ARCHIMEDIA Il Programma di ARCHIVIAZIONE OTTICA

Che cosa è ArchiMedia

Concetti Generali La realizzazione di un archivio informatico di documenti, presuppone la possibilità di inserire in un unico contenitore opportunamente organizzato, una molteplicità di files di vari formati e di varia natura, in grado di rappresentare in maniera completa ed inoppugnabile ogni documento emesso, ricevuto, inviato o prodotto. ArchiMedia è il software che consente di svolgere questa attività e di classificare su supporti magneti e ottici ( hard disk, cd, etc.. ), qualsiasi tipo di documento, un’immagine, un testo, un disegno, un file, un fax, un suono, un video,una email, un documento proveniente da procedure gestionali realizzato come spool di stampa o documento pdf.

Il programma si presenta come un data base configurabile dall’utente nel quale possono essere catalogati e memorizzati i file che rappresentano i documenti. Funzionalità generale del programma:

Funzioni di scansione permettono di convertire i documenti cartacei in documenti informatici mentre altri tipi di documenti come le lettere scritte con Word, i prospetti di Excel, i messaggi di posta, possono essere facilmente inseriti così come sono, con semplici operazioni di trascinamento o di selezione. Trattamento documenti cartacei e informatici:

Gli spool di stampa generati dai sistemi gestionali possono essere processati tramite apposite funzioni automatiche che consentono la loro trasformazione in documenti informatici facilmente visualizzabili. I documenti pdf possono essere trattati come spool, vengono interpretati, separati e memorizzati nell’archivio. Programmi collegabili ArchiScan Programma per l’archiviazione massiva di documenti cartacei e l’interpretazione automatica di testi, fincature, comandi OMR o Bar Code. Firma Programma per l’applicazione della firma digitale e la generazione di cd rom a norma AIPA.

ArchiMedia Modulo Base Presentazione Il modulo base del programma fornisce tutti gli strumenti per attivare un sistema per la gestione informatica dei documenti. Consente la creazione e la manutenzione degli archivi, l’inserimento di documenti sotto forma di file e l’acquisizione di documenti cartacei con Scanner e fotocamere digitali. Creazione di Archivi Il programma dispone delle funzioni per creare in completa autonomia la struttura degli archivi da utilizzare,di definire i singoli campi, gli indici di ordinamento, decidere la dislocazione fisica dei files, attivare l’uso di tabelle, la gestione di fascicoli, associare permessi utenti ed archivi.

Gli archivi generati con ArchiMedia sono protetti da letture o modifiche non autorizzate ma possono essere resi compatibili con lo standard Microsoft Access o Microsoft Sql Server 2000 o esportati in formato xml. Inserimento documenti di qualsiasi tipo Definiti gli archivi da utilizzare, il programma permette di inserire in ogni record di ogni archivio un documento e le informazioni necessarie per la sua individuazione. Il documento può essere un’immagine, un testo, un semplice file, un file multimediale, un documento proveniente da spool o da procedure come Word, Excel, Corel Draw, Acrobat. Questo viene registrato nell’archivio ed il file associato viene posizionato nelle directory protette di ArchiMedia.

Ricerche rapide e complete Funzioni di ricerca consentono di ritrovare il documento in pochi secondi. Sono supportate ricerche complesse che utilizzano il linguaggio SQL e semplici ricerche di stringhe di testo, su singoli campi, sull’intero archivio e su tutto il data base. Nel caso di documenti archiviati come files non grafici, può anche essere attivata la ricerca “a tutto testo” per individuare parole non presenti nei dati identificativi ma presenti nel corpo dei documenti, sono supportati tutti i file che contengono testo non compresso come Word, Excel, PageMaker, Html e numerosi altri. La ricerca a tutto testo, può essere utilizzata anche sui documenti archiviati da Spool di Stampa.

Gestione Scanner Il programma è dotato di un menu per la gestione di Scanner con interfaccia Twain e di funzioni per l’acquisizione di documenti multi pagina, l’inserimento e l’esclusione di singoli fogli, l’accodamento, l’acquisizione programmata del fronte e retro. Le immagini dei documenti acquisite con Scanner sonomemorizzate in massima compressione fino ad occupare 50/80 Kb a pagina. (A4 b.n.300 dpi).Ulteriori funzioni di acquisizione veloce di documenti cartacei, supporto degli standard ISIS e funzioni automatiche di riconoscimento OCR OMR BAR CODE , possono essere ottenute con il programma ArchiScan.

Standard Grafico Il sistema di memorizzazione dei documenti grafici, utilizza il formato standard TIF compresso secondo le specifiche CCITT gruppo 4 che consente la gestione di documenti multi pagina. Il programma è dotato di un proprio visualizzatore che permette di accedere direttamente ai file multi pagina TIF, ai documenti generati da spool di stampa, alle immagini archiviate in numerosi altri formati grafici. Tutti gli altri tipi di documenti archiviati, possono essere visualizzati utilizzando programmi esterni definibili in fase di configurazione e indipendenti dalle associazioni fornite a livello di sistema operativo.

Collegamento con Microsoft Outlook, Lotus Notes e altri programmi di posta ArchiMedia dispone di un comando per l’invio del documento con il sistema di posta Microsoft Outlook.L’invio avviene semplicemente selezionando il documento da inviare e richiamando una icona, il documento viene inserito come allegato nel messaggio e possono essere aggiunte note e oggetto. La funzione di spedizione dei documenti può essere attivata anche con Lotus Notes vs. 6 o con qualsiasi altro sistema di posta compatibile MAPI.

Importazione Esportazione Files e Archivi La possibilità di importare un file già memorizzato, consente di inserire quei documenti che l’utente ha già disponibili sul proprio disco. L’esportazione di un documento inserito consente di ottenere automaticamente il nome originale del file. Appositi comandi consentono di importare o esportare interi archivi o partidi essi per consentire il trasferimento dei documenti a o da altre sedi. Dizionari L’inserimento dei dati, laddove non si dispone di spool di stampa, può essere facilitato con l’uso dei dizionari. I dizionari sono tabelle che consentono di uniformare le informazioni inserite nel database e velocizzare l’inserimento da parte dell’operatore. La creazione dei dizionari può essere effettuata con l’importazione dei dati da file.

Fascicoli Cartelle e Legami Ogni documento, indipendentemente dall’archivio in cui è fisicamente archiviato, può essere associato a cartelle configurabili e gestibili dall’amministratore del sistema. Le cartelle sono raggruppate in fascicoli e possono essere create automaticamente con il modulo ArchiSpool o manualmente dall’operatore. Il documento presente nella cartella NON E’ UN DUPLICATO del documento originale, ma un collegamento allo stesso evitando ridondanza di informazioni e duplicazione di files.Allo stesso modo possono essere creati Legami tra i documenti. I Legami possono essere generati manualmente o automaticamente con il modulo spool. Il legame è ereditario per cui legando un documento che possiede già dei legami, questi vengono passati anche al nuovo documento. Tipico esempio di legame è la sequenza Ordine Bolla Fattura.

Gestione Aree La suddivisione degli archivi in aree di lavoro consente di amministrare agevolmente sistemi che includono numerose funzioni. L’organizzazione degli utenti permette di associare gli archivi indipendentemente dall’area di appartenenza.