ORGANIZZAZIONE DELL’UFFICIO ARCHIVIO FORMAZIONE E GESTIONE ARCHIVIO DI DEPOSITO E STORICO Pia Bortolotti

Cosa è quindi l’archivio sedimentazione spontanea, quasi involontaria organizzato in modo funzionale alle attività da cui nasce complesso organico di documenti prodotti e acquisiti da un soggetto durante e per lo svolgimento della propria attività

Finalità svolgere con efficienza le proprie attività proteggerle garantire il diritto dell’ente, dei suoi dipendenti e degli utenti

Obiettivi creare documenti attendibili e adeguati accumulare i documenti con regolarità rispettandone la natura e la funzione conservarli in modo autentico ricercarli con rapidità ed efficacia

Strumenti di controllo per la formazione dei documenti Protocollo : registrazione - Repertori e indici Titolario : classificazione Fascicoli Organizzazione delle serie d’archivio - fascicoli e serie permanenti o annuali - serie per tipologia di atti

Protocollo e registrazione Assegnazione di un numero progressivo unico annuale annotazione su un apposito registro su cui sono riportati gli elementi essenziali del documento (data, mittente/destinatario, oggetto, classificazione, riferimenti) funzione archivistica (reperimento) e funzione giuridica (prova) (sentenze cassazione)

Titolario e classificazione Titolario: quadro di classificazione organizzato in partizioni gerarchicamente ordinate sotto le quali si riconducono i documenti che presentano la stessa materia o funzione classificazione: attribuzione al documento di un codice di riferimento (al titolario) che lo collega alla materia o funzione e alla pratica

Fascicolazione collocazione del documento con gli altri relativi allo stesso affare ordinamento dei documenti nel fascicolo (ordine inverso o diretto) numerazione del fascicolo (repertorio dei fascicoli) indicazioni sulla copertina dei fascicoli sottofascicoli

Vincolo archivistico registrazione e classificazione, insieme alla fascicolazione, ne costituiscono l’espressione legame del documento all’insieme dell’archivio di cui fa parte

Strumenti di corredo protocollo titolario massimario di conservazione e scarto

Mezzi di corredo repertorio dei fascicoli rubrica del protocollo schedari registrazione dei movimenti dei fascicoli da e per l’archivio

Norme procedurali precise apertura della corrispondenza (timbro con data ricevimento) classificazione (indice di classificazione e di posizione, eventuale apertura di nuovo fascicolo) registrazione (sul protocollo e sul documento) aggiornamento di rubriche del protocollo e del repertorio dei fascicoli trattamento di documenti specifici (fax: fotocopia su carta permanente con forza di originale: timbrature e registrazioni del protocollo sulla fotocopia) formazione del fascicolo (oggetto, indice di classificazione, numero di posizione, esistenza di sottofascicoli, note) scheda di movimentazione dei fascicoli (dati archivistici del fascicolo, data e ufficio/funzionario richiedenti) chiusura dei fascicoli

Organizzazione ufficio archivio Obiettivi integrità fisica dei documenti salvaguardia delle relazioni logiche dei documenti e dei rapporti con le strutture amministrative capacità dei documenti di servire come prova legale è strettamente legata alla sicurezza ed affidabilità delle loro condizioni di creazione (sia produzione che ricezione) e conservazione fisica

Organizzazione ufficio archivio Regolamento disposizioni di carattere generale che richiamino le norme esistenti procedure di creazione di documenti responsabilità della gestione norme relative alla consultazione e alla riproduzione dei documenti (rispetto della sicurezza e riservatezza delle informazioni contenute) archivio limitato ai responsabili della gestione