Tecniche di gestione gruppi e conduzione riunioni Regione Toscana Nel file ci sono due pagine mastro: quella della copertina (schema titolo) e quella di tutte le pagine successive (schema diapositiva) Il file modello è predisposto con la prima diapositiva pronta per essere corretta, poi facendo “nuova diapositiva” apparirà la nuova slide (schema diapositiva), anch’essa già formattata. Le modifiche vanno sempre fatte sulla singola slide, mai sulle pagine mastro, se non per l’inserimento del marchio del cliente. Se non serve una diapositiva standard, ma ad esempio una dove inserire un grafico allora prima bisogna creare una nuova diapositiva e poi da “formato”/”layout diapositiva” cambiare la struttura della diapositiva con quella che occorre: rimarranno della diapositiva standard solo gli elementi necessari.

L’IMPORTANZA DEL LAVORO DI GRUPPO NELLE ORGANIZZAZIONI

Flessibilità Efficacia Efficienza CAMBIANO I CRITERI DI SUCCESSO DELLE ORGANIZZAZIONI OGGI DAL ‘70 AL ‘90 Flessibilità FINO AL ‘70 Efficacia Ottimizzazione dei costi Minimizzazione dei tempi di esecuzione (rapidità) Strategica Efficienza Qualità del prodotto Tempi di esecuzione (puntualità) Tempi di risposta alle esigenze del cliente Strutturale Operativa Gestionale

Disporre delle risorse iscritte entro il proprio controllo FLESSIBILITA’ STRATEGICA FLESSIBILITA’ STRUTTURALE Capacita’ di individuare, generare e adattare in continuo la propria strategia, nel sistema dei vincoli/opportunità in cui si opera Capacita’ di sviluppare caratteristiche tali da non richiedere continui processi di ristrutturazione al variare di condizioni ambientali FLESSIBILITA’ OPERATIVA FLESSIBILITA’ GESTIONALE Disporre di sistemi operativi che consentano di controllare e regolare fluttuazioni anche intense nei processi d’impresa Disporre delle risorse iscritte entro il proprio controllo

Forma dell’organizzazione LE DOMANDE CHE SI APRONO QUALE FORME ORGANIZZATIVE E QUALI SISTEMI DI COORDINAMENTO E CONTROLLO SONO PIU’ APPROPRIATI? QUALI ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO ADOTTARE? QUALI COMPORTAMENTI/CAPACITA’ DEVONO CARATTERIZZARE LE RISORSE UMANE? 1 Forma dell’organizzazione 2 Organizzazione del lavoro 3 Sistemi di coordinamento e controllo 4 Comportamenti e capacità delle persone

Strutture organizzative meno gerarchiche e più piatte FORMA DELL’ORGANIZZAZIONE Strutture organizzative meno gerarchiche e più piatte Unita’ organizzative più autonome e responsabili di obiettivi economici (business unit, divisioni, centri di profitto) Forme di organizzazione “ad hoc” (project management, task force, team di miglioramento,...) Sistemi di gestione economica e del personale centrati su obiettivi Integrazione interfunzionale per l’ottimizzazione della catena del valore

AUMENTARE L’INTEGRAZIONE E L’INTERFUNZIONALITA’ SIGNIFICANO: INTEGRAZIONE E INTERFUNZIONALITA’ SONO OSTACOLATE DA: AUMENTARE L’INTEGRAZIONE E L’INTERFUNZIONALITA’ “I MIEI CLIENTI E I MIEI FORNITORI INTERNI FORMANO CON ME UNA STESSA SQUADRA” GUARDARE PIU’ AI PROCESSI SU CUI SI OPERA PIUTTOSTO CHE AI COMPITI ASSEGNATI E AI CONFINI DELL’UNITA’ DI APPARTENENZA CAPIRE LA RELAZIONE E LA GERARCHIA TRA I DIVERSI ORDINI DI OBIETTIVI DISPONIBILITA’ AD ASCOLTARE E COMUNICARE CON EFFICACIA STRUTTURE ECCESSIVAMENTE GERARCHICO-FUNZIONALI CHE CREANO LA CULTURA DEI “COMPARTIMENTI STAGNI” SISTEMI DI GESTIONE E CONTROLLO ECONOMICO CENTRATI SOLO SU OBIETTIVI DI SOTTOSISTEMA SISTEMI PREMIANTI CHE ORIENTANO LE PERSONE SOLO A OBIETTIVI DI RUOLO CARENZA DEI SISTEMI INFORMATIVI

Organizzazione per gruppi di lavoro e per processi ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO Da mansioni individuali, prescritte e parcellizzate a ruoli più discrezionali e fondati sulle competenze professionali Da compiti a obiettivi Organizzazione per gruppi di lavoro e per processi Spinta verso responsabilità e impegno Spinta verso l’ampliamento delle competenze professionali Dalla gerarchia... …Al lavoro per team Team di supporto processo innovazione

INDIVIDUI E GRUPPO IL GRUPPO ATTRAE PER L’OPPORTUNITA’ DI SODDISFAZIONE CHE OFFRE E ALLO STESSO TEMPO RESPINGE PER I LIMITI CHE FISSA PER LA PRESENZA DELL’ALTRO 4

soddisfare bisogni di: Il gruppo permette di soddisfare bisogni di: • STIMA E AUTOSTIMA • IDENTITA’ E SICUREZZA • PROTEZIONE, DOMINIO • DIPENDENZA • APPARTENENZA 3

SODDISFAZIONE DEI BISOGNI (SICUREZZA, STIMA, AMORE) FORZE CENTRIPETE SODDISFAZIONE DEI BISOGNI (SICUREZZA, STIMA, AMORE) RITORNI ATTESI E VERIFICATI SUCCESSI VISIONE E OBIETTIVI COMUNI STRESS E/O ANSIA CONTROLLATI CLIMA FAVOREVOLE STIMA RECIPROCA LEGAME INTERPERSONALE (AFFETTIVO) RICONOSCIMENTO DELLA SOGGETTIVITA’

NEGAZIONE DEI RITORNI ATTESI (ASPETTATIVE) AUTOCENTRATURA EGOISMO FORZE CENTRIFUGHE NEGAZIONE DEI RITORNI ATTESI (ASPETTATIVE) AUTOCENTRATURA EGOISMO NEGAZIONE DELL’INDIVIDUALITA’ AGGRESSIVITA’ CONFLITTO NON RISOLTO STRESS NON CONTROLLATO CONTRODIPENDENZA ANSIA RASSEGNAZIONE SITUAZIONI ESTERNE AL GRUPPO PIU’ ATTRATTIVE/VANTAGGIOSE INSUCCESSI

GLI INDIVIDUI SI NASCONDONO DIETRO IL GRUPPO IL GRUPPO E’ UN’ARMA A DOPPIO TAGLIO AUTOCENSURA DELLE PERSONE CON OPINIONI MINORITARIE POLARIZZAZIONE DELLE OPINIONI GLI INDIVIDUI SI NASCONDONO DIETRO IL GRUPPO

GRUPPO GRUPPO DI LAVORO T E A M UNIFORMITA’ B U I L COESIONE D DAL GRUPPO AL GRUPPO DI LAVORO GRUPPO T E A M B U I L D N G INTERAZIONE UNIFORMITA’ INTERDIPENDENZA COESIONE DIFFERENZA INTEGRAZIONE NEGOZIAZIONE GRUPPO DI LAVORO

I N T E R A Z I O N E UN GRUPPO E’ UN INSIEME DINAMICO DEFINIZIONE DEL GRUPPO UN GRUPPO E’ UN INSIEME DINAMICO COSTITUITO DA INDIVIDUI CHE INTERAGISCONO TRA DI LORO E SI PERCEPISCONO VICENDEVOLMENTE COME INTERDIPENDENTI PER QUALCHE ASPETTO I N T E R A Z I O N E

GRUPPO DI LAVORO UN GRUPPO DI LAVORO E’ UN GRUPPO NEL QUALE GLI INDIVIDUI CONDIVIDONO UN COMUNE SCOPO E NEL QUALE COMPITI, RESPONSABILITA’, CAPACITA’ E KNOW-HOW DI CIASCUNO SI INTEGRANO CON QUELLE DEGLI ALTRI I N T E G R A Z I O N E

INTEGRAZIONE L’INTEGRAZIONE PORTA A FORMARE UN GRUPPO CHE, MANTENENDO LE DIFFERENZE TRA I SUOI MEMBRI, TRAE DALLA LORO VALORIZZAZIONE I SUOI CARATTERI DISTINTIVI E LA SUA IDENTITA’

SECONDO BION, IL GRUPPO DI LAVORO E’ CARATTERIZZATO ESSENZIALMENTE DAL RICORSO ALLA RAZIONALITA’. IL GRUPPO DI LAVORO OPERA PER IL CONTROLLO DELLE EMOZIONI CHE POTREBBERO OSTACOLARE LO SVOLGIMENTO DEL COMPITO E IL RAGGIUNGIMENTO DEL RISULTATO 7

sviluppare integrazione organizzativa tra le diverse funzioni e ruoli IL GRUPPO SI DIFFONDE IN TUTTE LE ORGANIZZAZIONI CHE DEVONO: migliorare le prestazioni dei processi: costi, tempi, qualità; affrontare problemi nuovi che richiedono competenze professionali diverse; sviluppare integrazione organizzativa tra le diverse funzioni e ruoli