precedente. Cliccando sul Cookie trail verrà aiutato con la navigazione atraverso levento. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 36 Cookie Trail collegamento al titolo della pagina