LABORATORIO ALFABETIZZAZIONE INFORMATICA - EXCEL (PARTE 1) - Monica Perrero perrero@di.unito.it

Introduzione Un foglio elettronico (o foglio di calcolo , in inglese spreadsheet) può essere considerato l’equivalente elettronico di un foglio di registro usato un tempo per gestire la contabilita’: le righe e le colonne che si trovavano sul foglio di carta adesso possono essere visualizzate direttamente sullo schermo. In realtà i fogli elettronici sono strumenti potenti e versatili che permettono di organizzare, gestire ed elaborare in modo automatico informazioni numeriche e testuali. 2

Foglio elettronico Un foglio elettronico è costituito da una tabella in cui è possibile disporre dati, formule e valori. Il foglio di calcolo è uno strumento che permette di organizzare dati di qualsiasi genere secondo criteri di gestione personali, trasformarli in grafici e diagrammi oppure utilizzarli per le formule, le ipotesi di sviluppo e per costruire modelli previsionali (si va dalla semplice gestione della spesa alla gestione di complessi modelli in ambito lavorativo). 3

Tra gli aspetti piu’ importanti di Excel va ricordata la capacita’, qualora vengano aggiunti o modificati valori, di aggiornare automaticamente tutti i valori presenti in un foglio di calcolo in base alle formule impostate dall’utente. Inoltre il programma mette a disposizione una serie di formule matematiche che possono servire a elaborare i dati in entrata e costruire in base a essi dei modelli di previsione, definiti Scenari. Un’altra possibilità offerta dai fogli elettronici è costruire in modo rapido moduli di vario genere basati sui dati raccolti: i moduli possono essere utilizzati su Internet o distribuiti su carta stampata per effettuare ordini di acquisto o richieste di informazioni. 4

Cartelle e fogli di lavoro In Excel l’unità fondamentale di immagazzinamento dei dati è costituita dalla cartella di lavoro. Secondo la terminologia Excel, una cartella rappresenta un file in formato .xls dove sono contenuti più fogli di lavoro. 5

Ogni foglio di lavoro, a sua volta, rappresenta l’unità base di lavoro, al cui interno sono raccolti, organizzati e gestiti i dati per le operazioni. Il foglio di lavoro è formato da una griglia di rettangoli (le celle) ed è delimitato da una serie orizzontale di lettere nella parte superiore e da una serie verticale di numeri lungo il lato sinistro. Un gruppo di celle che si succedono verticalmente costituisce una colonna. Le colonne sono identificate dalle lettere poste all’inizio del foglio di lavoro. Una serie di celle che si susseguono orizzontalmente forma una riga. Le righe sono individuate da numeri posti alla sinistra del foglio di lavoro. 6

Ogni cella viene identificata in modo univoco attraverso l’incrocio delle coordinate di riga e colonna. Le indicazioni di riga e colonna sono visibili nelle barre di intestazione, poste sul lato sinistro e superiore del foglio di lavoro. All’interno di un’unica cartella di lavoro e’ possibile racchiudere più fogli di calcolo e passare rapidamente nella visualizzazione dall’uno all’altro (utile quando si devono confrontare dati e costruire relazioni tra elementi provenienti da ambienti diversi) 7

Barra delle formule Casella nome Cella Colonne Righe Schede che identificano i diversi Fogli di lavoro Pulsanti di scorrimento Barra di scorrimento

All’avvio del programma, Excel apre una cartella di lavoro contenente tre fogli di calcolo: nella finestra di lavoro è aperto il primo foglio della cartella mentre gli altri due sono simboleggiati da schede miniaturizzate nella parte inferiore della finestra. Il foglio aperto è facilmente riconoscibile perché risulta contrassegnato da una scheda bianca rispetto alla atre che sono grigie. Per passare da un foglio all’altro all’interno della stessa cartella e’ sufficiente posizionarsi con il puntatore sulla scheda da aprire e fare clic: il programma visualizza il contenuto del foglio selezionato nella finestra di lavoro. 9

Quando una cartella contiene un numero molto alto di fogli è possibile che non tutte le schede siano visibili dalla finestra di lavoro: per trovare quella che si vuole aprire è necessario utilizzare i pulsanti di scorrimento posti sul lato sinistro delle schede. Selezionando un pulsante di scorrimento con il tasto destro del mouse, inoltre, è possibile vedere un menu con tutte le schede presenti nella cartella e scegliere direttamente quella che si desidera aprire. 10

È possibile aggiungere altri fogli alla cartella di lavoro, spostarli d’ordine e attribuire loro nomi personalizzati, così da organizzare le informazioni nel modo più comodo per le proprie esigenze. Per creare un nuovo foglio bisogna selezionare il menu Inserisci dalla barra dei menu e fare clic sulla voce Foglio di lavoro. Excel aggiunge un nuovo foglio alla cartella di lavoro, posizionandolo subito dopo il foglio attivo e attribuendogli come nome standard il numero progressivo del foglio 11

Per modificare il nome di un foglio all’interno della cartella di lavoro, invece, basta fare doppio clic sulla scheda del foglio che si vuole rinominare: il pulsante si trasforma in una stanghetta verticale ed è possibile digitare il nome che si desidera attribuire al foglio selezionato. Per spostare un foglio e posizionarlo in un diverso ordine di successione e’ necessario fare clic sulla scheda da spostare e trascinarla nella posizione voluta. 12

È possibile anche eliminare uno o più fogli di lavoro all’interno della cartella: la procedura consiste nel selezionare il foglio che si vuole cancellare, aprire il menu Modifica e fare clic sulla voce Elimina foglio. E’ possibile muoversi tra i fogli anche utilizzando solamente la tastiera: CTRL+PgGiù per passare al foglio successivo CTRL+PgSu per passare al foglio precedente CTRL + frecce consente invece di spostarsi dalla prima all’ultima riga e colonna del foglio corrente, ossia ai quattro angoli del foglio 13

Immettere informazioni Per digitare i dati all’interno di una cella e’ sufficiente posizionarsi con il puntatore sopra di esse e fare clic. Excel evidenzia la cella con un bordo nero, per indicare che la cella è attiva e che possono essere inseriti i dati. Il testo digitato viene mostrato sia nella casella selezionata che nella barra delle formule. Per “fissare” i dati nella cella selezionata e’ necessario eseguire una delle seguenti operazioni : Premere INVIO Fare clic sul pulsante invio (il segno di spunta verde) accanto alla barra della formula 14

Se si cambia idea all’improvviso e non si vuole che i dati appaiano nella cella selezionata, e’ sufficiente fare clic sul pulsante Annulla (la X rossa) accanto alla barra della formula. Per cancellare il contenuto di una cella basta posizionarsi su di essa e premere il tasto CANC. Se si vuole modificare il dato inserito, invece, e’ necessario posizionarsi sulla cella, quindi andare a modificare i dati direttamente all’interno della barra delle formule oppure fare doppio clic sulla cella di cui si vuole modificare il contenuto e agire direttamente all’interno di essa 15

Per muoversi da una cella all’altra si possono utilizzare i tasti freccia, che permettono di spostarsi in tutte le direzioni, una cella per volta. Il tasto TAB, invece, sposta il cursore alla cella successiva, mentre la combinazione di tasti MAIUSC+TAB lo riporta alla cella precedente. Anche la casella Nome, posta sopra la finestra di lavoro, può aiutare a muoversi da una cella all’altra. Con questo metodo ci si può spostare tra le celle non in base alla loro posizione ma ai nomi che le identificano. 16

La casella Nome è la casella all’estrema sinistra della barra delle formule e serve a identificare la cella, l’elemento di un grafico o un oggetto disegno selezionato Se si seleziona una cella e si scrive nella casella Nome un nome significativo, es. TotaleSpesa, e si preme il tasto INVIO, quella cella verrà identificata con quel nome. Se poi ci si vuole spostare su quella cella, basta selezionare la freccia vicino alla casella Nome e selezionare dal menu a tendina il nome TotaleSpesa della cella da cercare. 17

Gestire gli elementi del foglio Spesso può rendersi necessario eliminare alcune parti del foglio, creare nuova celle o spostarle. È inoltre importante saper adattare le celle alle proprie esigenze, cambiando loro dimensioni e formattandole in modo appropriato. È possibile selezionare un’intera riga facendo clic sull’intestazione di riga posta sulla cornice sinistra della finestra di lavoro. È anche possibile selezionare più righe contemporaneamente trascinando il puntatore del mouse sulle unità desiderate. Durante il trascinamento il puntatore visualizza il numero di unità che sono progressivamente selezionate e aiuta così il conteggio. 18

Intestazione di colonna Allo stesso modo si può selezionare una colonna facendo clic sull’intestazione di colonna corrispondente, posta sul lato superiore della finestra. Per selezionare una cella basta fare clic su di essa, mentre per selezionare una serie di celle in sequenza, cioè un intervallo di celle, bisogna fare clic sulla prima e poi trascinare la selezione fino all’ultima. Intestazione di colonna Intestazione di riga 19

Eliminare un elemento Per eliminare una cella (attenzione, si intende eliminare la cella intera e non solo il suo contenuto) da un foglio di lavoro, dopo averla selezionata, si deve fare clic sul menu Modifica e scegliere la voce Elimina. Excel apre una finestra di dialogo che permette di specificare l’elemento che si vuole rimuovere e la posizione che devono assumere le altre celle del foglio. E’ possibile eliminare una cella anche attraverso il menu di scelta contestuale che appare cliccando col tasto destro del mouse 20

Se si sceglie la prima opzione, per esempio, tutte le celle successive a quella eliminata vengono spostate di una posizione a sinistra: in tal modo la cella adiacente a quella eliminata si sostituisce a essa e non viene lasciato alcun spazio vuoto. Le ultime due opzioni della finestra Elimina, invece, permettono di estendere il comando all’intera riga o colonna nella quale è posizionata la cella. Nel caso ci siano celle che fanno riferimento, con formule o collegamenti, alla cella eliminata, il foglio provvede a segnalare l’errore mostrando in una finestra di dialogo la presenza di una formula che fa riferimento a una cella inesistente. 21

Spostare un elemento Il metodo più semplice per spostare una cella o un intervallo di celle in un’altra posizione consiste nel trascinare l’elemento nella posizione desiderata. Per spostare una cella e’ necessario selezionare il margine della cella in modo che il cursore assuma la forma di quattro frecce: a questo punto, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, basta trascinare la selezione nella posizione desiderata. Una volta collocata la cella nella nuova posizione e’ sufficiente rilasciare il pulsante del mouse: la cella, con tutto il suo contenuto, verrà trasferita e nella sua vecchia posizione sarà inserita una cella vuota. 22

Trascinare una cella con il mouse risulta pratico quando si tratta di compiere operazioni semplici all’interno del foglio. Nel caso però si debbano spostare celle in diverse cartelle di lavoro o anche solo in posizioni distanti da quella di origine, è più comodo utilizzare i pulsanti Taglia e Incolla posti sulla barra degli strumenti di Excel. In questo modo è possibile spostare il contenuto in intere righe o colonne in un’altra posizione o cartella di lavoro che abbia le stesse caratteristiche. E’ sempre possibile effettuare il taglia e incolla anche accedendo al menu contestuale 23

Aggiungere o copiare elementi Se si rende necessario ampliare la struttura del foglio, introducendo nuovi elementi tra le righe o le colonne presenti, e’ possibile aggiungere con facilità nuove celle, righe o colonne. Per inserire una cella o un intervallo di celle ci si posiziona sulla cella dove si vuole che siano inserite le nuove unità e si seleziona un numero di righe corrispondente a quello delle nuove unità da inserire 24

Dopo aver selezionato l’intervallo di celle, e’ necessario aprire il menu Inserisci e fare clic sulla voce Celle. Excel apre una finestra di dialogo che permette di decidere se spostare le altre celle del foglio a destra o in basso rispetto al punto inserimento. Una volta scelta una delle opzioni della finestra di dialogo, il programma completa l’operazione aggiungendo le celle nel punto indicato. Per inserire una nuova colonna o una nuova riga fra due colonne (o righe) esistenti la procedura è analoga 25

Ricopiare dati in altre celle Se si vogliono inserire dati che si ripetono in piu’ celle è possibile copiare il contenuto di una cella o di un intervallo di celle in modo da riempire automaticamente altre celle vuote. Per effettuare questa operazione bisogna selezionare le celle contenenti i dati da ricopiare e posizionarsi sul quadratino di riempimento, che è situato all’angolo delle selezione. Quadratino di riempimento 26

A questo punto si deve trascinare il quadratino verso destra o sinistra lungo l’area della tabella che si desidera riempire con gli stessi dati. Durante il trascinamento il puntatore visualizza i dati che stanno per essere copiati nelle altre celle Se per caso alcune celle selezionate contengono già dati al loro interno, i dati di partenza sono cancellati da nuovi dati di entrata. Quando si copia, quindi bisogna fare attenzione alla posizione che i nuovi valori assumono all’interno della tabella, per evitare che siano cancellate parti utili del foglio. 27

Un altro metodo per riempire automaticamente parte del foglio con gli stessi dati consiste nel selezionare le celle che si vogliono riempire, digitare i dati da inserire e premente CTRL+INVIO. In questo modo tutte le celle selezionate sono riempite con i dati inseriti. Con questo metodo si possono riempire celle adiacenti o non adiacenti: per selezionare celle non adiacenti bisogna fare clic sulle celle, o sull’intervallo di celle, tenendo premuto il tasto CTRL. 28

Inserire una serie di dati Se una selezione contiene un numero, una data o un intervallo temporale, Excel permette di riempire le celle successive continuando la sequenza progressiva. Se, per esempio, una cella contiene il valore 1, è possibile continuare a riempire le successive celle della riga seguendo la sequenza numerica crescente. Se invece si inserisce in una cella il valore Lunedì, la sequenza riempita da Excel è quella dei giorni della settimana, ma si può provare anche con i mesi e così via. 29

Per riempire una serie di celle in base ad una sequenza, dopo aver selezionato una cella e aver inserito il primo valore della sequenza (es. giorno o mese), basta trascinare il quadratino di riempimento sulle celle in cui si desidera inserire la sequenza tenendo premuto il tasto sinistro del mouse. Mentre ci si sposta Excel visualizza il valore che verra’ inserito nella cella su cui ci si trova in quel momento. 30

E’ possibile produrre inoltre delle serie complesse e utilizzare giorni, mesi e altri intervalli temporali insieme. In questi casi bisogna però specificare il tipo di sequenza che si vuole inserire. Se il primo dato è “maggio ’96”, per esempio, bisogna specificare se si vuole continuare la serie in base al mese, (giugno ‘96, luglio ’96, ecc...) o se si vuole procedere in base all’anno (maggio ’97, maggio ’98, ecc.) Per specificare il tipo di serie e’ sufficiente effettuare il trascinamento sulle celle tenendo premuto il tasto destro del mouse. Alla fine della selezione compare un menu di scelta rapida che contiene le opzioni in base alle quali si può continuare la serie. 31

La voce Serie, in particolare, apre una finestra di dialogo che permette di scegliere il tipo di serie numeriche che si voglio utilizzare – per esempio lineari o progressive – il valore di incremento con il quale si vuole proseguire la serie e, nel caso di intervalli temporali, le unità di data – come giorno, mese, anno – in base alle quali continuare la serie. Una volta selezionata le opzioni da utilizzare è sufficiente premere il pulsante OK perché Excel inserisca la serie desiderata nell’intervallo di celle. 32

Aspetti di formattazione Excel offre una gamma vastissima di opzioni di formattazione: e’ possibile modificare i caratteri, i bordi, lo stile dei numeri e l’allineamento per rendere più gradevole l’aspetto dei fogli di lavoro. La procedura per modificare i caratteri nelle celle e’ simile a quella di Word: si selezionano i caratteri da formattare, quindi si seleziona un font dall’elenco a discesa Tipo carattere sulla barra degli strumenti Formattazione e una dimensione per il carattere. I pulsanti Grassetto, Corsivo o Sottolineato permettono di applicare uno stile particolare al testo. 33

Aumenta decimali Allinea a destra Diminuisci decimali Centra Stile separatore Colore riempimento Dimensione carattere Allinea a sinistra Grassetto Tipo di carattere Riduci rientro Unisci e centra Bordi Corsivo Sottolineato Valuta Aumenta rientro Euro Percentuale 34 Colore carattere

Se si vuole evidenziare una cella, o un gruppo di celle particolare, e’ possibile utilizzare i bordi. Per applicare i bordi attorno a una cella bisogna aprire il menu Formato, poi la voce Celle, quindi selezionare la scheda Bordo della finestra di dialogo Formato celle, dopodiche’ applicare il tipo di bordo preferito oppure fare clic sul pulsante Bordi nella barra degli strumenti Formattazione. 35

Quando si digita un numero di una cella, Excel lo visualizza come un numero puro e semplice. Tuttavia, ci sono casi in cui è necessario indicare al programma il tipo di valori che deve elaborare, per esempio valute o date. Se una colonna deve contenere soltanto cifre in valuta, per esempio, si puo’ formattarla in modo che quando viene digitato,ad es. 30000, il programma visualizzi $ 30.000. La formattazione non altera il valore di una cella, ma soltanto il suo aspetto. Per formattare un intervallo di celle, una volta selezionate, e’ sufficiente aprire il menu Formato e fare clic su Celle (oppure selezionare le celle e premere CTRL + 1), quindi scegliere il simbolo da inserire nella scheda Numero della finestra di dialogo Formato celle. 36

Altri pulsanti per formattare i valori di una cella sono: E’ possibile associare il simbolo di valuta assegnato di default da Excel (es. Euro o Dollaro) cliccando direttamente il pulsante Valuta sulla barra degli strumenti Formattazione, oppure selezionare il simbolo Euro sempre sulla barra degli strumenti Formattazione Altri pulsanti per formattare i valori di una cella sono: Stile percentuale: visualizza il valore della cella in percentuale Stile separatore: visualizza il valore della cella utilizzando il separatore delle migliaia I pulsanti Aumenta decimali e Riduci decimali permettono di aumentare o ridurre il numero delle cifre decimali visibili. 37

Ridimensionare righe e colonne Excel stabilisce una dimensione standard per le celle dei foglio di calcolo. Quando si inseriscono i dati, essi sono visualizzati per intero solo quando le celle adiacenti a quella in cui si scrive sono vuote. Se alcuni dati appaiono interrotti o irregolari significa che le colonne sono troppo strette o le righe troppo basse: è quindi necessario ridimensionarle. 38

È possibile modificare manualmente la grandezza di righe e colonne posizionandosi con il cursore sulla barra dell’intestazione all’altezza della riga o della colonna della riga o della colonna che si vuole ridimensionare. Facendo clic sul punto di confine tra una colonna e l’altra, per esempio, il cursore assume la forma di una doppia freccia: a questo punto, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinandolo nella direzione desiderata, è possibile allargare o restringere l’ampiezza delle colonna selezionata Se fate doppio clic sul bordo tra le intestazioni di colonna, Excel adatta automaticamente le dimensioni di una colonna al testo inserito nelle sue celle, in modo che tutte le parole i numeri siano leggibili per intero. 39

Pulsante Seleziona tutto Se si vogliono impostare le dimensioni standard per tutte le celle del foglio di lavoro, e’ possibile selezionare tutte le celle con il pulsante Seleziona tutto (si trova nell’angolo superiore della finestra di lavoro, all’incrocio fra l’intestazione di riga e colonna) e aprire il menu Formato. Pulsante Seleziona tutto Per modificare il formato delle righe basta selezionare la voce Riga e fare clic sull’opzione Altezza. Excel apre una finestra di dialogo nella quale è possibile digitare il valore dell’altezza che si vuole attribuire a tutte le righe del foglio. Analogamente, e’ possibile indicare la larghezza delle colonne selezionando la voce Colonna, quindi Larghezza. 40

Nel menu Formato alla voce Riga o Colonna si trova anche l’opzione Adatta, che permette di modificare l’altezza della riga, o l’altezza della colonna, impostando la misura minima necessaria per visualizzare il contenuto delle celle selezionate. Se in seguito si modifica il contenuto della cella, però, è necessario adattare nuovamente la selezione. Se nel foglio di lavoro sono state inserite informazioni riservate, è possibile utilizzare alcune precauzioni per far si che rimangano al riparo da occhi indiscreti. Utilizzando l’opzione Nascondi dal menu Formato, per esempio, le righe o le colonne selezionate vengono nascoste pur restando presenti e attive all’interno del foglio (per esempio continuano a essere considerate nelle operazioni si somma) non sono più visibili. 41

Formattazione automatica La via più rapida per creare una bella formattazione senza sforzi eccessivi consiste nell’utilizzare la funzione di formattazione automatica, che permette di applicare una combinazione predefinita di formati a un intervallo di celle. Per utilizzare questa funzione, una volta selezionate le celle da formattare, e’ sufficiente aprire il menu Formato e fare clic su Formattazione automatica. Excel apre la finestra di dialogo che permette di scegliere il formata da utilizzare 42

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Formattazione condizionale Un’altra funzione che può aiutare a formattare il proprio foglio di lavoro è la formattazione condizionale. Attraverso questo strumento, se il contenuto di una cella corrisponde a determinati criteri (per esempio è maggiore di 1.000), Excel lo visualizza con una formattazione predefinita. La formattazione condizionale può essere utile per identificare al primo colpo d’occhio i valori di determinati numeri, per esempio, per mettere in risalto tutti i valori in Euro rispetto a quelli in Lire. 44

Per utilizzare questa funzione, una volta selezionate le celle che si vogliono, si puo’ aprire il menu Formato e fare clic su Formattazione condizionale, Excel, apre la finestra di dialogo formattazione condizionale. Il primo elenco a discesa contiene le parole “il valore della cella è” e altre opzioni. Il secondo elenco permette di scegliere un criterio da utilizzare (tra, diverso da, maggiore/minore di…). Dopodiche’ si puo’ digitare negli altri campi il valore o i valori che si vogliono utilizzare. Una volta indicata la condizione, si puo’ fare clic sul pulsante Formato: si aprirà la finestra di dialogo Formato celle, in cui e’ possibile selezionare il tipo di formattazione che si preferisce (carattere, dimensione del carattere, colore, bordo…). 45