GESTIONE DELLA COMUNICAZIONE CAP. 4 SISTEMA DI GESTIONE DELLA QUALITA’ GESTIONE DELLA COMUNICAZIONE A cura della F.S. Di Somma V.

Che cosa è la COMUNICAZIONE Messa in atto e costruzione di significati attraverso una negoziazione complessa fra chi emette il messaggio e chi lo riceve. Chi riceve il messaggio, lo elabora e lo innesta nel proprio sistema di valori, credenze e conoscenze

I PRINCIPALI ASSIOMI DELLA COMUNICAZIONE Non si può non comunicare Ogni comunicazione è condizionata dalla decodificazione e dalla percezione della informazione e dalla qualità della relazione tra gli interlocutori .

Al pari di ogni organizzazione, anche la scuola genera flussi di comunicazione a vari livelli interni ed esterni e ne è attraversata

LA COMUNICAZIONE INTERNA La “comunicazione interna” sta ad indicare l’ insieme delle informazioni consapevoli o inconsapevoli che circola all’interno di un’organizzazione, indipendentemente dal fatto che siano o meno organizzate in un piano. All’ interno dell’istituto scolastico , una corretta gestione dei flussi di comunicazione interna è necessaria a garantire la circolazione delle conoscenze e delle esperienze, la collegialità, la progettazione e la definizione di obiettivi chiari e condivisi.

LA COMUNICAZIONE ESTERNA Si riferisce invece a tutto quello che può essere considerato di pubblico dominio, come il sito web dell’istituto , la realizzazione o partecipazione a manifestazioni pubbliche o le indagini sul territorio per un’ analisi dei bisogni.

Non può esserci una efficace COMUNICAZIONE ESTERNA SE Non c’è un altrettanto efficace COMUNICAZIONE INTERNA COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA

COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA E’costituita dai processi di creazione ,di scambio e di condivisione dei messaggi informativi all’interno delle diverse reti di relazioni . Coinvolge i membri interni, i collaboratori interno-esterni e tutti i soggetti esterni interessati o coinvolti nella vita dell’organizzazione.

ORGANIZZARE A CHI COMUNICARE CHE COSA COMUNICARE COME COMUNICARLO QUANDO COMUNICARLO DOVE COMUNICARLO

Gli obiettivi della strategia della comunicazione Consapevolezza (raggiungere il target con il messaggio) Comprensione (fare in modo che il messaggio sia capito) Motivazione (fare in modo che il target sia motivato ad agire) Azione (fare in modo che il target agisca nella direzione voluta)

Mappatura dei processi Capitolo 4 Sistema di gestione della qualità Mappatura dei processi Macroprocesso: Gestione della comunicazione Processi: Gestione della comunicazione organizzativa

CHE COSA E’ E A COSA SERVE UNA PROCEDURA ? Procedura: modo specificato per svolgere un’attività o un processo [3.4.1] SERVE PER : condividere le modalità di lavoro Essere trasparenti nell’erogazione del servizio e nei confronti delle parti interessate utilizzare identiche modalità operative, anche in ambiti diversi

MENO PROCEDURE CONDIVISE PIU’ SOGGETTIVITA’ PIU’ RISCHIO DI CONFLITTUALITA’

SCOPO Migliorare la comunicazione organizzativa Condividere la mission ,la cultura , i valori Sviluppare la qualità dei processi e dei servizi Favorire la visibilità all’interno e all’ esterno di tutta l’organizzazione, delle sue scelte e dei cambiamenti in corso

Considereremo ,quindi : CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura si applica a tutti gli operatori interni della scuola per realizzare coerenza tra comunicazione interna ed esterna. Considereremo ,quindi : Docente / Docente Comunicazione interpersonale Doc/ D.S. / DSGA ATA / gen/ doc.

Comunicazione nei gruppi Doc. / gruppo classe Comunicazione nei gruppi Doc.-doc.D.S: : OO.CC. POF Sito Web Comunicazione pubblica manifestazioni Analisi dei bisogni

RESPONSABILITA’ D. S. Promuovere e supportare processi di innovazione organizzativa e di sviluppo Presidiare e coordinare le iniziative di comunicazione Elaborare e diffondere processi di informazione/formazione attinenti la comunicazione a tutti i componenti dell’istituzione scuola R. Q. Elaborare materiali informativi/operativi Redigere procedure Illustrare le procedure al Collegio Docenti Monitorare i processi Elaborare schede per l’ indagine dell’analisi dei bisogni dell’utenza Analizzare e confronta dati

F.S. progetti Organizzare e coordinare manifestazioni pubbliche Elaborare schede per la rilevazione delle aspettative e del gradimento dei genitori in relazione ai progetti Curare rapporti con enti ed associazioni F.S. POF Elaborare criteri per la rilevazione customer Elaborare questionari Sintetizzare e analizzare dati F. S. handicap Elaborare schede per la rilevazione di alunni in difficoltà Curare rapporti con l’ASL Elaborare schede per la rilevazione del gradimento dei genitori in relazione ai servizi erogati dalla scuola per alunni diversamente abili

DSGA Assicurare,nell’ambito amministrativo, tempi di attesa ridotti, raggiungibilità telefonica,orari agevoli di accesso alla struttura Collaboratori D.S. Collaborare con la R.Q. nella predisposizione di strumenti di indagine/ricerca Supportare la R.Q. nella tabulazione di dati Responsabile sito web Ricevere la documentazione Pubblicare i materiali,dopo l’approvazione del D.S.

Descrizione delle attività Individuazione di indicatori per il monitoraggio e la verifica delle seguenti variabili che caratterizzano le diverse situazioni comunicative all’ interno dei contesti organizzativi : Chiarezza informativa Coerenza comunicativa Capacità di ascolto Capacità di interazione costruttiva Presenza di decisioni condivise Elaborazione di strumenti di indagine Somministrazione Tabulazione dati Analisi risultati Proposte di miglioramento Condivisione e messa in essere di interventi migliorativi da parte del C.D.

“Prima di parlare, bisogna ascoltare “Prima di parlare, bisogna ascoltare. Per riuscire a farsi capire,è indispensabile prima capire.” A. Testa ( da “Farsi Capire”ed. Rizzoli)