LA CERTIFICAZIONE AMBIENTALE NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Nuovi criteri e Prescrizioni SINCERT Giornate di formazione ed addestramento valutatori AAS Milano, 9 marzo 2005 GIOVANNI COTTICA Area Ambiente e Sicurezza

Allegato XX al Regolamento Tecnico RT- 09 del 14-12-04 “ Criteri per la certificazione ai sensi della norma UNI EN ISO 14001 nel settore EA 36 con riferimento alle pubbliche amministrazioni con competenze territoriali” Disponibile su www.sincert.it Documento elaborato dal SINCERT per fornire agli Organismi di Certificazione criteri e prescrizioni specifici in relazione alla complessità ed articolazione delle P.A., ed in particolare: Tipologia delle attività e relativi aspetti ambientali Valutazione della conformità legislativa Obiettivi e programmi di miglioramento Entità minima certificabile GC 9/03/05 pag. 2

Allegato XX al Regolamento Tecnico RT- 09 ALTRI REQUISITI TRATTATI del 14-12-04 “ Criteri per la certificazione ai sensi della norma UNI EN ISO 14001 nel settore EA 36 con riferimento alle pubbliche amministrazioni con competenze territoriali” ALTRI REQUISITI TRATTATI Politica Ambientale Competenze del personale Comunicazione col pubblico e le parti interessate Emergenze Audit interni GC 9/03/05 pag. 3

TIPOLOGIE ATTIVITA’ E ASPETTI AMBIENTALI Attività e responsabilità Competenze Assegnate per legge Variabili in funzione del tipo di P.A. e della localizzazione Attività e responsabilità Assimilabili a realtà manifatturiera ( soggetto passivo ) Pianificazione e gestione del territorio Rilascio autorizzazioni, permessi e pareri Soggetto economico- finanziario attivo nel territorio ( es. partecipazione a società di capitale, erogazione di finanziamenti, partecipazione a consorzi ATO ) GC 9/03/05 pag. 4

TIPOLOGIE ATTIVITA’ E ASPETTI AMBIENTALI SGA di una P.A. deve prendere in considerazione anche gli ASPETTI AMBIENTALI INDIRETTI che spesso hanno addirittura una CRITICITA’ E VALENZA MAGGIORE Esempi Pianificazione e gestione del territorio Rilascio di autorizzazioni Rapporti coi cittadini e parti interessate Gestione del traffico Gestione acquisti GC 9/03/05 pag. 5

CONTROLLO / INFLUENZA SUGLI ASPETTI AMBIENTALI Differenti situazioni Controllo gestionale completo ( A.A. diretti ) Controllo incompleto ma possibilità di influenza in quanto la responsabilità è di soggetti interfacciati con la P.A. ( A.A. indiretti ) Nessuna possibilità di controllo od influenza, pur insistendo sul territorio di competenza della P.A. Esempi di A.A. indiretti Relativi a pianificazione del territorio Rilascio autorizzazioni Attività di terzi con partecipazione della P.A. Attività appaltatori GC 9/03/05 pag. 6

ASPETTI AMBIENTALI DIRETTI ED INDIRETTI L’ODC ( e quindi l’auditor ) deve verificare che: Sia stato fatto un esame preliminare attività e competenze della P.A. ( in particolare quelle definite per legge ) come base per identificare tutti gli AA diretti ed indiretti Siano state definite, per gli A.A. indiretti, le modalità con cui è possibile influenzare i comportamenti degli altri soggetti sul territorio e quindi influenzare lo stato dell’ambiente Siano stati presi in considerazione e mantenuti aggiornati i dati e le informazioni ambientali sullo stato dell’ambiente del territorio di competenza con grado di dettaglio e approfondimento che tenga conto delle competenze della P.A. sui vari comparti ambientali GC 9/03/05 pag. 7

ASPETTI AMBIENTALI DIRETTI ED INDIRETTI L’ODC ( e quindi l’auditor ) deve verificare che: Siano state individuate le categorie di soggetti che causano pressione e concorrono all’impatto ambientale sul territorio e possono essere influenzate dalla P.A. Si sia tenuto conto dello stato dell’ambiente nella valutazione della significatività degli A.A. Per gli A.A. su cui la P.A. non ha nessuna competenza e che non possono essere controllati ed influenzati sia stato definito ed avviato un programma conoscitivo delle problematiche ambientali insistenti sul territorio generate da altri soggetti con cui non sono in essere rapporti, per legge, competenze od accordi GC 9/03/05 pag. 8

CONFORMITA’ LEGISLATIVA INDIVIDUAZIONE DEI REQUISITI LEGISLATIVI Legislazione applicabile ad attività analoghe ad impresa manifatturiera e/o di servizi ( obblighi diretti es. esercizio di immobili, attività di manutenzione, officina meccanica… ) Legislazione applicabile alla PA in quanto Ente Pubblico con specifiche competenze definite da leggi, specie locali, che regolano in vario modo le pubbliche attività ( es. pianificazione territoriale e di settore, gestione ciclo delle acque, dei rifiuti, rilascio autorizzazioni … ) GC 9/03/05 pag. 9

CONFORMITA’ LEGISLATIVA VALUTAZIONE DELLA CONFORMITA’ LEGISLATIVA Caratteristiche peculiari della P.A. Patrimonio immobiliare ( consistenza, attribuzioni per trasferimento di competenze, risorse per gestione ordinaria e straordinaria ) Incarichi ed appalti con procedimenti amministrativi di assegnazione in conformità a leggi e regolamenti interni ( atti ufficiali, procedure pubbliche, trasparenza ) che influiscono, allungandoli, sui tempi dell’iter e degli interventi GC 9/03/05/ pag. 10

CONFORMITA’ LEGISLATIVA VALUTAZIONE DELLA CONFORMITA’ LEGISLATIVA Caratteristiche peculiari della P.A. Risorse economiche e finanziarie necessarie, spesso rilevanti che richiedono l’accesso a risorse di bilancio di più esercizi Influenza della parte politica sulle scelte dell’Alta Direzione, possibile discontinuità di indirizzo in relazione ad eventuali cambiamenti di orientamento politico al vertice GC 9/03/05/ pag. 11

CONFORMITA’ LEGISLATIVA VALUTAZIONE DELLA CONFORMITA’ LEGISLATIVA Criteri da adottare ( integrativi al cap. 3 RT-09 ) NC di “tipo legislativo” qualora si accerti il non rispetto di una legge che individua per la PA una specifica responsabilità e/o competenza ed una scadenza ( es. mancata presenza di autorizzazione ad uno scarico di cui la PA è titolare e responsabile, mancata definizione della zonizzazione acustica in presenza di una scadenza ) NC riferita ad altri punti della norma nei casi in cui la legge configuri una condivisione di responsabilità con altri soggetti di interfaccia ( es. altre PA con competenze complementari o tenute a fornire le risorse per l’attuazione dei requisiti ) GC 9/03/05/ pag. 12

CONFORMITA’ LEGISLATIVA VALUTAZIONE DELLA CONFORMITA’ LEGISLATIVA Criteri da adottare ( integrativi al cap. 3 RT-09 ) NC riferita ad altri punti della norma qualora il mancato rispetto di un requisito di legge precisamente individuato in capo alla PA non comporta direttamente o indirettamente, impatti ambientali significativi ( es. mancato rispetto dei tempi per il rilascio di autorizzazioni o pareri: NC su controllo operativo ) Piano di adeguamento alla conformità legislativa. Per prescrizioni che si applicano in modo specifico al patrimonio della PA ( es. amianto ) qualora l’OdC accerti la necessità di risorse economico-finanziarie ingenti rispetto alle disponibilità di bilancio deve richiedere alla PA in modo vincolante: GC 9/03/05/ pag. 13

CONFORMITA’ LEGISLATIVA VALUTAZIONE DELLA CONFORMITA’ LEGISLATIVA Criteri da adottare ( integrativi al cap. 3 RT-09 ) Programma lavori e di controllo del mantenimento della conformità nel tempo ( tempi, scadenze, risorse economiche e responsabilità per il rispetto di tutti i requisiti legislativi applicabili su tutte le proprietà della PA ) L’auditor deve inoltre: entrare nel merito della pianificazione generale della PA accertarsi che l’Ente sia stato in grado di stimare le previsioni e gli impegni di spesa necessari per la completa messa a norma acquisire dall’Ente elementi relativi alle previsioni di spesa complessivi ed alla distribuzione negli esercizi futuri ( es. piano triennale delle opere ) GC 9/03/05/ pag. 14

CONFORMITA’ LEGISLATIVA VALUTAZIONE DELLA CONFORMITA’ LEGISLATIVA Criteri da adottare ( integrativi al cap. 3 RT-09 ) l’OdC deve in fase di certificazione Assicurarsi che il programma dei lavori sia stato avviato per tutte le tipologie di obblighi relativi al patrimonio Nella successive verifiche di sorveglianza Eseguire verifiche sistematiche sulla continuità delle attività previste dal programma GC 9/03/05/ pag. 15

OBIETTIVI E PROGRAMMI DI MIGLIORAMENTO L’auditor deve verificare che le risorse ( per SGA ed in particolare per gli obiettivi ) siano inserite esplicitamente negli strumenti di programmazione economica e finanziaria dell’Ente ( PEG, budget, controllo di gestione… ) e supportate da atti di appropriato livello ( delibere, determinazioni.. ) che nello stabilire gli obiettivi ambientali siano presi in considerazione anche gli AA indiretti al fine di migliorare lo stato dell’ambiente del territorio di competenza, coinvolgendo altri soggetti pubblici e privati GC 9/03/05/ pag. 16

OBIETTIVI E PROGRAMMI DI MIGLIORAMENTO L’auditor deve verificare che la PA tenga monitorate le azioni intraprese dai diversi soggetti coinvolti, nel rispetto delle singole responsabilità, nel caso in cui al raggiungimento degli obiettivi concorrano più soggetti ( es. miglioramento A.A. indiretti, accordi di programma, azioni previste dai piani di azione locale in ambito Agenda 21 locale ) GC 9/03/05/ pag. 17

ENTITA’ MINIMA CERTIFICABILE Parzializzazione spinta fortemente sconsigliata ( Regolamento SINCERT ) Attuazione di politiche veramente efficaci per l’ambiente possibile solo coinvolgendo l’intera PA Definizione Organizzazione ( UNI EN ISO 14001) “ Gruppo, società, azienda, impresa, ente o istituzione, ovvero loro parti o combinazioni, associata o meno, pubblica o privata, che abbia una propria struttura funzionale e amministrativa “ GC 9/03/05/ pag. 18

ENTITA’ MINIMA CERTIFICABILE Nel caso di PA complesse ( per estensione territoriale, competenze, numero di abitanti es. regioni, province, città metropolitane con più di 40.000 ab. ) è consentita la certificazione progressiva partendo da una entità minima certificabile “ parte dell’organizzazione che risponde ad un Dirigente ( es. servizio, settore o intera PA in funzione complessità organizzativa e dimensionale della PA ), cui compete la gestione amministrativa, finanziaria e tecnica con autonomi poteri di spesa, di organizzazione delle risorse umane, strumentali e di controllo “ GC 9/03/05/ pag. 19

PARZIALIZZAZIONE - PRESCRIZIONI Alta Direzione rappresentata da soggetto o organismo interno con autorità sulle risorse dell’intera Organizzazione ( es. per Comune o Provincia Sindaco/Presidente, Giunta o Consiglio ) Politica Ambientale approvata dall’Alta Direzione, eventuale politica “parziale” coerente con la Politica Ambientale approvata dall’Alta Direzione Interfacce con altre parti/funzioni della PA chiaramente definite con limiti di competenza e responsabilità Informazioni alle parti interessate sul campo di applicazione chiaramente riferite all’entità parziale certificata esplicitamente riportata nello scopo di certificazione ( prima la parte certificata e poi la PA di appartenenza ) GC 9/03/05/ pag. 20

PARZIALIZZAZIONE - PRESCRIZIONI Logo sempre chiaramente riconducibile all’entità certificata, non utilizzabile in abbinamento alla PA nel suo complesso Impegno scritto a pervenire, sulla base di uno specifico programma di estensione verificato dall’OdC, alla certificazione dell’intera PA Politica Ambientale di riferimento per tutto l’Ente. E’ opportuno prevedere nel testo l’impegno ad estendere gradualmente SGA a tutta l’Organizzazione Raccolta dati e informazioni sull’intero territorio di competenza per sviluppare fase di identificazione e valutazione degli A.A. non limitata alla sola attività oggetto di parzializzazione, e necessari per impostare il programma di estensione e per eventuali obiettivi di miglioramento GC 9/03/05/ pag. 21

PARZIALIZZAZIONE - PRESCRIZIONI Impossibilità di parzializzazione qualora: - la parte separata copra soltanto parti dell’attività non rappresentative di tutte le attività dell’Organizzazione, per rilevanza degli aspetti/impatti - motivi delle scelte non chiaramente comprensibili e difficoltà di identificazione dall’esterno di quale parte delle attività dell’organizzazione è compresa nel SGA GC 9/03/05/ pag. 22

POLITICA AMBIENTALE l’auditor deve: Richiedere alla PA di dimostrare il trasferimento dei principi della Politica Ambientale e degli obiettivi di miglioramento negli atti di pianificazione e di controllo operativo, ovvero nei contenuti degli strumenti di governo del territorio ( piani regolatori, territoriali, zonizzazioni acustiche, regolamenti, norme tecniche di attuazione… ) Verificare che la PA sia in grado di motivare la coerenza delle proprie scelte con la Politica ambientale, anche di fronte alle parti interessate Verificare che in occasione di cambi dell’Alta Direzione ( es. a seguito elezioni amministrative ) la Politica Ambientale sia confermata o revisionata con specifico atto di approvazione GC 9/03/05/ pag. 23

COMPETENZE DEL PERSONALE l’auditor deve: verificare che il personale che opera nell’ambito delle attività di pianificazione ( compreso quello esterno all’Ente ) e per il rilascio delle autorizzazioni possegga le necessarie competenze, in considerazione della notevole valenza di tali atti come ricaduta sul territorio GC 9/03/05/ pag. 24

COMUNICAZIONE COL PUBBLICO E LA PARTI INTERESSATE ASPETTO FONDAMENTALE nella certificazione ambientale delle PA Comunicazioni ricevute l’auditor deve richiedere alla PA che nel valutare gli A.A. e nello stabilire i contenuti degli strumenti di governo del territorio tenga in considerazione le segnalazioni e/o richieste dei cittadini verificare che, a fronte di segnalazioni su tematiche ambientali fatte da parti interessate ( singoli o gruppi ), la PA, oltre a quanto già definito per legge sulla disponibilità pubblica delle informazioni ambientali, fornisca risposte mirate tali da soddisfare le richieste ricevute GC 9/03/05/ pag. 25

COMUNICAZIONE COL PUBBLICO E LA PARTI INTERESSATE Comunicazioni ricevute l’auditor deve verificare che la PA adotti un atteggiamento di grande considerazione delle segnalazioni, anche se ricevute dai singoli cittadini e dimostri puntualità e proattività nell’analisi dei problemi e delle risposte Contributo al fine di evitare perdita di credibilità del sistema della certificazione ambientale in generale GC 9/03/05/ pag. 26

COMUNICAZIONE COL PUBBLICO E LA PARTI INTERESSATE Coinvolgimento dei cittadini l’auditor deve richiedere alla PA che intende certificarsi e che fornisce informazioni all’esterno sul proprio programma di certificazione di fornire al pubblico anche informazioni sugli A.A. significativi diretti ed indiretti ( cfr Dichiarazione Ambientale EMAS ) e su eventuali limitazioni dello scopo della certificazione richiedere alla PA evidenza di specifiche valutazioni sull’opportunità di trasmettere al pubblico ed alle parti interessate ulteriori elementi informativi, ad es. su obiettivi di miglioramento GC 9/03/05/ pag. 27

COMUNICAZIONE COL PUBBLICO E LA PARTI INTERESSATE Coinvolgimento di soggetti sui quali la PA non ha rapporti di competenza diretta l’auditor deve sollecitare la PA perché attivi e promuova contatti anche con altri soggetti presenti sul territorio con cui non sono già in essere rapporti di alcun genere, allo scopo di acquisire informazioni più approfondite sullo stato dell’ambiente o sulle attività con ricadute ambientali di tali soggetti in modo da poter valutare l’avvio di iniziative volontarie comuni comunque orientate al miglioramento dello stato ambientale del territorio e promuovere iniziative congiunte intese al miglioramento ambientale complessivo GC 9/03/05/ pag. 28

EMERGENZE l’auditor deve verificare che la PA abbia preso in considerazione sia le “ emergenze dirette “ legate alla conduzione delle attività dirette sia le situazioni di emergenza proprie del territorio, di origine naturale ed antropica ( es. presenza di attività a rischio di incidente rilevante, rischio idrogeologico, incendi boschivi… ) L’auditor deve verificare che la PA abbia preso in considerazione tutti gli aspetti ambientali in condizione di emergenza con modalità appropriate, secondo le competenze affidate all’ente dalle leggi vigenti GC 9/03/05/ pag. 29

Rilevanza della Programmazione AUDIT INTERNI Rilevanza della Programmazione l’auditor deve verificare che sia stato sviluppato un programma adeguato al fine di avere un controllo efficace delle attività della PA che possono avere impatti diretti od indiretti sull’ambiente con adeguati tempi e risorse per le verifiche nei luoghi dove svolge le attività ( uffici, sedi di proprietà, sedi operative). Particolare riferimento agli uffici che controllano procedimenti amministrativi con A.A. indiretti significativi. Gli immobili di proprietà dell’Ente, presso cui l’Ente non effettua alcuna attività, possono non essere ricompresi nel programma delle VI interne. L’auditor deve però richiedere alla PA di dimostrare la conoscenza dello stato delle strutture in relazione agli aspetti ambientali presenti ( strutture con fibre di amianto, serbatoi interrati… ) GC 9/03/05/ pag. 30

Rilevanza della Programmazione AUDIT INTERNI Rilevanza della Programmazione l’auditor deve verificare che sia stata valutata l’eventualità di effettuare audit di parte seconda verso i fornitori, appaltatori e gestori maggiormente critici e presso soggetti di interfaccia GC 9/03/05/ pag. 31